Intranet Licences Nouveau système goal

Présentation au sujet: "Intranet Licences Nouveau système goal"— Transcription de la présentation:

1 Intranet Licences Nouveau système goal
Le guide d’utilisation de la licence sur le site intranet

2 Obligations préalables
Pour pouvoir effectuer des saisies de licences 2012, il faut que : - le club soit affilié à la FFSE et à jour de cotisation 2012 - Envoyez votre feuille de cotisation annuelle 2012 et notifiez nous une adresse mail valide (disponible sur le site internet dans la rubrique « infos pratiques ») accompagnée du règlement (pour les clubs en prélèvement automatique, envoyez uniquement le bordereau de cotisation en indiquant la tranche choisie) - Une fois celui-ci validé par la fédération, vous pouvez entrer dans le système GOAL et poursuivre la saisie de vos licences.

3 Entrez dans le service goal
L’utilisateur responsable de la structure peut se connecter sur . Entrer votre CODE UTILISATEUR et votre MOT DE PASSE (ils vous sont adressés par mail (les anciens codes restent actifs). Conserver votre mot de passe, il vous est propre et vous êtes le seul à le détenir) et VALIDER. Code utilisateur / Login Mot de passe Cliquez ici si vous avez oublié / perdu votre mot de passe Voire slide suivant

4 Mot de passe perdu Merci de remplir tous les champs puis de cliquer sur valider. Un nouveau mot de passe vous ai alors envoyé par mail Votre code adhérent est votre n° de licence FFSE L’adresse mail doit être la même que celle saisie sur l’intranet, si ce n’est pas le cas, merci de vous rapprocher de votre responsable de Ligue ou de la Fédération

5 Vérifications Préalables
Vérifiez dans « Structure », « Structure courante », « Coordonnées » que votre club a bien notifié une adresse valide. Si ce n’est pas le cas, renseignez cette adresse , elle est OBLIGATOIRE

6 Vérifications Préalables
Si votre bureau était déjà créé pour la saison dernière, merci de vérifier et/ou modifier (en accédant aux instances) et valider, vous devrez ensuite licencier (en licence fédérale) ces membres.

7 Création du bureau du club
Le bureau de l’association sportive doit être obligatoirement licencié à la FFSE (Président, Secrétaire, Trésorier) et pour les établissements, 3 personnes à désigner (mandater). Pour créer le bureau : aller dans  Structure => Structure courante => Instance Cliquez sur Créer une fonction => entrez le nom de la personne et rechercher => cliquez sur créer une nouvelle personne si elle n’est pas dans la liste proposée => remplissez les champs demandés (les champs avec une astérisque rouge sont obligatoires) puis cliquez sur Suivant => choisissez sa fonction. Faîtes la même démarche pour les 3 membres du bureau.

8 Licencier les membres du bureau
Pour saisir vos licences : une fois votre bureau validé, cliquez sur « Adhérents / Licenciés » puis sur « Création des licences », les trois premières licences seront obligatoirement les membres du bureau que vous venez de créer. Pour cela cliquez sur la flèche à droite du nom à licencier: 3 licences FEDERALES obligatoirement. Ces licences doivent être validées (donc payées) pour poursuivre la saisie de vos licences.

9 Licencier les autres membres
Allez dans « Adhérents / Licenciés » puis sur « Création des licences », Entrez le NOM et le PRÉNOM de la personne que vous souhaitez licencier ou son numéro de licence FFSE en cas de renouvellement, puis cliquez sur RECHERCHER.  En cas de renouvellement, le nom de la personne apparaîtra, cliquez sur LA FLECHE A DROITE DE LA LIGNE.  En cas de première licence, cliquer sur CREE UNE NOUVELLE PERSONNE.

10 Renouveler des licences
Si vous souhaitez licencier des personnes déjà licenciés en 2011 cliquez ici : Vous pouvez aussi licencier plusieurs personnes d’un coup, MAIS ATTENTION tous les critères doivent être identiques à l’année précédente (même sport, même adresse, etc), dans ce cas, cliquez ici et cochez les personnes à renouveler.

11 Saisissez une licence (1)
Remplir les champs indiqués sur la fiche, les champs avec une astérisque rouge sont obligatoires (Une adresse est obligatoire à chaque licencié afin de recevoir la licence, ou si vous souhaitez que ce soit le club qui reçoive les licences mettre l’adresse du club sur toutes les licences.) Cliquez sur SUIVANT.

12 Saisissez une licence (2)
Choisir le type de licence : licence fédérale et Cliquez sur SUIVANT. Date de la demande : c’est la date du jour où vous demandez votre licence.

13 Saisissez une licence (3)
Cochez OUI ou NON pour la partie assurance Individuelle accident (Si vous ne souhaitez pas souscrire aux garanties de base Individuelle Accident (IA + AR), Vous devez signer la renonciation aux garanties complémentaires d’assurance disponible dans le Guide du licencié, celle-ci sera à conserver par votre club).  et cliquez sur SUIVANT.

14 Saisissez une licence (4)
Remplissez les champs certificat médical (obligatoire pour les primo licences) et activités . Cliquez sur SUIVANT puis sur VALIDEZ. Renouvelez ces opérations pour toutes vos licences à saisir.

15 Créer votre commande (anciens bordereaux) Opération non nécessaire pour les clubs en prélèvement automatique Une fois que toutes vos licences sont créées pour ce club, cliquez sur « Accéder à la gestion des commandes » ou allez dans « Structure », puis « Structure courantes » puis « Listes des produits non rattachés à une commandes » ; cochez les produits à valider , cliquez sur « Créer la commande ».

16 CréeZ votre commande (anciens bordereaux)
Allez dans « Structure », « Structure courante », « Commande », imprimez le bon de commande correspondant à votre commande et envoyez-le à la FFSE avec le règlement afin que nous validions les licences et que vous les receviez par mail. Le montant du règlement doit correspondre exactement à la somme du bon de commande afin de pouvoir valider ce dernier. Si vous ne recevez pas votre licence par mail, vérifiez vos spam sinon vous pouvez la télécharger sur votre espace licencié (identifiant = numéro de licence) ou bien en recherchant la personne dans l’intranet (rubrique Adhérents – Licenciés) en imprimant l’attestation.

17 Licence événement (1) Rappel : Ce titre est valable 3 jours, consécutifs ou non et ne donne pas accès aux Challenges Nationaux ainsi qu’à l’ensemble des Jeux Régionaux, Nationaux et Internationaux ou toutes pratiques compétitives nationales. Possibilité d’effectuer une demande de licence évènement via notre site intranet : (voir slide suivante). Pour un club sans prélèvement automatique, après validation du bordereau par la fédération, une attestation de licence est imprimable sur notre site intranet et est envoyée au licencié lorsque le mail est renseigné. Pour un club avec prélèvement automatique, la licence est directement validée. Une attestation de licence est imprimable sur notre site intranet et est envoyée au licencié lorsque le mail est renseigné (après saisie de la licence par le club). Il faut obligatoirement renseigner la date du certificat médical et le nom du médecin lorsque l’évènement est de nature compétitive. Il est possible de transformer une licence évènement en licence fédérale dans une même saison sportive en payant le complément.

18 Licence évènement (2) Même démarche que précédemment, seul le type de licence change. Il faut alors saisir « licence événement » et créer l’événement (dans Informations complémentaires) en rapport avec celle-ci.

19 La licence club Le ministère des sports demande que l’ensemble des membres licenciés clubs et fédération soient recensés. Ces chiffres vous offrent la possibilité d’accéder au CNDS, nous vous demandons de nous transmettre ce fichier par informatique (EXCEL). Nous les transformerons en licence club et vous les recevrez par mail. C’est un titre qui couvre uniquement les sportifs dans le cadre de leur club (intra-entreprise). Elle couvre uniquement en Responsabilité Civile. Gratuite pour le licencié club, les clubs ne peuvent en prendre que dans la limite de leur tranche de cotisation annuelle.

20 IMPRESSION DES LICENCES (1)
Un club peut imprimer les licences de son choix dans « adhérents/licenciés » > « éditer les attestations de licences », cochez les personnes concernées et cliquez sur « éditer les licences » en bas de la page.

21 ENVOI & Impression des licences (2)
Pour un club ayant souscrit au prélèvement automatique, il est possible d’imprimer les licences à la saisie de la dernière licence. Pour un club n’ayant pas souscrit au prélèvement automatique, il faut envoyer le fichier de commande des licences avec le paiement à la fédération. Après validation du bordereau par la fédération, le responsable de club pourra imprimer les licences de chaque adhérent. Si lors de la demande de licence, le mail du licencié a été indiqué sur le site intranet, le licencié recevra sa licence par mail, si c’est le mail du club qui a été mis, le club recevra toutes les licences saisies à cette adresse. Pour pouvoir imprimer la licence, il faut effectuer une recherche de l’adhérent, puis une fois sur la fiche signalétique du licencié, cliquer sur « Imprimer l’attestation ». La licence est ainsi disponible en version PDF. OU BIEN allez dans « adhérents-licenciés » => « liste des licenciés » et cliquer sur la flèche à droite du nom correspondant.

22 Votre licence fédérale

23 Votre licence événementielle

24 Statistiques en page d’accueil
Des statistiques sont disponibles en page d’accueil. Elles sont arrêtées aux chiffres de votre structure à J-1 et actualisées tous les jours. Pour les utilisateurs responsables de plusieurs structures, il faut vous placer sur la structure de votre choix puis cliquer sur la maison pour afficher les statistiques de la structure. Des zoom sont possibles en cliquant sur le schéma concerné. Pour revenir en arrière cliquez sur « zoom 100% »

25 extractions Pour faire une extraction, vous devez vous positionner sur la structure pour laquelle vous voulez une information. Les extractions des fichiers licenciés, bordereaux comptables… sont disponibles dans le module reporting. Choisissez le module fonctionnel qui vous intéresse puis la saison concernée (une fenêtre s’ouvre en pop-up pour la saison). Pour le bordereau comptable, n’oubliez pas de renseigner les dates complètes ! Cliquez ensuite sur le symbole de nouvelle génération (flèches d’actualisation) afin que le logiciel effectue votre requête, la notion « en cours » s’affiche. Une fois votre requête effectué, cliquez sur « dernière extraction générées » et ouvrez le fichier demandé en cliquant sur la disquette à droite.

26 STATISTIQUES Pour obtenir les statistiques de votre structure, vous devez vous positionner sur la structure pour laquelle vous voulez une information Allez ensuite dans « reporting » puis sur « statistiques » Une nouvelle fenêtre s’ouvre, choisissez ensuite la statistique de vos licences que vous désirez (par club, par âge, par sexe, par activité sportive…etc) et cliquez sur les flèches pour faire une nouvelle génération, attendez quelques instants et récupérez le fichier en cliquant ici. Une fenêtre s’ouvre avec votre document généré (chiffres au Jour J), patientez un peu et re cliquez sur la disquette si le logiciel affiche « document vide »

27 Gestion documentaire La gestion documentaire est accessible à la Fédération, Ligues et Comités Départementaux. Elle vous permet de mettre en ligne des documents informatiques (scanné, en PDF ou en version Word ou Excel). Allez dans « Documents » puis « Liste des documents » Choisissez ensuite si vous souhaitez « créer une rubrique » (pour consultez des documents mis en ligne plus rapidement ensuite) ou bien enregistrer un nouveau fichier (disquette bleue)

28 Gestion documentaire (2)
Vous enregistrez un nouveau document : Donnez lui un nom. Cliquez sur « parcourir » et allez chercher le document voulu dans votre ordinateur. Allez dans documents puis listes des documents. Vous pouvez choisir ensuite pour quelles structures ce document sera visible grâce en cochant la visibilité.. Merci d’y renseigner vos comptes rendus d’Assemblée Générale ainsi que vos comptes rendus financiers à la fin de chaque AG.

29 Espace licencié Connexion à partir du site internet de la fédération, rubrique intranet fédéral => espace licencié Cet espace va permettre d’accentuer la communication entre la Fédération et les licenciés en lien direct. Lors de la 1ère connexion du licencié sur notre espace licencié, il doit renseigner : N° Licencié-Nom-Prénom-Date de naissance-Code Postal. Ensuite, le licencié reçoit par mail un mot de passe qui lui permet de se connecter à l’espace licencié. Dans l’espace licencié, il sera possible de modifier son mot de passe et ses coordonnées ; il pourra également imprimer sa licence et consulter l’historique de ses licences.

30 Espace licencié