Les journées du GEPI Bienvenue

Présentation au sujet: "Les journées du GEPI Bienvenue"— Transcription de la présentation:

1 Les journées du GEPI Bienvenue

2 Les services communs : Administration & Informatique
Une équipe à votre service….Mais De bonnes pratiques à développer

3 L’administration au GEPI
7 personnels, sur Meudon et Paris Laurence Gareaux, Pascale Hammes, Sabine Kimmel, Pascale Lainé (mi-temps), Olga Martins, Annick Oger et Mireille Petit. Compétences : Réglementation financière et comptable Fonctionnement d’un établissement public Logiciels de gestion des tutelles XLAB (Cnrs) et SIFAC (Observatoire) La proximité, le service auprès des personnels du laboratoire : - l’accueil, la logistique, - les commandes, - les missions, - les réservations etc. Le « back-office » en lien avec les tutelles (Observatoire, CNRS, Paris7) : - Suivi des personnels travaillant au GEPI (signatures contrats,dossiers de carrières etc.) - Suivi des réponses aux appels d’offres / enquêtes - Mise en place des crédits - Contrôle de la dépense réalisée grâce à de l’argent public - Préparation des conseils de département Journées du GEPI 13&14 janvier 2011 GEPI - UMR 8111

4 Une évolution qui complexifie :
Hausse des crédits sur projets & colloques Hausse des responsabilités Journées du GEPI 13&14 janvier 2011 GEPI - UMR 8111

5 Qui signe quoi au GEPI? Délégation du Président Observatoire
Délégation du Délégué Régional CNRS Délégation du Président Observatoire Certaines décisions de subventions Tous les actes d’approvisionnement et fonctionnement (commandes / marchés) Missions à risque et/ou avec véhicule Pas de délégation mais visa du Directeur Recrutements / Stagiaires / Invités Dossiers de carrières Appels offres OM / BT / BC / factures Etats de frais de missions Factures des commandes Courriers aux instances (ex. gestion financière) tous montants Pour les crédits de leurs équipes : Ordres de mission (OM) Bons de transports (BT) Bons de commandes (BC) / factures Inférieurs à 4000 euros HT

6 De bonnes pratiques à développer ensemble
Utilisation des outils (ex. Carte affaire ou « corporate ») Respect des circuits (signatures) & délais : Demande d'ordre de mission au GEPI : 10 jours à l'avance en France OU 1 mois pour l’étranger Communication des justificatifs adéquats au retour de mission Notre traiterons alors (encore) mieux les véritables urgences! Communication de toutes les informations utiles via les formulaires : Les crédits existent et le responsable a donné son accord avant la commande/mission Dès 4000 euros HT : vigilance ! Journées du GEPI 13&14 janvier 2011 GEPI - UMR 8111

7 Outils développés avec l’informatique
Procédure commune en ressources humaines pour l’accueil des arrivants Logiciel de suivi des congés L’intranet du site web Pistes pour l’avenir : la dématérialisation Journées du GEPI 13&14 janvier 2011 GEPI - UMR 8111