Présentation du module « Demande de financement »

Présentation du module « Demande de financement »
Fonds social européen Séminaire Ma Démarche FSE Présentation du module « Demande de financement » PARIS, 16 avril 2015 la Journée "ma-demarche-fse" est cofinancé par le Fonds social européen dans le cadre du PON «Emploi et Inclusion» 1

Dimension administrative
Séminaire 16/04/2015

Comment créer un compte porteur de projet ?

Lorsque le porteur se connecte la première fois, il doit compléter les coordonnées de son organisme : Séminaire 16/04/2015

Dans l’onglet « utilisateur », le porteur peut créer un compte pour chaque membre de sa structure. Il définit pour chacun s’il s’agit d’un compte maître ou un compte secondaire. Le compte maître peut gérer l’organisme, les comptes des utilisateurs et la création de la demande de financement. Il est possible d’avoir plusieurs comptes maître pour un même organisme. Le compte secondaire ne peut créer une demande mais peut la gérer si le collaborateur est défini comme personne en charge du dossier (cf. contact). Le compte maître peut, s’il le souhaite, enlever la visibilité sur le plan de financement à un compte secondaire. Séminaire 16/04/2015

Le porteur peut alors déposer sa demande

Dimension fonctionnelle

Le porteur choisit sur quel programme opérationnel il souhaite déposer sa demande

Introduction Toute demande de financement doit être rattachée à un appel à projet. La création d’un appel à projet est donc un préalable indispensable. La possibilité de créer un appel à projet appartient par défaut au chef de service mais ce droit « Gestion de l’appel à projet » est délégable à l’administrateur de service. Vous pouvez créer un appel à projet thématique, sur un objectif spécifique ou un appel à projet pour une durée limitée ou un appel à projet dit « permanent », c’est-à-dire sur tout le programme opérationnel et ce jusqu’au 31 décembre 2020. Séminaire 16/04/2015 10

Initialisation de la demande
Organisme Description de l’opération Plan de financement Outils suivi participants Validation Séminaire 16/04/2015

Initialisation de la demande de financement
Sélection de la région de l’appel à projets Renseigner intitulé du projet, dates prévisionnelles de réalisation, choix de l’appel à projet et positionnement du projet au sein du programme opérationnel Localisation de l’organisme Renseigner le représentant légal de l’organisme Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Plan de financement Outils suivi participants Validation dates prévisionnelles de réalisation : 36 mois max Séminaire 16/04/2015

Identification de l’organisme
Initialisation de la demande Organisme Identification de l’organisme Contacts Aides d’Etat Description de l’opération Plan de financement Outils suivi participants Validation Séminaire 16/04/2015

Identification de l’organisme
Assujettissement ou non à la TVA Si assujettissement à la TVA, les prix doivent être présentés HT Si non assujettissement à la TVA > TTC Soumission au code des marchés publics ou à l’ordonnance de 2005 Lien avec l’utilisation non obligatoire des coûts simplifiés en dessous de € pour les opérations mises en œuvre par voie de marchés publics (ref art. 67§4 R(UE) 1303/2013) Présentation de l’activité de l’organisme bénéficiaire Représentant légal Initialisation de la demande Organisme Identification de l’organisme Contacts Aides d’Etat Description de l’opération Plan de financement Outils suivi participants Validation Lien avec l’utilisation non obligatoire des coûts simplifiés en dessous de € pour les opérations mises en œuvre par voie de marchés publics (ref art. 67§4 R(UE) 1303/2013) Séminaire 16/04/2015

Contacts Initialisation de la demande Organisme
Identification de l’organisme Contacts Aides d’Etat Description de l’opération Plan de financement Outils suivi participants Validation Le 1er champ est fonctionnel. Le second est littéral. Il ne correspond pas forcément à un utilisateur de MDFSE. Séminaire 16/04/2015

Contacts La personne ayant créé la demande, sous le profil compte maître désigne les personnes en charge du projet qui peuvent intervenir dans MDFSE et celles à qui les notifications doivent être envoyées pour le suivi. Par défaut, il est inscrit automatiquement en tant que « chargé du suivi de l’opération » lorsqu’il crée une demande de financement. Pour les projets déposés avant la révision des profils, il convient de les définir, sans quoi la demande n’est plus modifiable. Initialisation de la demande Organisme Identification de l’organisme Contacts Aides d’Etat Description de l’opération Plan de financement Outils suivi participants Validation Le 1er champ est fonctionnel. Le second est littéral. Il ne correspond pas forcément à un utilisateur de MDFSE. Séminaire 16/04/2015

Dans l’onglet administration, vous devez définir le nom des personnes en charge du dossier
Initialisation de la demande Organisme Identification de l’organisme Contacts Aides d’Etat Description de l’opération Plan de financement Outils suivi participants Validation Séminaire 16/04/2015

Initialisation de la demande Organisme
Identification de l’organisme Contacts Aides d’Etat Description de l’opération Plan de financement Outils suivi participants Validation Être vigilant sur les aides renseignées. Donner l’exemple d’une ML qui n’aurait pas renseigné de ligne « CPO – Etat » Séminaire 16/04/2015

Aides d’Etat 1/2 Il s’agit de renseigner dans ce tableau, toutes les aides reçues d'organismes publics (Union européenne, Etat, collectivités territoriales, ...), quelle que soit leur forme, et obtenues au cours des 2 dernières années. Ces informations permettent au service gestionnaire d’apprécier la conformité de l’organisme au regard de la règlementation relative aux Aides d’Etat dans le cadre de l’instruction. Si durant l’une de ces années, une aide a été qualifiée de « de minimis » dans l’acte attributif de l’aide, le porteur doit cocher la case « aide de minimis ». Ces informations sont demandées à tous les porteurs autres que l’Etat et les collectivités territoriales. Initialisation de la demande Organisme Identification de l’organisme Contacts Aides d’Etat Description de l’opération Plan de financement Outils suivi participants Validation Être vigilant sur les aides renseignées. Donner l’exemple d’une ML qui n’aurait pas renseigné de ligne « CPO – Etat » Séminaire 16/04/2015

Aides d’Etat 2/2 Initialisation de la demande Organisme
Identification de l’organisme Contacts Aides d’Etat Description de l’opération Plan de financement Outils suivi participants Validation Être vigilant sur les aides renseignées. Donner l’exemple d’une ML qui n’aurait pas renseigné de ligne « CPO – Etat » Séminaire 16/04/2015

Aides d’Etat 2/2 Deux questions sont posées afin de vérifier si la demande de financement concerne un champ couvert par le règlement général d’exemption par catégorie. Il s’agit d’un règlement de la Commission européenne qui définit les catégories d'aides d'État peuvent être exemptées de l'obligation de notification à certaines conditions. Pour le FSE, il s’agit de l’aide à la formation de ses salariés et de l’aide au conseil. La suite du module de demande est adaptée en fonction de la réponse à ces questions. Initialisation de la demande Organisme Identification de l’organisme Contacts Aides d’Etat Description de l’opération Plan de financement Outils suivi participants Validation Être vigilant sur les aides renseignées. Donner l’exemple d’une ML qui n’aurait pas renseigné de ligne « CPO – Etat » Séminaire 16/04/2015

Contexte global Initialisation de la demande Organisme
Description de l’opération Contexte global Localisation Contenu et finalité Principes horizontaux Fiches Actions Modalités de suivi Plan de financement Outils suivi participants Validation Séminaire 16/04/2015

Contexte global Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Contexte global Localisation Contenu et finalité Principes horizontaux Fiches Actions Modalités de suivi Plan de financement Outils suivi participants Validation Ce sous-onglet rappelle l’intitulé du projet, ses dates de réalisation, l’appel à projet sélectionné et le positionnement sur ce programme opérationnel. Les lignes « Coût total prévisionnel éligible » et « Aide FSE sollicitée » sont renseignées automatiquement après saisie du plan de financement. En cas d’erreur dans la sélection de l’appel à projet lors de l’initialisation de la demande, cette information peut être modifiée dans cet onglet. Séminaire 16/04/2015

Localisation Initialisation de la demande Organisme

Localisation Cet onglet permet de renseigner le lieu de réalisation du projet. Pour rappel, si une partie du projet est réalisée en dehors du territoire couvert par le programme opérationnel, et si la demande est déposée sur le programme opérationnel national, le porteur doit justifier dans quelle mesure les réalisations et les retombées du projet bénéficient exclusivement à une ou des régions de France métropolitaine. Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Contexte global Localisation Contenu et finalité Principes horizontaux Fiches Actions Modalités de suivi Plan de financement Outils suivi participants Validation Séminaire 16/04/2015

Contenu et finalité Initialisation de la demande Organisme

Contenu et finalité Contexte et diagnostic des besoins
Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Contexte global Localisation Contenu et finalité Principes horizontaux Fiches Actions Modalités de suivi Plan de financement Outils suivi participants Validation Contexte et diagnostic des besoins Description du projet et de ses finalités Calendrier de réalisation Il s’agit pour le porteur de donner le plus d’éléments possibles afin que le gestionnaire puisse, lors de l’instruction, apprécier la teneur du projet pour lequel un financement FSE est demandé. Des développements trop succincts conduiront le gestionnaire à demander des compléments. Séminaire 16/04/2015

Principes horizontaux
Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Contexte global Localisation Contenu et finalité Principes horizontaux Fiches Actions Modalités de suivi Plan de financement Outils suivi participants Validation Séminaire 16/04/2015

Principes horizontaux
Il existe 3 principes horizontaux dans la nouvelle réglementation européenne : Egalité entre les femmes et les hommes ; Egalité des chances et non-discrimination ; Développement durable (uniquement le volet environnemental) Pour chacun des principes, il est demandé au porteur si sa mise en œuvre se fait au travers : d’une action; du projet ; ou s’il n’est pas mis en œuvre. Chaque réponse devra être dûment justifiée. Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Contexte global Localisation Contenu et finalité Principes horizontaux Fiches Actions Modalités de suivi Plan de financement Outils suivi participants Validation Séminaire 16/04/2015

Fiches Actions Initialisation de la demande Organisme

Fiches Actions Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Contexte global Localisation Contenu et finalité Principes horizontaux Fiches Actions Modalités de suivi Plan de financement Outils suivi participants Validation Les fiches actions constituent le cœur du formulaire de demande. Le porteur doit créer autant de fiches que son projet comporte d’actions. Une action est un ensemble homogène d’activités visant une finalité particulière. Séminaire 16/04/2015

Fiches Actions Pour chaque action, il faut présenter : les objectifs ;
Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Contexte global Localisation Contenu et finalité Principes horizontaux Fiches Actions Modalités de suivi Plan de financement Outils suivi participants Validation Pour chaque action, il faut présenter : les objectifs ; le contenu ; les moyens humains consacrés à la mise en œuvre opérationnelle ; le public visé ; les modalités de mise en concurrence (si des achats de fournitures ou services sont prévus dans le cadre de l’action) ; Les résultats attendus. Séminaire 16/04/2015

Action de soutien aux structures Action de soutien aux personnes
Fiches Actions Pour rappel, il existe deux types d’action : Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Contexte global Localisation Contenu et finalité Principes horizontaux Fiches Actions Modalités de suivi Plan de financement Outils suivi participants Validation Action de soutien aux structures Action de soutien aux personnes L’action vise des participants directs, que l’on peut identifier, dénombrer, dont on peut renseigner les caractéristiques (sexe, âge, …). L’action ne s’adresse pas à des participants directement dénombrables (études, communication, réalisation d’outils). Séminaire 16/04/2015

Modalités de suivi Initialisation de la demande Organisme

Modalités de suivi Sur cet onglet sont abordés les points suivants :
Publicité : ex : mention du soutien octroyé par l’Union européenne Moyens administratifs Mesure des réalisations et justificatifs Suivi des temps : Pour le personnel affecté partiellement au projet le temps d’activité doit être retracé selon l’une des modalités suivantes : - à partir d’extraits de logiciels de suivi du temps détaillant par jour le temps affecté au projet ; - à partir de feuilles d’émargement ; - à défaut, sur la base d’un état récapitulatif détaillé par jour, daté et signé de façon hebdomadaire ou au minimum mensuellement par la personne rémunérée et son supérieur hiérarchique. Comptabilité : Le bénéficiaire suit de façon distincte dans sa comptabilité les dépenses et les ressources liées à l’opération. (comptabilité analytique). A défaut, mise en place d’une codification adéquate permettant une réconciliation des dépenses, ressources et recettes déclarées au titre de l’opération avec les états comptables et les pièces justificatives afférentes. Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Contexte global Localisation Contenu et finalité Principes horizontaux Fiches Actions Modalités de suivi Plan de financement Outils suivi participants Validation Séminaire 16/04/2015

Plan de financement Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Plan de financement Structuration Dépenses directes de personnel Autres dépenses directes Dépenses de tiers ou en nature Dépenses indirectes forfaitisées / Calcul des coûts restants Dépenses totales - Recettes Ressources / Synthèse Outils suivi participants Validation L’onglet plan de financement a intégré différentes règles de gestion qui permettent de répondre aux obligations règlementaires. Exemple 1 : Option de coûts simplifiés obligatoires en dessous de € de soutien public. Exemple 2 : Conditions d’application du 20% Séminaire 16/04/2015

Structuration Initialisation de la demande Organisme
Description de l’opération Plan de financement Structuration Dépenses directes de personnel Autres dépenses directes Dépenses de tiers ou en nature Dépenses indirectes forfaitisées / Calcul des coûts restants Dépenses totales - Recettes Ressources / Synthèse Outils suivi participants Validation Séminaire 16/04/2015

Structuration Ce sous-onglet permet de comprendre la structuration du plan de financement d’un opérateur. En fonction de son budget, différents taux forfaitaires vont lui être proposés. Rappel : toutes les dépenses directes sont demandées au réel afin de permettre au gestionnaire d’apprécier le bien-fondé du taux forfaitaire retenu par le porteur. Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Plan de financement Structuration Dépenses directes de personnel Autres dépenses directes Dépenses de tiers ou en nature Dépenses indirectes forfaitisées / Calcul des coûts restants Dépenses totales - Recettes Ressources / Synthèse Outils suivi participants Validation Séminaire 16/04/2015

Dépenses directes de personnel
Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Plan de financement Structuration Dépenses directes de personnel Autres dépenses directes Dépenses de tiers ou en nature Dépenses indirectes forfaitisées / Calcul des coûts restants Dépenses totales - Recettes Ressources / Synthèse Outils suivi participants Validation Séminaire 16/04/2015

Dépenses directes de personnel
Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Plan de financement Structuration Dépenses directes de personnel Autres dépenses directes Dépenses de tiers ou en nature Dépenses indirectes forfaitisées / Calcul des coûts restants Dépenses totales - Recettes Ressources / Synthèse Outils suivi participants Validation Le porteur doit renseigner ses dépenses de personnel dans ce tableau. Ces dépenses constituent l’assiette des taux forfaitaires de 15% et 40%. Séminaire 16/04/2015

Autres dépenses directes
Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Plan de financement Structuration Dépenses directes de personnel Autres dépenses directes Dépenses de tiers ou en nature Dépenses indirectes forfaitisées / Calcul des coûts restants Dépenses totales - Recettes Ressources / Synthèse Outils suivi participants Validation Ces tableaux sont en tout point similaires au plan de financement 2007/2013. Séminaire 16/04/2015

Autres dépenses directes
Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Plan de financement Structuration Dépenses directes de personnel Autres dépenses directes Dépenses de tiers ou en nature Dépenses indirectes forfaitisées / Calcul des coûts restants Dépenses totales - Recettes Ressources / Synthèse Outils suivi participants Validation Dépenses de fonctionnement Dépenses de prestations de service Dépenses liées aux participants Ces tableaux sont en tout point similaires au plan de financement 2007/2013. Ces tableaux sont en tout point similaires au plan de financement 2007/2013. Séminaire 16/04/2015

Dépenses de tiers et en nature

Dépenses de tiers et en nature
Les dépenses en nature sont valorisées selon des conditions identiques à celles de la programmation à 2007/2013. Elles correspondent à des apports, sans contrepartie financière, de biens, de prestations ou aux personnels bénévoles, spécifiquement mobilisés pour la mise en œuvre de l’opération. Leur valorisation doit être strictement équilibrée par un montant équivalent en dépenses et en ressources. Les dépenses de tiers concernent les salaires et indemnités versés par un tiers au profit des participants conformément à l’article 13§5 du R(UE) n°1304/2013. Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Plan de financement Structuration Dépenses directes de personnel Autres dépenses directes Dépenses de tiers ou en nature Dépenses indirectes forfaitisées / Calcul des coûts restants Dépenses totales - Recettes Ressources / Synthèse Outils suivi participants Validation Séminaire 16/04/2015

15% - 20% - 40% Initialisation de la demande Organisme

15% - 20% - 40% Les dépenses forfaitisées sont calculées automatiquement par MDFSE. Pour rappel : Dépenses directes de personnel * 15% = dép. indirectes Dépenses directes hors prestations de services * 20 % = dép. indirectes Dépenses directes de personnel * 40% = ensemble des coûts restants du projet Si le porteur a sélectionné le taux de 40%, les dépenses directes au réel, autres que les dépenses directes de personnel, ne sont pas reprises dans le tableau du coût total éligible. Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Plan de financement Structuration Dépenses directes de personnel Autres dépenses directes Dépenses de tiers ou en nature Dépenses indirectes forfaitisées / Calcul des coûts restants Dépenses totales - Recettes Ressources / Synthèse Outils suivi participants Validation Séminaire 16/04/2015

Dépenses prévisionnelles - Recettes

Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Plan de financement Structuration Dépenses directes de personnel Autres dépenses directes Dépenses de tiers ou en nature Dépenses indirectes forfaitisées / Calcul des coûts restants Dépenses totales - Recettes Ressources / Synthèse Outils suivi participants Validation Ce tableau présente une synthèse des dépenses prévisionnelle du projet. Séminaire 16/04/2015

Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Plan de financement Structuration Dépenses directes de personnel Autres dépenses directes Dépenses de tiers ou en nature Dépenses indirectes forfaitisées / Calcul des coûts restants Dépenses totales - Recettes Ressources / Synthèse Outils suivi participants Validation Point sur les recettes : Si le projet génère des recettes, celles-ci sont déduites du coût total éligible. Séminaire 16/04/2015

Ressources / synthèse Initialisation de la demande Organisme

Ressources / synthèse Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Plan de financement Structuration Dépenses directes de personnel Autres dépenses directes Dépenses de tiers ou en nature Dépenses indirectes forfaitisées / Calcul des coûts restants Dépenses totales - Recettes Ressources / Synthèse Outils suivi participants Validation Ce tableau présente les différentes ressources du projet, classées par type de financeurs. FSE (IEJ) Financement publics nationaux (Etat, Conseil régional ou général…) Financements privés nationaux Autofinancement Contributions en nature ou de tiers, le cas échéant L’écran synthèse vérifie que les dépenses et les ressources du projet sont bien équilibrées. Séminaire 16/04/2015

Outils de suivi des participants
Cet onglet présente les obligations règlementaires de suivi des participants et permet de récupérer différents outils utiles à la collecte des données. Il existe deux façons de « collecter les données » sur les participants : Via un fichier excel Via le module « Indicateurs » directement dans MDFSE L’accès au module « indicateurs » est possible dès que le projet est jugé recevable par le gestionnaire. Le renseignement des données conditionne la recevabilité des bilans d’exécution. Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Plan de financement Outils suivi participants Validation Séminaire 16/04/2015

Pièces à joindre Initialisation de la demande Organisme
Description de l’opération Plan de financement Outils suivi participants Validation Pièces à joindre Obligations Validation du formulaire Engagement et signature Séminaire 16/04/2015

Obligations Initialisation de la demande Organisme
Description de l’opération Plan de financement Outils suivi participants Validation Pièces à joindre Obligations Validation du formulaire Engagement et signature Séminaire 16/04/2015

Obligations Cet écran liste les principales obligations du porteur (15) et notamment : L’obligation de suivre de façon distincte dans la comptabilité les dépenses et les ressources liées à l'opération ; L’obligation de communiquer au service gestionnaire, à chaque demande de paiement, la liste des participants à l'opération présentant les informations nécessaires au contrôle de l'éligibilité de chaque participant ; L’obligation de renseigner les données relatives aux caractéristiques et à la sortie de chaque participant ; L’obligation de se soumettre à tout contrôle administratif, technique ou financier, sur pièces et/ou sur place, y compris au sein de la comptabilité et la présentation aux agents de contrôle de toute pièce justifiant les dépenses et les ressources déclarées. Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Plan de financement Outils suivi participants Validation Pièces à joindre Obligations Validation du formulaire Engagement et signature Séminaire 16/04/2015

Validation du formulaire
Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Plan de financement Outils suivi participants Validation Pièces à joindre Obligations Validation du formulaire Engagement et signature Séminaire 16/04/2015

Validation du formulaire
Ce sous-onglet indique quels sont les champs qui restent à remplir pour pouvoir valider le formulaire. Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Plan de financement Outils suivi participants Validation Pièces à joindre Obligations Validation du formulaire Engagement et signature Séminaire 16/04/2015

Engagement et signature
Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Plan de financement Outils suivi participants Validation Pièces à joindre Obligations Validation du formulaire Engagement et signature Séminaire 16/04/2015

Engagement et signature
Ce sous onglet s’ouvre lorsque le formulaire est complet et validé. Le porteur doit télécharger l’attestation d’engagement, l’imprimer, la signer, la scanner et la télécharger à nouveau dans MDFSE. A l’issue de ces différentes étapes, le porteur pourra « déposer sa demande » et recevra automatiquement une attestation de dépôt. Lorsque le statut du projet passe de « Création » à « Déposé », la main passe au service gestionnaire pour l’analyse de la recevabilité de la demande. Initialisation de la demande Organisme Description de l’opération Plan de financement Outils suivi participants Validation Pièces à joindre Obligations Validation du formulaire Engagement et signature Séminaire 16/04/2015

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