Présentation Formadep 22 janvier 2009 Exemple du département TC IUT de Saint-Nazaire.

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1 Présentation Formadep 22 janvier 2009 Exemple du département TC IUT de Saint-Nazaire

2 Sommaire 1) Le fonctionnement avant Formadep 2) Stratégie de mise en place de Formadep 3) Les gains à l’utilisation de Formadep

3 1) Le fonctionnement avant Formadep a) Différents logiciels pour les applications Emploi du temps : Emploi du temps : 12 000 heures, 12 groupes TD, 3 LP, 3 FC Problème du partage d’informations entre FI et FC Lourdeur des modifications avec impression papier

4 1) Le fonctionnement avant Formadep a) Différents logiciels pour les applications Evaluations : Evaluations : 4 000 moyennes par semestre, 30 fichiers à intégrer dans la base Gestion des absences Gestion des absences Suivi des stages et projets Suivi des stages et projets

5 1) Le fonctionnement avant Formadep b) Les lourdeurs administratives Saturation du secrétariat du département Saturation du secrétariat du département Longueur de la préparation des jurys Longueur de la préparation des jurys Lourdeurs dans la gestion des EDT Lourdeurs dans la gestion des EDT Difficultés de partage des informations avec la FC Difficultés de partage des informations avec la FC

6 2) Stratégie de mise en place de Formadep a) Avant l’installation Avoir l’appui des utilisateurs principaux (secrétaires, assistantes, RAF, responsables pédagogiques) Avoir l’appui des utilisateurs principaux (secrétaires, assistantes, RAF, responsables pédagogiques) Convaincre les collègues motivés Convaincre les collègues motivés Faire adopter Formadep en conseil d’enseignants Faire adopter Formadep en conseil d’enseignants

7 2) Stratégie de mise en place de Formadep b) Constitution de la base Bien gérer les droits de création sur la base Bien gérer les droits de création sur la base Rendre rapidement la base opérationnelle Rendre rapidement la base opérationnelle Etre réactif dans la gestion des droits d’accès Etre réactif dans la gestion des droits d’accès Repérer les utilisateurs leaders qui diffusent les informations sur l’utilisation Repérer les utilisateurs leaders qui diffusent les informations sur l’utilisation

8 2) Stratégie de mise en place de Formadep c) Emplois du temps Donner l’accès lorsqu’ils sont établis Donner l’accès lorsqu’ils sont établis Ne pas faire de double papier Ne pas faire de double papier d) Evaluations Rappeler la procédure Rappeler la procédure Fixer des dates impératives Fixer des dates impératives

9 3) Les gains à l’utilisation de Formadep a) Meilleure gestion de l’information Une base unique accessible à tous en consultation, de l’IUT ou de chez soi Une base unique accessible à tous en consultation, de l’IUT ou de chez soi Désengorgement du secrétariat Désengorgement du secrétariat Plus grande réactivité dans le traitement des informations Plus grande réactivité dans le traitement des informations

10 3) Les gains à l’utilisation de Formadep b) Souplesse dans la gestion des emplois du temps Simplicité de création Simplicité de création Facilité de modification (l’enseignant concerné à les informations pour faire des propositions) Facilité de modification (l’enseignant concerné à les informations pour faire des propositions) Rapidité de diffusion (courriel et consultation) Rapidité de diffusion (courriel et consultation)

11 3) Les gains à l’utilisation de Formadep c) Facilité de gestion des évaluations Saisie par les enseignants Saisie par les enseignants Fin des risques d’erreur Fin des risques d’erreur Gain de temps Gain de temps