AUTOMATISEZ VOS PROCESSUS OCTOPUS Un « Workflow » bien défini 25 mai 2015 DOCUMENT CONFIDENTIEL COPYRIGHT © OCTOPUS ITSM 2015. TOUT DROITS RÉSERVÉS.

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1 AUTOMATISEZ VOS PROCESSUS OCTOPUS Un « Workflow » bien défini 25 mai 2015 DOCUMENT CONFIDENTIEL COPYRIGHT © OCTOPUS ITSM 2015. TOUT DROITS RÉSERVÉS

2 2 DISCUTONS UN PEU Les utilisateurs Les intervenants Les gestionnaires

3 POURQUOI? 3 Comment ! C’est pas encore fait À qui je dois m’adresser? J’abandonne c’est, trop compliqué On doit remplir plusieurs requêtes Besoin d’obtenir des signatures Duplication de tâches Travail mal réparti Priorités mal gérées Délais gênants… Ne sais pas comment ni où il peut aider Se fait dire que son équipe n’est pas bonne Ne voit pas le nombre de demandes

4 4 NOUS AVONS DES SOLUTIONS POUR VOUS !

5 OÙ COMMENCER ?  À partir d’un besoin spécifique, faites la liste des tâches à faire et de ses règles d’affaire en fonction de ce que vous faites actuellement  Essayer de mettre ces éléments bout à bout pour en faire un processus  Identifier l’information dont nous avons besoin pour exécuter la demande  S'interroger sur chaque étape  Pensez à l’automatisation  On passe à l’action et on fait des tests  Il n’est pas nécessaire de tout faire en même temps 5

6 SCÉNARIO 1 – DEMANDE D’ÉQUIPEMENT 6 Besoin du demandeur  Doit aménager une salle de formation  Achat et installation d’équipement Règles d’affaires  Doit garder une copie de la demande  Les demandeurs ont besoin de savoir  Où faire la demande  L’évolution de la demande  On doit s’assurer que ça fonctionne avec notre infrastructure  On veut que les achats répondent aux besoins techniques  On doit contrôler les finances sans rendre les demandes impossibles  On travaille avec des fournisseurs précis  On doit exécuter les demandes dans un délai raisonnable  On a besoin de s’assurer que l’installation et la configuration sont conformes et fonctionnelles  On doit s’assurer que les gens ne se blessent pas en installant des équipements  Quelqu’un doit faire la gestion des garanties

7 SCÉNARIO 1 – DEMANDE D’ÉQUIPEMENT 7

8 DANS OCTOPUS À partir des données de références  Le formulaire Web sera utilisé pour la cueillette d’information  Les types de champs rendent la saisie plus simple  Boutons radio  Champ date  Liste déroulante  Case à cocher  Etc. 8

9 SCÉNARIO 1 – FORMULAIRE WEB 9

10 DANS OCTOPUS À partir des données de références  Transposer le Workflow en tâches  Choisir le type de tâche – Approbation, Standard, Notification  Identifier les tâches dépendantes  Identifier les groupes responsables  Calculer les dates d’échéances des tâches en fonction de la cible de la SR  Tester – Corriger – Tester à nouveau 10

11 UTILISER L’INFORMATION DU FORMULAIRE WEB 11

12 DANS OCTOPUS 12 Le truc [[$Champ]] [[$Casque d'écoute sans fil Logitech H800]] [[$CasquedécoutesansfilLogitechH800]] Mettre dans le format [[$NomDuChamp]]

13 DANS OCTOPUS 13 À partir des données de références  Utiliser les tâches avancées  Pour créer des variables personnalisées  Pour activer ou non une tâche  Ajouter de l’information directement à la tâche à partir des réponses du demandeur

14 DANS OCTOPUS 14

15 DANS OCTOPUS 15

16 DANS OCTOPUS 16

17 DANS OCTOPUS 17

18 DANS OCTOPUS 18

19 DANS OCTOPUS 19

20 SCÉNARIO 1 – FORMULAIRE WEB 20

21 SCÉNARIO 1 - TÂCHES 21

22 SCÉNARIO 1 - TÂCHES 22

23 SCÉNARIO 1 - EXEMPLES 23

24 SCÉNARIO 1 - EXEMPLES 24

25 SCÉNARIO 2 – ARRIVÉE D’UN EMPLOYÉ 25 Besoin du demandeur  Préparer l’arrivée d’un nouvel employé Règles d’affaires  Doit garder une copie de la demande  Les demandeurs ont besoin de savoir  Où faire la demande  L’évolution de la demande  On doit s’assurer qu’une personne est là pour accueillir l’employé  Que l’environnement de l’employé sera prêt à son arrivée  On doit contrôler le nombre de voitures dans le stationnement intérieur  On a besoin de s’assurer que l’installation et la configuration sont conformes et fonctionnent correctement  On doit faire la gestion de l’inventaire  On doit être en mesure de savoir qui a accès à quoi  En informatique  Avec la sécurité

26 SCÉNARIO 2 – ARRIVÉE D’UN EMPLOYÉ 26

27 SCÉNARIO 2 – FORMULAIRE WEB 27

28 SCÉNARIO 2 - TÂCHES 28

29 SCÉNARIO 2 - TÂCHES 29

30 SCÉNARIO 2 - EXEMPLE 30

31 SUJET ALTERNATIF - REQUÊTE 31

32 SUJET ALTERNATIF - TÂCHE 32

33 EN CONCLUSION  Prendre le temps de bien faire ressortir les besoins, un seul processus à la fois  Définir les étapes et les transposer en graphique  Créer la SR  Ajouter les questions requises au formulaire Web  Créer les tâches d’après le workflow (avec préalable et groupe d’assignation)  Définir les champs personnalisés qui seront nécessaires à la création de certaines tâches  Faire des tests, corriger et re-tester  Rappelez-vous qu’il n’est pas nécessaire de tout automatiser d’un coup  De nouvelles fonctionnalités seront bientôt disponibles pour améliorer l’utilisation des Workflows dans Octopus  Ajout de condition dans les formulaires Web  Émulation du portail Web pour créer une requête à partir d’Octopus 33

34 34 QUESTIONS

35 Nathalie Asselin Spécialiste Octopus ITIL® nasselin@octopus-itsm.com Nathalie Lachapelle Spécialiste Octopus ITIL® nlachapelle@octopus-itsm.com 35 MERCI !