Enjeux et pratiques de larchivage électronique 13 octobre 2005 Chambre de Commerce et dIndustrie de Paris Journée nationale « la signature électronique.

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1 Enjeux et pratiques de larchivage électronique 13 octobre 2005 Chambre de Commerce et dIndustrie de Paris Journée nationale « la signature électronique et ses applications à l e-@dministration »

2 Tous droits réservés © 2005 Cecurity.com 2 Larchivage électronique en 10 questions Quest-ce que larchivage électronique ? Quelles différences entre les archives papiers et les archives électroniques ? Pourquoi faut-il archiver ? Que faut-il conserver dans la durée ? Quels sont les supports darchivage ? Quels formats darchivage retenir ? Larchivage électronique permet-il de réduire les coûts ? Comment choisir entre Tiers-archiveur et plate-forme interne darchivage ? Pourquoi Cecurity.com vous parle de larchivage électronique ? Où peut-on voir en pratique une solution darchivage électronique ?

3 Tous droits réservés © 2005 Cecurity.com 3 Quest-ce que larchivage électronique ? LArchivage électronique, cest de larchivage « Ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen et long terme des informations dans le but de les exploiter » [1] Conservation de lintégrité dune information en identifiant de façon certaine son auteur et sa date de production (notion de document) LArchivage électronique, ce nest pas la GEIDE Un système de GEIDE permet la modification des documents, un système darchivage électronique linterdit La GEIDE concerne la gestion quotidienne, larchivage est le garant du fonds sécurisé des documents probants de lorganisation LArchivage électronique, ce nest pas la sauvegarde informatique Sauvegarde : enregistrement à court terme pour une éventuelle restauration Comme pour tous les éléments du Système dinformation, il faut une sauvegarde des archives électroniques [1] Définition du Dictionnaire du multimédia, AFNOR 1995.

4 Tous droits réservés © 2005 Cecurity.com 4 Archives papiers et archives électroniques ? Un point commun : le cycle de vie de larchive Conception, version définitive, consultation fréquente, consultation occasionnelle, destruction ou versement aux archives historiques Les différences A la différence du document papier, le document électronique permet de dissocier : Linformation (données et méta-données) Le langage Le support Deux familles darchives électroniques Les documents électroniques issus de la numérisation des originaux papier En létat actuel du droit, seule la version papier constitue une preuve Les documents nativement électroniques produits grâce à la signature électronique Loi du 13 mars 2000 et Décrets dapplication de 2002

5 Tous droits réservés © 2005 Cecurity.com 5 Pourquoi faut-il archiver ? Criticité Fréquence Production de preuves dans léventualité dune contestation, dun litige devant les tribunaux En vue de contrôles (fiscaux/sociaux) de lAdministration, pour répondre à des audits Conservation du patrimoine Informationnel de lorganisation, de la « mémoire de lentreprise »

6 Tous droits réservés © 2005 Cecurity.com 6 Que faut-il conserver dans la durée ? A moyen terme (jusquà 10 ans), lobjectif est de conserver lintégrité dun « train de bits » A long terme (jusquà 100 ans), lobjectif est de conserver la lisibilité et lintégrité dune information Les migrations de formats sont nécessaires Les migrations permettent de passer dans un nouvel environnement technologique qui, à son tour, assurera lintégrité dun train de bits Les migrations sont prises en charge par le service responsable de larchivage Les migrations font lobjet dune traçabilité (archivage de linformation relative à la migration)

7 Tous droits réservés © 2005 Cecurity.com 7 Quels sont les supports darchivage ? Deux catégories de supports darchivage Les supports magnétiques (disque dur) Les supports optiques (CD, DVD, bandes) Un impératif commun : lintégrité Conservation dans le temps sans modification possible WORM physique ou WORM logique Online, Nearline, Offline Arbitrage entre coût et performance Obsolescence des supports Opérations de migration

8 Tous droits réservés © 2005 Cecurity.com 8 Quels formats darchivage retenir ? Format dorigine Word, Excel, HTML, etc. Format image TIFF Format texte txt Format « image et texte » PDF Vers de nouveaux standard PFD/A pour le document et XML pour les métadonnées Un arbitrage entre différents objectifs Une information complète Une information exploitable Une information lisible dans le temps

9 Tous droits réservés © 2005 Cecurity.com 9 Larchivage électronique permet-il de réduire les coûts ? La réponse est « oui » … mais les gains ne sont peut-être pas là où on les attend. Peu de réduction à court terme sur les coûts darchivage physique des documents (gain despace) Le papier ne disparaît pas – archivage hybride Gain important sur les temps de recherche des documents. Aujourdhui : « Dans les entreprises, une personne passe de 5 à 15 % de son temps seulement à lire des informations, mais jusquà 50 % à les rechercher ». Larchivage électronique permet de renverser cette tendance. La conservation électronique coûte aussi cher que larchivage papier Le traitement dune archive électronique est beaucoup plus économique que celui dune archive papier Rechercher, diffuser, publier, partager

10 Tous droits réservés © 2005 Cecurity.com 10 Tiers-archiveur et plate-forme interne darchivage Le recours à un tiers-archiveur nest pas une obligation Ce serait une présentation fallacieuse du précepte selon lequel « on ne peut se faire la preuve à soi-même » et oublier quun prestataire nest pas un témoin totalement « neutre ». Il est parfois interdit par la réglementation ( article R. 1421-2 du code général des collectivités territoriales ) Il sagit dune approche classique dexternalisation Réduction des coûts, souplesse de lorganisation, disponibilité des compétences, recentrage sur le cœur de métier Lalternative est la plate-forme interne darchivage électronique Des outils et une organisation (« tiers-archiveur interne ») Deux approches complémentaires Le point clé de la réversibilité (pour réinternaliser, pour externaliser … ou pour changer de prestataire) A terme, lexternalisation partielle sera une formule fréquente

11 Tous droits réservés © 2005 Cecurity.com 11 Cecurity.com et larchivage électronique Éditeur de progiciels dArchivage électronique Légal (CFEC, CFAO, CFAC) Points forts : la maîtrise en interne de larchivage électronique légal avec un spécialiste dédié à la dématérialisation et à larchivage électronique légal faisant de la conformité au cadre réglementaire un atout Références : des solutions opérationnelles et exploitées depuis 2001 au sein des Professions Réglementées, des Collectivités Territoriales, des entreprises et dOpérateurs de confiance Partenariat : avec France Telecom sur le Coffre-fort électronique Communicant et offre conjointe pour la dématérialisation fiscale des factures Expertise archivage électronique Membre actif du groupe de travail « Conservation électronique des documents » du Forum des droits sur lInternet et de la Mission Économie Numérique Membre du groupe de travail inter-associations (ADAP, APROGED, FEDISA, FNTC) sur le référentiel des progiciels darchivage électronique Formations (Échangeur Basse-Normandie, DII), articles (Innovation & Administrations, 01 Informatique)

12 Tous droits réservés © 2005 Cecurity.com 12 Démonstration du Coffre-fort électronique Communicant (CFEC) Retrouver le CFEC sur le stand de Cecurity.com afin de : Recueillir des précisions en termes darchivage électronique Assister à une démonstration darchivage électronique légal en ligne de documents Découvrir les autres produits développés par Cecurity.com Contacter Cecurity.com : Thierry HASSON 01 56 43 37 37 thn@cecurity.com