Le téléservice qui facilite vos démarches ! www.subventionenligne.fr.

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1 Le téléservice qui facilite vos démarches ! www.subventionenligne.fr

2 Vous effectuez lensemble de vos démarches sur un unique télé-service et vous limitez ainsi les frais de reprographie et daffranchissement : Vous avez la certitude que votre dossier a bien été reçu par ladministration et en toute sécurité Envoi en ligne de vos demandes, rapports dactivité et bilans daction Accès direct à un registre des subventions en ligne Mémorisation de vos subventions favorites sur votre espace personnel Un nouveau téléservice pour déposer des demandes de subvention en ligne ? www.subventionenligne.fr Le téléservice qui facilite vos démarches ! Subvention en ligne SIMPLIFIE VOS DEMARCHES Constitution en ligne dun seul dossier pour lensemble de vos financeurs Subvention en ligne VOUS OFFRE DES GARANTIES Subvention en ligne COMMUNIQUE AVEC VOUS Simplification des échanges dinformation au sein de votre association Suivi de létat davancement de votre démarche et de votre action à tout moment Dialogue avec les instructeurs grâce à des échanges de commentaires au sein du Téléservice, à loccasion de la préparation de chaque action Nous diffusons lorganisation de la campagne dappel à projet sur notre site : www.XXX.fr Oui, cest nouveau ! Votre demande sera reçue de manière sûre ! Vous avez la possibilité dêtre informé à tout moment Accès individuel protégé par un identifiant et un mot de passe Consultation en ligne de l Accusé de réception lors du dépôt de votre demande Votre GRSP VOUS AIDE Dates douverture et de fermeture des campagnes sur Subvention en ligne Les axes de PRSP sur lesquels vous positionner Lannexe technique complémentaire demandée 2

3 1.Je minscris en tant quusager 2.Jinscris mon association 3.Je mets à jour le dossier porteur de mon association 4.Je gère mon porte-document 5.Jajoute des aides à mes favoris 6.Je saisis mon dossier de demande et je le dépose 7.Je suis létat davancement de linstruction de ma demande 8.Jélabore le compte-rendu de mon activité Subvention en ligne : comment ça marche ? En savoir + … Consulter une présentation du projet : http://synergies.modernisation.gouv.fr/rubrique.php?id_rubrique=157 Accéder aux ressources pédagogiques de Subvention en ligne : http://www.adele.gouv.fr/aide_w/?p=411 Une Foire Aux Questions et une aide en ligne sont à votre disposition : http://www.adele.gouv.fr/aide_w/?p=126 Enfin et surtout, nhésitez pas à contacter votre service financeur Insérer ici les coordonnées appropriées ********* Qui doit réaliser ces procédures au sein de mon association ? www.subventionenligne.fr Le téléservice qui facilite vos démarches ! Les personnes qui soccupent habituellement des demandes de subventions. Des profils différents existent dans Subvention en ligne (cf. p.8). Ils sont rattachés à des personnes physiques. Une même personne physique peut cumuler plusieurs profils au sein dune ou de plusieurs associations. Cest simple ! Suivez les procédures suivantes : 3

4 www.subventionenligne.fr Le téléservice qui facilite vos démarches ! Pour comprendre lutilisation du téléservice Subvention en ligne, vous trouverez dans ce guide… Chaque procédure est présentée de la manière suivante : Les repères essentiels à connaître au sein du téléservice, p. 5 La démarche générale pour demander une subvention via le téléservice, p. 6 Une vision détaillée des 7 procédures nécessaires pour effectuer une demande de subvention, p.7-12 Parlez-vous Subvention en ligne* ? Un fil conducteur en haut de chaque page vous indique dans quelle procédure vous vous situez 4 Espace permettant à lorganisme qui porte un projet deffectuer toutes les démarches nécessaires Tableau de bord porteur Aide sollicitée par une association auprès dune administration pour la réalisation dun projet Subvention Dossier électronique contenant vos documents au format PDF (ou Portable Document Format. Ce format de fichier informatique préserve la mise en forme définie par son auteur(polices d'écritures, images, objets graphiques...) et ce quelles que soient l'application et la plate-forme utilisée. Porte-documents Espace proposé à lusager après sêtre connecté au téléservice Page daccueil usager Ce terme désigne votre association ou tout autre organisme porteur de projetOrganisme porteur Dossier électronique contenant les renseignements de votre association nécessaires aux services administratifs Dossier porteur Projet pour lequel vous effectuez une demande de subventionAction * Un glossaire est en cours délaboration par la Direction Générale de la Modernisation de l Etat (DGME). Certains termes sont susceptibles dêtre adaptés en conséquence.

5 Ici, je me situe dans le sous-onglet « Présentation » de longlet « Description » Il est accessible à partir de la page daccueil usager par un lien au nom de lassociation sous la rubrique « Mes rôles ». Il est possible pour un même utilisateur davoir des rôles au sein de plusieurs associations. Liens permettant laccès aux différentes rubriques Récapitulatif de vos projets Récapitulatif des informations administratives de votre association Au sein dun projet, la navigation se fait par onglets : la bande supérieure représente les onglets des rubriques, la bande inférieure est celle des sous-rubriques. Longlet et le sous–onglet grisés permette de repérer lendroit où vous êtes. Ensemble des onglets Ici, je me situe dans le sous-onglet « Budge t » prévisionnel de longlet « Financement » Quelques repères essentiels : www.subventionenligne.fr Le téléservice qui facilite vos démarches ! La navigation Le tableau de bord « porteur » 5

6 Jinscris mon association dans Subvention en ligne Je saisie le dossier porteur de mon association Jenregistre et je stocke les documents de mon association dans le porte-documents Jajoute des subventions dans mes favoris Je saisis et je dépose mon dossier de demande de subvention en ligne Je suis létat davancement de ma demande de subvention Jélabore le compte-rendu de mon action et je lenvoie Je souhaite effectuer une demande de subvention via le téléservice SUBVENTION EN LIGNE Que dois-je faire? Ma demande de subvention est désormais prise en compte par les services compétents. Je minscris dans Subvention en ligne Une fois mon action réalisée Il sagit dun porte-documents électronique. Vous enregistrez directement vos données dans Subvention en ligne. Vous avez également accès à un registre électronique de subventions. Ces 2 étapes peuvent être réalisées à tout moment. Dossier porteur Ladministration Les agréments La comptabilité Le suivi 6

7 Je m inscris Je reçois mon mot de passe par email Je découvre mon espace accueil Je souhaite minscrire dans Subvention en Ligne en tant quutilisateur Que dois-je faire? Je suis sur la page daccueil de www.subventionenligne. fr « Sinscrire dans Subvention en ligne en tant quutilisateur » est létape qui vous permettra deffectuer par la suite toutes les démarches auxquelles vous êtes habilité. Jaccepte la charte dutilisation Je crée un compte usager Je renseigne le formulaire de création de compte Je confirme mes coordonnées (en particulier mon courriel) Je vérifie mon identité La rubrique « mes rôles » fait apparaître les rôles qui mont été confié par ladministrateur de mon association. Avant de vous inscrire, vous pouvez déjà consulter le registre des subventions publiques qui ont été publiées par les administrations. Je me connecte pour la première fois Je recopie mon mot de passe reçu par email Je change mon mot de passe Votre nouveau mot de passe doit contenir obligatoirement 8 caractères composés de : 4 lettres (a-z A-Z), 2 chiffres (0-9) et 2 caractères spéciaux ou accentués (*#@éàçù). Lordre na pas dimportance. Je suis inscrit dans Subvention en ligne Inscription dun usager Inscription dune association Saisie du dossier porteur Porte-document & Registre des subventions Saisie et dépôt dune demande Suivi de la demande Compte-rendu dune action 7

8 Le représentant légal de mon association reçoit un courrier pour confirmer ladhésion par voie postale, envoyé par ladministration Il valide ladhésion de lassociation Je prends connaissance de la rubrique « mes rôles » Jeffectue ma demande dadhésion pour mon organisation Je finalise ladhésion Je finalise le référencement lors de ma première connexion Je souhaite inscrire mon association dans Subvention en Ligne Que dois-je faire? Je suis connecté à Subvention en ligne en tant quutilisateur. Je suis sur mon espace Accueil. Mon association doit être référencée dans lapplication avant de pouvoir faire ma première demande de subvention. Mon association est désormais inscrite dans Subvention en ligne. Je deviens automatiquement administrateur porteur de celle-ci. Je peux à présent définir des profils et mettre à jour le dossier porteur. Dans Subvention en ligne, mon association est désignée sous le terme « organisme ». Ladministrateur local valide mon adhésion Dans la rubrique « mes rôles », le nom de mon association apparaît Je complète les informations sur mon organisme Je suis en mesure de consulter les informations connues à lINSEE Jarrive sur mon tableau de bord « Porteur » Mon tableau de bord « PORTEUR » est linterface qui me permettra deffectuer lensemble de mes tâches. Inscrire son association Trois profils existent dans le téléservice Subvention en ligne : ladministrateur, le trésorier et le responsable du projet. La définition des profils est une fonction avancée de lapplication que nous naborderons pas ici. Inscription dun usager Inscription dune association Saisie du dossier porteur Porte-document & Registre des subventions Saisie et dépôt dune demande Suivi de la demande Compte-rendu dune action 8 Je complète un formulaire de demande dinscription de mon association (se doter du n° SIRENE et n° dinscription au registre national des associations ) et je valide.

9 Je suis le taux de remplissage de mon dossier porteur Je renseigne la partie administrative de mon dossier Jajoute un agrément dans mon dossier Je renseigne le formulaire comptabilité Je vérifie les informations de mon dossier Je souhaite compléter ou modifier le dossier porteur de mon association Que dois-je faire? Je suis dans lespace « Dossier de lorganisme » Le dossier porteur de mon association doit être complété dès lors que mon association est inscrite dans Subvention en ligne. Celle-ci est un préalable indispensable avant pour effectuer ma première demande de subvention en ligne. Cest ladministrateur porteur de lassociation qui complète ou met à jour le dossier porteur. Le trésorier pourra renseigner la partie Comptabilité. Jidentifie mon association Jidentifie son représentant légal Je donne ladresse de son siège Je précise les thèmes de mon association et le public ciblé Je précise les moyens humains dont dispose mon association Onglet Administration Onglet Agréments Je saisis les agréments reçus Onglet Comptabilité Jajoute un RIB Je saisis le budget prévisionnel de mon association Onglet Suivi Pour renseigner le formulaire comptabilité, il est nécessaire davoir au moins le rôle Trésorier. Mon dossier porteur est créé dans subvention en ligne. Lespace « Dossier de lorganisme » est accessible à partir du Tableau de bord « Porteur ». Le taux de remplissage de mon dossier indique si le dossier de demande de subvention est complet. Inscription dun usager Inscription dune association Saisie du dossier porteur Porte-document & Registre des subventions Saisie et dépôt dune demande Suivi de la demande Compte-rendu dune action 9

10 Jorganise mes documents en créant des répertoires Jajoute des fichiers à mes répertoires Je suis dans lespace « porte-documents » Le porte-documents est un préalable à une demande de subvention. Cependant, cette étape est réalisable à tout moment de votre démarche. Il vous permet de disposer de tous vos documents en ligne au même endroit. Je classe mes dossiers, par exemple par exercice : Je joins les documents obligatoires : Les statuts Le rapport dactivité Les comptes annuels La composition du conseil dadministration La liste des membres du bureau Mes documents sont enregistrés dans le porte-documents. Lespace « porte-documents » est accessible à partir du Tableau de bord « Porteur ». Je souhaite enregistrer et stocker les documents pérennes de mon association dans le porte-documents Que dois-je faire? Inscription dun usager Inscription dune association Saisie du dossier porteur Porte-document & Registre des subventions Saisie et dépôt dune demande Suivi de la demande Compte-rendu dune action 10 Le service financier peut vous demander une annexe technique complémentaire. Cette annexe est à joindre dans le porte-documents.

11 Je suis dans lespace « mes aides favorites » ATTENTION, seules les « interventions », marqué « I » dans le tableau de subventions, peuvent être appelées lors de la réalisation du budget prévisionnel de laction. Je recherche des subventions dans le registre des subventions publiques Je visualise la description des subventions qui mintéressent Je sélectionne les subventions qui mintéressent Je les ajoute dans « mes aides favorites » Cette étape est réalisable à tout moment de votre démarche. La recherche de subvention seffectue grâce au registre de subvention accessible également depuis la page daccueil du téléservice. Jai sélectionné la subvention qui mintéressait et je lai ajoutée à mes favoris. Je peux à présent saisir ma demande de subvention. Je souhaite sélectionner une subvention et lajouter à mes subventions favorites Que dois-je faire? Inscription dun usager Inscription dune association Saisie du dossier porteur Porte-document & Registre des subventions Saisie et dépôt dune demande Suivi de la demande Compte-rendu dune action 11 Jutilise pour cela la fonction « recherche » de loutil Je choisi mes critères de sélection et valide ma recherche. Je consulte les fiches simplifiées de présentation des dispositifs daide. Je peux trouver dautres informations plus précises sur les sites des services accessibles grâce aux liens contenus dans la fiche Je sélectionne parmi les interventions trouvées celles qui correspondent à des subventions que je souhaitent appeler dans mes actions. Je vérifie que ces interventions soient encore « ouvertes ». ( la date limite de dépôt nest pas dépassée, par exemple). Lespace «mes aides favorites » est accessible à partir du Tableau de bord « Porteur ». Une fois sélectionnées, les subventions sont inscrites dans mes « aides favorites ».

12 Je décris le financement de mon action Je crée une nouvelle action Je décris mon action Je dépose ma demande Jajoute les pièces jointes de mon porte-documents à ma demande Je souhaite saisir et déposer ma demande de subvention en ligne Que dois-je faire? Ma demande de subvention est bien déposée auprès des services compétents. Je suis dans lespace « Tableau de bord actions» Lespace « Tableau de bord actions » est accessible à partir du Tableau de bord « Porteur ». Pour faire une demande de subvention en ligne, il faut dabord saisir la demande puis la déposer auprès des services administratifs Onglet description Je présente mon action Jindique les responsables de laction Je précise les thèmes de mon projet et le public ciblé Je précise le lieu de mon action Je donne des informations complémentaires sur mon action Pour les projets pluriannuels, je donne des informations pour chaque exercice Je présente le budget prévisionnel de mon association Jindique les subventions que jai sélectionnées Je donne des informations complémentaires sur mon action Onglet financement Onglet dépôt Je prépare ma demande Jenvoie ma demande et je récupère mon dossier CERFA en PDF Vous devez impérativement récupérer le dossier CERFA (formulaire agréé par le Centre D Enregistrement des Formulaires Administratifs) pour faire votre demande auprès des financeurs hors Subvention en ligne. Dans ce cas, il faut limprimer et lenvoyer par courrier. 12 Inscription dun usager Inscription dune association Saisie du dossier porteur Porte-document & Registre des subventions Saisie et dépôt dune demande Suivi de la demande Compte-rendu dune action Si cela na pas été fait au préalable, vous pouvez réaliser les étapes 3 et 4 à ce moment.

13 Je souhaite suivre les avis concernant ma demande et correspondre avec les services instructeurs Que dois-je faire? Je consulte létat davancement de linstruction Jouvre laction concernée Je clique sur longlet « Suivi » Il sagit de la liste des échanges relatifs au projet et de la nature des opérations effectuées. Je consulte lhistorique de mon action Je reçois et jenvoie des messages relatifs au projet Cest une boîte aux lettres spécialement dédiée au projet. Je suis létat davancement de linstruction de ma demande. Pour suivre létat davancement de linstruction de ma demande, il est possible de correspondre en toute sécurité avec les services qui instruisent mon dossier via une messagerie dédiée à laction, interne au téléservice. Je suis dans lespace « Tableau de bord actions» Inscription dun usager Inscription dune association Saisie du dossier porteur Porte-document & Registre des subventions Saisie et dépôt dune demande Suivi de la demande Compte-rendu dune action 13 (sous-onglet Indicateur & historique) (sous-onglet Suivi de linstruction) (sous-onglet Messages relatifs au projet)

14 Je souhaite faire et envoyer le compte rendu de mon activité. Que dois-je faire? Je suis dans lespace « Tableau de bord actions» Une fois laction réalisée, jélabore et jenvoie le compte-rendu de lactivité menée. Jélabore et jenvoie le compte-rendu de mon activité. Jouvre laction concernée Je clique sur longlet « Compte-rendu» Jélabore le compte-rendu de mes activités Le compte-rendu financier Le bilan qualitatif Je prépare mon compte-rendu Jenvoie mon compte-rendu Je dépose mon compte-rendu auprès des services Je récupère mon bilan en PDF Je peux ainsi le conserver au format papier et lenvoyer à des financeurs hors Subvention en ligne. Inscription dun usager Inscription dune association Saisie du dossier porteur Porte-document & Registre des subventions Saisie et dépôt dune demande Suivi de la demande Compte-rendu dune action 14

15 Le portail qui facilite vos démarches ! www.subventionenligne.fr Le téléservice qui facilite vos démarches ! La présentation de subvention en ligne est à présent terminée ! Pour toute information complémentaire, nhésitez pas à contacter nos services ! Jai à présent les informations nécessaires pour : Minscrire en ligne, Saisir le dossier porteur de mon association, Enregistrer et classer des fichiers dans mon porte-documents, Consulter et rechercher des subventions, Saisir et déposer mon dossier de demande en ligne, Suivre lavancement de mon projet Elaborer le compte-rendu de mon activité Je peux maintenant me connecter à www.subventionenligne.fr !