Qualification & Transfert Séminaire de Gestion Financière

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POINT INTERACT Qualification & Transfert Séminaire de Gestion Financière

Le contrôle financier INTERREG
Contrôle, correction et clôture Nous passons maintenant à la partie clé des rapports qui est le contrôle.

Qu’est-ce que le contrôle ?
Le contrôle est un processus qui vise à : Fournir une compréhension solide, des connaissances ou une certitude d'action Ajuster les actions en fonction des exigences Eviter les résultats non désirés des actions en cours Le contrôle est perçu négativement : bureaucratique, européen, inutile, coûteux.

Quel est l'objectif du Contrôle INTERREG ?
Fournir l'assurance que les fonds FEDER sont utilisés comme il se doit (responsabilité) Aider à la livraison du programme Eviter ou corriger rapidement les irrégularités (gérer un problème au lieu d'une crise) Passer à la dimension INTERREG : A nouveau, pour clarifier les questions clés et éviter que la discussion se perde dans trop de petits détails. Les trois points doivent être couverts. 1. Le premier fait référence à la discussion sur la responsabilité du Jour 1. 2. Le second doit être souligné. Le contrôle doit être perçu comme un facteur positif qui aide le programme à s'assurer que tout se passe selon le plan. Les résultats du contrôle doivent être considérés comme une manière d'identifier les zones pouvant être améliorées. 3. Le point 3 se rapporte notamment au contrôle de deuxième niveau et à la nécessité de le lancer assez tôt dans le processus. Si le contrôle de deuxième niveau est effectué à la fin du programme, il sera très difficile de faire des corrections. Dans ce cas, vous pourriez avoir à effectuer des contrôles sur des projets déjà clôturés. Vous pourriez devoir trouver des gens qui ne sont plus là, qui ont changé d'emploi, etc. Il sera extrêmement difficile d'effectuer le contrôle de deuxième niveau sur les projets déjà clôturés. Les irrégularités seront traitées ultérieurement. Mais s'il y a des questions, les irrégularités sont la fraude, les erreurs commises involontairement, ce que les gens ont oublié de faire ou ce qu'ils ont pu faire.

Le contrôle financier INTERREG - Conseils
Restez simples Assurez le dialogue entre les organismes de contrôle et avec les projets Evitez le piège de la 'double gestion' Fournissez autant d'information que possible Essayez d'obtenir un accord concernant les règles communes du programme Essayez de ne pas demander de clarification à la Commission Principes de base. La simplification est une bonne idée mais elle est difficile à mettre en pratique. Toutefois, les systèmes et les procédures doivent être maintenus à un minimum. Point 1 : Ainsi, tout le monde donne son accord concernant les normes à atteindre. Il est injuste pour les projets de ne pas être très ouverts quant à ce qu'ils doivent faire. Point 2 : Ex. deux organes différents qui conseillent en matière d'éligibilité. Des avis contraires peuvent être donnés et l'effet créé est une incertitude quant à ce qui peut et à ce qui devrait être fait. Vous devez avoir un seul canal d'information clair. Point 3 : Correspond au point 1 mais vaut la peine d'être répété. Une partie du travail du programme consiste à offrir une assistance détaillée aux projets sur les questions financières. Le point 4 concerne le nirvana des normes d'audit communes des deux côtés de la frontière. Difficile à obtenir bien que certains pays comme le Danemark et la Suède y soient parvenus. Cependant, cela ne signifique pas automatiquement la fin de tous les problèmes. Point 5 : Ce n’est pas parce que ce serait impoli, mais très sérieusement: une seule personne à la Commission traite les nombreuses demandes liées au contrôle dans INTERREG. Par conséquent, les réponses tardent à arriver et la plupart sont standardisées. C'est pourquoi les programmes doivent développer la confiance afin de pouvoir effectuer ce type de jugement par eux-mêmes.

Contrôle – terminologie
"Premier niveau" et "deuxième niveau" sont des termes abrégés La terminologie utilise également "Article 4" et "Article 10" Plus précis pour parler de "contrôles" et "d'audits" même si les niveaux seront probablement toujours utilisés Il est fondamental d’indiquer exactement de quel niveau on parle Nous avons placé cette diapositive ici car il y a une grande confusion concernant la terminologie liée au contrôle. Le contrôle de premier niveau est un contrôle de chaque projet individuel et des dépenses et activités de ses partenaires. Nous utiliserons le terme "Contrôle" et "Contrôleurs" pour décrire ce processus et les personnes qui effectuent des contrôles de premier niveau. Pour le contrôle de deuxième niveau, nous utiliserons les termes “Audit” et “Auditeurs” pour décrire le processus et les personnes qui effectuent les audits. Très brièvement, l'audit est un contrôle des contrôles de premier niveau.

Structure du contrôle financier dans les Programmes de coopération territoriale 2007 – 2013
Effectué par : Organes de contrôle de premier niveau désignés par l'EM au début du programme et STC / AG Objectif : Contrôler les dépenses et les activités du projet Effectué par : Autorité d'Audit Objectif : Vérifier les systèmes et procédures du programme et un échantillon d'opérations Contrôle de Premier Niveau Contrôle de Deuxième Niveau Contrôle de troisième niveau Contrôle par AC Expliquez que c'est ce qui sera couvert pendant cette journée. Il est normal de présenter la structure de contrôle comme une hiérarchie. La raison pour laquelle nous nous en sommes éloignés est que nous essayons de suggérer qu'elle devrait plutôt être considérée comme une ligne de production, chaque organe préparant un produit bien fini pour l'étape suivante et un flux constant d’informations tout le long de cette ligne concernant les changements qui augmenteront l'efficacité et l'effectivité. Veillez à être clairs ici en ce qui concerne la terminologie et ce qu'implique chaque niveau. C'est la terminologie de la nouvelle période Certains termes peuvent être inconnus des participants (par ex. le contrôle par l'AC). Ce graphique représente les contrôles suivants : Contrôle de Premier Niveau : Art /2006 – un contrôle des partenaires individuels du projet et de leurs factures Contrôle par AC : un contrôle effectué par l'AC avant que la demande de paiement soit présentée à la Commission Contrôle de Deuxième Niveau = Audit : un contrôle des systèmes et un contrôle d'un échantillon d'opérations effectuées par l'Autorité d'Audit Contrôle de troisième niveau : un contrôle final avant la clôture du programme, effectué principalement par l'Autorité d'Audit NB : de nouveaux organes apparaissent dans cette diapositive : AC et AA Effectué par : Autorité de certification Objectif : Vérifier que les contrôles du projet ont été effectués comme il se doit Effectué par : L'organe ’de conclusion' – Autorité d'Audit. Objectif : Vérifier que tous les contrôles ont été effectués comme il se doit et que le programme peut être clôturé en toute sécurité

Autres organismes de contrôle
Organisations qui co-financement Etats membres Service d'Audit de la Commission Cour des Auditeurs OLAF Les contrôles sont rares – mais toujours possibles OLAF est l'Office de lutte anti-fraude de l'UE. Ces organes sortent du cadre de contrôle principal mais doivent être connus. Les trois derniers sont particulièrement importants. Le contrôle peut détecter des situations que les EM ne veulent pas gérer (c'est souvent le cas, je pense). Cependant, si l'un des trois derniers organes contrôle le programme, ce type de problème ignoré sera traité très durement. Par conséquent, même si votre Contrôleur de Premier Niveau ne semble pas trop s’inquiéter, un programme doit toujours s'assurer que le contrôle de premier niveau a été effectué sérieusement. Si un programme est contrôlé par l'un de ces organes, il doit prouver que tout a été fait correctement et que le contrôle a été effectué selon les exigences. NB : Les audits des programmes INTERREG de la Commission européenne ont commencé en NWE et CADSES ont été contrôlés par la DG Auditeurs politique régionale en mai et juin De plus nombreux contrôles suivront en 2007 et pourraient s'étendre au niveau des projets.

Contrôle de Premier Niveau 2007 – 2013
Art 16 CE 1080/2006 "Afin d'assurer la validation des dépenses, chaque État membre met en place un système de contrôle permettant de vérifier la fourniture des produits et des services faisant l'objet du cofinancement, la validité des dépenses déclarées pour les opérations ou parties d'opérations mises en oeuvre sur son territoire et la conformité de ces dépenses et des opérations ou parties d'opérations s'y rapportant avec les règles communautaires et ses règles nationales." Les exigences pour le Contrôle de Premier Niveau sont résumées dans la Réglementation du FEDER Article 16. Il y a trois volets. Les fournitures ont-elles réellement eu lieu ? Le montant demandé est-il correct ? Le projet a-t-il respecté les règles ? Cette réglementation est là pour lutter contre la fraude. Malheureusement, elle confond principalement des personnes qui commettent d'honnêtes erreurs en essayant d'implémenter toutes les règles mises en place pour éviter la fraude... Assurer la rentabilité devient également de plus en plus important dans le Contrôle de Premier Niveau.

Contrôle de Premier Niveau 2007-2013
Art 16 CE 1080/2006 "(...) chaque État membre désigne les contrôleurs chargés de vérifier la légalité et la régularité des dépenses déclarées par chaque bénéficiaire participant à l'opération. Chaque État membre veille à ce que les dépenses puissent être validées par les contrôleurs dans un délai de trois mois." C'est la seconde partie de l'Art. 16 sur les exigences pour le Contrôle de Premier Niveau. NOUVELLE EXIGENCE : la certification des dépenses par l'organe de Contrôle de Premier Niveau ne doit pas prendre plus de 3 mois dans la nouvelle période de programmation

Désignation des Contrôleurs de Premier Niveau 2007 – 2013
Les EM sont responsables de la désignation des contrôleurs de premier niveau. Une liste des contrôleurs de premier niveau (nom, adresse, coordonnées, etc.) doit avoir été fournie lorsque la déclaration de l'Art. 71 est présentée à la Commission Les partenaires du projet doivent sélectionner un Contrôleur de Premier Niveau à partir de cette liste. L'EM peut décider de désigner un contrôleur unique pour toute la zone du programme Les contrôles internes ne seront pas possibles En d'autres termes, c'est ce qui a été dit dans l'Art. 16 : il doit y avoir un liste fixe des contrôleurs de premier niveau dans chaque EM. Ces informations doivent être à la disposition des projets au début du programme afin qu'ils puissent décider qui choisir en tant que Contrôleur de Premier Niveau. Les contrôleurs de premier niveau inscrits sur la liste doivent être, de préférence, des juristes car ils devront prouver qu'ils ont les qualifications nécessaires pour mener les Contrôles de Premier Niveau des projets INTERREG.

Le contrôle de premier niveau inclut
Contrôle de Premier Niveau – un processus constitué de plusieurs éléments Le contrôle de premier niveau inclut Un contrôle formel que les dépenses ont été calculées et documentées correctement et sont éligibles (Contrôleur de Premier Niveau) Un contrôle de l'activité garantissant que toutes les dépenses se rapportent à des activités approuvées et pertinentes (AG / STC) Dans certains cas 'contrôles sur place' (Contrôleur de Premier Niveau / STC / AG / EM) Lorsque les gens pensent au contrôle de premier niveau, ils ont tendance à ne penser qu'au contrôle des factures et à la personne qui le fait. Cette diapositive montre clairement qu'il s'agit en fait d'un processus constitué de plusieurs éléments : un contrôle administratif (contrôle formel et contrôle de l'activité) et un contrôle sur place.

Quels sont les éléments contrôlés lors du Contrôle de Premier Niveau ?
Conformité par rapport aux règles de la CE et aux règles nationales concernant : L'éligibilité / l'éligibilité dans le temps Les aides d'Etat Les passations de marchés publics La publicité et les informations La protection de l'environnement L'égalité des chances Y a-t-il une piste d'audit suffisante ? Y a-t-il une preuve des activités et des délivrables ? Y a-t-il un reflet correct de l'avancement du projet et des informations financières dans le rapport ? Cette diapositive donne plus de détails sur les règles auxquelles les projets doivent être conformes. Plus vous descendez dans la liste, moins ces éléments sont souvent contrôlés. Je n'ai jamais entendu parler d'un auditeur effectuant un contrôle de l'égalité des chances. C'est la réalité mais en fait ce n'est pas une bonne chose... Vous devez dire : "Oui, c'est peut-être difficile de contrôler que le projet est conforme aux règles de la CE et aux règles nationales sur la protection de l'environnement ou l'égalité des chances, mais c'est une exigence réglementaire et ce contrôle doit être effectué."

Caractéristiques du Contrôle de Premier Niveau
Couvre 100% des dépenses demandées A lieu à chaque fois qu'un projet fait une demande de paiement A lieu au niveau du bénéficiaire (partenaire) Ce sont des règles générales mais il y a certainement des exceptions dans certains programmes. Point 1 : En signant la déclaration, le Contrôleur de Premier Niveau certifie que 100% des dépenses sont correctes. Dans la plupart des cas, cela signifiera que le contrôleur doit contrôler à 100%. Cependant, dans les projets de Chef de File qui utilisent le système central de trésorerie, il est très improbable que 100% des factures des partenaires soient contrôlées. C'est correct selon les réglementations (en effet, la Commission européenne a dit par le passé que l'objectif n'était certainement pas de contrôler 100% des factures). Toutefois, nous pouvons avoir des doutes : certaines dépenses incorrectes n'ont-elles pas pu s'infiltrer dans le système ? C'est l'une des principales critiques du principe du CF mais elle sera évitée pendant la nouvelle période car tous les partenaires du projet devront être contrôlés par le Contrôle de Premier Niveau dans leur propre pays. Point 2 : A nouveau, c'est une pratique courante mais qui n'est pas strictement nécessaire. La plupart des programmes insistent sur ce point mais ne serait-il pas préférable de le faire seulement une fois par an ? C'est un point de vue controversé ! Point 3 : Nous avons eu confirmation que pendant la future période du programme, le Contrôle de Premier Niveau aura lieu chez chaque partenaire et sera effectué par un Contrôleur de Premier Niveau dans le pays de chaque partenaire du projet. NB : Au cas où il y aurait une question concernant le contrôle de sous-partenaires Opinion de la Commission concernant les sous-partenaires : le système des sous-partenaires est en proie à des critiques et la Commission déclare que ce concept devrait disparaître. Au cas où il y aurait des sous-partenaires dans le partenariat, ce fait doit être documenté dans l'accord de partenariat (FEDER Art. 20) et chaque euro dépensé par ces sous-partenaires doit être documenté et contrôlé par le Contrôle de Premier Niveau.

Contrôlée par l'Autorité d'Audit et des auditeurs désignés au niveau national Autorité de certification sur place Autorité de gestion Contrôle de Premier Niveau (contrôleurs désignés) Contrôlé Contrôlé C'est la structure de contrôle de base pendant la période 2007 – 2013 qui montre le rôle de l'AC et de l'AA. Les contrôles au niveau du projet ne sont pas différents de ceux exercés aujourd'hui. Peut-être que l'existence des trois types de contrôles menés n'a pas toujours été clairement formulée dans tous les programmes et devrait l'être à présent afin d'éviter toute confusion des fonctions de gestion et de contrôle. L'AG doit veiller à ce que les contrôles pertinents soient effectués sur les projets. L'AC contrôle la qualité de son travail avant de compiler la déclaration et la demande pour la Commission. L'Autorité d'Audit peut (et doit) effectuer des contrôles de chaque étape de ce processus. Elle contrôle une seconde fois un échantillon des dépenses du projet. Les autres contrôles de l'AA doivent impliquer les procédures en place, en s'assurant qu'elles ont été utilisées et que les résultats sont documentés. Projet Contrôle administratif (par ex. rapport d'activité)

Gestion et contrôle Responsabilité des Etats membres dans l'établissement des systèmes de gestion et de contrôle Dans les 12 mois suivant l'adoption du programme, les Etats membres présenteront une description des systèmes de gestion et de contrôle (Art. 5 actuel Déclaration) Être accompagné d'une "Evaluation de conformité" réalisée par l'Autorité d'Audit ou un autre organe L'évaluation de la conformité doit fournir une opinion positive avant que le premier paiement intermédiaire puisse être effectué Le point 1 concerne également la question de savoir qui paiera pour le Contrôle de Premier Niveau. La Commission considère clairement ce contrôle comme une responsabilité de l'EM (et qui doit donc être effectué à ses frais). La Commission déclare que l'EM doit payer le Contrôle de Premier Niveau et le travail effectué par l'AA.

Système de contrôle financier – Responsabilités de l'EM
‘…chaque Etat membre met en place un système de contrôle...’ FEDER Art 16 CE 1080/2006 ‘... chaque Etat membre désigne les contrôleurs chargés de vérifier la légalité et la régularité des dépenses déclarées par chaque bénéficiaire participant à l'opération.’ FEDER Art 16 CE 1080/2006 ‘… l'Etat membre fournit à la Commission […] les règles d'éligibilité établies par l’Etat membre et applicables au programme opérationnel’ Modalités d’exécution CE 1828/2006 Art. 22 Résumé de ce qui vient d'être dit : Point 1 : selon l'Art 16 de la réglementation du FEDER CE 1080/2006, « afin d'assurer la validation des dépenses, chaque EM met en place un système de contrôle permettant de vérifier la fourniture des produits et des services faisant l'objet du cofinancement, la validité des dépenses déclarées pour les opérations ou parties d'opérations mises en oeuvre sur SON TERRITOIRE et la conformité de ces dépenses et des opérations ou parties d'opérations s'y rapportant avec les règles communautaires et ses règles nationales. » Plus simplement : chaque EM est responsable de la mise en place d'un système de contrôle pour contrôler les opérations sur SON PROPRE TERRITOIRE. Point 2 : Cela signifie qu'au début du programme, chaque EM devra désigner des contrôleurs qui effectueront le Contrôle de Premier Niveau sur les partenaires du projet basés dans cet EM. Il y aura une liste limitée des organes de Contrôle de Premier Niveau qui seront responsables du Contrôle de Premier Niveau sur le territoire de l'EM. Seuls les contrôleurs qui apparaissent sur la liste seront autorisés à effectuer le Contrôle de Premier Niveau. Il ne sera pas possible pour les partenaires du projet (comme c'est le cas actuellement) de désigner leur propre Contrôleur de Premier Niveau, par ex. un auditeur de leur propre organisation, pour effectuer le Contrôle de Premier Niveau. Ainsi, le Contrôle de Premier Niveau devrait avoir un caractère plus indépendant et devrait donner une image plus objective. Selon la Commission, il ne sera pas possible d'ajouter de nouveaux contrôleurs de premier niveau à la liste existante pendant la durée du programme. Point 3 : IMPORTANT : La plupart des questions d'éligibilité de la nouvelle période de financement seront réglées par les réglementations nationales des EM. Par conséquent, les EM sont tenus de publier leurs règles d'éligibilité nationales dans les 12 mois suivant l'approbation du PO et de les rendre facilement accessibles. Ces règles seront rassemblées par les programmes et placées par ex. sur le site Web du programme afin d'être facilement accessibles aux partenaires du projet. Ce système augmentera la transparence et doit être un pas en direction d'une tâche très difficile consistant à parvenir à une meilleure harmonisation des règles d'éligibilité dans différents EM à l'avenir. Jusqu'ici, les projets n'ont pas toujours été en mesure d'obtenir des conseils fiables sur les règles d'éligibilité car certains pays ont apparemment appliqué des règles différentes dans différents programmes. Comment ce système fonctionnera-t-il ? Les règles nationales pertinentes convenues par les Etats membres participant au Programme opérationnel seront appliquées pour déterminer l'éligibilité de dépenses, sauf lorsque des règles de la Communauté sont imposées. S'il y a des différences dans les règles d'éligibilité des dépenses dans différents Etats membres participant au Programme opérationnel, un ensemble de règles commun doit être fixé par le programme et décrit dans les documents de ce dernier (par ex. Fiches d'information). Cela signifie que les règles du programme concernant l'éligibilité seront basées sur les règles nationales combinées aux règles spécifiques de la CE. Dans le cas des programmes de CTF : La seule possibilité d'avoir des contrôleurs pour vérifier et certifier les dépenses dans l’ensemble des pays participant au PO est que les EM du programme (par le biais du CS) décident d'harmoniser totalement leurs règles d'éligibilité pour un programme spécifique. Ce qui est éligible dans le programme et ce qui ne l'est pas doit être clairement écrit et établi. Ce sera très certainement un exercice difficile pour tout programme... Cette règle a été mal observée jusqu'ici. NB Il y a plusieurs programmes dans l'EM : programmes transfrontaliers, transnationaux, interrégionaux, nationaux, programmes de référence stratégique nationaux, etc. Il sera impossible pour un EM de mettre par écrit une liste séparée de règles d'éligibilité pour chacun de ces programmes. Le fond du problème c'est que pour chaque PO, il doit y avoir des règles d'éligibilité applicables dans chaque EM et facilement disponibles sur le site Web du programme.

Contrôle de Premier Niveau : changements majeurs en 2007 – 2013
Chaque Etat membre doit désigner les contrôleurs responsables de ce travail au début de la période du programme Il peut s'agir d'une personne par programme, d'une personne par pays ou de plusieurs personnes par pays Garantir l'indépendance par rapport à l'exécution du projet Les dépenses doivent être validées dans les 3 mois Documents d‘orientation disponibles Cette diapositive est ici puisque tels sont les mots de la Commission : Notre interprétation : 1. Une liste des Contrôleurs de Premier Niveau sera disponible au début du programme. La Commission veut voir une liste limitée de Contrôleurs de Premier Niveau, par ex. 20 par pays, les projets choisissent un Contrôleur de Premier Niveau et les programmes les forment pour leur apprendre à effectuer un Contrôle de Premier Niveau dans INTERREG. 2. Cela signifie simplement que le Contrôle de Premier Niveau sera assez centralisé. 3. Ceci permet de garantir l'indépendance du processus de contrôle. Pendant la période actuelle, il était possible aux partenaires du projet de désigner leur propre Contrôleur de Premier Niveau qui était souvent un membre de leur propre organisation. Ce ne sera pas possible à l'avenir. 4. Nous avons constaté des retards importants dans la certification de dépenses pendant la période actuelle. Nous espérons que la nouvelle exigence accélérera le processus. 5. Une aide au Contrôle de Premier Niveau sera fournie par la Commission et les programmes. Nous avons entendu parler de la situation où il y a 1 Contrôleur de Premier Niveau pour l'ensemble du programme. C'est une exception. Les EM participant au programme se sont mis d'accord pour ce type d'arrangement. Est-ce que cela continuera pendant la période ?

Deux principales structures de contrôle
Décentralisée Les factures sont contrôlées dans les locaux d'un bénéficiaire final L'EM définit des organes de Contrôle de Premier Niveau compétents, par ex. des sociétés d'audit, des organismes de contrôle publics, des contrôleurs de l'organisation du projet Qualité ? Cohérence ? Centralisée Toutes les dépenses de tous les partenaires du projet sont contrôlées par un organisme au niveau régional ou national Délai ? 3 mois max. !! Risque d'erreurs systémiques répétées rapidement Le projet ne sera pas libre de choisir n’importe quel contrôleur. Même dans les systèmes décentralisés, ils devront choisir à partir d'une liste du programme. Ce sont les deux principales manières d'effectuer le contrôle de premier niveau. Les questions en bas de chaque colonne sont très sérieuses et doivent être couvertes. La qualité des systèmes décentralisés varie probablement énormément. C'est préoccupant. Le Contrôle de Premier Niveau peut être effectué par des contrôleurs internes ou externes. Le temps dans les systèmes centralisés peut être tout aussi préoccupant. Toutefois, les nouvelles réglementations incluent l'exigence pour les programmes de certifier les dépenses dans les trois mois (une réponse au fait que certains pays mettent plus d'un an pour le faire actuellement). Les EM auront la responsabilité d'assurer que ce délai est respecté. Les systèmes les plus centralisés ne satisferont pas à cette exigence pour le moment (normalement à cause du manque de personnel, n'oubliez pas que beaucoup de participants travailleront avec un contrôle de premier niveau centralisé). Expliquez le désavantage d'un système centralisé à cet égard. La plupart des pays ont leur propre organisation centralisée pour les partenaires d’un pays donné mais veuillez noter que dans certains cas (par ex. France-Allemagne) il y a un organe de Contrôle de Premier Niveau centralisé pour tous les partenaires du programme, indépendamment de leur pays d'origine. Si une erreur est commise par un Contrôleur de Premier Niveau centralisé (par ex. une erreur systémique dans la manière d'effectuer le contrôle), cette erreur se répétera encore et encore. Veuillez également noter qu'il est possible d'avoir les deux systèmes dans le même programme. Le pays 1 peut être décentralisé tandis que le pays 2 aura un système centralisé. Cela ne devrait pas poser de problèmes tant que tous deux sont suffisamment efficaces et effectifs. Autre question importante : le coût du Contrôle de Premier Niveau. La Commission dit que les Contrôles de Premier Niveau relèvent de la responsabilité des EM et que les EM doivent les payer.

Recommandations pour tous les Contrôleurs de Premier Niveau
Familiarisez-vous avec les règles de l'UE concernant le contrôle Ne tardez pas à prendre contact avec un projet et développez un bon dialogue avec l'équipe financière du projet Ayez accès aux activités et aux finances générales du projet Dissipez ou quantifiez toutes les réserves Tout cela semble tellement évident ! Et pourtant ... 1. Un contrôle INTERREG n‘est pas comme un contrôle financier standard. Il y a beaucoup d'éléments supplémentaires qui doivent être contrôlés. 2. Souvent (pendant la période actuelle), le Contrôleur de Premier Niveau n'est pas désigné tant que la première demande n’est pas présentée. Cela représente le risque que le contrôleur n'accepte pas les systèmes du projet et crée des problèmes dès le début. Mieux vaut discuter avec le contrôleur dès le départ. 3. Dans le contrôle de premier niveau, il doit y avoir un lien fort entre la compréhension des activités et la compréhension des dépenses. Il est souvent impossible de savoir si un poste de dépense est éligible si vous ne savez pas ce que le projet essaie de faire. 4. Le dernier point ne demande pas aux contrôleurs de passer sur les normes, il dit seulement que les programmes ne peuvent pas utiliser les critiques générales pour tout et n'importe quoi. Ils doivent savoir quel est le financement impliqué afin de pouvoir effectuer les ajustements requis. Les contrôleurs doivent comprendre que leur travail n'est pas fait normalement tant qu'ils n'ont pas fourni ces informations. Les contrôleurs doivent quantifier le problème et mettre en avant le moyen de le résoudre. Ils ne peuvent pas simplement rapporter les erreurs et laisser le programme les résoudre.

Contrôle de Premier Niveau – le rôle du Chef de File 1/2
Le Contrôle de Premier Niveau doit être effectué dans l’EM de chaque partenaire Les règles nationales continuent de s'appliquer La responsabilité du CF et de l'AG consiste principalement à assurer que les déclarations certifiées de dépenses ont été reçues de chaque partenaire et que la certification a été effectuée par l'organisme adéquat Le contrôleur du CF signe une déclaration selon laquelle il a reçu des déclarations de dépenses certifiées comme il se doit du PP Le contrôleur du CF n'évalue pas la qualité du travail de contrôle Le CF et l'AG doivent éviter le sur-contrôle Ceci est simplement un résumé des questions importantes que les programmes posent souvent. Le dernier point définit les limites de la fonction de contrôle du CF et de l'AG à cet égard. Très important car certaines AG se plaignent qu'il est impossible de contrôler ceci ou cela personnellement, alors qu’en vérité elles n'ont pas à le faire. D'une importance cruciale. De quoi le Chef de File est-il responsable exactement ? Tout simplement de s'assurer que le contrôle financier est effectué correctement dans le cadre convenu par les EM, le programme et les partenaires du projet. Le seul moyen pratique d'y parvenir est de contrôler que les déclarations de dépenses du partenaire ont été correctement signées par le contrôleur agréé. Le contrôleur du Chef de File n'est pas censé donner une opinion quant à la correction du travail de contrôle dans d'autres EM. Rég FEDER Art. 20 mentionne la responsabilité du CF concernant le Contrôle de Premier Niveau.

Contrôle de Premier Niveau – le rôle du Chef de File 2/2
Le CF a la responsabilité d'assurer que « ... les dépenses présentées par les bénéficiaires participant à l'opération ont été payées dans le but de mettre en oeuvre l'opération et correspondent aux activités arrêtées par lesdits bénéficiaires » Les informations reçues par le CF pour les rapports d'activités ont une importance vitale Le CF présente le rapport d'activité au nom de l'ensemble du partenariat L'une des responsabilités auxquelles le CF ne peut pas se soustraire est la suivante : assurer que "... les dépenses présentées par les bénéficiaires participant à l'opération ont été payées dans le but de mettre en oeuvre l'opération et correspondent aux activités arrêtées par lesdits bénéficiaires..." (FEDER § 20.1). Par conséquent, le rapport d'activité et les informations que le CF reçoit pour le rédiger revêtent une importance cruciale (point 2).

Contrôle de Premier Niveau et Principe du Chef de File
Sécurisation de la piste d'audit Qui conserve les documents ? Tous les partenaires du projet connaissent-ils les exigences ? Y aura-t-il un rapport d'activité complet avec chaque demande ? Qui contrôlera les rapports d'activité ? Qui effectuera les contrôles 'sur place' ? Veillez à expliquer le terme "piste d'audit". Beaucoup de participants ne le connaissent peut-être pas. PISTE D'AUDIT: preuve documentée de la manière dont chaque euro de subvention a été dépensé. D'autres questions concernant le contrôle peuvent devenir un peu plus difficiles lorsque vous avez les Chefs de File. La piste d'audit doit être conservée pendant au moins 5 ans après la fin du projet. Tous les Chefs de File ne présentent pas cela clairement à leurs partenaires. Par conséquent, vous devez vérifier ce genre de chose. Le point 3 est présenté parce que cette activité doit probablement être centralisée à présent (les informations pour le rapport d'activité doivent être comparées aux dépenses rapportées et aux données pertinentes ajoutées à la base de données du programme). Ce sera un changement pour certains programmes. Les contrôles sur place sont toujours un problème difficile (les programmes les adorent ou les détestent). S'ils sont effectués, ils doivent être coordonnés.

Contrôle de Premier Niveau et système de reporting
Certification du projet Certification du programme 31 décembre AG / STC Commission Chef de file Partenaires du projet Autorité de certification Voici une représentation graphique de ce que nous venons de dire. Pendant la nouvelle période, chaque partenaire devrait être contrôlé "chez lui" par un contrôleur de son propre pays et envoyer ensuite sa déclaration certifiée de dépenses au Chef de File. Le Chef de File contrôle alors que la déclaration a été signée par le Contrôleur de Premier Niveau adéquat et que toutes les dépenses ont été approuvées + vérifications que l'argent a été dépensé pour des activités telles qu'exposées dans la demande. Le CF constitue un demande de projet commune + un rapport d'activité commun et envoie le tout à l'AG / au STC. A ce stade, une question revient souvent : les systèmes de trésorerie centralisés seront-ils autorisés ? La Commission dit : si vous avez 3 partenaires de projet d'un côté de la frontière, un partenaire de projet peut coordonner la présentation de toutes les factures et des documents au Contrôleur de Premier Niveau. Le Contrôleur de Premier Niveau compilera alors un rapport (ou alternativement 3 rapports séparés) pour les partenaires de projet contrôlés. Ce point doit faire l'objet d'un accord entre les partenaires et le Contrôleur de Premier Niveau. Cependant, ce système n‘est officialisé par aucune réglementation et il ne peut avoir la forme que d'accords informels entre les partenaires de projet et un Contrôleur de Premier Niveau. Contrôleurs des partenaires du projet Processus à gérer – Contrôle de Premier Niveau PP PP CF

Questions concernant les rapports
Questions fondamentales quand on développe un système de contrôle financier : Combien de temps faudra-t-il aux contrôleurs désignés pour vérifier les dépenses ? "Chaque État membre veille à ce que les dépenses puissent être validées par les contrôleurs dans un délai de trois mois." Quand le programme doit-il fixer le délai des rapports (si d'application) ? Cela dépend du temps que met le programme à traiter les rapports et les demandes pour que les dépenses soient incluses dans la demande de paiement à la Commission Qu'arrivera-t-il aux partenaires qui ne peuvent pas avoir les déclarations certifiées à temps ? Plusieurs pays du même programme peuvent utiliser des systèmes de contrôle totalement différents (par ex. un système centralisé et un système décentralisé) et cela ne pose aucun problème. Le problème est que certains des systèmes centralisés sont INCROYABLEMENT lents (par ex. un an pour contrôler les dépenses) pendant la période actuelle ( ). Ce n'est pas bon mais c'est gérable s'il s'agit d'un pays partenaire (vous vous contentez de laisser ces partenaires en dehors de la demande). S'il s'agit du pays du Chef de File, c'est un désastre (l'ensemble du partenariat doit attendre son argent). C'est notamment la raison de la nouvelle règle du point deux. Les programmes doivent probablement décider dès le départ ce qu'ils feront si un pays ne respecte pas ce délai (refuser d'accepter les Chefs de File du pays concerné ?) Le point 3 correspond à cette question de délai et de dégagement. Combien de temps faudra-t-il au programme pour traiter les rapports et les demandes pour que les dépenses soient incluses dans la demande à la Commission ? Le dernier point établit seulement que le programme doit convenir de ce qu'il faut faire des partenaires dont les déclarations de dépenses certifiées ne sont pas prêtes dans les temps. Ils peuvent être laissés en dehors du rapport mais combien de fois ces retards peuvent-ils être autorisés ?

Structures, responsabilités et obligations
Principales responsabilités définies dans PO et lettres d'approbation nationales du programme Etats membres Commission Chaîne de responsabilité Principales responsabilités définies dans PO et dans les Règles de Procédure Comité de suivi Principales responsabilités définies dans PO, description des systèmes et procédures et lettres d'approbation Autorité de certification Autorité de gestion Autorité d’Audit Organismes intermédiaires Principales responsabilités définies dans PO et description des systèmes Secrétariat technique commun Principales responsabilités définies dans PO, descriptions des systèmes et procédures et des Règles de Procédure La raison pour laquelle ce point est tellement important est qu'il complète la chaîne de responsabilité entre le programme et le CF et entre le CF et les partenaires. Des moyens raisonnables d'assurer l'exactitude sont définis et ainsi, la responsabilité financière finit là où elle le devrait (avec la personne qui dépense effectivement l'argent = les partenaires du projet). Principales responsabilités définies dans PO, description des systèmes, dossier de candidature approuvée et contrat de subvention Chefs de File du projet Principales responsabilités définies dans l'accord de partenariat du projet et dossier de candidature approuvé Partenaires du projet

Structures, responsabilités et obligations
Responsabilités transmises au niveau du partenaire de projet La charge de la confirmation que les responsabilités ont été assumées relève toujours du Contrôle de Premier Niveau Les contrôles postérieurs est réellement une vérification de la qualité du Contrôle de Premier Niveau Cependant, le Contrôle de Premier Niveau se situe souvent en dehors des structures formelles du programme (et des flux d'information) Peut-être ces informations devraient-elles être données comme commentaire et non une diapositive ? Vous pourriez utiliser la photo de l'éléphant ici. Toute la structure repose sur la qualité du contrôle de premier niveau. Les contrôleurs doivent être les 'gardiens' qui préservent le programme des dépenses incorrectes. Si le Contrôle de Premier Niveau est mauvais, des niveaux de contrôle ultérieurs devront être utilisés pour remettre de l'ordre (c'est normalement à ce moment que les problèmes sérieux commencent). A quelle fréquence la qualité est-elle trop mauvaise ? C'est une question intéressante pour les participants et la réponse dépend de plusieurs facteurs sur lesquels nous reviendrons dans la diapositive suivante.

Tout le système d'INTERREG repose sur les épaules du Contrôle de Premier Niveau!

Contrôles de deuxième et troisième niveau

Contrôle de Premier Niveau – Vérification des activités
Vérification des activités presque toujours effectuée au moins en partie par le programme – STC / AG Nécessité d'être conscient des conflits potentiels entre les fonctions de gestion et de contrôle C'est un autre point important que le personnel de la plupart des programmes connaît mais sans y avoir jamais réfléchi. La vérification du contrôleur n'est qu'une partie du Contrôle de Premier Niveau. Le STC (par exemple) ou l'AG contrôlent également par ex. les rapports d'activité et peuvent réduire les paiements en raison de ce qu'ils découvrent. Cela signifie qu'ils font aussi partie du Contrôle de Premier Niveau. C'est important à cause du second point. Certaines personnes disent que le STC (par exemple) ne devrait jamais être impliqué dans le travail de contrôle. Ce que nous voulons montrer, c'est qu'ils sont déjà présents dans la plupart des programmes. Mieux vaut en être conscient et trouver des moyens d’intégrer cet élément. Pendant la nouvelle période, ce serait une partie de la description du système et l'Autorité d'Audit en fera le contrôle.

Contrôle de Premier Niveau – constats
Le montant des dépenses finalement rejetées varie énormément Entre 3% et 25% Proportionnalité ? Cette diapositive représente une série de dépenses inéligibles détectées par le Contrôle de Premier Niveau lorsque 100% des factures sont contrôlées. Ces résultats ont été obtenus auprès des responsables des finances des programmes de l'un des réseaux financiers. Même les programmes qui sont en bas de l'échelle sont au-dessus des 2% de taux d'erreur autorisé à la clôture du programme. Ainsi, le Contrôle de Premier Niveau joue un rôle utile. Les programmes qui sont en haut de l'échelle doivent clairement contrôler à 100% et il est bon qu’ils lancent des actions d'information pour essayer de diminuer ces chiffres. La proportionnalité semble impossible à l'heure actuelle au vu de ces chiffres. Le risque de ne pas effectuer un contrôle à 100% serait trop important. En quoi cette diapositive est-elle liée au Contrôle de Premier Niveau ? Le lien est le niveau de détail du Contrôle de Premier Niveau et le nombre de dépenses inéligibles que le Contrôle de Premier Niveau peut arrêter. Q : Demandez aux participants d'estimer le montant des dépenses inéligibles détectées par le Contrôle de Premier Niveau dans leur programme.

Contrôle de Premier Niveau 2000 – 2006
Art 4 EC 438/2001* “(…) Les procédures prévoient de garder trace des vérifications d'opérations individuelles sur place. Les dossiers concernés font rapport du travail accompli, des résultats des vérifications et des mesures prises à l'égard des anomalies constatées." Liez ce point très étroitement à la période actuelle et aux constats des audits de la Commission et du Contrôle de Deuxième Niveau. Ce point est inclus pour présenter le concept de contrôles 'sur place'. Il y a tellement de désaccords sur ce sujet qu'il est intéressant de regarder à nouveau la formulation. Il semble également que la Commission ait changé d'avis sur le sujet. A l'origine, le contrôle des rapports d'activité était considéré comme acceptable mais à présent ce sont les visites qui sont recommandées. Le dernier que nous avons est l'article CDCR qui recommande des contrôles sur un échantillon de projets. Dans ce cas, il faut s'assurer avec la plus grande précaution que les contrôles ne sont absolument pas confondus avec le contrôle de deuxième niveau. Liez ce point très étroitement à la manière dont le système fonctionne pendant la période actuelle et aux audits des programmes de la Commission et au Contrôle de Deuxième Niveau. Beaucoup de programmes nous ont fait savoir (notamment au niveau du réseau financier de Salzbourg) que les programmes doivent garantir la qualité du Contrôle de Premier Niveau mais qu'en fait très peu le font. La Commission dit que très peu de programmes réalisent effectivement des contrôles sur place, ce qui est mauvais signe. Au cas où les auditeurs de la Commission contrôleraient le programme et où certains constats seraient révélés concernant la faiblesse du Contrôle de Premier Niveau et le fait que les programmes ne font rien pour arranger les choses, ces programmes auraient des problèmes. La Commission dit que les programmes doivent effectuer des contrôles sur place. *Réglementation de la Commission (CE) n° 438/2001 relative aux systèmes de gestion et de contrôle du concours octroyé au titre des Fonds Structurels

Contrôles sur place Chaque programme doit prendre sa propre décision quant à la nature des contrôles sur place Ces contrôles peuvent révéler les faiblesses qui sont passés inaperçues, notamment au niveau de la gestion et des systèmes de contrôle du projet Pour que les contrôles sur place soient aussi efficaces que possible, les programmes peuvent envoyer une check-list leur indiquant quelles informations devraient être disponibles Cette diapositive couvre certaines des décisions les plus importantes. Il y a désaccord quant à l'interprétation de la réglementation. Ainsi, les programmes doivent décider comment ils veulent couvrir cette partie de l'article. Dans un groupe avancé, ce pourrait être une discussion intéressante. Plus vous exercerez de contrôle, plus vous trouverez d'erreurs. Ironiquement, un bon contrôle peut donc suggérer une faiblesse dans la gestion du programme. Quel est le niveau idéal ? Cette discussion sera déroutante et ennuyeuse pour les groupes moins expérimentés et devrait donc être évitée. C'est aujourd'hui la recommandation de bonne pratique du CDCR.

Défis pour le Contrôle de Premier Niveau
La preuve d'existence dépend énormément du résultat du projet Projets d'investissement Projets 'soft’ par ex. réseaux (...) les seuls projets qui devraient être approuvés sont ceux qui présentent un programme de travail clair avec, pour chaque activité, un produit identifiable qui permet de contrôler par la suite que l'événement a bien eu lieu articles de conférence un site Web document de mise en oeuvre un rapport sur les activités entreprises Une fois de plus, la règle de base est que si ce n'est pas documenté, ça n'a jamais eu lieu. "s'il n'y a pas de preuve, l'événement n'a jamais eu lieu".

Ces contrôles doivent-ils faire partie des procédures formelles ?
Contrôles sur place Les programmes qui font des visites contrôlent normalement plus que la preuve d'existence Ces contrôles doivent-ils faire partie des procédures formelles ? Sinon, comment les résultats doivent-ils être utilisés ? Justifient-ils les dépenses ? L'effet 'dormir sur ses deux oreilles' La preuve de l'existence est rarement un problème (l’événement a presque toujours eu lieu). Toutefois, ces contrôles permettent de découvrir beaucoup d'autres problèmes. Un certain nombre de questions fondamentales doivent être prises en considération. Les contrôles devraient-ils faire partie des procédures de contrôle formelles ou rester un contrôle de gestion plus informel ? Un contrôle de gestion est plus simple car il n'y a pas de confusion des rôles mais dans ce cas, quel est le statut des résultats du contrôle ? S'ils ne sont pas liés à d'autres systèmes de contrôle, ils n'ont aucune valeur. 3. Effectuer des contrôles sur tous les projets est ridiculement coûteux. Qu'est-ce qui apporte une valeur ajoutée ? 4. Une partie souvent négligée et pourtant essentielle de la gestion financière. Les contrôles signifient que vous ne devez pas vous demander si les projets sont gérés correctement : vous pouvez aller vérifier. D'une manière générale, je dirais que ces contrôles ont moins de sens dans des systèmes de contrôle centralisés. Dans ces systèmes, vous savez plus ou moins que la partie financière du contrôle de premier niveau est effectuée correctement. Ce que révèlent ces contrôles dans les systèmes décentralisés est le plus souvent la faiblesse du contrôle de premier niveau (les choses ne sont pas contrôlées comme elles devraient l'être).

Complété par le STC avant la visite
Check-list IIIB Mer du Nord Qu'est-ce qui est vérifié lors des contrôles sur place ? Complété par le STC avant la visite Nom, acronyme, numéro de référence, priorité et mesure CF (nom et adresse), PPs FEDER octroyé, date de visite, partenaire ayant fait l'objet de la visite, FEDER octroyé au partenaire Date de début (GOL), date de début réelle, date d'achèvement (GOL), date d'achèvement escomptée Brève description du projet Brève description des activités du partenaire Dernier rapport semestriel reçu (date) Raisons pour lesquelles ce partenaire a été sélectionné pour le contrôle sur place Voici un exemple de check-list utilisée par le North Sea Programme. C'est l'un des rares, peut-être le seul programme qui utilise la check-list pour les contrôles sur place. Deux parties de la check-list sont utilisées par le programme IIIB NSR. Vous voyez ici la partie 1 qui est à compléter par le STC avant la visite. Soyez prudent lorsque vous utilisez le terme de "bonne pratique" car certains programmes pourraient se sentir offensés si leur pratique (qui est également bonne) n'a pas été mentionnée.

Complété par le STC pendant la visite (1/2)
Check-list IIIB Mer du Nord Qu'est-ce qui est vérifié lors des contrôles sur place ? Complété par le STC pendant la visite (1/2) Durée du projet (la mise en oeuvre du projet a-t-elle été retardée, pour combien de temps, raisons, implications, action à entreprendre) Dépenses (objectif de dépense dans le plan original (FEDER), montant demandé jusque là, différence, montant final demandé escompté, raisons de la différence, implications, action à entreprendre) Résultats (résultats escomptés à ce jour dans le plan original, résultats obtenus à ce jour, résultats contrôlés lors des visites, preuve utilisée pour le contrôle et qualité des résultats, raisons de la différence, implications, action à entreprendre) Voici la seconde partie de la check-list, complétée pendant la visite. Il y a beaucoup d'informations ici mais il est bon que les gens en disposent et s'y réfèrent lorsque c'est nécessaire. Les visites sur place seront pertinentes uniquement si elles sont étendues au niveau des partenaires. En rendant visite aux partenaires du projet, vous pourrez voir comment les fonds ont été dépensés, quelles activités ont été effectuées et si une piste d'audit a été sécurisée. Ceci est une recommandation du Contrôle de Deuxième Niveau danois.

7. Conclusions de la visite (la visite a montré ce qui suit...)
Check-list IIIB Mer du Nord Qu'est-ce qui est vérifié lors des contrôles sur place ? 4. Système de gestion du projet (les systèmes destinés à assurer une implémentation efficace sont-ils en place comme indiqué dans la demande ? Y a-t-il des procédures efficaces pour suivre et contrôler les dépenses ? Implications, actions à entreprendre) 5. Partenariat (quel rôle chaque partenaire joue-t-il dans la réalisation du projet ? Y a-t-il des problèmes au sein du partenariat ? Implications, actions à entreprendre) 6. Général (la visite doit également contrôler toutes les différences entre les paiements demandés et les activités effectuées ; changement d'objectifs du projet pendant sa réalisation ; modifications significatives du budget) 7. Conclusions de la visite (la visite a montré ce qui suit...) 8. Commentaires du projet Cette check-list est actuellement mise à jour par le North Sea Programme.

Problèmes courants détectés
Contrôles sur place Problèmes courants détectés Fiches de temps de travail erronées Calculs des frais généraux erronés Pas de traces d‘appels d’offres Documents non disponibles Si la communication au sein du partenariat est mauvaise, ces problèmes s’empirent au niveau des partenaires Certains exemples d’éléments qui ne sont pas contrôlés et qui sont découverts pendant les contrôles sur place. Ces problèmes sont incroyablement courants et tout contrôle de premier niveau doit s'assurer qu'ils sont vérifiés. Lorsqu'il y a une facture, il y a peu de problèmes. Ce sont les frais 'indirects' qui posent problème, encore et encore (+ les achats publics).

Problèmes courants détectés par le Contrôle de Premier Niveau
Soumission de rapports d'avancement incomplets Rapports de dépenses non éligibles Les budgets des partenaires du projet ont été dépassés Les lignes budgétaires ont été dépassées Les coûts sont reportés sur les mauvaises lignes budgétaires Les coûts ne correspondent pas au rapport d'activité Modifications du partenariat Modification de la structure du formulaire de rapport Signatures manquantes Taux de change utilisé erroné Ce sont des problèmes courants rencontrés à tous les stades du contrôle de premier niveau. Ce qui est important, c'est que presque tous sont administratifs et liés à la procédure et ne sont pas très importants. Le programme peut se contenter de demander leur correction. Soulignez le fait que la fraude délibérée est très rare (mais pas inexistante). Cependant, certaines fraudes (comme la numéro 2) peuvent être plus importantes. Les questions d'éligibilité constituent le problème le plus courant dans la gestion financière INTERREG.

Effectué par : Organismes de contrôle de premier niveau désignés par l'EM au début du programme et STC / AG Objectif : Contrôler les dépenses et les activités du projet Effectué par : Autorité d'Audit Objectif : Contrôler les systèmes et procédures du programme et un échantillon d'opérations Contrôle de Premier Niveau Contrôle de Deuxième Niveau Contrôle de troisième niveau Contrôle par AC Nous présentons cette diapositive car nous passons à présent au niveau/stade de contrôle suivant. Jusqu'à présent, nous avons discuté du Contrôle de Premier Niveau effectué par l'organe de contrôle de premier niveau / le STC / l'AG. Le Contrôle de Premier Niveau (basé sur l'Art /2006 pour ) est un contrôle des partenaires individuels du projet et de leurs factures. Le niveau suivant, dont nous allons discuter, est le contrôle par l'AC : il s'agit d'une vérification avant que la demande de paiement soit présentée à la Commission. Plus tard cette même journée, nous parlerons du Contrôle de Deuxième Niveau : un contrôle des systèmes et un contrôle d'un échantillon d'opérations effectuées par l'Autorité d'Audit. Et enfin, nous parlerons du Contrôle de Troisième Niveau : un contrôle final avant la clôture du programme, effectué souvent par l'Autorité d'Audit. NB : Les nouveaux organes qui apparaissent dans cette diapositive et dans la nouvelle période sont l'AC et l'AA. Nous parlerons d'eux plus en détail dans cette section. Effectué par : Autorité de Certification Objectif : Vérifier que les contrôles du projet ont été effectués comme il se doit Effectué par : L'organe ’de conclusion' – Autorité d'Audit. Objectif : Contrôler que tous les contrôles ont été effectués comme il se doit et que les programmes peuvent être clôturés en toute sécurité

Contrôle par l'Autorité de Certification 2007 – 2013
Après avoir été traitées par le STC / l'AG, les demandes de paiement sont transmises à l'AC L'AC certifie la légalité et la régularité des dépenses déclarées à la Commission Intermédiaires et finales L’AC fonctionne indépendamment de l'AG et de l'AA L'AC assure la fiabilité du travail de l'AG L'AG informe l'AC des procédures utilisées pour : Vérifier la livraison des produits et services co-financés et la réalité des dépenses demandées Assurer la conformité avec les règles applicables Maintenir la piste d'audit Documents d‘orientation disponibles sur le contrôle effectué par l'AC Cette diapositive aborde le rôle et les responsabilités de l'AC. Ce sont les mots de la Commission. Il ne doit y avoir aucune duplication du contrôle - des résultats satisfaisants par ex. des contrôles des systèmes de l'AG peuvent conduire à une limitation du travail de contrôle effectif des AC. L'élément clé est que les nouvelles exigences réglementaires pour l'AC sont basées sur le document de bonne pratiques pour l'AP (le dernier point sur les documents d'aide disponibles sur le contrôle par l'AC s'y réfère : "Un document de bonne pratique sur le contrôle effectué par l'AP." NB : Il n'y a pas de changement réel des fonctions remplies par l'AP ( ) et l'AC ( ).

Audit – Contrôle de Deuxième Niveau 2007 – 2013
Les réglementations établissent un nouvel organisme (l'Autorité d'Audit) pour superviser les exigences en matière d'audit du programme Chaque EM impliqué désignera un représentant dans un "Groupe d'Auditeurs" pour chaque programme. Celui-ci assistera l'AA. L'AA peut être autorisé à travailler pour l'ensemble du programme, sans groupe d'auditeurs. Nous allons discuter à présent du niveau de contrôle suivant – le contrôle de deuxième niveau. Ce sera une session assez longue et importante. L'AA est un organe de contrôle de deuxième niveau pendant la nouvelle période, c'est un organe formel dont l'établissement est exigé par les réglementations.

Tâches fixées dans les réglementations
Autorité d'Audit 2007 – 2013 Tâches fixées dans les réglementations Responsable des contrôles des systèmes et des contrôles d'échantillons pour les projets (actuellement Art. 10) Doit présenter la Stratégie d'Audit pour le programme à la Commission dans les 9 mois suivant l'adoption du PO Doit présenter un rapport de contrôle annuel chaque année La Stratégie d'Audit établit le processus d'audit pour toute la durée du programme. L'AA doit être désigné au début du programme et la Stratégie d'Audit doit être rédigée au début du programme. La manière dont l'AA travaillera et remplira ses fonctions doit être incluse dans la description des systèmes et procédures. Un programme qui ne présente pas la description des systèmes et procédures à la Commission ne reçoit pas de paiement.

Contrôle de Deuxième Niveau et Autorité d'Audit
AUTORITE D'AUDIT (Pays de l'AG) Auditeur national Groupe d'Auditeurs Contrôles du projet Contrôles du projet Rapport compilé Article 10 – Nouveau nom CONTRIBUTION Voici comment le Contrôle de Deuxième Niveau sera organisé à l'avenir. L'Autorité d'Audit est un nouvel organe dans la structure de gestion du programme, dont les responsabilités sont similaires dans une large mesure au Groupe de Contrôle de Deuxième Niveau. L'Autorité d'Audit effectuera deux types de contrôles des Programmes d'Opérations : -Contrôles des systèmes de gestion financière -Contrôle de chaque étape du processus de gestion financière de l'échantillon d'opérations sélectionné Dans la pratique, cela signifie que les contrôles effectués par l'Autorité d'Audit impliqueront le contrôle des procédures en place et l'assurance que ces procédures ont été utilisées et que les résultats ont été documentés. La principale différence entre l'Autorité d'Audit et le Groupe de Contrôle de Deuxième Niveau est que pendant la nouvelle période, l'AA sera un organe du programme formel, fixe, établi dans les 3 mois suivant l'approbation du PO. L'AA sera basée dans le même pays que l'AG du programme et sera assistée par un groupe d'auditeurs de chaque EM participant au programme. Rapport annuel Article 13 – Nouveau nom Commission

Par rapport aux Groupes de Contrôle Financier aujourd'hui
Autorité d'Audit (1/4) Par rapport aux Groupes de Contrôle Financier aujourd'hui Principales responsabilités : Aidée par un Groupe d'Auditeurs de chaque pays participant Mis en place dans les 3 mois suivant l'approbation du programme Présidé par l'AA Développe ses propres règles ou procédures S'assurer que les audits satisfont aux normes internationales d'audit et sont effectués sur un échantillon adéquat Rédiger une Stratégie d'Audit pour le programme Produire un Rapport de Contrôle Annuel incluant une Opinion sur l'utilisation des systèmes de gestion et de contrôle Préparer et présenter la ‘déclaration de clôture’ L'AA assumera les responsabilités du contrôle de deuxième (Article 10) et de troisième (clôture du programme) niveau telles que nous les connaissons aujourd'hui. La différence est qu'en mettant en place un organe formel, il sera possible d'assurer que les contrôleurs sont identifiés et commencent à travailler peu de temps après le début du programme (retards énormes dans certains programmes pendant cette période). L'AA peut être un organe public au niveau local, régional ou national mais il DOIT travailler indépendamment de l'AG et de l'AC (Général §59). De plus, le 'groupe d'auditeurs' signifiera que le contrôle sera coordonné (fonctionne mieux dans certains cas que d'autres pendant la période actuelle). En théorie, il y aura également une 'autorité supérieure' à laquelle référer les questions d'éligibilité difficiles. Il n'est pas certain que tous les AA voudront jouer ce rôle cependant. En savoir plus sur l'AA : Selon les nouvelles réglementations, l'Autorité d'Audit est une autorité ou un organe public national, régional ou local, indépendant en termes de fonction de l'AG et de l'AC, désigné par l'EM de chaque PO. L'Autorité d'Audit sera responsable de vérifier le fonctionnement effectif du système de gestion et de contrôle. L'Autorité d'Audit aura notamment les fonctions suivantes : - S'assurer que les audits sont effectués pour vérifier le fonctionnement effectif du système de gestion et de contrôle du programme opérationnel ; - S'assurer que des audits sont effectués sur des opérations, sur la base d'un échantillon adéquat pour vérifier les dépenses déclarées ; - Présenter à la Commission dans les neuf mois suivant l'approbation du PO une stratégie d'audit couvrant les organes qui réaliseront les audits (comme dans les points 1 et 2), la méthode à utiliser, la méthode d'échantillonnage pour les audits d'opérations et le planning indicatif d'audits pour s'assurer que les principaux organes sont audités et que les audits sont distribués uniformément pendant toute la période du programme ; - Au 31 décembre de chaque année de 2008 à 2015 : Présenter à la Commission un rapport de contrôle annuel présentant les constats des audits réalisés pendant la période de 12 mois précédente, qui s'achève le 30 juin pour l'année concernée, conformément à la stratégie d'audit du programme opérationnel et rapportant tous les défauts décelés dans les systèmes de gestion et de contrôle du programme. Le premier rapport devant être soumis pour le 31 décembre 2008 couvrira la période du 1er janvier 2007 au 30 juin 2008. Emettre une opinion sur la base des contrôles et des audits qui ont été réalisés sous la responsabilité de l'Autorité d'Audit concernant l'efficacité du système de gestion et de contrôle afin de fournir une assurance raisonnable que les déclarations de dépenses présentées à la Commission sont correctes et, par conséquent, une assurance raisonnable que les transactions sous-jacentes sont légales et régulières. Présenter une déclaration de clôture partielle évaluant la légalité et la régularité des dépenses concernées. Présenter à la Commission au plus tard le 31 mars 2017 une déclaration de clôture évaluant la validité de la demande de paiement du bilan final et la légalité et la régularité des transactions sous-jacentes couvertes par la déclaration finale de dépenses qui sera supportée par un rapport de contrôle final. L'Autorité d'Audit s'assurera que le travail d'audit tient compte des normes d'audit internationales : NOUS ESSAYONS D'OBTENIR DES CLARIFICATIONS SUR CES NORMES. BEAUCOUP DE CONTROLEURS DE DEUXIEME NIVEAU D'INTERREG NE SONT PAS CERTAINS DE CES NORMES D'AUDIT INTERNATIONALES ET RECHERCHENT DES INFORMATIONS A CE PROPOS. INTERACT QT DEVELOPPE ACTUELLEMENT LE CONTENU DU SEMINAIRE DU RESEAU SUR LE CONTRÔLE DE DEUXIÈME NIVEAU ET L'AA. LES EXIGENCES REGLEMENTAIRES SERONT ABORDEES LORS DE CE SEMINAIRE. Lorsque les audits et les contrôles sont effectués par un organe autre que l'Autorité d'Audit, cette dernière s'assurera que ces organes ont l'indépendance fonctionnelle nécessaire. L'AA est toujours responsable de ces audits et contrôles.

AA (= Autorité d'Audit) AA + GA (=Groupe d'Auditeurs)
Contrôle des systèmes Stratégie d'Audit Sélection d'un échantillon d'opérations Effectuer des contrôles Rapports partiels (nationaux) Rapports intégrés Rapports à la Commission L'AA est un organe de coordination pour les EM, un point de contact avec la Commission et généralement un auditeur de Contrôle de Deuxième Niveau dans l'Etat membre de l'AG Cette diapositive mentionne beaucoup de tâches déjà présentes sur la diapositive précédente mais elle met l'accent sur les différents rôles de l'AA et du GA. La plupart de ces points sont stipulés au §61 du Règlement Général. NB : Les 2 principales fonctions sont réparties entre l'AA et le GA (le contrôle des systèmes et le contrôle de l'échantillon d'opérations). L'AA rédige et présente des rapports à la Commission : il se réfère aux rapports annuels + au rapport final GA, stratégie d'audit : devrait être prête dans les 9 mois suivant l'approbation. GA, rapports nationaux : le GA rédige des rapports nationaux sur les projets qu'il a contrôlés. Ils sont ensuite compilés par l'AA dans le rapport annuel. NB : il est également possible pour l'EM du programme de convenir que les fonctions du GA pourraient être remplies par l'AA uniquement, càd l'auditeur national de l'AG fait également des vérifications dans les autres pays. Une possibilité qui est cependant assez improbable...

Commission Autorité d'Audit Etats membres STC Groupe d'Auditeurs
QUELQUES PROCEDURES DE BASE Commission Rapport d'audit annuel Rapport trimestriel sur les irrégularités Rapports administratifs Autorité d'Audit Etats membres Instructions Feed-back / suivi STC STC : ne doit pas être impliqué dans le travail de l'AA et du GA car son propre travail fait partie du contrôle. Le STC ne remplit qu'une fonction administrative/de support. AA : compile les rapports d'audit nationaux des auditeurs nationaux dans le rapport annuel à la Commission EM : doit être informé du processus de Contrôle de Deuxième Niveau et en particulier des irrégularités constatées (pour le Rapport sur les Irrégularités à la Commission). Rapports d'audit et recommandations Organisation des réunions et doc de support Documentation des projets Groupe d'Auditeurs

Questions à aborder lors de la mise en place de l'AA:
Autorité d'Audit (4/4) Questions à aborder lors de la mise en place de l'AA: Indépendance Effectifs et flux de travail ? Budget ? Et qui paiera? Sous-traitance ou désignation d'un organisme public ? Coordination avec les Contrôleurs de Premier Niveau ? Rôle dans le suivi des problèmes identifiés ? Fonction de conseil / de formation ? Les réponses dépendront de l'envergure du programme et de l'attitude des Etats membres participants. Avant-dernier point : l'AA ne fait qu'identifier les problèmes puis les transmet au programme et aux EM pour qu'ils le résolvent. Dernier point : certains programmes ont mentionné cet aspect comme une possibilité que les auditeurs du Contrôle de Deuxième Niveau / l'AA donne des conseils par ex. aux Contrôleurs de Premier Niveau concernant l'interprétation de différentes règles, par ex. les règles d'éligibilité nationales etc. Beaucoup d'AA penseront probablement que c'est trop.

Système de contrôle – Timing
Il ne peut pas y avoir de répétition de retards prolongés dans la mise en place des systèmes de contrôle et d'audit Il est crucial d'être en place suffisamment tôt pour accompagner le développement et la réalisation du programme Les paiements ne seront pas effectués sans que des systèmes corrects soient en place Tels sont les mots de la Commission. Nous avons constaté des retards importants dans la mise en place des systèmes de contrôle pendant la période actuelle et certains programmes ont fait face à des difficultés pour cette raison. Nous devrions en tirer la leçon et les problèmes de la période actuelle devraient être évités à l'avenir.

Contrôle de Deuxième Niveau - contenu
Vérifier l'efficacité des systèmes de gestion et de contrôle Identifier des mesures correctives pour éliminer les risques dans les systèmes Eviter les irrégularités et entreprendre des actions pour lutter contre celles-ci Recouvrer les sommes perdues en conséquence d'irrégularités ou d'une négligence Vérifier la présence d'une piste d'audit adéquate Vérifier sélectivement les déclarations de dépenses à différents niveaux Vérifier l'exactitude des rapports de comptabilité au niveau des bénéficiaires finaux Faciliter l'identification des risques possibles dans l'exécution des opérations Vérifier que le co-financement national est disponible Demandez aux participants ce que le Contrôle de Deuxième Niveau devrait vérifier. Renvoyez-les ensuite au Manuel de Gestion Financière pour une liste détaillée. Cette diapositive est importante car elle met en avant 3 fonctions de base des vérifications du Contrôle de Deuxième Niveau : 1. Vérifier dans quelle mesure les systèmes de gestion et de contrôle sont efficaces - puisque tout dépend d'eux ! 2. Vérifier les mêmes éléments que lors du contrôle de premier niveau (par ex. y a-t-il une piste d'audit suffisante ?) pour s'assurer que ce travail a été fait correctement. 2. Identifier des solutions si des problèmes sont découverts.

Quelles informations le Contrôle de Deuxième Niveau fournira-t-il ?
Les problèmes rencontrés ont-ils un caractère systémique ? Si oui, quelle est la portée des opérations affectées ? Quelles sont les causes des problèmes ? Quelle action corrective et préventive est exigée ?

Sélection d'un échantillon pour le Contrôle de Deuxième Niveau
2000 – 2006 La sélection d'un échantillon de 5% d'opérations représentatives, basées sur le risque et devant être contrôlées inclut : Un mélange approprié de types et de tailles d'opérations Tout facteur de risque identifié par les contrôles nationaux ou communautaires La concentration d'opérations au sein de certains organismes intermédiaires ou bénéficiaires finaux afin que les principaux organismes intermédiaires et bénéficiaires finaux soient contrôlés au moins une fois avant la clôture de chaque assistance Il y a des échantillons de critères d'évaluation du risque dans le manuel d'audit de la Commission. Ceux-ci sont simplement des points principaux. Une analyse du risque doit être effectuée pour identifier l'échantillon devant être contrôlé par le Contrôle de Premier Niveau en Cependant, il est intéressant de noter (de manière informelle) que la Commission a dit que l'échantillon ne devait pas reposer uniquement sur des opérations à haut risque car cela déformerait l'image du programme dans son ensemble. Par conséquent, le Contrôle de Deuxième Niveau DOIT inclure également des opérations à faible risque pour que le % total d'erreurs découvertes reste dans des limites acceptables.

Sélection d'un échantillon pour le Contrôle de Deuxième Niveau
2007 – 2013 Echantillon représentatif aléatoire Pas 5% des fonds du programme mais suffisamment pour assurer au moins 60% de niveau de confiance Les contrôles de systèmes et procédures doivent se poursuivre pendant toute la durée du programme Voilà comment l'échantillon pour le Contrôle de Deuxième Niveau doit être sélectionné. Il est important que l'échantillon soit représentatif. Autre changement pendant la nouvelle période : un niveau de confiance d'au moins 60% sera requis. Les contrôles basés sur le risque pourront être additionnels.

Contrôle de Deuxième Niveau – Quand doivent-ils avoir lieu ?
La première visite de contrôle des systèmes doit être effectuée peu après le lancement du programme En , les projets ont généralement dépensé 50% avant leur inclusion dans l'échantillon de 5% (atteindre 5% des dépenses du programme peut coûter cher) Il y a deux éléments principaux du contrôle de deuxième niveau. L'un est le contrôle des systèmes (effectué au niveau du programme) et l'autre est le contrôle de 5% minimum de dépenses du programme (principalement des dépenses du projet mais elles peuvent aussi inclure les dépenses AT). Le contrôle des systèmes mesure l'efficacité des systèmes de gestion du programme. Il doit être effectué au plus vite après l'approbation du programme (il est inutile de décider à la fin du programme que les systèmes utilisés ne sont pas bons).

Contrôle de Deuxième Niveau – problèmes courants 1/2
Rég. Commission (CE) No 1260/1999 et Rég. Commission (CE) No 1685/2000 amendés par Rég. Commission (CE) No 448/2004 n'étaient pas connus Les règles de soumission d'offre n'étaient pas connues Pas de documentation disponible pour montrer un lien clair entre le travail effectivement réalisé et les dépenses déclarées Le sigle de l'UE était manquant sur toutes les publications et les documents pertinents avaient déjà été distribués Aucun document et preuve n'étaient disponibles pour le co-financement Le partenaire du projet avait changé d'adresse sans en informer le programme Le titre du projet manquait sur certaines factures A nouveau, cette diapositive et les deux suivantes contiennent trop d'informations – elles sont présentées pour que les participants puissent les emporter et les examiner et vous ne devez pas les passer en revue point par point. Nous prenons quelques points fondamentaux (les points soulignés dans cette diapositive et la suivante). Les exemples viennent d'Allemagne. Cet exemple souligne que les activités sont aussi une part importante du contrôle de deuxième niveau.

Contrôle de Deuxième Niveau – problèmes courants 2/2
Les départements financiers sont décentralisés et le système de comptabilité ne pouvait pas être contrôlé Les paiements n'étaient pas justifiés par des factures, il y avait seulement les extraits bancaires Une facture était reprise deux fois Il y avait une facture avec un paiement partiel là où une avance avait été payée avant l'achèvement du service. Les factures d'un sous-partenaire avaient été payées après que les paiements avaient été reçus de l'UE Les frais de personnel incluent des frais généraux sans calcul compréhensible Taux de change - les factures contenaient deux taux de change différents Le rapport financier n'était pas signé par le Contrôleur de Premier Niveau Le premier exemple souligné fait ressortir le fait que de nombreux problèmes sont liés à la piste d'audit. Dans de nombreux cas, des parties importantes de cette piste manquent. Le second point souligné est très ennuyeux et suggère le réelle faiblesse du Contrôle de Premier Niveau dans le programme concerné.

Contrôle de Deuxième Niveau – Questions & Défis
1. Les contrôleurs nationaux ne sont pas nommés ou sont nommés trop tard pour résoudre les problèmes 2. Des sociétés d'audit internationales sont nommées mais les ressources sont très limitées 3. Les contrôleurs nationaux sont surchargés de travail - le travail de contrôle est repoussé et des erreurs systémiques sont trouvées quand il est déjà trop tard 4. Les rôles et les responsabilités ne sont pas clairs, par ex. le contrôleur remet son rapport et que se passe-t-il ensuite ? 5. Le contrôle du projet n'a pas la priorité, par ex. la tâche est oubliée ou confiée à des personnes sans expertise en matière d'audit ou expérience dans le domaine 6. Les constats sont gênants d'un point de vue politique – manque de support de l'EM 7. Les règles d'éligibilité varient entre pays, par ex. si des règles communes ne sont pas en place ou sont remises en question, le contrôle du respect de ces règles est difficile Toutes ces remarques sont courantes et toutes sont sérieuses. 1. Certains programmes n'ont pas encore commencé le contrôle de deuxième niveau. Cela signifie qu'il devient plutôt difficile de résoudre les problèmes décelés. 2. C'est une expérience intéressante qui a échoué à chaque fois jusqu'ici... nous attendons avec intérêt les résultats des derniers pays ayant essayé. Par le passé, il y a toujours eu une crise de qualité ou de coût. 3. Là, il n'y a pas grand chose à faire. Nous couvrirons les erreurs systémiques dans le chapitre de la clôture – c'est le pire cauchemar des programmes. 4. Les constats du contrôle de deuxième niveau doivent être actés mais ce peut être difficile si ces constats sont trop vagues. Par conséquent, il faut demander aux contrôleurs de donner des détails et quantifier les problèmes. 5. Ce sont des choses qui arrivent. Parfois, le contrôle de deuxième niveau est confié à quelqu'un dans un ministère qui traite avec INTERREG. Cela peut signifier que cette personne n'a pas les connaissances nécessaires en matière d'audit. 6. C'est peut-être l'un des éléments que personne n'admettra mais il serait très intéressant de connaître l'étendue de ce problème. Ce qui arrive ici c’est que les autorités nationales refusent d‘agir. Les conséquences de cette action ne sont pas claires jusqu'ici. Demandez aux participants d'identifier d'autres problèmes

Contrôle de Deuxième Niveau, aujourd'hui et à l'avenir – SYNTHESE
Les EM organisent des Contrôles de Deuxième Niveau effectués par le groupe Contrôle de Deuxième Niveau L'AA est un organe formel pour effectuer un Contrôle de Deuxième Niveau L'AA est mis en place au début du programme Les EM développent une stratégie d'audit pour l'ensemble de la période du programme en précisant : Les objectifs du travail d'audit Qui effectuera le travail d'audit Comment assurer que les exigences des Art. 10 et 15 sont satisfaites L'AA présente une stratégie d'audit (dans les 9 mois suivant l'approbation du PO) L'EM informe la Commission de l'organisation des systèmes de contrôle et de gestion dans les 3 mois suivant l'approbation “Déclaration Art 5” (qui inclut les réserves pour l'audit des systèmes de gestion et de contrôle) L'AA approuve la description des systèmes de gestion et de contrôle (dans les 12 mois suivant l'approbation du PO) Les EM présentent le rapport annuel Art 13 sur l'exécution des contrôles de l'échantillon (pour le 30 juin) Ce point inclut aussi les actualisations de la Déclaration Art. 5 L'AA soumet un rapport de contrôle annuel pour le 31 décembre L'AA publie une opinion d'audit annuelle L'entité qui remet la déclaration de clôture n'est pas spécifiée. Ce doit être un organisme indépendant du système de gestion et de contrôle L'AA remet la déclaration de clôture Cette diapositive est une synthèse du matériel qui vient d'être présenté. Il y aura beaucoup de changements dans la manière dont le Contrôle de Deuxième Niveau fonctionnera pendant la nouvelle période et il est bon de disposer de ce résumé. Ce tableau montre que pendant la nouvelle période, la responsabilité du Contrôle de Deuxième Niveau sera assignée à l'AA. Pendant la période 2000 – 2006, cette responsabilité a été assez vague – L'Art 10 dit : "L'EM sera responsable des Contrôles de Deuxième Niveau." C'est peut-être la raison de problèmes rencontrés par de nombreux programmes car l'organe de Contrôle de Deuxième Niveau a été établi très tard.

Contrôle de Deuxième Niveau – conclusions...
Dans de nombreux cas, les constats du Contrôle de Deuxième Niveau suggèrent la faiblesse du contrôle de premier niveau en place S'agit-il de cas particuliers ou d'une tendance générale ? Cette question est fondamentale et elle nous ramène au rôle central du contrôle de premier niveau et à l'importance du fait que celui-ci soit effectué correctement. Elle éveille à nouveau de sérieuses inquiétudes quant à la qualité du contrôle de premier niveau. S’il se trouve que ces problèmes sont généralisés, les programmes doivent réagir d'urgence. Il faut que certaines procédures soient corrigées par le programme. Les problèmes moins importants sont traités dans les diapositives suivantes sur les irrégularités.

Corrections financières et recouvrement
Toute irrégularité détectée doit être résolue avant la clôture du projet / programme Les paiements incorrects doivent être recouvrés Nous commençons à présent la présentation du nouveau sujet : les irrégularités. Ces deux principes sont très clairement exposés dans la documentation sur la clôture. Nous allons étudier comment cela fonctionne et certains cas où les choses ne sont peut-être pas si simples.

Problèmes détectés par le Contrôle de Premier Niveau
Irrégularités Problèmes détectés par le Contrôle de Premier Niveau Doivent être résolus avant la clôture du projet Si la rétention du paiement final au projet est suffisamment importante, ce ne devrait pas être un problème Commencez par le contrôle de premier niveau. Normalement, les problèmes détectés à ce niveau sont faciles à traiter (les montants sont simplement déduits du paiement suivant). Au moment de la clôture, cependant, vous devez prendre des décisions finales sur toutes les questions ouvertes. C'est l'objectif de la rétention – la dernière partie du paiement final du projet qui n'est pas payée tant que la déclaration de dépenses finale du projet n'a pas été certifiée et que tous les problèmes en suspens n'ont pas été résolus. Reste à savoir quelle peut être l'ampleur de cette rétention. De nombreux programmes suivent les règles au niveau du programme et retiennent les derniers 5% du budget du projet. C'est intéressant car les dépenses moyennes des projet s'élèvent à 95% du budget total. Cela veut dire que le montant retenu ne fait aucune différence pour le projet et n'offre aucune sécurité au programme. C'est pourquoi un petit nombre de programmes a conservé les 20% utilisés pendant la nouvelle période. Toutefois, ceci peut engendrer des problèmes financiers sérieux, notamment pour les petits partenaires.

Irrégularités Problèmes détectés par le Contrôle de Deuxième Niveau / un organisme de contrôle supérieur Peut avoir lieu après la clôture et le paiement final au projet Exigera une procédure de recouvrement Les problèmes de contrôle de deuxième niveau sont peut-être plus difficiles. Le contrôle de deuxième niveau peut se poursuivre jusqu'en mars 2010 (étant donné que nous avons à présent un nouveau délai de clôture) en théorie (voir délai de côture), ce qui signifie que des ajustements peuvent être exigés dans des projets déjà clôturés. L'une des questions devant être discutées est celle de savoir si la rétention de 5% pour les projets doit être appliquée à tous les projets sans qu'aucun d'eux ne soit payé avant la clôture du programme ou si les projets doivent recevoir les derniers 5% lorsqu'ils clôturent, les derniers projets devant attendre que le programme obtienne les 5% finaux. Les deux systèmes sont utilisés, bien que le système 2 semble bien plus équitable. Nous passerons ensuite aux procédures de recouvrement.

Qu'est-ce qu'une irrégularité (1) :
Irrégularités Qu'est-ce qu'une irrégularité (1) : "... toute violation d'une disposition du droit communautaire résultant d'un acte ou d'une omission d'un opérateur économique qui a ou aurait pour effet de porter préjudice au budget général des Communautés européennes par l’imputation au budget communautaire d’une dépense indue;" Art. 1 CE 2035/2005 concernant les irrégularités et le recouvrement de sommes indûment versées Arrêtez-vous sur ce point afin que chacun travaille à partir de la même définition. TOUTE erreur est techniquement une irrégularité mais certaines sont très mineures et par conséquent, une certaine flexibilité est de mise. Cette définition est basée sur la réglementation qui régit la période actuelle. Une liste d'exemples d'irrégularités est fournie par la Commission.

Qu'est-ce qu'une irrégularité ? (2)
Irrégularités Qu'est-ce qu'une irrégularité ? (2) D'une manière générale, une irrégularité est une violation de lois nationales et/ou de réglementations de l'UE, par ex. des règles d'éligibilité Voilà qui est dit plus simplement...

Comment traitons-nous les irrégularités :
En-dessous du seuil de € , le programme peut traiter les irrégularités directement Au-dessus de € , l'irrégularité doit être rapportée à OLAF L'UE fixe un seuil pour entreprendre une action plus sérieuse. Jusqu'à récemment, il était très bas (4.000 euros) mais il est passé très récemment à euros. Jusqu'à récemment... les programmes faisaient souvent preuve de plus de flexibilité que euros. S'il s'agissait d'une erreur honnête qui pouvait être facilement corrigée, les programmes traitaient souvent des irrégularités portant sur plus de € sans rapporter à OLAF. C'est le genre de choses que tout le monde fait mais dont personne ne parle. D'un point de vue strict, c'est illégal mais si tout est rapporté à OLAF, tout le monde perd du temps et on donne la fausse impression que le programme est un centre de fraude. Rapport AP sur les montants recouvrés : L'Art /2001 dit que « l'AG ou l'AP tiendront une comptabilité des montants recouvrables au titre de paiements de concours communautaire déjà effectués et s'assureront que les montants sont recouvrés sans retard injustifié. Après le recouvrement, l'AP remboursera les paiements irréguliers recouvrés (...). L'AP enverra annuellement à la Commission, en annexe au 4ème rapport trimestriel sur les reversements, un état des recouvréments en attente à cette date » ainsi que la date de lancement de la procédure de recouvrement.

Irrégularités en-dessous du seuil de notification 2007 – 2013
L'EM tiendra une comptabilité des montants en-dessous du seuil de € L'EM tiendra une comptabilité des montants recouvrés ou retirés après l'annulation de la contribution à une opération L'EM remboursera les montants recouvrés au budget général de la CE Ce système est basé sur l'Art. 36 de la Réglementation 1828/2006 portant les modalités d’exécution. L'article se rapporte aux irrégularités en-dessous du seuil de notification. Ne le mentionnez pas mais NB en cas de questions : il peut y avoir une situation où l'EM et la CE partageront la perte d'irrégularités inférieures au seuil qui ne peuvent pas être recouvertes conformément au taux de co-financement. La description des systèmes et procédures prévoit ce type de situation mais alors la Commission peut décider qu'elle ne veut pas partager la perte.

2007 – 2013 L'EM n'est pas tenu de rapporter les irrégularités si :
L'irrégularité est due à une faillite du bénéficiaire Le bénéficiaire a informé volontairement l'AG et l'AC des irrégularités, indépendamment du fait que le paiement au bénéficiaire ait déjà été effectué ou pas L'AG et l'AC ont corrigé l'irrégularité avant que le paiement ait été fait au bénéficiaire et avant l'inclusion de cette dépense irrégulière dans une déclaration de dépenses présentée à la Commission Ces dérogations sont décrites à l'Art. 28 de la Réglementation portant les modalités d’exécution.

Irregularités et recouvrements en 2007 – 2013
L'Autorité de certification lance le recouvrement Le Chef de File rembourse les fonds Le Chef de File recouvre les fonds du partenaire En cas d'échec, l'Etat membre partenaire paie les fonds à l'Autorité de certification Cette diapositive est présentée parce que la véritable question concernant le contrôle est de savoir ce qui se passe si quelque chose tourne mal. Toute cette procédure est basée sur FEDER § 17. C'est un principe très important : seuls les EM ont la responsabilité de désigner des contrôleurs adéquats, de telle sorte qu'ils sont aussi responsables finalement si le contrôle se passe mal et que l'argent n'est pas correctement payé. L'autre point clé est que la facture ne devrait jamais arriver chez le Chef de File si c'est l'un des autres partenaires qui a causé les problèmes. C'est un changement assez considérable (pour le mieux) par rapport à ce que font beaucoup de programmes aujourd'hui. IL SEMBLE QUE CE SOIT UN GROS PROBLEME POUR LE CF LE CAS ECHEANT : COMBIEN DE TEMPS PEUT S'ECOULER DE L'ETAPE 2 A L'ETAPE 5 (AU MINIMUM ET AU MAXIMUM), C.A.D. COMBIEN DE TEMPS LE CF DOIT-IL ATTENDRE SON ARGENT ? CETTE RESPONSABILITE DU CF EXIGE DES FINANCES TRES SOLIDES DE SA PART. L'Autorité d‘Audit effectuera le contrôle de deuxième niveau des vérifications des systèmes du PO et des vérifications de l'échantillon d'opérations individuelles. En principe, il ne devrait pas y avoir de problème majeur pendant ce contrôle car tous les problèmes devraient avoir été repérés avant par les contrôleurs de premier niveau, le CF ou l'AG et corrigés. Cependant, dans la pratique, le contrôle de deuxième niveau révèle des faiblesses dans la gestion financière au niveau du programme et du projet. Que se passe-t-il alors ? Lors du contrôle de deuxième niveau, l'Autorité d'audit peut repérer deux types de problèmes: -des irrégularités systémiques détectées dans les programmes opérationnels -des irrégularités individuelles détectées dans les opérations individuelles Dans le cas où l'Autorité d‘Audit détecterait l'un de ces problèmes, l'Autorité de Certification serait impliquée en tant qu'acteur majeur dans le processus de recouvrement des fonds versés indûment. L'Autorité de Certification lance le recouvrement des fonds et assure que chaque montant de ce type est recouvré d'abord à partir du Chef de File qui représente le partenariat et qui est responsable de l'administration du projet et d'une gestion financière saine. Ce rôle du CF implique en premier lieu que le Chef de File rembourse le montant versé indûment à l'AC même si le CF n'a fait aucune faute. Le Chef de File lance alors le processus de recouvrement des fonds versés indûment à partir du (des) partenaire(s) du projet impliqué(s) et/ou responsable(s) de l'irrégularité. L'EM du partenaire du projet impliqué est responsable des corrections nécessaires et rembourse finalement le montant versé indûment à l'AC. Enfin, l'AC rembourse l'argent au CF qui a couvert en premier lieu le montant indûment versé à partir de son propre budget. La procédure de recouvrement proposée pour la nouvelle période de financement soulève deux points importants : tout d'abord, la responsabilité des montants versés indûment relève du partenaire du projet responsable de l'irrégularité (et cette responsabilité finit par échouer à l'EM du partenaire impliqué). C'est une amélioration par rapport à la période actuelle où le CF est financièrement responsable de la gestion du projet. En cas d'irrégularités, le CF doit rembourser le montant versé indûment même s'il n'a pas commis de faute. Cette procédure pose beaucoup de problèmes au Chef de File qui n'a aucune garantie de recouvrer le montant du partenaire responsable. C'est ainsi que beaucoup de programmes de la période actuelle interprètent cette règle et placent une énorme responsabilité d'actions financières de tous les partenaires du projet sur le CF. Ensuite, selon la nouvelle réglementation, le CF doit être une organisation ayant un système financier sain pour qu'en cas de problème (p.ex. nécessité de rembourser à l'AC le montant versé indûment à partir de son propre budget) le Chef de file ne perde pas sa trésorerie. Voir aussi le nouveau manuel à ce propos ! L'Autorité de certification rembourse le Chef de File Basé sur les réglementations FEDER § 17

Un rapport doit également être présenté s'il n'y a pas d'irrégularités
Responsabilités de l'EM : Recouvrements et traitement des irrégularités en 2007 – 2013 Détection et correction des irrégularités (§17 FEDER) Recouvrement des montants indûment versés (remboursement à l'AC de tout montant non recouvrable versé indûment à des partenaires sur le territoire de l'EM Rapports à la Commission tous les trimestres sur les irrégularités qui ont fait l'objet d'un constat administratif ou judiciaire primaire Un rapport doit également être présenté s'il n'y a pas d'irrégularités Suivi dans chaque rapport trimestriel quant aux actions entreprises en conséquence d'irrégularités rapportées précédemment Pendant la nouvelle période , les EM jouent un rôle dans le recouvrement des montants indûment versés. Etant donné le rapport trimestriel que les EM doivent présenter, nous espérons qu'il y aura des actions de suivi concernant les erreurs détectées. Pendant la période actuelle, les EM refusaient souvent de réagir aux erreurs détectées lors du Contrôle de Deuxième Niveau. Les nouvelles exigences devraient changer cette situation.

L'EM doit être informé dès le départ
Recouvrements 2007 – 2013 Exige des procédures fortes avec des délais par ex. pour la durée pendant laquelle le Chef de file devrait les utiliser pour essayer de recouvrer les fonds L'EM doit être informé dès le départ Le projet d'implémentation du Rég. contient des définitions utiles de ce qui doit être rapporté Toutes les irrégularités doivent faire l'objet d'un rapport administratif ou judiciaire Ne passez pas de temps sur ce point car il concerne un avenir éloigné. Contentez-vous de le mentionner brièvement : c'est juste un suivi de la diapositive précédente. Le risque est que l'EM refuse de payer et dise que le CF doit continuer d'essayer de recouvrer la somme. Des limites doivent être fixées pour que ce genre de choses cesse d'arriver.

Procédure de recouvrement
Les procédures de recouvrement établissent comment traiter les irrégularités à divers stades de la durée de vie du projet, y compris : Une définition claire des tâches de chacun Des délais définissant quand un EM doit prendre le relais Un formulaire standard à compléter pour informer l'Autorité nationale d'une irrégularité Pour traiter les irrégularités, des procédures sont nécessaires. Elles doivent faire la distinction entre différentes situations et fixer des limites. Les types de problèmes qui devraient être abordés et certaines idées quant à la manière de les traiter sont inclus dans l'ETUDE DE CAS suivante.

Irrégularités Etude de cas 3

Cycle de vie du programme
Lancement Mise en oeuvre Clôture Programme Organismes Systèmes Outils Documentation Ventilation Gestion des fonds et paiements Contrôle de premier et de deuxième niveau Eligibilité Irrégularités Déclaration de clôture Erreurs Eligibilités Projet Plans budgétaires Dossier de candidature Contrat Accords de partenariat Gestion des dépenses Contrôle Contrôle de Premier Niveau Rapports Paiements finaux Résume ce dont nous avons parlé jusqu'à présent et rappelle où nous en sommes à présent. Nous allons maintenant présenter la dernière session : la clôture. Ce volet devrait être intéressant, notamment pour les participants qui sont impliqués actuellement dans la clôture de leurs projets et programmes.

Clôture 2000 – 2006 Principes clés
Une clôture efficace dépend des éléments suivants : Résultats des contrôles opérationnels Coopération entre le Contrôleur, l'EM et les organises du programme Achèvement rapide des processus On peut s’attendre à ce que la clôture soit en quelque sorte considérablement différente des procédures et des contrôles qui ont précédé. Elle ne devrait pas l'être. La présentation doit comporter une coupure claire à ce niveau. Pour introduire cette diapositive, vous devez à présent expliquer clairement que nous sommes passés à la clôture du projet et à certaines questions difficiles qui peuvent apparaître à ce stade. Il n'y a pas de diapositive spéciale sur les rapports financiers finaux (dans de nombreux programmes ils varient peu comparés aux rapports financiers normaux). La seule véritable différence est que le contrôle de premier niveau pour ce rapport ne doit pas seulement couvrir les dépenses encourrues pendant la dernière période de rapport mais le projet dans son ensemble. En outre, si un Etat membre a autorisé des organes internes à effectuer le contôle de premier niveau de leurs partenaires, le contrôle final doit être effectué par un contrôleur externe indépendant. Ce point peut engendrer des problèmes. Parfois des organes externes sont désignés uniquement lorsque les premiers projets doivent clôturer. A ce point de la procédure, ils refusent parfois d'accepter tout le travail effectué précédemment par les contrôleurs internes.

Gérer la clôture et coordonner le contrôle
Contrôle de Premier Niveau Dans le cadre du rapport final, le projet présente un rapport compilé dans lequel : L'auditeur du projet conclut concernant l'audit de chaque partenaire du projet et l'ensemble du partenariat Déclare les remises en causes Déclare si le projet satisfait ou non aux exigences de l'Article 4

Eligibilité après clôture 1/2
Eligibilité après Clôture – à court terme : Factures arrivant après la clôture des activités du projet mais se rapportant à des activités effectuées pendant la période éligible Les frais encourus après le 31 décembre 2008 et purement liés à la clôture du programme par ex. AT, effectifs, frais d'audit (prix fixe), frais d'impression du rapport final, organe de clôture, sont éligibles et peuvent être couverts par le budget AT du nouveau programme Les montants devant être inclus dans la déclaration de dépenses finale peuvent poser des problèmes. Vous devez définir ce que SIGNIFIE la date de fin du projet. En termes pratiques, cela signifie normalement que toutes les activités doivent cesser à partir de cette date. L'éligibilité réelle s'étend souvent à quelques mois plus tard pour permettre ce genre de dépenses. Ce qui est important, c'est de fixer une date d'échéance claire pour chaque projet. Certains frais sont encourus uniquement après que la déclaration finale de dépenses a été établie. Beaucoup de programmes adoptent une approche pratique et dans ce cas unique, permettent l'inclusion de dépenses impayées sur la base d'un prix fixe. Cependant, les directives de clôture étendent effectivement le délai donné dans les réglementations. La Commission a confirmé que les frais encourus après le 31 décembre 2008 et purement liés à la clôture du programme sont éligibles et peuvent être couverts par les fonds du programme suivant à partir du budget AT. Toutefois, il doit s'agir d'une approche pragmatique et justifiable décidée par l'AG.

Eligibilité après clôture 2/2
Eligibilité après Clôture – à plus long terme : Les exigences de classement n'ont pas été respectées, les preuves comptables sont perdues Les exigences spécifiques au projet ne sont pas respectées, par ex. les investissements matériels sont vendus Un problème courant - la piste d'audit à nouveau. Ces exigences doivent être très claires pour tous les partenaires. Cette question est couverte dans la réglementation. La question est : qui contrôle cela ? Un très petit nombre de pays contrôle réellement. La plupart ne s'en soucient pas.

Clôture du projet et du programme 2000 – 2006
Rôles et responsabilités Article 15 déclaration Président ( Compilé ) lors des rapports à la CE du FCG Clôture finale du Programme Article 15 déclaration Article 15 déclaration Article 15 déclaration ( Partiel ) ( Partiel ) ( Partiel ) Contrôleur Article Cette diapositive montre comment les différents rapports et structures concordent avant que le programme puisse clôturer. Nous avons déjà couvert les Art. 4 et 10 qui doivent avoir été appliqués dès le début du programme (ou peu de temps après). A chaque fois qu'une irrégularité est découverte par ces contrôles, elle devrait être soumise à OLAF (voir discussion précédente à ce sujet). Chaque année, il doit y avoir un suivi au rapport OLAF avec un rapport sur ce qui a été fait et quels problèmes ne sont toujours pas résolus. Il y a également un rapport Art 13 qui résume les résultats du contrôle de deuxième niveau effectué dans le cadre des articles Ce que nous n'avons pas mentionné ici, c'est que le rapport annuel du programme à la Commission doit également inclure un liste des montants en recouvrement et des montants recouverts l'année précédente. Ce point n'est pas mentionné car personne ne semble le faire (tout le monde préfère garder ces éléments en interne). Si un problème sérieux était détecté, il devrait être inclus. La phase de clôture est souvent appelée contrôle de troisième niveau. Il peut être effectué par les organes de contrôle de deuxième niveau ou être pris en charge par un organe (national) séparé. L'Article 15 Déclaration est également connu sous le nom de 'déclaration de clôture'. C'est la déclaration finale concernant l'exactitude des dépenses rapportées dans le cadre du programme et comme tous les autres contrôles, il met l'accent sur la vérification des niveaux de contrôle inférieurs. Une fois de plus, pour des raisons pratiques, il est souvent divisé en déclarations partielles (nationales) qui sont réunies en une seule déclaration pour le programme. 13 rapport national ( Annuel ) chaque Etat Annuel Membre Suivi sur le rapport OLAF rapport OLAF (CE) En cours Contrôleur Article 10 rapport Article 4 rapport national / AG ou STC

Agenda de clôture du programme
Les dépenses AT pour ne seront plus éligibles à la fin de Les programmes qui continueront en peuvent couvrir les frais strictement liés à la clôture du programme avec le budget AT de la nouvelle période. Déclaration provisoire du total des dépenses éligibles dès que possible. Toutes actions du programme achevée. Achèvement de la déclaration de clôture Achèvement du rapport final. Préparation pour 1 janvier 2009 31 mars 2010 la réunion du Comité de Suivi. 2008 PLANNING DE CLÔTURE DU PROGRAMME Délai de soumission normal Révision du rapport final Achèvement du contrôle de deuxième niveau. Rédaction de la déclaration de dépenses finales Quand est-ce que tout cela va se passer ? Principalement pendant la première moitié de l'année Si vous avez le temps, passez en revue les principaux points du planning. Expliquer clairement que comme toujours dans les programmes, les délais sont serrés. Notez que la réception du paiement final de la Commission peut prendre plus longtemps. Selon les lignes directrices concernant la clôture : les documents de clôture doivent tous être présentés à la Commission par les programmes INTERREG dans les 15 mois suivant la date finale d'éligibilité des dépenses fixée dans la décision de la Commission d'accorder une contribution du fonds. Dans la pratique, cela signifie 15 mois après le 31 décembre 2008, ce qui signifie que le délai est le 31 mars 2010. Veuillez noter que les lignes directrices sur la clôture disent également : « La Commission peut payer le bilan final pour le Fonds si elle a reçu la demande de paiement finale du programme, la déclaration de clôture et un rapport final pour le Fonds. » Délai pour les projets : Bien entendu, le délai est le 31 décembre Toutefois, les programmes peuvent décider que des projets doivent le faire avant cette date, par ex. fin juin Les programmes doivent décider combien de temps il leur faut pour traiter les demandes de paiement finales des projets et sur la base de cette estimation, établir le délai pour que les projets présentent leurs demandes de paiement. Les programmes doivent s'assurer que toutes les demandes de paiement ont été certifiées et cela peut prendre du temps car ce sera la dernière demande de paiement du projet. Délai pour les programmes : selon les lignes directrices sur la clôture, 3 documents de clôture (déclaration certifiée de dépenses finales, rapport final, déclaration de clôture) doivent être présentés à la Commission par les programmes INTERREG dans les 15 mois suivant la date finale d'éligibilité des dépenses fixée dans la décision de la Commission d'accorder une contribution du fonds. Dans la pratique, cela signifie 15 mois après le 31 décembre 2008, ce qui signifie que le délai est le 31 mars 2010. pour le programme avec tous les ajustements Dernière chance pour réagir Réunion du CS approuve / commente le rapport final résultant du contrôle. Contrôle par rapport aux aux constats de la déclaration tableaux financiers finaux approuvés et aux de clôture / entreprendre une résultats comptables du programme. action corrective. Les coûts encourus entre le et le et purement liés à la clôture du programme peuvent être couverts par l’AT des nouveaux programmes. L’AG doit être consultée.

Rétention de 5% des fonds du programme par la Commission
5% des fonds du programme sont retenus Décision du programme : combien retenir des projets (5% ou 20% par ex.) Les fonds restants seront payés dès que le programme reçevra le paiement final de la Commission NB il y a deux phases ici : la clôture de projets pendant la phase principale du programme + la clôture de projets à la fin du programme. Ce sont deux situations différentes. Les derniers 5% de fonds du programme sont retenus jusqu'à ce que les documents de clôture aient été présentés à la Commission et que les auditeurs de la Commission les aient estimés satisfaisants. Ces 5% sont calculés sur la base du total des fonds du programme et non sur les fonds demandés. Si le programme a perdu de l'argent pour cause de dégagement, cet argent sera déduit du budget du programme avant de calculer les 5%. Cela signifie bien entendu que les derniers 5% de paiements du projet devront aussi être reportés jusqu'à ce que les derniers fonds aient été reçus de la Commission (les demandes finales du projet sont généralement payées selon le principe du premier arrivé, premier servi jusqu'à ce qu'il n'y ait plus de fonds sur le compte du programme). S'il y a un problème concernant la déclaration de clôture, cette partie de la procédure peut être plus longue et certains projets peuvent attendre des paiements finaux pendant plusieurs années. Il est impératif que la clôture du programme soit achevée aussi rapidement que possible et de manière à permettre une approbation rapide de la Commission. Les actions clés qui peuvent être entreprises pour y aider sont d'avoir des systèmes et des notes de gestion financière et de contrôle précis et pendant toute la durée du programme. Souvent, les projets dépensent 95% de ce qu'ils ont déclaré dans leur budget dans le formulaire de demande. Ainsi, ils ne se préoccupent pas vraiment des 5% retenus puisqu'ils n'en ont pas besoin. C'est pourquoi certains programmes retiennent par ex. 20% du budget total du projet pour s'assurer que les projets fournissent toute la documentation nécessaire.

Clôture des Autorités de Gestion et de Paiement
La dernière tâche 'officielle' consiste à rédiger le rapport final, la déclaration finale de dépenses et la demande de paiement finale. Les procédures pour rédiger ces documents doivent assurer que : Les montants demandés proviennent des résultats comptables du programme Il existe une documentation de support adéquate Les procédures suivies apportent une garantie raisonnable que seules les dépenses éligibles sont incluses Toutes les questions de contrôle et d'audit ont été résolues Ceci achève la durée de vie du programme et permet de prendre congé des acteurs principaux. Concentrez-vous sur le dernier point car il ne sera jamais assez souligné.

La procédure de clôture – sur quelle base?
Les tableaux financiers : Des changements étaient possibles jusqu'à fin 2006 Le délai de présentation d'une demande de changements était le 31 décembre 2006 Les tableaux post 2006 sont la base de la procédure de clôture (limite de flexibilité 2%) Le programme devait avoir décidé de déplacer de l'argent entre les mesures et les priorités avant le 31 décembre 2006. Ce point était particulièrement important pour tout programme utilisant des taux FEDER différents dans des priorités différentes ou en utilisant un co-financement privé. Les 2% de flexibilité s'appliquent au pourcentage de FEDER demandé à la fin du programme. La procédure pour ce faire est plutôt complexe. Pour plus d'informations sur cette règle, vérifiez dans les lignes directrices de la Commission concernant la clôture ou dans le manuel.

La procédure de clôture – Exigences de la Commission
Les documents de clôture : L’état certifié des dépenses et une demande pour la tranche finale Un rapport final Une déclaration de clôture de l'assistance techique Au-delà de ces détails, il existe des exigences documentaires simples. Nous terminerons en nous concentrant sur la déclaration de clôture qui est la déclaration finale concernant la gestion financière du programme.

Déclaration de clôture – quels éléments sont contrôlés ? 2000 – 2006
Une nouvelle vérification des contrôles à d'autres niveaux, se penchant en particulier sur : L'indépendance de l'organisme responsable de l'Art. 10 La méthode d'échantillonnage utilisée pour les contôles l'Art. 10 La manière dont la déclaration finale a été rédigée La nature et la qualité du travail d'audit effectué La prise en compte des recommandations d'audit et la correction d'erreurs Qu'est-ce que la déclaration de clôture ? C'est en fait une évaluation finale qui doit déterminer si le programme peut être clôturé en toute sécurité. Cette évaluation est basée sur les points ci-dessus. Vous pouvez résumer en disant qu'elle vérifie la qualité du contrôle de deuxième niveau (qui devrait déjà avoir contrôlé la qualité du contrôle de premier niveau) et qu'elle assure que tous les problèmes ont été traités. Qui est l'organe de clôture ? Ce peut être le Groupe du contrôle de deuxième niveau ou un organe indépendant. Pendant la nouvelle période, l'AA sera chargé de préparer et de présenter la déclaration de clôture à la Commission.

Déclaration de clôture 2000 – 2006
Il est essentiel que le travail commence dès que possible en 2008/2009 afin que des actions correctives puissent être entreprises. Toutes les erreurs doivent avoir été 'traitées de manière satisfaisante'. Ce qui signifie : Rapports aux organismes pertinents Montants concernés déduits de la déclaration de dépenses Procédures de recouvrement lancées si nécessaire Erreurs systémiques corrigées Ce sont les types d'actions correctives disponibles. Les erreurs systémiques seront abordées dans une minute.

Opinion quant à la "clôture"
Deux résultats négatifs possibles : - Pas d'opinion : par exemple, les contrôles de l'Art. 10 ont été inadéquats ou des erreurs de gestion graves n'ont pas été traitées Opinion négative (sous réserve) : par exemple, la technique d'échantillonnage est faible, il n'y a pas de procédure formelle pour identifier et traiter les problèmes systémiques. Ces deux résultats retardent le paiement final et exigent de quantifier la portée des problèmes (quel est le montant qu’il y a lieu de déduire) Sur la base des contrôles, l'organe de clôture rédige la déclaration de clôture. Elle inclut un commentaire sur le programme. Comme indiqué ci-dessus, il y a deux options négatives. Elles sont expliquées ci-dessus.

Fréquence des irrégularités – faible ou élevée ?
Faible / haute fréquence d'irrégularités et d'erreurs Cet élément est utilisé pour prendre une décision quant à la fiabilité globale des systèmes de gestion et de contrôle Importance différente des erreurs, par ex. Formelles ou substantielles Impact financier Systémiques Un autre point peut être important : la fréquence des erreurs détectées par les vérifications du contrôle de deuxième niveau. Il y a une certaine flexibilité pour l'organe de clôture. Les erreurs formelles sont par exemple des lettres d'engagement manquantes alors que les montants ont quand même clairement été payés. Une erreur avec un impact financier (par ex. des erreurs dans les montants payés) serait évidemment plus grave. On parle d’erreur systémique quand on peut conclure sur la base des faiblesses constatées dans les systèmes de gestion que la même erreur pourrait se répéter dans d’autres projets, par ex. le contrôle de premier niveau n'a pas été effectué par un organe indépendant.

Fréquence des irrégularités – max 2% acceptable 2000 – 2006
Un taux d'erreur de 2% est la limite Sur la base, principalement, des constats des vérifications de l'Article 10 Tenant compte des résultats d'autres vérifications Opinion sous réserve à moins que l'AG et l'AP puissent entreprendre une action corrective efficace Selon les lignes directrices concernant la clôture au sein d’INTERREG, les programmes doivent déclarer si la fréquence d'erreurs et d'irrégularités est basse ou élevée. Une 'fréquence basse' peut signifier que les conséquences financières des erreurs et irrégularités sont estimées en dessous d'un niveau de matérialité considéré comme adéquat par l'organe indépendant pour le programme et par conséquent n'empêchera pas une opinion non qualifiée. Une 'fréquence élevée' peut signifier que la confiance envers l'ensemble du système de contrôle de gestion est gravement affectée et, par conséquent, aucune opinion ne sera donnée. Pour déterminer la fréquence, une distinction doit être faite entre des catégories d'erreur d'importance différente (formelles et substantives, impact financier, nature systémique). Ce texte est difficile mais nous pourrions dire simplement : un organe indépendant (l'organe d'audit) doit décider si la fréquence d'erreurs du programme est faible ou élevée et, par conséquent, si le niveau d'erreur/d'irrégularités est inférieur ou supérieur à 2% du budget total du programme. S'il est inférieur, le programme peut être clôturé en toute sécurité. Les lignes directrices sur la clôture disent : "Tant que le niveau d'erreur / d'irrégularités ne dépasse pas 2%, tout devrait être cohérent par rapport à la méthodologie de la Cour européenne des Auditeurs. Une justification spécifique doit être fournie en cas de niveau supérieur à 2%." Ces 2% se rapportent au total des fonds du programme. Bien que les résultats du contrôle de deuxième niveau soient la principale source d'information, les constats d'autres audits etc. devraient également être pris en compte (par ex. les audits de la Commission). Si le taux d'erreur au niveau du programme est supérieur à 2% (ce qui signifie que les problèmes détectés dans le total des fonds dépensés par le programme s'élèvent à plus de 2% du total des fonds du programme), le programme a des problèmes (mais voyez les commentaires faits plus tôt par la Commission sur la 'fixation' du taux d'erreur). Toutefois, l'AG et l'AP doivent avoir la possibilité d'entreprendre des actions correctives efficaces. Cela signifie que les constats préliminaires de l'organe de clôture doivent être prêts bien avant le délai de juin pour présenter les documents à la Commission. Une fois de plus, cela signifie que les délais sont serrés.

Fréquence des irrégularités
Le plus important est d'éviter les problèmes systémiques car ceux-ci : peuvent engendrer une réduction des financements pour toutes les mesures/ priorités où ces systèmes ou procédures s’appliquent, si une action corrective ne peut être entreprise Ceci nous ramène plutôt au début, au niveau des problèmes systémiques. Vous devez faire en sorte que les systèmes de gestion fonctionnent correctement ou l'ensemble du programme pourrait être confronté à des réductions de financements (et comment pourriez-vous recouvrir les fonds ? De qui ?) C'est rare mais la Commission, par ex. a réclamé environ 200 millions d'euros à la Grèce pour une erreur systémique dans le respect de certaines règles de publicité. Le message final du séminaire est donc le suivant : la gestion financière n'est jamais terminée - nous avons constamment besoin de contrôler et d'actualiser les systèmes et les procédures. J'espère que vous repartirez avec quelques bonnes idées quant à la manière de procéder. Fin - N'OUBLIEZ PAS DE LEUR DEMANDER DE COMPLETER LES FORMULAIRES D'EVALUATION !!!

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