Formation Tso SAILOR-EDMS Ajouter le numéro EDMS

Présentation au sujet: "Formation Tso SAILOR-EDMS Ajouter le numéro EDMS"— Transcription de la présentation:

1 Formation Tso SAILOR-EDMS Ajouter le numéro EDMS

2 Retrouver un rapport et interagir avec sur « Sailor Light »
Sommaire Introduction Liens utiles Retrouver un rapport et interagir avec sur « Sailor Light » - Accès aux remarques de l’inspection - Structure d’une remarque de sécurité - Changer le statut et/ou ajouter un commentaire - Changement de responsable d’action - Les différents statuts d’une remarque - Remarques adressées au Service Desk (77777) - Les différentes priorités d’une remarque - Navigation sur Sailor Light Retrouver un rapport d’inspection sur EDMS via SAILOR et EDMS directement - Rapport d’inspection de sécurité générale / électrique - Rapport d’inspection de sécurité d’un équipement Aide DGS/SEE/SI est la section en charge des inspections de sécurité. En tant que TSO vous participez aux inspections de sécurité et recevez les rapports d’inspection qui ont lieu dans vos bâtiments. Sailor ( Safety Inspection Loging and contrOl system ) est un nouvel outil mis en place récemment au sein de cette section. Cet outil facilite la rédaction, la distribution et le suivi des rapports de sécurité qui étaient précédemment réalisés sur EDMS. Cet outil est utilisé uniquement par les inspecteurs de sécurité. Sailor Light correspond à l’ interface de l’outil SAILOR, il est destiné à toutes les personnes concernées par les inspections de sécurité comme les TSO, DSO ou toute autre personne désignée pour la résolution d’une remarque de sécurité. Cette interface permet de faciliter le suivi des remarques et des rapports de sécurité. Les rapports de sécurité sont disponibles sur Sailor Light pour les inspections de sécurité GENERALES réalisées à partir du 22 Septembre 2014, date de lancement de l’outil pour ce type d’inspection de sécurité. Ces rapports sont toujours disponibles sur EDMS, nous verrons plus tard comment faire pour y accéder à partir de Sailor Light. Formation TSO - SAILOR

3 DGS/SEE/SI : Safety Engineering and Environment / Safety Inspections
Introduction DGS/SEE/SI : Safety Engineering and Environment / Safety Inspections Section en charge des inspections de sécurité DGS/SEE/SI est la section en charge des inspections de sécurité. En tant que TSO vous participez aux inspections de sécurité et recevez les rapports d’inspection qui ont lieu dans vos bâtiments. Sailor ( Safety Inspection Loging and contrOl system ) est un nouvel outil mis en place récemment au sein de cette section. Cet outil facilite la rédaction, la distribution et le suivi des rapports de sécurité qui étaient précédemment réalisés sur EDMS. Cet outil est utilisé uniquement par les inspecteurs de sécurité. Sailor Light correspond à l’ interface de l’outil SAILOR, il est destiné à toutes les personnes concernées par les inspections de sécurité comme les TSO, DSO ou toute autre personne désignée pour la résolution d’une remarque de sécurité. Cette interface permet de faciliter le suivi des remarques et des rapports de sécurité. Les rapports de sécurité sont disponibles sur Sailor Light pour les inspections de sécurité GENERALES réalisées à partir du 22 Septembre 2014, date de lancement de l’outil pour ce type d’inspection de sécurité. Ces rapports sont toujours disponibles sur EDMS, nous verrons plus tard comment faire pour y accéder à partir de Sailor Light. Formation TSO - SAILOR

4 Inspection Electricité
Organigramme Chef de section DGS-SEE-SI Cécile PINTO Deputy: Olivier TISON Inspection Electricité Olivier Tison Jean-Paul Jullien Inspection Levage Laurent COLLY Inspection Pression Pierre-Yves BUISSON Didier GONNARD Inspection Bâtiments Cécile PINTO Mathilde RENARD Thibaut GILLES Thomas De Bortoli Inspection Machines Jean-Paul Jullien Laurent COLLY Inspection Soupapes Didier GONNARD Pierre-Yves BUISSON Laurent COLLY 2 contractants: Dekra et APAVE Formation TSO - SAILOR

5 Informations géographiques d’inspection de sécurité
Liens Utiles Contacts Plans Informations géographiques Rapports d’inspection de sécurité HSE Base SOS - Safety Officiers Support: GIS Portal: Sailor Light: EDMS: HSE website: Formation TSO - SAILOR

6 Retrouver un rapport et interagir avec sur « Sailor Light »
Rédaction des rapports de sécurité générale Avant le 22 Septembre 2014: EDMS Depuis le 22 Septembre 2014: Sailor Interface d’action (TSOs, DSOs, Résolvers) Avant le 22 Septembre 2014: EDMS Depuis le 22 Septembre 2014: Sailor Light * Sailor: ( Safety Inspection Loging and contrOl system ) Formation TSO - SAILOR

7 Retrouver un rapport et interagir avec sur « Sailor Light »
Rédaction du rapport sur Sailor Distribution du rapport Envoi d’un de notification Bonjour, (English version below) Suite à l'inspection de sécurité générale périodique du Building 125 réalisée le 20/10/2014, veuillez trouver ci-dessous le lien vers le rapport d'inspection vous concernant : Si vous avez des questions concernant le rapport, n'hésitez pas à contacter Mathilde Sabine Renard (DGS/SEE /165103). Cordialement. Hello, Following the periodic general safety inspection of Building 125 carried out on periodic, please find below the link to the inspection report that concerns you: If you have any questions about the report, do not hesitate to contact Mathilde Sabine Renard (DGS/SEE /165103). Best regards. Vous n’avez pas besoin d’effectuer de démarches particulières pour obtenir les accès à Sailor Light effectivement, lorsque vous êtes concernés par un rapport ou une remarque de sécurité vous recevrez cet type envoyé par le système SAILOR . C’est à partir de la réception de cet que vous aurez les accès à Sailor Light Vous trouverez dans cet Le numéro du bâtiment concerné et la date de la réalisation de l’inspection. Le lien vous dirigeant automatiquement vers SAILOR light (en bleu) Le nom et les coordonnées de l’inspecteur qui a rédigé le rapport. Lorsque vous cliquerez sur le lien vous allez être redirigé vers un onglet vous invitant à vous connecter, entrez vos identifiants CERN. Formation TSO - SAILOR

8 Retrouver un rapport et interagir avec sur « Sailor Light »
Lien : Accès au rapport du bâtiment souhaité Lorsque vous vous êtes connectés vous allez être dirigés vers la page d’accueil de Sailor Light. Celle-ci se présente de la manière suivante : - Liste des inspections de sécurité générales vous concernant ( concernent les inspections périodiques, initiales ou à la demande). - La date de création du rapport - La date de réalisation de l’inspection - Le statut de l’inspection (ici en distribuée) Dans cette présentation nous allons prendre comme exemple l’inspection de sécurité du bâtiment 125 dont le TSO est Didier Gonnard. Pour accéder à l’inspection de sécurité, cliquer sur le bouton « inspection » Formation TSO - SAILOR

9 Retrouver un rapport et interagir avec sur « Sailor Light »
Vous êtes alors redirigés vers la page principale de l’inspection du bâtiment 125. Vous pourrez alors observer les informations suivantes: Le n° du bâtiment La date de création du rapport d’inspection La date d’inspection Le type d’inspection : périodique, initiale ou à la demande L’inspecteur en charge de l’inspection La liste de distribution du rapport d’inspection Le statut du rapport d’inspection Sur la droite : -la position du bâtiment (il est possible d’effectuer des zooms) -en dessous les fichiers qui peuvent être joins au rapport d’inspection (par exemple le mémo de l’armoire à pharmacie) Les boutons jaunes correspondent à des boutons d’actions. Pour télécharger le rapport d’inspection en pdf cliquez sur le bouton totalement à droite « rapport d’inspection » Votre navigateur vous invite alors à télécharger le rapport PDF en bas de la page internet Lorsque vous cliquer sur ce document le document PDF va s’ouvrir dans un nouvel onglet de votre navigateur internet. Le rapport PDF se présente de la manière suivante : Une page de garde qui reprend les informations importantes du rapport ( cela correspond au fichier Excel joint au rapport d’inspection dans EDMS ) Liste de diffusion, But de l’inspection, Tableau des domaines de sécurité rencontrés pendant l’inspection Le nombres de remarques / priorité Le corps du rapport avec les remarques de sécurité classées par priorité et les informations à la fin (en vert) . Attention : Le rapport qui se télécharge correspond au rapport avec tous les commentaires et les changements de statut effectués au moment de ce téléchargement . Formation TSO - SAILOR

10 Accès aux remarques de l’inspection
A partir de la page principale de l’inspection, il vous est possible d’accéder directement aux remarques de sécurité de l’inspection sur Sailor Light. Pour cela cliquer sur le bouton « Remarque du bâtiment 125 » . Formation TSO - SAILOR

11 Accès aux remarques de l’inspection
Les remarques concernant l’inspection de sécurité sont classées par ordre de priorité A chaque remarque est associé: - Un numéro Le local concerné Le domaine de sécurité concerné, exemple Sécurité incendie Le responsable d’action aussi appelé «Resolveur»: c’est-à-dire le nom de la ou des personnes responsables de la résolution de la remarque. Le «Follower» : c’est-à-dire le nom de la ou des personnes qui peuvent être intéressées par le suivi d’une remarque . Le délai de résolution de la remarque: Chaque remarque possède un délai de résolution, effectivement en fonction de la priorité donnée à chaque remarque un délai y est associé Priorité 1 rouge : 3 mois Priorité 2 orange : 6 mois Priorité 3 bleue : 12 mois Le statut de la remarque : nous verrons plus tard les différents statuts possibles. Il est possible d’accéder à une remarque en cliquant sur le bouton jaune «ouvrir», Formation TSO - SAILOR

12 Structure d’une remarque de sécurité
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13 Changer le statut et/ou ajouter un commentaire
 Pour modifier le statut et /ou ajouter un commentaire sur une remarque de sécurité vous devez cliquer sur le bouton jaune « changer le statut et/ou ajouter un commentaire » Une fenêtre va s’ouvrir vous permettant de changer le statut ainsi que d’ajouter des commentaires. Vous pouvez aussi associer à chaque commentaire un fichier, par exemple lorsqu’une remarque a été résolue, vous pouvez justifier de sa réalisation par l’ajout d’une photo . Lorsque vous enregistrez le changement de statut et/ou l’ajout d’un commentaire un est envoyé aux personnes concernées par le changement/ajout de resolveur à la remarque. Envoi d’un Formation TSO - SAILOR

14 Changement de responsable d’action
Envoi d’un Une remarque de sécurité doit être résolue. En tant que TSO il vous est possible de modifier ou ajouter un resolveur sur une remarque si vous souhaitez transférer une remarque à la personne concernée. Lorsque vous changer/ajouter un resolveur à la remarque de sécurité un est envoyé aux personnes concernées pour les informer du changement. Formation TSO - SAILOR

15 Les différents statuts d’une remarque
Le TSO valide ou non le changement de statut réalisé par un Responsable d’action. En cours Résolue Non résolue Validée comme résolue Validée comme non résolue Non validé Responsable d’action Distribuée TSO TSO = Responsable d’action Lorsque un rapport est distribué par l’inspecteur, toutes les remarques sont initialement en statut « distribuées » En fonction de l’état d’avancement de la résolution de la remarque, le Resolveur peut modifier le statut: En cours Résolue Non résolue Tout resolveur peut changer le statut de la remarque pour laquelle il est concerné, cependant, afin d’assurer la validité de ce changement, le TSO reçoit une notification lui demandant d’approuver ce nouveau statut. Validée comme résolue : Statut résolue confirmé par le TSO Validée comme non résolue : Statut non résolue confirmé par le TSO, exemple Non validée : Suite au changement de statut de la remarque par le responsable d’action, le TSO ne confirme pas ce changement . Les TSO/DSO/inspecteur peuvent modifier tous les statuts des remarques du rapport de leur bâtiment même s’ils ne sont pas désignés comme resolveur. Remarque: Le TSO change le statut d’une remarque adressée au Service Desk (77777) lorsque le ticket est résolu Formation TSO - SAILOR

16 En cours Validée comme Résolue Distribuée Validée comme Non Résolue
Les différents statuts d’une remarque Responsable d’action = TSO En cours Validée comme Résolue Distribuée Validée comme Non Résolue Inspecteur TSO Formation TSO - SAILOR

17 Les différents statuts d’une remarque
Responsable d’action ≠ TSO Validée comme Résolue En cours Résolue Non validé Distribuée Validée comme Non Résolue Non résolue Non validé Inspecteur Responsable d’action TSO Formation TSO - SAILOR

18 Remarques adressées au Service Desk (77777)
Inspecteur Création des remarques sur SAILOR Enregistrement du en tant que responsable d’action Génie civil Standard SAILOR Envoi automatique des actions au lors de la distribution du rapport Espace vert Patrimoine Serrurerie 77777 Création d’un ticket Enregistrement du TSO dans la Watch list … TSO Suivi de l’action Clôture de l’action sur Sailor light Formation TSO - SAILOR

19 Les différentes priorités d’une remarque
Date limite de résolution Priorité 1: 3 mois Priorité 2: 6 mois Priorité 3 : 1 ans 1ère relance: responsable d’action …………………………………………………….. 1 mois avant la deadline 2ème relance: responsable d’action ……………………………………………………. deadline 3ème relance: responsable d’action + TSO en copie ……………………………. + 6 mois 4ème relance: responsable d’action + TSO et DSO en copie ………………… + 12 mois Relances suivantes: tous les 6 mois Remarques «Information» : aucun délai de résolution / aucune relance de relance des actions en attente avec le statut « distribuées » et « en cours » Bilan de toutes les remarques dans le même Lorsque les remarques ne sont pas résolues un de relance est envoyé rappelant au resolveur que la remarque est à résoudre. Le système envoie un bilan lorsqu’une personne est concernée par plusieurs remarques pour le même bâtiment, par exemple comme le TSO. Formation TSO - SAILOR

20 Navigation sur Sailor Light
Attention: Ne pas utiliser le bouton arrière du navigateur internet !!! Attention pour revenir à la page précédente sur Sailor Light il ne faut pas utiliser le bouton retour en arrière du navigateur internet, mais utiliser la barre bleue en haut de la page. Nous sommes ici sur la page de la remarque n°1, si nous voulons revenir sur la page principale de l’inspection du bâtiment 125 il sera nécessaire de cliquer sur « inspection 125». Formation TSO - SAILOR

21 Retrouver un rapport d’inspection de sécurité sur EDMS via SAILOR
A partir de Sailor Light vous pourrez facilement accéder à EDMS. Effectivement lorsque vous vous trouverez sur la page principale de l’inspection vous pouvez utiliser les 2 boutons jaunes en bas de page . Les rapports créés sur Sailor sont automatiquement archivés sur EDMS. Pour le retrouver cliquez sur le bouton «ouvrez ce rapport dans EDMS» Après vous être connectés, EDMS 6 s’ouvre au niveau de la page correspondant au rapport. Le document PDF correspondant au rapport de l’inspection. Le rapport HTML n’ est pas réellement utile, c’est simplement un document créé par EDMS à chaque enregistrement. Attention: Le rapport PDF qui est sur EDMS correspond au rapport enregistré au moment de la distribution par l’inspecteur. Ce rapport ne comprend donc aucun changement de statut et aucun commentaire La version contenant tous les commentaires et changements de statut sera enregistrée dans EDMS lors de la création d’une nouvelle inspection. Pour accéder à l’ensemble des inspections concernant le bâtiment 125, cliquer sur le bouton «voir tous les rapports pour l’emplacement 125 dans EDMS» La page EDMS va s’ouvrir au niveau du bâtiment 125. Pour accéder aux rapports cliquez sur l’onglet « Documents» puis sur «Safety Inspections» Vous accéderez alors à la liste des rapports de sécurité du bâtiments, c’est-à-dire tous les rapports d’inspections de sécurité générales ainsi que ceux des inspections de sécurité électrique. Formation TSO - SAILOR

22 Retrouver un rapport d’inspection de sécurité sur EDMS via EDMS
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23 https://edms-wls.cern.ch/edmsui/#!portal/tab?safety
Retrouver un rapport d’inspection de sécurité générale/électrique via EDMS 1 2 Formation TSO - SAILOR

24 Retrouver un rapport d’inspection de sécurité générale/électrique via EDMS (suite)
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25 Retrouver un rapport d’inspection de sécurité pour les équipements
CRXX-00111 Toujours 5 chiffres Toujours CR devant diminutif de l’appareil Pour les machines outils : MFHX54-374 RP Réservoir sous pression LP Lignes sous pressions CH Chariot PO Porte/Portails LV Table élévatrice AS Ascenseurs PSV Soupapes de sécurité PA Palan PR Pont roulant R Palonnier EQ Manille à baillonette ET Pince à taule Formation TSO - SAILOR

26 Retrouver un rapport d’inspection de sécurité pour les équipements (suite)
EDMS No Formation TSO - SAILOR

27 En cas de question technique , contacter:
Aide En cas de question sur une inspection , contacter l’inspecteur responsable de l’inspection En cas de question technique , contacter: En cas de question sur un rapport d’inspection, contacter directement l’inspecteur qui a réalisé cette inspection. Vous trouverez cette information dans le système Sailor Light au niveau de la page principale de l’inspection comme nous l’avons vu précedement (cf diapo 5). Cependant s’il s’agit d’un problème purement technique avec l’outil Sailor Light contactez Sailor Support. Ce lien se trouve en dessous des pages Sailor (cf diapo 4) Formation TSO - SAILOR

28 Cas pratique Actions à réaliser TSO dTSO
1 Se connecter à « Sailor Light-out » (version inactive pour la formation) - Mail reçu suite à la notification du rapport du bâtiment 227 - 2 Prendre connaissance de la page d’accueil 3 Prendre connaissance de la page du bâtiment 4 Prendre connaissance du rapport et de la structure (bouton d’action rapport PDF) 5 Prendre connaissance de la liste des remarques (bouton d’action : remarques du bâtiment) 6 Changer/Ajouter un responsable d’action Remarque 1 Remarque 2 7 Ajouter un commentaire 8 Changer le statut en « résolue » 9 Prendre connaissance de l’historique remarques 10 Clôturer toutes les remarques = clôture du rapport Remarque 3 Remarque 4 11 Accès au rapport EDMS En cas de question sur un rapport d’inspection, contacter directement l’inspecteur qui a réalisé cette inspection. Vous trouverez cette information dans le système Sailor Light au niveau de la page principale de l’inspection comme nous l’avons vu précedement (cf diapo 5). Cependant s’il s’agit d’un problème purement technique avec l’outil Sailor Light contactez Sailor Support. Ce lien se trouve en dessous des pages Sailor (cf diapo 4) Formation TSO - SAILOR

29 Cas pratique (suite) Formation TSO - SIM Name Bâtiment TSO dTSO
BARDO Laetitia 9999.0 X CHAURE Jerome Gilles CHEVALLEY Jean Maurice 9999.1 CUADRADO Javier DESQUIENS Valentin Daniel 9999.2 DEWEULF Philippe DI CASTRO Mario 9999.3 DUMAS Maxime Yves Didier JAILLET David 9999.4 KHODABANDEH Arash MOYROUD Jean-Charles 9999.5 PARRA-LOPEZ Julien RAINS Simon Paul 9999.6 TEYSSIER Daniel Francois TONOLI Jacky 9999.7 VUITTON Christelle Formation TSO - SIM