Module 2 2. Communiquer par le biais de la messagerie interne.

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1 Module 2 2. Communiquer par le biais de la messagerie interne

2 2.1 Messagerie interne et pour tous les utilisateurs 2 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences KOSMOS | Communications sécurisées car limitées par des droits spécifiques à chaque profil (élève, enseignant, parent, personnel non enseignant) définis pour le projet, autour de sphères d’échanges Des sphères qui régissent les droits d’émission des messages. Des listes de contacts créées selon les paramètres d’autorisation des échanges Assistant de sélection des destinataires Orienté « métier » généré pour la plupart dynamiquement à partir des fonction et disciplines de poste Conçu pour faciliter les différents usages de la messagerie : pédagogiques, collaboratifs, administratifs, etc. Allègement des tâches d’administration des boîtes à lettres et optimisation des espaces de stockage grâce à un dispositif de suppression automatique des messages sans activité

3 2.3 Glossaire de la messagerie 3 Domaine pédagogique | Domaine personnel | Domaine collaboratif | Domaine portail | Administration Groupe : ensemble de membres. S’affiche sous la forme d’une liste. Membre : utilisateur faisant partie des destinataires possibles pour l’expéditeur Discussion : échange de messages visibles par tous les utilisateurs concernés. Lorsqu’on « répond à tous ». Elle peut être soumise à modération en cas de signalement par l’un des utilisateurs. Message d’information : transmission d'une information vers une liste de destinataires. La réponse ne se fait qu’à l’expéditeur. La notification de service : une notification relative à une action effectuée dans l'un des services de l'ENT. Sphère : ensemble de groupes de contacts métiers. Ex: Les contacts associés aux espaces de travail collaboratifs (sphère collaborative), Les contacts associés aux classes (sphère pédagogique) Les contacts professionnels, enseignants, et non enseignants (sphère professionnelle)

4 2.4 Messagerie : accès 4 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences KOSMOS | 2 3 4 1 5 1.Pour lancer une nouvelle discussion 2.Boite de réception 3.Copie des messages envoyés Utilisateur simple Modérateur de messagerie 4.Archivage des messages importants sur une durée illimitée 6 5.Messages soumis à modération mis à part 6.Corbeille (stockage des messages supprimés par l’utilisateur dans l’attente de la purge automatique) 4

5 2.5 Messagerie : boite de réception 5 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences KOSMOS | 2 3 1 1. Filtres d’affichage et actions 2. Tri sur les en-têtes 3. Type de message

6 2.6 Messagerie : détail d’un message 6 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences KOSMOS | 2 1 1. Actions sur le message affiché 2. Actions de masse Ergonomie simplifiée avec bouton : « répondre à l’expéditeur » ou « répondre à la discussion » selon le type de mail 3. Restauration possible d’un message supprimé 3

7 2.7 Envoyer un message : choisir les destinataires 7 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences KOSMOS | 2 3 4 1 1.Listes de contacts personnalisées par profil 2.Affichage des utilisateurs dans la liste ( 200 par page ), les disciplines des enseignants sont affichées entre parenthèses 3.Sélection/désélection par lot 5.Validation ou annulation de l’étape destinataires 5 4. Panier des destinataires sélectionnés. Possibilité de supprimer les destinataires dans le panier

8 2.8 Annuler l’envoi d’un message 8 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences KOSMOS | 23 1 1.Bandeau d’annulation disponible suite à l’envoi du message 2.Préférences utilisateur : cocher pour activer la fonctionnalité d’annulation 3.Sélection du temps pendant lequel l’annulation est possible

9 2.9 Les rôles Rôle Visiteur Accéder au service Répondre à un message Rôle « messagerie interne » Accéder au service de messagerie interne, Créer un message (discussion ou information), Répondre à un message, Signaler un message comme abusif, Supprimer un message de sa boite de réception. Rôle « modérateur de messagerie » Accéder au service de messagerie interne Créer un message (discussion ou information), Répondre à un message, Signaler un message comme abusif, Modérer une discussion, Supprimer un message de sa boite de réception. M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences

10 2.10 Assistant sélection des destinataires, vue élève 2 3 1 1.Des filtres métiers propres à l’item choisi s’affichent, basés sur les fonctions des individus 2.Les personnes concernées s’affichent lorsque l’utilisateur clique sur la liste 3.Sélection/désélection par lot autorisée en fonction des choix de paramétrage 10 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences

11 1 2.Le filtre « Mes établissements » entièrement déplié 2.11 Assistant sélection des destinataires, vue enseignant Idem pour la vue personnel non enseignant ( sans « mes classes » ) Différents filtres donnent accès à des listes de contacts personnalisées Ici, on retrouve les listes : 1. Collaborative 2. Pédagogique 3. Administrative et professionnelle 4. Annuaire 11 2 issus du groupe administrateur M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences

12 2.12 Envoyer un message : Rédiger le message 12 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences 3 4 1 1.Affichage des destinataires choisis précédemment 2.Mode de réponse (selon droit de l’utilisateur) 5.Corps du message (saisie obligatoire) 6.Possibilité de joindre un fichier au message (sélection sur l’ordinateur ou le porte document de l’utilisateur) (Paramètre projet sur le nombre et le poids des pièces jointes autorisés visible via le ?) 2 5 6 3.Objet (saisie obligatoire) 4.Barre de mise en forme épurée (paramètre projet)

13 2.13 Modération 13 M2 Agenda | Messagerie | Porte-document | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences KOSMOS | Bouton « signaler » Procédure : nouvelle discussion créée automatiquement, déposée dans le dossier Modérations du service Un expéditeur de message est par défaut modérateur en cas d’abus Le(s) modérateur(s) confirme(nt) ou infirme(nt) le caractère abusif du message. Si l’abus est confirmé, la discussion est fermée avec des contenus masqués. Plus aucun ajout de messages. Si l’abus est infirmé, la discussion est ré ouverte et les contenus de nouveau visibles.