VUE D’ENSEMBLE Vue d’ensemble Saisie des Temps Saisie des Frais

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1 VUE D’ENSEMBLE Vue d’ensemble Saisie des Temps Saisie des Frais Facturation Lettre de Mission Prévisions, plan de charge Analyses et résultats Mailing Evénements, documents Agenda Logiciel intégré pour la gestion des activités de services, Temps 2000 permet : une saisie rapide et sûre des temps passés par les collaborateurs d’automatiser et de sécuriser la facturation au forfait, en régie, à l’avancement, par abonnement, sur devis des résultats par client, affaire, activité, période. Temps 2000 permet aussi : de planifier, mémoriser les évènements d’attacher des documents aux clients, affaires de gérer les bases clients, contacts (filtres, exports, mails, courriers…) d’anticiper le plan de charge des collaborateurs de partager l’agenda de gérer les notes de frais des collaborateurs.

2 SAISIE DES TEMPS Les temps passés peuvent être :
Vue d’ensemble Saisie des Temps Saisie des Frais Facturation Lettre de Mission Prévisions, plan de charge Analyses et résultats Mailing Evénements, documents Agenda Tout est organisé pour une saisie rapide et sûre des feuilles de temps. Les temps passés peuvent être : saisis directement par chaque collaborateur via le réseau local ou en accès déporté (TSE, CITRIX) saisis dans un module librement copiable pour les itinérants qui n’auraient pas d’accès au réseau local. importés à partir de feuilles Excel. Temps 2000 permet de paramétrer : Les contrôles de saisie : alertes par rapport aux budgets, à des seuils d’heures… les droits d’accès de chacun : à ses temps seulement, ceux de son groupe, accès ou non aux valeurs. Une variété d’éditions donnent des vues de synthèse ou de détails des temps saisis, un calcul des heures supplémentaires… Temps 2000 peut adresser des mails de rappel automatique aux collaborateurs dont les temps sont incomplets.

3 SAISIE DES FRAIS Vue d’ensemble Saisie des Temps Saisie des Frais Facturation Lettre de Mission Prévisions, plan de charge Analyses et résultats Mailing Evénements, documents Agenda Temps 2000 permet la saisie des notes de frais des collaborateurs directement à partir de leurs feuilles de temps. Des éditions donnent un support aux remboursements des notes de frais. Des barèmes peuvent être mis en place selon la nature des frais . La saisie des frais peut porter sur les débours, la sous-traitance. Les frais peuvent être importés d’Excel, transférés vers la comptabilité. Les frais imputés aux affaires peuvent être distingués selon qu’ils sont ou non à refacturer. Il peuvent être refacturés directement aux clients.

4 FACTURATION Vue d’ensemble Saisie des Temps Saisie des Frais Facturation Lettre de Mission Prévisions, plan de charge Analyses et résultats Mailing Evénements, documents Agenda Temps 2000 permet d’automatiser la facturation suivant une variété de modes : au forfait, par abonnement avec des automatismes de création et de reconduction en régie ou sur la base des temps passés éventuellement valorisés à des taux propres à chaque affaire sur la base des quantités produites : nombre de bulletins, d’unités de facturation les frais, débours refacturables des formules de calcul : 10% de frais de chancellerie Les modèles de factures livrés en standard sont personnalisables : incorporation du logo, ajout et dispositions des zones. Les factures peuvent faire l’objet de prélèvement bancaire, de LCR (fichiers bancaires à la norme ETEBAC adressés directement à la banque), être télédistribuées par Internet. Les écritures relatives aux factures de ventes et aux règlements clients peuvent être exportées directement vers une cinquantaine de comptabilités du  marché.

5 LETTRE DE MISSION Vue d’ensemble Saisie des Temps Saisie des Frais Facturation Lettre de Mission Prévisions, plan de charge Analyses et résultats Mailing Evénements, documents Agenda La lettre de mission fixe les termes du contrat avec le client, le montant et l’échelonnement des honoraires, le partage des obligations ou évènements. Temps 2000 offre en standard une quinzaine de modèles de lettres de mission personnalisables au format Word, dont les modèles proposés par le CSOEC et le CNCC. Des fonctions facilitent l’adaptation des modèles : ajout de champs de fusion, modèles d’en tête…. Les honoraires mentionnés dans la lettre de mission  peuvent être facturés automatiquement. Les obligations respectives prévues dans la lettre peuvent faire l’objet d’un suivi quant à leurs réalisations.

6 PREVISIONS, PLAN DE CHARGE
Vue d’ensemble Saisie des Temps Saisie des Frais Facturation Lettre de Mission Prévisions, plan de charge Analyses et résultats Mailing Evénements, documents Agenda La saisie de prévisions ou budgets : facilite l’élaboration des devis donne le plan de charge des collaborateurs donne le chiffre d’affaires prévisionnel permet de comparer les réalisations aux prévisions De nombreux automatismes facilitent la gestion des budgets : créations à partir de budgets type ou d’historiques automatismes pour la création de tâches répétitives ou périodiques reconduction pour les missions récurrentes réaffectation d’un collaborateur à l’autre, décalages dans le temps.

7 ANALYSES ET RESULTATS Vue d’ensemble Saisie des Temps Saisie des Frais Facturation Lettre de Mission Prévisions, plan de charge Analyses et résultats Mailing Evénements, documents Agenda Temps 2000 analyse les résultats sous tous les angles, à travers plus de cinquante éditions préparamétrées : par client et affaire : honoraires comparés aux coûts (temps et frais) éditions de synthèse ou de détails, limitées aux réalisations ou comparées aux prévisions, sous forme d’historique, de compte de résultats, de planning par collaborateur, groupe : analyse des temps, intéressement par période : en cours… par nature de tâche : temps moyens…. Toutes les éditions sont personnalisables, exportables vers Excel, éditables au format Pdf.

8 MAILINGS Vue d’ensemble Saisie des Temps Saisie des Frais Facturation Lettre de Mission Prévisions, plan de charge Analyses et résultats Mailing Evénements, documents Agenda Les contenus des bases clients, prospects, contacts, collaborateurs sont paramétrables. Temps 2000 permet de croiser les critères pour obtenir des éditions, exports Excel, traitements particuliers, notamment : des envois de courriers des envois de mails. Les courriers peuvent être édités avec un en tête paramétrable. Les mails sont adressés et conservés dans la messagerie du poste (Outlook…).

9 EVENEMENTS, DOCUMENTS Vue d’ensemble Saisie des Temps Saisie des Frais Facturation Lettre de Mission Prévisions, plan de charge Analyses et résultats Mailing Evénements, documents Agenda Au delà de la gestion du temps, Temps 2000 permet de planifier ou de mémoriser des évènements pour les clients et affaires. Ces évènements sont des actions à accomplir ou accomplies à une date donnée par tel ou tel collaborateur. Les évènements donnent : un historique des courriers, appels téléphoniques… par client ou affaire des rappels sous forme de liste ou de fenêtres pop up aux collaborateurs concernés. Des documents Word, Excel, Pdf…. peuvent être attachés aux clients, affaires ou évènements. Temps 2000 dispense d’une GED en mémorisant le chemin vers le dossier ou le document correspondant.

10 AGENDA Vue d’ensemble Saisie des Temps Saisie des Frais Facturation Lettre de Mission Prévisions, plan de charge Analyses et résultats Mailing Evénements, documents Agenda Temps 2000 incorpore un agenda partagé qui permet de mettre à jour, voir ou télédistribuer l’agenda collectif de la société ou d’un groupe. Cette fonction permet de se dispenser, lorsque les personnes sont très mobiles, d’outils de type Exchange souvent lourds et couteux à mettre en place.