Un peu d’histoire…. Il était une fois… Gestion des Elèves et des Personnels G.E.P. F.E.M. Fichier Elèves Micro G.A.E.L Gestion Automatisée des ELèves.

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1 Un peu d’histoire…

2 Il était une fois… Gestion des Elèves et des Personnels G.E.P. F.E.M. Fichier Elèves Micro G.A.E.L Gestion Automatisée des ELèves

3 En 2000/2001 Enquête sur le système d'information de L’EPLE. Tous les EPLE sont consultés (8000). 4630 établissements répondent. L’exploitation des informations est confiée à la société Démoscopie.

4 Résultats de l’enquête Des insatisfactions réelles en matière : Sur les applications informatiques, particulièrement en ce qui concerne : l'ergonomie des applications, les liaisons entre les applications, l'adéquation aux besoins propres de l’EPLE (retour sur investissement, suivi de cohortes indicateurs…). Peu de sécurisation des données de formation aux utilisateurs. d'aide en ligne (inexistante).

5 Résultats de l’enquête Les contraintes majeures, liées à la refonte de l’application Base Elèves Etablissement 1.Le risque d’arrêt de service de l’application actuelle GEP Base Elèves Etablissement DOS impose que la solution puisse être mise en œuvre rapidement dans la totalité des EPLE 2.mauvaise tolérance à DOS des nouveaux ordinateurs trop puissants, 3.incompatibilité de ce système avec Windows 2000 ou XP, 4.difficulté de trouver des imprimantes compatibles DOS.

6 En 2002/2003 Mise en place du comité de pilotage du système d'information avec des personnels de direction. Conception d’un plan d’urgence pour l’informatique de gestion des EPLE (siam, emplois jeune, GI-GC …..)

7 Une autre « étude sur le changement » société Cap Gemini Préconisation : Refonte en application Web :  GEP Base Elèves Établissement  Structures et Services  Gestion Emploi du temps  Nomenclatures. « »  Hébergement de la solution en EPLE ou en Académie ?

8 Etude de la société Cap Gemini Avantages 1 - Architecture centralisée : Possibilité d’un seul accès par EPLE (ADSL pro débit maximum ) Administration et exploitation centralisée (administration de l’informatique Administrative par des informaticiens du Rectorat ). 2 - Solution technique pérenne : Conforme à l’état de l’art, au sens du marché (technologie Web) Ergonomie commune à toutes les applications

9 Comité de pilotage national du système d'information EPLE du 10/02 /2005 expertise de la société SUN Choix de l’architecture : un hébergement académique Administration centralisée Gestion des sauvegardes Mise en place d’outils de supervision

10 Domaines de Gestion La gestion des élèves La gestion financière et matérielle La gestion des personnels et des moyens Le pôle examens Les enquêtes La santé des élèves L’évaluation et le pilotage 7 domaines de gestion 30 applications BASE ELEVES NOMENCLATURES Obligatoire STRUCTURES ET SERVICES Obligatoire GESTION FINANCIERE DES ELEVES Indispensable Obligatoire? ABSENCES Septembre 2007

11 Sconet dans toutes les académies à la rentrée 2006.

12 SCONET est une application construite sur le modèle des applications INTERNET et destinée à la gestion de la base élèves dans les EPLE

13 RECTORATRECTORAT EPLEEPLE Liaison ADSL Nomenclatures Bases Eleves Bases Eleves Académique STS AMON Serveur Novell GEP

14 Architecture générale Sconet Réseau pédagogique Postes du Réseau Administratif Serveur Amon Internet EPLEEPLE RECTORATRECTORAT Réseau prive VPN Données Administratives Serveurs d’échanges Habilitation Serveurs applications et données Sauvegardes

15 Fonctionnalités du serveur AMON Le serveur AMON assure la sécurité du réseau de l’EPLE  Fonction de pare-feu, (filtrage IP, détection d’attaques, routage,…  Fonction de proxy, cache web, filtrage de sites, (blacklist, whitelist, url, p2p),  Filtrage de site amélioré (Fonction de client VPN),  Connexion sécurisée au réseau du Rectorat,  Gestion du AMON, administration simplifiée, mises à jour automatiques, suivi détaillé de la navigation web, journaux de logs, statistiques,…

16 La sécurité et le rôle du chef d’établissement

17 La responsabilité du chef d’établissement 1.La délocalisation de la Base Elèves Etablissement à l’extérieur de l’EPLE n’exonère pas le chef d’établissement de sa responsabilité juridique 2.La base élèves restant la propriété de l’établissement, cette responsabilité concerne : – les données elles mêmes – l’accès à ces données Conformément aux dispositions de l’article 15 alinéa 3 de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, avis favorable de la Commission Nationale de l’Informatique et des libertés (CNIL) (demande d’avis n°759061 du 13 juillet 2001.

18 La responsabilité du chef d’établissement La mise en place de SCONET est l’occasion si ce n’est déjà fait, de mettre en place une politique de sécurité informatique dans l’établissement.

19 Politique de sécurité L ’ensemble de règles qui régit : 1.L’accès à l’information 2.Son utilisation 3.l’usage des ressources informatiques de l’établissement afin de garantir la sûreté du système d’information et sa confidentialité. La politique de sécurité, c’est :

20 Politique de sécurité 1.est souvent vécue comme une contrainte. 2. Le rôle du chef d’établissement est d’informer la communauté éducative qu’elle repose – sur des procédures techniques (standards), – une organisation – une prise en compte par tous les personnels de ces éléments La politique de sécurité

21 Sécurité du poste de travail Lorsque leur poste de travail est utilisé pour accéder à des données souvent confidentielles et à des applications sensibles 1. sa sécurité devient un enjeu essentiel 2. il est dangereux de considérer qu’un poste est sûr parce que situé derrière les lignes de défense des réseaux. Pour les responsabiliser, il faut persuader les utilisateurs que :

22 En pratique : Assurer la confidentialité du poste de travail 1.Ne jamais divulguer un mot de passe ou toute autre information sur votre compte à un utilisateur 2.Ne jamais laisser ces informations accessibles 3.Ne jamais quitter le poste lorsqu’une opération sensible est en cours 4.Mettre un mot de passe sur votre économiseur d’écran

23 En pratique : Assurer la confidentialité du poste de travail 1.Fermer les applications correctement lorsque vous quittez définitivement le poste de travail 2.Mettre en œuvre un mot de passe pour bloquer l’accès au poste de travail 3.Si nécessaire, organiser l’espace de travail pour que l’écran ne soit pas visible par un visiteur quelconque.

24 La gestion de la politique de Sécurité en Interne C’est le chef d’établissement et lui seul qui décide des droits d’accès des personnels aux différents modules de l’application SCONET. Le chef d’établissement se connecte avec son identifiant et son mot de passe de messagerie électronique pour attribuer les droits d’accès. Cette procédure ne peut être déléguée

25 La Gestion des droits d’accès 1.L'utilisateur accède aux services qui lui sont proposés en tant qu'individu. 2.il est identifié, puis authentifié 3.Ses fonctions lui permettent d’accéder aux applications pour lesquelles il est habilité 4.Il accède alors à toutes les applications sans qu'on lui demande une nouvelle identification 5.Cet accès s'effectue par un « portail »

26 L’application de délégation des droits 1.C’est une application simple qui permet, à l’aide de cases à cocher, d’attribuer des droits d’accès aux différents modules. 2.Ces droits d’accès peuvent être limités à une simple consultation ou inclure des possibilités de mise à jour 3.La personne doit être inscrite dans l’annuaire académique du courrier (login et mot de passe de la messagerie électronique )

27 L’application de délégation des droits Pour déléguer des droits il faut que la personne soit inscrite dans l’annuaire académique (donc récupérée des bases de gestion ) EPP AGORA AGAPE EPP Privé Annuaire académique Mise à jour quotidienne

28 Mode opératoire Accès à l’application de délégation Liste des modules accesssibles M. KIDIRIGE Chef d’établissement ayant la fonction DIR de l’établissement 0770000J se connecte

29 Mode opératoire Liste des agents de l’établissement Agent sélectionné Modules disponibles

30 Mode opératoire Module sélectionné Message informatif

31 Mode opératoire Désélection du module Message informatif

32 Mode opératoire Première sélection Deuxième sélection

33 Autorisations de l’agent Seuls les droits accordés sont a l’agent concerné

34 Accord de Niveau de Services Rôles et responsabilités Division Informatique Académique Établissement Disponibilité Temps de réponse garanti Politique d’exploitation (calendrier des opérations ) GTR (garantie de temps de rétablissement) Haut débit > 512Kb/s Nombre d'utilisateurs du réseau administratif Definition d'un accord de service (ANS) Ministère

35 Accord de Niveau de Services Critères d’évaluations 1.Performance –Mesure du temps de réponse sur la base de 10 transactions de référence croisée avec le nombre de connexions système d'information simultanées 2.Disponibilité –Selon une plage de service et les périodes d’activités 3.Traitements des incidents (compte rendu des demandes assistance tableau de bord )

36 Accord de Niveau de Services Engagement de suivi 1.Outils de métrologie –Diagnostic –Performance 2.Tableaux de bords (Qualité adapté à la réalité du terrain) –Disponibilité –Performance –Traitements des incidents 3.Comite de pilotage et de suivi académique –Examine et statue sur les services –Analyse le niveau de service

37 Engagement de l’Etablissement : –Une liaison haut-débit de type professionnel Avec garantie de temps de rétablissement Avec garantie de débit Nombre d'utilisateurs du réseau administratif A partir du mois de Septembre changement du fournisseur d’accès selon un liste de préconisation rectorale en accord avec les collectivités territoriales Rôles et responsabilités Accord de Niveau de Services

38 1.Engagement de la Division informatique : détail –Installation du dispositif de supervision –Assistance utilisation –Sauvegardes –Formation (en collaboration avec la DAFOR) –Tableaux de bord Accord de Niveau de Services

39 1.Engagement du ministère : fourniture des matériels et du plan de formation pour les personnels exploitants 2.Centre de support national (maintenance expertise des rectorats). Rôles et responsabilités Accord de Niveau de Services

40 SCONET MIGRATION DE DONNEES GEP vers SCONET Travail préparatoire à l’utilisation Sconet

41 Migration des données de GEP vers SCONET Objectif : démarrer SCONET avec les données élèves de GEP de l’établissement Remarques :- toutes les données élèves de GEP sont reprises dans SCONET - quelques données ont été ajoutées dans SCONET : lignes adresse, historique des scolarités, téléphone portable Trois étapes : 1. Migration des données en établissement 2. Transfert vers le site académique de migration et mise à jour de la base de routage 3. Intégration dans la base SCONET académique

42 Migration des données 1.Installation de l’outil de reprise des données sur le serveur Novell ou sur le poste GEP Etape 1 –Mise en adéquation des fichiers à transférer pour SCONET avec GEP - d’où mise à jour dans GEP si anomalies Cette première phase peut être faite plusieurs fois. Etape 2 - Transfert des fichiers vers SCONET : nomenclatures, élèves, structures - Validation de la reprise des données par le chef d’établissement Après le transfert, les lignes du menu de GEP sont grisées à l’exception : des modules qui peuvent être déportés, de la saisie des affectations, de « structures et services », des éditions personnalisées.

43 Janvier 2006 : Migration des données Académie Etablissement Reprise des données Reprise des données 1. Action-Etablissement Lancer l’application 3. Action-Etablissement Envoi du fichier Fichier Script GHE Fichier Script Sconet Sconet 4. Actions-Etablissement 1. Connexion Internet (IE ou Mozilla) par le portail ARENB 2. Vérification des données (Sconet) 3. Distribution des délégations par DELEG Lorsque la Reprise de données a été lancée avec succès, les données de GEP sont transférées vers Sconet. En conséquence, certains modules de GEP deviennent inaccessibles. Les extractions personnalisées et les transferts restent accessibles par l’option transfert et extractions. 2. Action-Etablissement Création du fichier de reprise de données

44 État des applications en établissement GEP V16.02 Avant migration Base élève Absences Structures et Services (STS) GFE Emploi du temps Affectations Nomenclatures Liaisons Transfert et extractions Absences Structures et Services (STS) Sconet Nomenclatures GFE Sconet BEE (Base élève + Liaisons) Emploi du temps Affectations (ou AFFELNET) ARENB : Sconet Commun Application de délégation (DELEG) GEP V16.02 après migration

45 Sconet Sconet De Janvier 2006 à mai 2006 AcadémieEtablissement 1. Mise à jour Module Commun Calendrier Horaires Vérification constantes 3. Mise à jour Module Base élève Vérification des données Ajout des n° de téléphone portable Saisie des nouveaux entrants (janvier-mai) Sconet 2. Mise à jour Module Nomenclatures Vérifier les MEF d’origine WLI AUTOMATE GEP V16.02 GEP V16.02 5. Saisie des affectations (ou par AFFELNET) 4. Saisie des MAJ d’Hsa Absences DP GFE

46 AcadémieEtablissement Préparation de la rentrée 2006-2007 WLI Nomenclatures BAN STS_WEB (base EPP) STS_WEB (base EPP) Nomenclatures profilées Sconet Sconet Nomenclatures Sconet Nomenclatures 1. Action-Etablissement :  Sélection des nomenclatures  Profilage Sconet BEE 2. Action-Etablissement  Création rapide des nouveaux élèves (6 ème, nouveaux entrants non issus de l’affectation)  MAJ des motifs de sortie  Edition des exéats GEP V17 AUTOMATE Nomenclatures Nomenclatures profilées BAA (affelnet) Affectations

47 De SCONET aux autres logiciels Extractions - Exports et exploitations de fichiers

48 Base Elèves Etablissement Exportation des données Avec SCONET comme avec GEP la Base. Élèves.Établissement : répond aux besoins de gestion des établissements : éditions, listes, comptages… alimente les bases académiques et nationales, alimente les bases des autres logiciels de l’établissement. Alimenter les bases des autres logiciels est devenu une fonction centrale que ce soit pour : les logiciels diffusés par les services informatiques de l’éducation nationale, les logiciels des éditeurs privés, les produits locaux.

49 oLogiciels nationaux ou académiques 1.Affectation 2.Evaluation 3.Brevet des collèges 4.Absences 5.Notes 1.Gestion infirmerie 2.Gestion financière 3.Bourse des collèges

50 Logiciels d’éditeurs privés 1.Absences 2.Emploi du temps 3.Notes 1.Produits établissement 1.Gestion CDI 2.Gestion restauration 3.Gestion accès

51 GEP – Base élèves Exportation des données Avec GEP, deux modalités d’exportation des données : les menus de l’application, l’accès direct aux fichiers.

52 GEP – Base élèves Les menus de l’application Avec GEP Les menus de GEP RESTANT permettent : 1.l’édition des documents de gestion, 2.l’export vers les modules facultatifs : Absences, Données pédagogiques… 3.la création d’éditions personnalisées. La présence des fichiers de GEP (réseau ou mono-poste) permet : 1. la lecture directe des fichiers pour récupération des données 2. l’export par simple copie Les données récupérées alimentent en temps réel les bases des autres logiciels de l’établissement.

53 SCONET – Base élèves Exportation des données Avec SCONET trois modalités d’exportation des données : 1. les menus de l’application, 2. les menus de GEP reconstitué, 3. l’accès direct aux fichiers de GEP reconstitué.

54 SCONET – Base élèves Les menus de SCONET Les menus de SCONET permettent : 1.Des éditions format PDF (acrobat reader) 2.des exploitations établissements : listes, comptage, étiquettes … 3.des extractions personnalisées composées par l’utilisateur éditables écran, papier ou fichier au format CSV 4.3 extractions prédéfinies : récupération totale de la base, récupération thématique de la base, récupération à destination des éditeurs privés (données + tables) Les fichiers obtenus alimentent les logiciels divers et des exploitations établissement

55 SCONET – Base élèves Menus et fichiers de GEP - local Attention avec SCONET en utilisant GEP reconstitué, les fichiers ne sont pas actualisés en temps réel mais seulement après échange et actualisation par l’automate de transfert.

56 B.E.E.- SCONET Exportation des données Mais Sconet 2007 verra la disparition totale de GEP et donc de nouvelles pratiques et pour les établissements et pour les éditeurs privés.

57 Un Poste de travail Windows version 98 ou XP pro avec un navigateur –Internet explorer 6.1 et supérieur –Mozilla 1.6 et supérieur –Firefox 1.0 et supérieur 1.Un liaison ADSL minimum de 512 kbits/s (Transpac) 2.Station avec un antivirus à jour (trend 24) + mise à jour de votre système Windows 3.Un accès sécurisé par réseau privé virtuel au réseau A.G.R.I.A.T.E.S ( Accès Généralisé aux Réseaux Internet Académiques et Territoriaux pour les Etablissements Scolaires ) Pour utiliser Sconet quelle configuration établissement ?

58 LA MISE EN ŒUVRE DE SCONET Quel enchaînement des actions ? Calendrier du déploiement

59 JANVIERFEVRIERMARSAVRILMAIJUINJUILLET AOUTSEPTEMBRE 2006 Formations personnels de direction Mise en place Etablissement IDEM Mise en place de STS web basculement Basculement Base élèves SCONET Affectation logiciel GEP IDNB procédure WEB Inscriptions SCONET Réceptions résultats affectation SCONET Mise à jour Sconet Constat global SCONET Mise à jour STS Web Mise en place Gestion financières des élèves Sconet IDEM

60 Liste des actions à mener calendrier des opérations 1.Est on prêt au niveau matériel –Transpac –Serveur Amon installé 2.Définir le droits d’accès de chaque collaborateur 3.Schéma d’organisation (qui fait quoi ?) –Inscriptions –Mise à jour base élèves –Extractions –STS 4.Qui dois je envoyer en formation ? 5.Migration de GEP vers SCONET –Préparation dans Gep des fichiers à transférer (aucune anomalie –Transfert via FTP (serveur de transferts de fichiers) Ce calendrier sera disponible pour chaque établissement sur le site http://diff.ac-creteil.fr/di/sconet

61 A l’écoute de vos interrogations ?.....