Présentation Mars 2007 Organet II: service de gestion du déroulement des épreuves dans les établissements centres d’examen Organet II est un produit pour.

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1 Présentation Mars 2007 Organet II: service de gestion du déroulement des épreuves dans les établissements centres d’examen Organet II est un produit pour l’affectation des candidats dans les salles des centres d’examen pour toutes les épreuves horodatées performant et simple de prise en main exploitant uniquement les candidats affectés dans le centre permettant de construire, simuler et vérifier une organisation des salles pour un ou plusieurs examens Bienvenue dans la présentation d’Organet II ORGANET II est un outil de gestion du déroulement des épreuves dans les établissements centres d’examen. Ce produit est conçu pour l’ affectation des candidats dans les salles. Il permet, en effet, de répartir les candidats dans les salles du centre d’examen pour chacune des épreuves horodatées qu’ils doivent subir. Les épreuves horodatées sont celles qui présentent une date et une heure précises. Exemple : le 15 juin à 8 heures. Ne sont pas considérés comme précises les dates et heures telles que « à partir de » « du .. au .. » Organet est un produit performant et simple de prise en main. Organet met à la disposition de chaque centre d’examen le vivier des candidats qui doivent y subir tout ou partie de leurs épreuves. Pour chaque candidat figurent les épreuves horodatées qui doivent être subies dans le centre. Il permet de construire et de simuler l’organisation des salles pour le déroulement des épreuves d’un ou de plusieurs examens. Organet permet d’attribuer des dates et heures pour des épreuves arrivant d’OCEAN soit sans date, soit avec des dates multiples ou complexes. Organet permet également l’édition des documents nécessaires au déroulement de toutes les épreuves (y compris celles n’ayant ni date, ni heure précises). Ces documents sont les listes d’affichage, les listes d’appel, les listes d’émargement et les étiquettes de table. Le produit prévoit des extractions de candidats pour réaliser des documents complémentaires par l’intermédiaire des logiciels bureautiques. permettant l’attribution de dates et heures pour les épreuves non horodatées Organet permet également l’édition des documents nécessaires au déroulement des épreuves et autorise des extractions de candidats à destination des logiciels bureautiques. SERIA Rennes Équipe Diffusion

2 Examens concernés Organet II : une application généralisée en 2008
Mars 2007 Organet II : une application généralisée en 2008 Le service gestionnaire Le service établissement authentification unique sélection de l’examen gestion des candidats handicapés prise en compte de toutes les épreuves Le nouveau produit Organet II est composé de deux services : un service gestionnaire et un service établissement. Le service Gestionnaire permet le chargement des données candidats vers le service établissement. Le service Établissement a les fonctionnalités suivantes : Une authentification unique qui permet d’accéder à l’application pour gérer l’ensemble des examens affectés et de disposer d’un ensemble commun de salles tous examens confondus. L’affectation des candidats doit être précédée du choix de l’examen à gérer. Une gestion des candidats handicapés permettant la mise à jour des informations après le déchargement d’OCÉAN Toutes les épreuves des candidats affectés dans le centre seront présentes : - Les épreuves écrites, orales ou pratiques qui comportent une date et une heure précises pourront faire l’objet d’une affectation en salles. Cette affectation se fera par épreuve, par commission ou pour l’ensemble des épreuves écrites. Pour les épreuves qui n’ont pas de date un module de saisie des dates permettra à l’utilisateur d’horodate ces épreuves. Pour les épreuves non datées, l’édition de listes sera possible. ORGANET II est disponible pour l’ensemble des examens gérés dans OCEAN. horodatées : pour l’affectation non datées : pour les listes Organet II est disponible pour l’ensemble des examens gérés dans OCEAN : BCG, BCP, BTN, BTS, BP, CAP/BEP, DNB, Épreuves Anticipées et Mentions complémentaires. SERIA Rennes Équipe Diffusion

3 Mars 2007 Utilisation Organet II : accessible sous Internet pour les établissements centres d ’examen Un ordinateur de génération actuelle disposant d’un accès rapide à Internet (ADSL ou Numéris) Et des outils logiciels : un navigateur du lecteur « Acrobat Reader » Internet Explorer 6.0 ou sup., Mozilla firefox 1,5 ou sup, ... Téléchargeable sur internet WEB Organet Organet s’adresse aux établissements centres d’examens. Il est accessible à partir d’un poste de travail de génération actuelle qui dispose d’un accès rapide à Internet. Le poste de travail doit être doté d’un navigateur de type Internet Explorer 6.0 ou supérieur, Mozilla firefox 1,5 ou sup. Les documents produits par Organet sont au format .pdf et nécessitent de disposer du lecteur « Acrobat Reader ». Ce dernier est téléchargeable sur la page d’accueil d’ORGANET ou sur Internet à l’adresse indiquée. SERIA Rennes Équipe Diffusion

4 d’exploitation mutualisée
Mars 2007 Schéma fonctionnel Établissement Site académique Chef de centre Centre d’examen Océan Candidats affectés en centre Correspondant du site académique Gestion des salles Organet II Gestion des dates Service établissement Service gestionnaire Affectation des salles Autre(s) site(s) académique Océan Candidats transférés Éditions Extractions Organet II est un service académique autonome gérant les candidats qui subissent des épreuves dans l’académie. Les données sont initialisées à partir des bases examen du produit OCEAN. Il peut gérer les données candidats issues d’autres sites de gestion dans le cas des candidats transférés. Le produit Organet II est donc piloté par la réglementation issue du produit OCEAN qui a été validée par le Ministère de l’Éducation Nationale. Les candidats aux examens qui auront été préalablement affectés en centres, parfois en dates et éventuellement en jurys dans le produit OCEAN seront chargés dans la produit Organet. A l’issue de l’extraction d’OCEAN, le gestionnaire académique Organet doit mettre à disposition des établissements les données candidats. Les établissements centres d’examen peuvent à partir d’une connexion Internet disposer des renseignements concernant les candidats qu’ils doivent accueillir pour un examen donné. Ils peuvent alors procéder à la répartition de ces candidats en salles d’examen et éditer les documents nécessaires au déroulement des épreuves. Plate forme d’exploitation mutualisée SERIA Rennes Équipe Diffusion

5 Synthèse données candidats et établissements
Mars 2007 Le service Organet Organet II : service dédié à l’affectation des candidats en salles pour les épreuves ponctuelles horodatées Gestion des salles - Création / modification - Suppression de salle Planning Affectation - Affectation / désaffectation - Réaffectation Listes de pointage WEB Organet Organet II - Établissement est un service dédié à l’affectation des candidats dans des salles pour les épreuves qu’ils doivent subir en mode ponctuel. C’est un service qui prévoit la gestion des salles d’un centre en proposant leur création, modification et suppression. Le planning d’occupation des salles est disponible à tout moment. Les centres qui organisent plusieurs examens dans une même période pourront donc les affecter en toute sécurité puisque l’application gérera la disponibilité des salles. Pour les épreuves non datées sur OCEAN, ORGANET vous propose un module d’affectation des dates permettant ainsi l’affectation en salle de ces épreuves. Organet vous accompagne pour répartir les candidats dans les salles. En affectant les candidats puis en supprimant les affectations pour les réaffecter différemment, il est possible d’envisager plusieurs scénarios jusqu’à obtention d’un scénario optimum. Vous pouvez vérifier l’état d’affectation des candidats par l’intermédiaire des listes de pointage. Organet fournit l’édition des documents nécessaires pour le déroulement des épreuves : les listes d’affichage, les listes d’appel, les listes d’émargement les étiquettes de table. L’affichage de la synthèse des données candidats et établissement est consultable à tout moment. Une fonction d’extraction vous permet de constituer des fichiers à destination des logiciels bureautiques et de réaliser ainsi des documents de travail complémentaires. Éditions Extractions Synthèse données candidats et établissements SERIA Rennes Équipe Diffusion

6 La gestion des salles Étape préparatoire à l’affectation des candidats
Mars 2007 Étape préparatoire à l’affectation des candidats pour définir les capacités d’accueil du centre Créer, modifier ou supprimer les salles destinées à recevoir les candidats. pour suivre la préparation Vérifier les plages d’occupation, les taux de remplissage lors de l’affectation en consultant le planning de chaque salle. La gestion des salles est l’étape préparatoire à l’affectation des candidats. Elle se fait de façon unique pour l’ensemble des examens. Elle permet de définir la capacité d’accueil du centre en renseignant pour chaque salle une capacité. La capacité d’une salle peut être modifiée à la condition que sa valeur ne soit pas inférieure au nombre de candidats qui y sont déjà affectés. L’ajout d’une salle reste toujours possible au moment de l’affectation des candidats. Lors de l’opération d’affectation, la saisie d’une capacité différente sera possible pour le contexte en cours. Vous pouvez suivre la préparation en consultant le planning de chaque salle afin de vérifier les plages d’occupation ainsi que les taux de remplissage au moment de l’affectation des candidats. La gestion de plusieurs examens est possible dans le cadre de l’application, puisque les taux de remplissage des salles seront en permanence contrôlés lors de l’affectation des candidats. Les salles saisies sur Organet sont conservées d’une session à l’autre. SERIA Rennes Équipe Diffusion

7 L’affectation en salles
Mars 2007 Affectation suivant plusieurs modes Affectation individuelle ou collective : - individuellement pour les cas particuliers (candidats avec handicap, …) - collectivement pour les autres candidats, pour toutes leurs épreuves écrites par épreuve, ou par commission. Affectation pour toutes les épreuves, par épreuve ou par commission Seuls les candidats et les épreuves non affectés sont proposés sur les écrans d’affectation L’affectation des candidats est possible de façon individuelle ou collective. Un module de gestion des candidats handicapés est proposé vous permettant ainsi de mettre à jour toutes les informations après la décharge OCEAN.. Il est conseillé de commencer par affecter les candidats qui présentent une situation particulière tels que les candidats handicapés, et de procéder ensuite à l’affectation collective des autres candidats. Vous pourrez affecter les candidats dans une salle pour toutes leurs épreuves écrites par épreuve ou par commission (dans ce cas, la capacité des salles ne sera pas contrôlée). Au moment de l’affectation collective, seuls les candidats et les épreuves non affectés sont proposés sur les écrans. Vous pourrez éditer des listes de pointage en cours d’affectation afin de suivre l’évolution des affectations et en fin d’affectation, pour contrôler que tous les candidats sont bien affectés dans une salle pour l’ensemble de leurs épreuves. Une modification d’affectation reste toujours possible et entraîne une mise à jour des capacités d’accueil des salles concernées. Des listes récapitulatives des candidats affectés ou non affectés pour tout ou partie de leurs épreuves sont éditables Une modification d’affectation reste toujours possible. SERIA Rennes Équipe Diffusion

8 Les éditions Mars 2007 Générer automatiquement des éditions de listes et des extractions de fichiers Édition des documents nécessaires au déroulement des épreuves les listes d’appel les listes d’émargement les listes d’affichage les étiquettes de table Extraction de fichiers de candidats - vous choisissez les rubriques à exporter pour une utilisation dans des logiciels bureautique (tableur, traitement de texte ou base de données) ORGANET vous permet de générer automatiquement des listes et des extractions de fichiers. A l’issue de l’affectation en salle, vous pourrez éditer les documents nécessaires au déroulement des épreuves. Ces documents sont générés au format Acrobat (extension .pdf) directement à partir de votre navigateur Internet. A ces listes prédéfinies sont associés des critères de sélection : salle, épreuve et date. ORGANET permet d’effectuer des extractions de candidats pour constituer des fichiers qui sont téléchargés sur le poste de travail de l’établissement. Ces fichiers peuvent ensuite être insérés dans un logiciel bureautique de type tableur ou traitement de texte. Une synthèse des données candidats et/ou établissement est proposée dans Organet II. Affichage d’une synthèse des données candidats Affichage d’une synthèse des données établissement SERIA Rennes Équipe Diffusion

9 L’ergonomie d’utilisation
Mars 2007 L’ergonomie d’utilisation Authentifier l’établissement Un accès avec authentification unique Saisir votre code et mot de passe Après avoir saisi l’adresse du service Organet qui vous aura été communiquée par la division des examens et concours, vous devez authentifier votre établissement. Saisissez votre code établissement et votre mot de passe puis cliquez sur le bouton « Valider ». Lors de la première utilisation d’Organet II, le mot de passe est initialisé à la valeur du code de l’établissement. Afin de sécuriser votre accès, vous serez invité à personnaliser votre mot de passe. En cas d’oubli, vous devez contacter le responsable académique. Ses coordonnées figurent dans la rubrique « Contact » du bandeau. Valider ce choix Votre accès est sécurisé et vous est personnel SERIA Rennes Équipe Diffusion

10 L’ergonomie d’utilisation
Mars 2007 L’ergonomie d’utilisation Une disposition d’écran normalisée (EPLE) L’entête présent sur tous les écrans Le menu d’accès aux fonctions Le contenu de l’écran Le contenu de l’écran Le service Organet présente une disposition d’écran normalisée suivant la charte ergonomique des EPLE. L’écran est composée de 3 zones : L’entête présent sur tous les écrans regroupe les informations d’identification, les accès à l’aide et à la documentation. Le menu d’accès aux fonctions se compose de rubriques et de sous-rubriques. La rubrique active est en bleu foncé et la sous-rubrique courante est en caractères « Gras ». Le contenu de l’écran affiche les éléments correspondant à la fonction en cours ainsi que les commandes utiles. SERIA Rennes Équipe Diffusion

11 L’ergonomie d’utilisation
Mars 2007 L’ergonomie d’utilisation Une aide en ligne et une assistance à tout instant Une adresse mèl pour une assistance Un lien pour retourner à l’accueil de l’examen Une déconnexion rapide de l’application Une aide en ligne contextuelle Un lien sur le guide fonctionnel (en Pdf) Des messages d’alerte en cas de mauvaise manipulation sont affichés sur l’écran Le service Organet propose sur chaque écran un lien qui vous permet de retourner sur l’écran d’accueil, une adresse mèl pour atteindre un service d’assistance ainsi qu’un lien pour vous déconnecter rapidement de l’application. Sur chaque écran, vous pouvez cliquer sur le lien Guide pour télécharger sur votre poste de travail, le guide fonctionnel de l’application qui est en mode Pdf. Le lien « Aide » vous permet d’obtenir pour chaque écran une information détaillée sur son contenu. A tout moment, des messages d’alerte sont affichés sur l’écran en cas de mauvaises manipulations et vous informent de la marche à suivre. SERIA Rennes Équipe Diffusion

12 L’ergonomie d’utilisation
Mars 2007 L’aide en ligne Une aide disponible sur chaque écran Une information détaillée et contextuelle sur son contenu : La description du contenu de l’écran Les actions possibles sur l’écran Le mode de sortie de l ’écran Une aide détaillée et contextuelle est disponible sur chaque écran et est accessible en cliquant sur le lien « Aide » de l’entête. L’aide qui s’affiche dans une nouvelle fenêtre Internet présente le contenu détaillé de l’écran ainsi que la liste des actions possibles. En cliquant sur la Croix de la fenêtre d’aide, vous fermez la fenêtre et retournez sur l’écran de travail. SERIA Rennes Équipe Diffusion

13 L’ergonomie d’utilisation
Mars 2007 L’ergonomie d’utilisation Un accès intuitif et rapide : exemple d’affectation Accès en recherche sur tout ou partie du nom Accès selon le nom du candidat L’accès aux fonctionnalités du service Organet est rapide et intuitif. La sélection de la fonction se fait sur le menu d’accès aux fonctions en sélectionnant la rubrique et la sous rubrique correspondante. L’écran de travail s’affiche. Dans l’exemple, il s’agit de l’écran d’affectation individuelle des candidats. En cliquant sur le nom du candidat ou en activant la rubrique « recherche », vous atteindrez le candidat désiré. Lorsque le nombre de candidats est important, les boutons « Précédent » et « Suivant » permettent de naviguer dans la liste en affichant les pages suivantes et précédentes. En cliquant sur le nom de l’élève, vous accédez aux informations qui le concernent. Boutons pour changer de page dans la liste Lien sur le nom pour accéder aux épreuves à affecter SERIA Rennes Équipe Diffusion