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AUDIT INTERNE ISPS Notions de système Similitudes Audit interne
Communication Outils et conseils Conclusions CSU France S. Jouglet

MANAGEMENT ET SYSTEME Partie 1 (Notions et approche)

REFERENCES Face aux exigences du code ISPS existe-t-il un ou des référentiel(s) déjà connu(s) ou appliqué(s) utilisant des mécanismes similaires à ceux prescrits par le Code ISPS et pouvant aider à la mise en œuvre et à l’évaluation des performances des mesures de sûreté définies par la Compagnie ? CSU France S. Jouglet

REFERENCES CONNUES DOMAINE INDUSTRIEL SYSTEME DE MANAGEMENT DE
LA QUALITE ISO 9001/2000 DOMAINE MARITIME SYSTEME DE MANAGEMENT DE LA SECURITE ET DE LA PREVENTION DE LA POLLUTION (ISM) Quels sont les principes directeurs retenus par ces systèmes ? CSU France S. Jouglet

Management et système CSU France S. Jouglet

Une Politique, des objectifs, des cibles, des indicateurs
Management et système Une Direction Une Politique, des objectifs, des cibles, des indicateurs CSU France S. Jouglet

Conformité aux exigences Parties intéressées Réglementaire
Management et système Conformité aux exigences Parties intéressées Réglementaire CSU France S. Jouglet

Une organisation définition autorité, responsabilités
Management et système Une organisation définition autorité, responsabilités CSU France S. Jouglet

Un/des représentant(s) de la Direction
Management et système Un/des représentant(s) de la Direction CSU France S. Jouglet

Un système documentaire Des procédures documentées
Management et système Management et système Un système documentaire Des procédures documentées Un système documentaire Des procédures documentées CSU France S. Jouglet

Gestion et maîtrise des documents internes et externes
Management et système Gestion et maîtrise des documents internes et externes Veille documentaire CSU France S. Jouglet

Management et système Management des ressources
Formation et familiarisation Exercices et entraînements CSU France S. Jouglet

Management et système Management des ressources
Des moyens de communication Des installations adaptées Maintenance des équipements et installations CSU France S. Jouglet

Management et système Des opérations de réalisation Des procédures
Des critères de surveillance CSU France S. Jouglet

Management et système Des opérations de réalisation
Des procédures, exigences produits Des mesures de performances CSU France S. Jouglet

Management et système Des opérations de réalisation
Opérations essentielles en condition normales et anormales, critiques ou spéciales CSU France S. Jouglet

Management et système Mesures, surveillance et améliorations
Retour d ’expérience, réclamations Surveillance, mesure, inspections et vérification du respect des exigences. CSU France S. Jouglet

Audits interne, non-conformités Actions correctives et préventives CSU France S. Jouglet

Analyse des données, Revues de système Par rapport à : Politique, objectifs, cibles CSU France S. Jouglet

Management et système LES CLEFS CSU France S. Jouglet

Management et système Modèle générique par approche processus

POLITIQUE OBJECTIFS REVUE CIBLES SURVEILLANCE PLANIFICATION
Management et système POLITIQUE OBJECTIFS REVUE CIBLES SURVEILLANCE PLANIFICATION CSU France S. Jouglet

Management et système ELEMENTS DEFINIS MESURABLES OBJECTIFS CIBLES

Management et système PLANIFICATION SURVEILLANCE RESPONSABLE NOMME
Équipe, communication, revue RESSOURCES ATTRIBUEES Humaines, techniques et financières CRITERES D’ACCEPTATION Coût, délais, conformité technique, réglementaire, spécifiée ... CSU France S. Jouglet

Management et système REVUE RESULTATS CONFORMITE EXIGENCES OBJECTIFS
AUDITS NON-CONFORMITES SATISFACTION CLIENT REVUES PRECEDENTES POLITIQUE CSU France S. Jouglet

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Partie 2 EXIGENCES (Similitudes) CSU France S. Jouglet

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! CSU France S. Jouglet

Planifier, faire, vérifier, agir
D C A P. D. C. A Plan, Do, Check, Act Planifier, faire, vérifier, agir CSU France S. Jouglet

(processus) Établi à partir d ’un document de J.C. Pallard BV Nantes
Partie 3 AUDIT INTERNE (processus) Établi à partir d ’un document de J.C. Pallard BV Nantes CSU France S. Jouglet

SOMMAIRE Exigences spécifiques d ’audit interne dans l’ISPS code
Objectifs de l’audit Place de l’audit dans un système de management Définitions et termes sur l ’audit CSU France S. Jouglet

SOMMAIRE management et programme d ’audit
Synoptique du processus d ’audit Démarches de l ’audit  7 caractéristiques essentielles Référentiels - pratiques - objectifs CSU France S. Jouglet

SOMMAIRE Types d ’audits interne Méthodologie de l ’audit
Conseils aux auditeurs Qualification des auditeurs CSU France S. Jouglet

Audit interne Exigences spécifiques Code ISPS Partie A:
Règles: 9.4 alinéa 8, 9.4.1, , , , (4.2) PARTIE B Règles: (9.5.1), (9.7.3), 9.53, , CSU France S. Jouglet

Planifier, faire, vérifier, agir
Audit interne REGLES FONDAMENTALES SUR L ’APPROCHE SYSTEME Écrire ce que l ’on doit faire Faire ce que l ’on a écrit Vérifier que l ’on fait ce qui est écrit Conserver des preuves tangibles P. D. C. A Plan, Do, Check, Act Planifier, faire, vérifier, agir P D C A CSU France S. Jouglet

ISPS ISPS Elaborer une politique Mettre Améliorer en oeuvre le système
Prévoir Améliorer le système Réagir Mettre en oeuvre un système Faire ISPS SMQ veut dire Système de Management de la Qualité. Même si aujourd’hui , on a tendance à ne plus mettre en avant la boucle PDCA de Deming, elle reste néanmoins un classique important pour que la norme puisse maintenir son standard de norme de management. - La qualité s ’inscrit dans la politique de l ’organisme, - La qualité se met en œuvre selon un plan, - La qualité se vérifie au niveau du produit ou service et des processus, - La qualité s ’améliore au niveau du système et de ses processus. Auditer les processus Vérifier CSU France S. Jouglet

ISPS ISPS Établir les objectifs et processus Mettre Améliorer
Planifier Améliorer les processus Agir Mettre en oeuvre les processus Faire ISPS SMQ veut dire Système de Management de la Qualité. Même si aujourd’hui , on a tendance à ne plus mettre en avant la boucle PDCA de Deming, elle reste néanmoins un classique important pour que la norme puisse maintenir son standard de norme de management. - La qualité s ’inscrit dans la politique de l ’organisme, - La qualité se met en œuvre selon un plan, - La qualité se vérifie au niveau du produit ou service et des processus, - La qualité s ’améliore au niveau du système et de ses processus. Surveiller vérifier les processus Vérifier CSU France S. Jouglet

OBJECTIFS DE L ’AUDIT ISPS
Audit interne OBJECTIFS DE L ’AUDIT ISPS Déterminer la conformité et l ’efficacité de son système Évaluer le système, pertinence et adéquation Vérifier que le système satisfait en permanence aux exigences (Vérifier 100% du fonctionnement des équipements) Améliorer son système Déterminer les causes de non-conformités Remédier aux dysfonctionnements. CSU France S. Jouglet

Place des audits dans un système de management
Audit interne politiques Clauses contractuelles Système de management Manuel Procédures instructions Enregistrements AUDITS Programme d ’audits Revues Place des audits dans un système de management CSU France S. Jouglet

DEFINITIONS ET TERMINOLOGIE
Audit interne DEFINITIONS ET TERMINOLOGIE Audit: processus systématique, indépendant et documenté en vue d ’obtenir des preuves d ’audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d ’audit sont satisfaits. Critères d ’audit: ensemble de politique, procédures et autres exigences par rapport auxquelles les preuves sont comparées. Preuve d ’audit: Enregistrements,énoncés de fait ou autres informations qui se rapportent à l ’audit et qui sont vérifiés. Constats d ’audit: Résultats de l ’évaluation de preuves d ’audit recueillies par rapport aux critères d ’audit. Conclusions d ’audit: Issu d ’un audit obtenu par une équipe d ’audit après avoir pris en considération tous les constats d ’audit. CSU France S. Jouglet

DEFINITIONS ET TERMINOLOGIE
Audit interne DEFINITIONS ET TERMINOLOGIE Produit : Résultat d ’un processus Processus : Système d ’activité qui utilise des ressources pour transformer une donnée d ’entrée en donnée de sortie. Procédure: Manière spécifiée d ’effectuer une activité ou un processus. Auditeur : Personne qualifiée et désignée pour mener des audits Audité : Organisme soumis à l’audit Observations d’audit : Constat fait au cours d ’un audit et étayé par des preuves tangibles. Preuves tangibles : Information dont la véracité peut être démontrée, fondée sur des faits obtenus par observation, mesurage, essais ou autres moyens. Non-Conformités : Non satisfaction à une exigence spécifiée. CSU France S. Jouglet

Audit interne Management et programme d'audit Planifier Réaliser
Autorité du programme Définition du programme Mise en œuvre du programme Action d ’amélioration ?? Surveillance et revue du programme oui Action d ’amélioration non Réagir Vérifier Continuer CSU France S. Jouglet

Management et programme d'audit
Audit interne Management et programme d'audit DEFINITION DU PROGRAMME Objectifs / étendue Procédures Ressources Responsabilités CSU France S. Jouglet

Management et programme d'audit
Audit interne Management et programme d'audit MISE EN ŒUVRE DU PROGRAMME Qualification et formation des auditeurs Désignation des équipes d ’audit Planification et ordonnancement des activités d ’audit Enregistrements Rapports CSU France S. Jouglet

Synoptique du processus d'audit
Audit interne Synoptique du processus d'audit Déclenchement de l ’audit Revue initiale des documents Préparation pour les activités à bord/terre Activités d ’audit à bord/terre Rendre compte de l ’audit Achèvement de l ’audit CSU France S. Jouglet

Audit interne Synoptique du processus d'audit DECLENCHEMENT DE L ’AUDIT Définition des objectifs, du champ et des critères Détermination de la faisabilité de l ’audit Mise en place de l ’équipe d ’audit Premier contact avec l ’audité CSU France S. Jouglet

Audit interne Synoptique du processus d'audit REVUE INITIALE DES DOCUMENTS Revue documentaire : Manuels, guides, procédures, logiciels, données, règlements, exigences ….. CSU France S. Jouglet

Audit interne Synoptique du processus d'audit PREPARATION POUR LES ACTIVITES D ’AUDIT Planification des activités d’audit Mission de l’équipe d’audit Documents de travail, Listes de vérification, plan d’audit, notification CSU France S. Jouglet

Audit interne Synoptique du processus d'audit ACTIVITES D ’AUDIT A BORD Réunion d ’ouverture Recueil et vérification des informations Constats au cours de l ’audit Préparation de la réunion de clôture Réunion de clôture CSU France S. Jouglet

Audit interne Synoptique du processus d'audit COMPTE RENDU DE L ’AUDIT Préparation du rapport d ’audit Approbation et diffusion du rapport CSU France S. Jouglet

Audit interne Synoptique du processus d'audit ACHEVEMENT DE L ’AUDIT SUIVI DE L ’AUDIT CSU France S. Jouglet

Démarches de l'audit : 7 caractéristiques essentielles
Audit interne Démarches de l'audit : 7 caractéristiques essentielles INDUCTIVE OBJECTIVE METHODIQUE INDEPENDANTE PONCTUELLE PEDAGOGIQUE COOPERATIVE CSU France S. Jouglet

Audit interne Démarches de l'audit : 7 caractéristiques essentielles INDUCTIVE Absence de tout a priori, partir des faits, vérifier, comparer, identifier les écarts, diagnostiquer les causes, faire des recommandations (pas de solution) CSU France S. Jouglet

Audit interne Démarches de l'audit : 7 caractéristiques essentielles OBJECTIVE Des faits authentifiés et prouvés Des problèmes hiérarchisés CSU France S. Jouglet

Audit interne Démarches de l'audit : 7 caractéristiques essentielles METHODIQUE Utilisation de techniques (d ’analyse et de présentation des résultats) ayant déjà fait leurs preuves CSU France S. Jouglet

Audit interne Démarches de l'audit : 7 caractéristiques essentielles INDEPENDANTE L’auditeur ne doit avoir ni responsabilité directe, ni autorité hiérarchique sur les activités auditées CSU France S. Jouglet

Audit interne Démarches de l'audit : 7 caractéristiques essentielles PONCTUELLE La mission est localisé dans le temps et généralement brève : recommandations rapides. Implique une hiérarchie des causes et des risques pour aller à l ’essentiel. CSU France S. Jouglet

L ’auditeur contribue à faire évoluer le milieu audité
Audit interne Démarches de l'audit : 7 caractéristiques essentielles PEDAGOGIQUE L ’auditeur contribue à faire évoluer le milieu audité CSU France S. Jouglet

Audit interne Démarches de l'audit : 7 caractéristiques essentielles COOPERATIVE Attitude de coopération réciproque : facilite la mise en œuvre des recommandations ultérieures CSU France S. Jouglet

Audit interne Référentiel-réalité-objectifs (ecarts)
Un audit permet de constater des écarts REFERENTIEL Normes, spécifications, manuel, procédures, plans, instructions, règlement, bonnes pratiques……. REALITE Processus, procédé, plans, opérations, rôles,……. Écarts 1 OBJECTIFS Satisfaction, certification, amélioration, Conformité Écarts 3 Écarts 2 CSU France S. Jouglet

Audit interne ORGANISATION S.M.S (système) PROCEDURE PROCESSUS PRODUIT
Types d'audits internes ORGANISATION S.M.S (système) PROCEDURE PROCESSUS PRODUIT SERVICE PREVENTIF (audit programmé) CORRECTIF (suite à non-conformité) CSU France S. Jouglet

Audit interne Types d'audits internes Exemple de référentiel
SYSTEME, ORGANISATION Normes,règlement, code, manuel PROCEDURE Procédures écrites, check-List, plans, rôles PROCESSUS Qualification du personnel, arrêt technique... PRODUIT, SERVICE Plan d ’urgence, essais, ... CSU France S. Jouglet

Audit interne Types d'audits internes Exemple de référentiel
Exemple de sujet SYSTEME, ORGANISATION Rôles de sûreté, attribution des tâches, formation PROCEDURE Chargement/Cargaison, gestion documentation externe PROCESSUS Soutage, approvisionnement , navigation, maintenance PRODUIT, SERVICE Formation, inspections sûreté, avarie CSU France S. Jouglet

Méthodologie d'un audit
Audit interne Méthodologie d'un audit Préparation Plan d ’audit + Questionnaire check-List + Notification de l ’audit + exécution Réunion d ’ouverture Observations d ’audit + + Conclusions Préparation synthèse + Réunion de clôture + Rapport préliminaire + suivi Rapport d ’audit Actions correctives Suivi des A.C / A.P + + CSU France S. Jouglet

Audit interne Préparation Constitution de l ’équipe d ’audit.
Une personne seule peut effectuer un audit, toutefois il est préférable de constituer une équipe. Un membre de l ’équipe est nommé responsable d ’audit. Son rôle : Préparer le plan d ’audit, coordonner les tâches des auditeurs, fixer le planning en accord avec l ’audité,notifier le plan d ’audit à l ’audité, animer les réunions d ’ouverture et de clôture, participer à l ’exécution de l ’audit, établir et diffuser le rapport d ’audit. Préparation CSU France S. Jouglet

Audit interne Préparation PLAN D ’AUDIT
Le responsable d ’audit doit établir un plan d ’audit identifiant: La date de l ’audit Les auditeurs Le lieu de l ’audit Le référentiel applicable L ’objet de l ’audit Le planning des Le type d ’audit principales activités de Le domaine audité l ’audit Préparation CSU France S. Jouglet

Audit interne Préparation PRINCIPE DU FIL CONDUCTEUR (exemple)
1/ Dysfonctionnement ou non conformité, identification, traitement, vérification, action corrective 2/ Plan d ’urgence, rôle et tâches, affectation des responsabilités, exercices, conflit sécurité / sûreté, points à améliorer, mesures d’améliorations, . 3/ Maintenance, Report d’inspection à l ’arrêt technique, liste des travaux d ’arrêt technique, rapport technique. 4/ Cycle PDCA, efficience, efficacité, application, existence. 5/ Certificat ISPS, suivi des échéances, programmation, conformité, notification à la Compagnie des anomalies constatées. Préparation CSU France S. Jouglet

Audit interne Préparation PREPARATION DE DOCUMENT DE TRAVAIL:
Pour faciliter les investigations, noter les observations de l’audit et consigner les éléments de preuves étayant les conclusions. Un document type est conseillé. Ce document comprend un questionnaire ou une liste de points à examiner. Les questions ou les points à examiner doivent tenir compte du plan de l ’audit et avoir un enchaînement logique. Préparation CSU France S. Jouglet

Audit interne Préparation
CONSEILS POUR LA PREPARATION D ’UN QUESTIONNAIRE 1/ Éviter les questions fermées 2/ Aérer le questionnaire pour noter les investigations complémentaire suite aux informations obtenues 3/ Balayer l ’adéquation entre : main d ’œuvre, moyens, méthodes, milieu, 4/ Utiliser le ; qui ?, quoi ?, ou ?, quand ?, avec quoi ?, pourquoi ?, comment ?, quand ?, Préparation CSU France S. Jouglet

Audit interne Préparation NOTIFICATION
Le responsable d ’audit doit communiquer le plan d ’audit aux audités (responsables concernés). La notification doit être faite par écrit avec suffisamment d ’avance Préparation CSU France S. Jouglet

Audit interne EXECUTION REUNION D ’OUVERTURE
Une réunion doit être faite sur les lieux de l ’audit avec les responsables concernés. Elle a pour but d ’obtenir la coopération de ces responsables. Le responsable d ’audit présente l ’équipe d ’audit rappelle le plan d ’audit et clarifie tout point obscur présente un résumé des méthodes utilisées Confirme l ’heure et la date de l ’audit Les responsables confirme la disponibilité des personnes et moyens et installations dont elle a besoin EXECUTION CSU France S. Jouglet

Audit interne EXECUTION DEROULEMENT DE L ’AUDIT Entretien et examen.
L ’audit doit se dérouler selon le plan prévu. L ’audit se fait sous forme d ’entretiens entre auditeurs et audités et par examen des documents. Il doit suivre le questionnaire ou les points à examiner de façon à éviter répétitions et omissions; La liste des questions ou des points à examiner n ’est pas limitatives, elle ne doit pas empêcher l ’auditeur de poser des questions complémentaires EXECUTION CSU France S. Jouglet

Audit interne EXECUTION DEROULEMENT DE L ’AUDIT Recueil de preuves
L ’auditeur doit constater sur des cas d ’espèce, les preuves de la conformité aux exigences définies dans le référentiel Observations d ’audit Les observations d ’audit doivent être documentées. Les observations d ’audit identifiées comme des non-conformités, doivent être : CLAIRES, PRECISES, ETAYEES DE PREUVES EXECUTION CSU France S. Jouglet

Audit interne Conclusions REUNION DE CLÔTURE:
Le responsable d ’audit programme une réunion avec les responsables concernés par l ’audit. Le but de cette réunion étant de : rappeler l ’objet de l ’audit présenter les résultats de l ’audit (points satisfaisants, les opportunités d ’amélioration et les non-conformités. Clarifier les éventuels malentendus Définir un accord pour chaque non-conformité ou déficience. L’audité a la responsabilité de déterminer et lancer les actions correctives. Conclusions CSU France S. Jouglet

Audit interne Conclusions RAPPORT D ’AUDIT
Le rapport d ’audit est établi par le responsable d ’audit, dans un délai convenu avec l ’audité. (un rapport préliminaire remis directement à l ’audité est recommandé). Ce rapport doit contenir : le plan d ’audit l ’identité des auditeurs et des audités la synthèse des observations le récapitulatif des non-conformités, des points forts la liste de diffusion du rapport Conclusions CSU France S. Jouglet

Audit interne Conclusions SUIVI DES ACTIONS CORRECTIVES
A partir du récapitulatif des non-conformités, la fonction en charge assure un suivi comprenant : L ’enregistrement des actions correctives (nature de l ’action corrective et délai de mise en œuvre). La vérification de la mise en œuvre et de l ’efficacité, des actions correctives (audit de suivi). Les relances éventuellement nécessaires. L ’enregistrement du suivi des actions correctives. Conclusions CSU France S. Jouglet

Audit interne Conclusions Boucle générique système
Identification d ’un besoin Décider et planifier une action Mettre en œuvre l’action Vérifier la mise en œuvre de l’action Enregistrer et notifier les actions réalisées S’assurer de l’efficacité de l’action Conclusions CSU France S. Jouglet

AUDITEUR Partie 4 COMMUNICATION ATTITUDES CSU France S. Jouglet

AUDITEUR Quoi ? (le fait) Qui ? (la personne) Où ? (le lieu)
Quand ? (le temps) Comment ? (la manière) Pourquoi ? (les motifs) Avec quoi ? (les moyens) CSU France S. Jouglet

Auditeur CSU France S. Jouglet

Communication Pour la plupart des personnes: 40 à 60% du temps passé à écouter !!!! Les personnes ne parlent librement pas à ceux qui n ’écoutent pas. Rien ne sert de poser une question si on ne fait pas attention à la réponse. Avantage de l ’écoute Compréhension plus complète des problèmes et du point de vue de l ’audité Le fait de montrer que l ’audité explique des choses intéressantes et informatives créent de meilleures relations Les décisions sont prises sur des bases plus précises et plus complètes Les problèmes et désaccords éventuels sont résolus plus facilement CSU France S. Jouglet

Communication Facteurs d ’aide pour une écoute plus efficace
Supprimer les distractions: bruits de fonds, éléments auditifs perturbateurs environnement inconfortable, manque de temps, voix basse, mots non familier. Écouter le contenu: se concentrer sur le contenu même si la réponse est pauvre. Suspendre son jugement: Attendre d ’avoir reçu et compris l ’ensemble des informations avant de les évaluer. Rechercher les thèmes: extraire les idées clés de ce qui est dit. Rechercher les liens avec les objectifs, les connaissances et expériences. Ne pas rechercher uniquement les faits. Utiliser le temps économisé: nous pensons 4 fois plus vite que nous parlons. Essayer d ’utiliser ce temps « économisé » pour réfléchir. Chercher à clarifier les éléments: Demander à la personne de répéter ou d ’apporter des explications complémentaires. Profiter de ces poses logiques pour résumer ce qui a été dit. Cela aide à lever les incompréhensions. CSU France S. Jouglet

Communication Éliminer les mauvaise habitudes:
feindre d ’être attentif, être préoccupé par d ’autres sujets, réagir de manière disproportionnée, ne pas regarder son interlocuteur, donner des signes d ’impatience, interrompre les personnes écouter à moitié écouter uniquement ce que vous voulez entendre ne pas laisser de coté ce sur quoi vous n ’êtes pas d ’accord Utiliser les temps d ’écoute pour rassembler ses pensées CSU France S. Jouglet

Communication PROCESSUS DE BASE :2 éléments de base fondamentaux
Aspect mécanique et quantitatif: Dispenser et recevoir une information Aspects organiques et subjectifs: apparences, attitudes, émotions et comportement. DEFINITIONS: la communication, système composé des éléments suivants: Informations Idées Comportement Émotions et faits sont inextricablement liés, on peut donc dire: Perception et interprétation des information reçues Attente des aspirations, des valeurs et des besoins d ’une personne Implication, réaction, réponse par rapport à un objectif désigné. Information contre compréhension: la capacité à recevoir et percevoir la communication est un élément clef de la compréhension. (éléments émotionnels) CSU France S. Jouglet

Communication Communication efficace
Sélectionner, développer un objectif (But?) Analyser l ’audience (point de vue du récepteur) Organiser et structurer l ’idée Sélectionner le moyen de délivrance (processus de transmission) Générer une réponse. Planifier une communication parlée De quoi allez vous parler Voulez-vous que quelque chose soit fait Voulez-vous agir sur le comportement d ’une personne Voulez-vous renforcer un message Voulez-vous que la personne vous retourne une information. CSU France S. Jouglet

Communication Analyse de l ’audience
Est-ce que la personne qui vous écoute attend un message De quelle manière votre programmation affecte leurs responsabilités, idées ou leurs sentiments. Sont -ils vos subordonnés. Organiser le message Attention, intérêt, discussion, action. S ’adapter au niveau du récepteur Ne pas prendre de haut Lorsque possible utiliser le « par exemple » Reconnaissance de l ’expérience et des connaissances de l ’interlocuteur Courtois Ne pas oublier que bien souvent vous êtes le demandeur d ’une action Préparer le message ou réfléchir avant de parler pour intervenir au bon moment pour diriger une conversation. CSU France S. Jouglet

Communication Les points forts. Amical sincère compréhensif
réceptif aux idées des autres ouvert et honnête dans les réponses à l ’aise avec le étrangers facile à comprendre enthousiaste observateur intéressant à écouter imaginatif dans l ’approche Est-ce que je parle clairement j ’écoute attentivement je mets les autres à l ’aise j ’essaye de voir les autre point de vue je laisse le temps de parler j ’essaye de comprendre je prépare mes interventions je connais mes objectifs je suis le déroulement j ’ai une apparence acceptable j ’admets que j ’ai tort CSU France S. Jouglet

Communication Les points faibles impersonnel pas organisé préjudiciel
préoccupé nerveux négatif intolérant provoqué facilement paresseux Est-ce que je monopolise la conversation je sautes aux conclusions je suis contradictoire je me mets en colère facilement je prends mal les critiques j ’évite les situations à problèmes j ’utilise des mots ou expression émotionnelles je manque de concentration j ’interromps les autres CSU France S. Jouglet

Partie 5 CONSEILS et OUTILS CSU France S. Jouglet

Questionnaire CSU France S. Jouglet

Auditeur Outil de l ’auditeur

ISO 9004 Aspects a prendre en compte en audit
L ’existence d ’une documentation adéquate La mise en œuvre efficace des processus L ’identification des non-conformités La documentation des résultats La compétence du personnel Les opportunités d ’amélioration La capacité des processus L ’utilisation des techniques statistiques L ’utilisation de l ’informatique L ’analyse des données sur le coût de la Sécurité / Sûreté L ’autorité et les responsabilités sont attribuées Les résultats et les attentes concernant les performances L ’adéquation et la justesse des mesures de performances Les activités d ’amélioration Les relations avec les parties intéressées CSU France S. Jouglet

Notes de l ’auditeur Personne Notes S NS Responsabilités Ressources
Procédure Ref. Activités Vérifications Enregistrements Améliorations Validation CSU France S. Jouglet

Audit interne Conseil aux auditeurs
Préparer à fond (la préparation est une phase importante de l ’audit, elle conditionne le bon déroulement de l ’audit Avoir constamment une attitude coopérative Savoir écouter et comprendre le langage des interlocuteurs Vérifier les faits même évidents, ne pas faire confiance aveuglément mais demander... « Montrez-moi… » Garder toute impartialité, avoir un jugement indépendant et droit Rester ferme sur le programme convenu CSU France S. Jouglet

Rédaction des non-conformités
Audit interne Conseil aux auditeurs Rédaction des non-conformités Identifier clairement l ’écart par rapport aux références de la spécification considérée Indiquer autant que possible le constat et l ’exigence pour permettre aux personnes n ’ayant pas participé à l ’audit, de mesurer l ’écart Ne jamais personnaliser les non-conformités ni régler des comptes. CSU France S. Jouglet

A la rencontre d ’un problème
Audit interne Conseil aux auditeurs A la rencontre d ’un problème Vérifier qu ’il s ’agit d’un vrai problème avant de s’attaquer à sa solution. Ne jamais critiquer personne Pas de perfectionnisme gênant la décision Laisser sa proposition séduire celui qui aura à la mettre en œuvre CSU France S. Jouglet

Qualification des auditeurs
1/ ENSEIGNEMENT 2/ FORMATION norme, codes, techniques d ’audit 3/ EXPERIENCE participation à plusieurs audits 4/ QUALITES PERSONNELLES autonomie, capacités de synthèse, objectivité,ténacité 5/ APTITUDE AU MANAGEMENT Organiser, planifier, préparer, coordonner. 6/ ENTRETIEN DES COMPETENCES Normes et méthodes PROCEDURE DE QUALIFICATION CSU France S. Jouglet

Aspects spécifiques de l'audit ISPS CSU France S. Jouglet

L'auditeur doit contribuer à l'évolution documentaire,
sa bonne compréhension, sa bonne application CSU France S. Jouglet

L'auditeur doit contribuer à l'évolution documentaire, pour assurer la
conformité réglementaire CSU France S. Jouglet

Aspects spécifiques audit ISPS
CONDUIRE L’AUDIT EN CONSIDERANT EN PERMANENCE 2 ASPECTS Navire utilisé en tant que moyen de transport, Attaque du navire ou utilisé en tant qu’arme 3 Niveaux de sûreté 6 Axes Directeurs Accès, Zone d’accès restreint, manipulation de la cargaison, provisions de bord, bagages non accompagnés, surveillance de la sûreté 9 Scénarios / Menaces = situations d’urgences CSU France S. Jouglet

Rechercher les conflits sécurité / sûreté Exemples: exercices -> rôle sûreté / sécurité en urgence Faisabilité: Mise en œuvre niveau 2 et exécution des opérations commerciales Vérification des temps de repos au niveau 2 ou 3 CSU France S. Jouglet

S’assurer et mettre évidence l’existence et l’application: des procédures détaillées requises par le Code Des détails supplémentaires requis par le Code CSU France S. Jouglet

PROCEDURES Faire face à une menace ou une atteinte à la sûreté,
maintenir les opérations essentielles du navires ou interface Donner suite à une consigne des CG au niveau 3 Évacuation Audit Formation, entraînements et exercices Interface avec les IP Examen périodique du plan Inspection, mise à l’essai étalonnage et entretien Utilisation du SSAS Maîtrise et préservation des données Maîtrise et préservation des enregistrements CSU France S. Jouglet

PROCEDURES Permettant d’identifier et de rectifier les défaillances ou défauts de fonctionnements. Permettant de préserver les informations confidentielles Garantissant la soumission et l’évaluation des rapports de non-respects des mesures de sûreté Permettant d’établir de tenir et mettre à jour l’inventaire des marchandises dangereuses et substances dangereuses. Des mesures à adopter lorsque le navire applique un niveau de sûreté plus élevé que l’IP Mesures lorsque le navire est dans un état qui n’est pas GC, activité « ship to ship » avec des navires auxquels le code ne s’applique pas Activité avec IP non soumise au code ISPS Déterminer si le SSP reste efficace CSU France S. Jouglet

PROCEDURES Compte rendu au points de contacts des GC
Contrôle de l’inventaire de la cargaison aux points d’accès au navire Entre le navire et les fournisseurs , la notification et la planification des livraisons des provisions de bord Sauvegarde à tous niveaux de sûreté pour le fonctionnement permanent des équipements compte tenu des conditions météorologiques ou pannes d’énergie. Communications de sûreté Faire face à un incendie et autres situations d’urgence Réviser, mettre à jour et modifier le SSP Déterminer si les procédures et équipements restent efficaces Mesures de sauvegarde pour la permanence des communications CSU France S. Jouglet

AUTRES DETAILS Tâches du personnel Identification du SSO et CSO
Fréquence de mise à l’essai, étalonnage du matériel de sûreté identification des endroits ou sont installés les commandes du SSAS Nature et type d’inspection de sûreté du SSO Identification de la personne en charge de désigner les membres de l’équipage Identification de la personne en charge de l’exploitation du navire Identification des parties en cas de « chart parties » Vérifications effectuées pour les personnes et marchandises secourues en mer Organigramme des mesures de sûreté Relation entre le navire, la compagnie et les IP Les systèmes de communications les mesures de sûreté élémentaires au niveau 1 identification des mesures au niveau 2 et 3…….selon les 6 axes Le traitement des DoS ……….. CSU France S. Jouglet

Rapport: Exemple défini connu enregistré appliqué

CONCLUSIONS CSU France S. Jouglet

Être auditeur n'est pas plus simple
Être audité n'est pas simple Être auditeur n'est pas plus simple CSU France S. Jouglet

Des améliorations La suite de l ’audit Un traitement des rapports
Une analyse globale Une conclusion sur l ’efficacité du système La mise en évidence des dysfonctionnements Une partie de la revue de « Système » par le CSO et la Direction Des décisions, des modifications, des adaptations Des améliorations CSU France S. Jouglet

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