LES DIFFERENTES ETAPES DU PROCESSUS ACHAT

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1 LES DIFFERENTES ETAPES DU PROCESSUS ACHAT
1) L’expression du besoin (analyse de la valeur) 2) La prospection 3) La documentation 4) La consultation 5) L’analyse des offres 6) La négociation 7) Le contrat 8) L’accusé de réception, le bon de livraison, la facture 9) Le suivi de la commande

2 1 - L ’expression du besoin
Sensient Flavors : Demandes internes : service R&D Production Maintenance Tous les services : achats généraux + prestataires Demandes externes : client (modification du cahier des charges) contexte économique (évolution prix matières premières)

3 L ’expression du besoin
Déclenchement : 1) Produit à consommation régulière (MP, Emballages) : Consommation définie à partir du plan de production Articles gérés par un système de stock (stocks mini , inventaires réguliers Volume de commande pré-défini dans certains cas pas de demande d ’achat (appros). 2) Produit à consommation irrégulière (Maintenance, Labo) DA initiée par le responsable de service choix de la fourniture fait en amont par le service concerné choix du fournisseur par l ’acheteur ou le service 3) Nouveau produit : fournisseur choisi par le R&D. consultation à partir d ’un c.d.c. défini par le R&D, production ou service Clients

4 L ’expression du besoin
Un moyen d ’optimiser l ’expression du besoin est d ’utiliser l ’analyse de la valeur.

5 1. Les outils utilisés pour cette analyse
L ’analyse fonctionnelle qui détermine : les fonctions principales les fonctions secondaires Les fonctions contraintes La cotation fonctionnelle qui hiérarchise les fonctions en fonction de : leur importance (indispensable, utile, accessoire) leur criticité (souvent, parfois, occasionnel) Le cahier des charges fonctionnel permet l’expression du besoin non pas en terme de produit mais à partir des fonctions qu’il doit remplir.

6 2. La prospection du marché
Objectif : Recueillir toute information nécessaire à la bonne connaissance du marché. Liste exhaustive des fournisseurs référencés Elargir la recherche sur les fournisseurs potentiels non identifiés Recherche au travers d ’Internet, dans les salons, les expositions, la presse professionnelle, les annuaires professionnels, la publicité. Constitution d ’une documentation

7 La prospection du marché (fin)
Sensient Flavors : abonnement à Kompass qui permet d ’accéder à des annuaires professionnels, Internet abonnement à des revues professionnelles (Ria, Process, InfoVrac, l ’Usine nouvelle) catalogues fournisseur Pas de salons ou d ’expositions.

8 3. La documentation Elle comprend :
les fichiers (fournisseurs référencés) les revues (Process, Ria, InfoVrac, l ’Usine Nouvelle) les statistiques les normes (GMP+, HACCP, certification casher, certification Hallal) la réglementation(ADR pour le transport de matières dangereuses, LAMY pour la réglementation agro-alimentaire) GMP+ = norme spécifique en vigueur sur l ’alimentation animale sur le marché européen.

9 4. La consultation La consultation : les appels d’offres avec le cahier des charges fonctionnel sont envoyés aux fournisseurs. On consulte généralement pour la recherche d’un nouveau produit, lorsque les quantités d’achats changent ou lorsque les critères stratégiques changent. Il est important de raisonner en terme de fonction et non de produit auprès des fournisseurs, lors de la rédaction des appels d’offre, car le gain escompté peut se chiffrer entre 15% et 35%, voir plus. Sensient Flavors : Consultation par fax ou par courrier avec description synthétique des fonctionnalités attendues.

10 5. L ’analyse des offres Faire l ’inventaire des réponses,
analyser les offres (éléments certains, optionnels et incertains), classer les données par nature (prix, fournisseurs, délais, qualité), procéder aux comparaisons avec le tableau d’alignement, dégager des couples de comparaison comme prix / aptitude à l’emploi, prix / délai, prix / quantité, etc… Sensient Flavors : inventaire des réponses, comparatif des offres sur base du prix, délai et mode de paiement. Etude de plus en plus fréquente de la santé financière des fournisseurs.

11 L ’analyse des offres (suite)
Le choix du ou des fournisseurs finaux se fait en fonction de 2 paramètres fondamentaux : l’enjeu le risque et 3 critères : économique technique financier

12 6. La négociation C’est une étape qui permet de conforter l’enjeu et de limiter les risques. Elle permet également de réduire les coûts et d’établir un dialogue avec le fournisseur pour revoir certains points et tendre vers un partenariat. Sensient Flavors : entretien individuel avec chacun des fournisseurs consultés : pour re-valider la proposition (délai,quantités, prix) pour évaluer les risques (ruptures, planning de prod, produit de substitution) pour renégocier les conditions tarifaires (volumes d ’achat, conditions de paiement, transport)

13 7. Le contrat La commande est un contrat synallagmatique (donc engagement réciproque entre les deux parties): Définir l’objet du contrat La quantité Le prix Les délais La révision du prix La clause compromissoire La juridiction compétente en cas de litige

14 8. L’ARC, Le B.L, La Facture L’ARC est obligatoire si il n’y a pas eu d’offre préalable à la commande. Le B.L accompagne la marchandise livrée, document obligatoire qui permet de faire un contrôle quantitatif et qualitatif La facture est l’élément comptable qui fait suite à la livraison. Elle doit être vérifiée pour comparaison entre la commande et le B.L, pour éviter les litiges et mettre en paiement.

15 9. Suivi de la commande Mettre en place des indicateurs permettant de vérifier les engagements des fournisseurs (en terme de délai, prix, qualité) et de faire des actions correctives en cas de défaillance. Sensient Flavors : évaluation des fournisseurs en fin d ’année

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