18/04/2017 Module 02: Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes Grand Bassam – 20 au 28 novembre2013.

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1 18/04/2017 Module 02: Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes Grand Bassam – 20 au 28 novembre2013 Khadidja Kadri Programme des Nations Unies pour le développement

2 Présentation des modules
La mesure de la performance et le choix des indicateurs Le suivi de la performance (mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

3 Objectifs du module Résultats escomptés Comprendre le suivi-évaluation
Définir le suivi et l’évaluation Etablir le lien entre le suivi et l’évaluation Situer le suivi-évaluation dans le cycle de programmation et de gestion des programmes et/ou projets Déterminer les critères du suivi-évaluation Définir le système de suivi-évaluation Préciser les objectifs du suivi-évaluation Formuler les composantes du suivi-évaluation Comprendre le suivi-évaluation Connaître l’ensemble des procédures informatives (sources d’information, collecte et traitement de l’information) Comprendre les objectifs du suivi-évaluation des programmes et des DPPD-PAP ; Expliquer les composantes techniques (pilotage des stratégies et programmes, contrôle a postériori des dépenses et suivi des indicateurs) et institutionnelles (acteurs, mécanismes, coordination, etc.) Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

4 Contenu du module 02 La notion de suivi et ses finalités
18/04/2017 La notion de suivi et ses finalités Le suivi-évaluation : définition, critères et place dans le cycle du programme Système de suivi-évaluation : définition, composantes et outils Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

5 Contenu du module 02 La notion de suivi et ses finalités
18/04/2017 La notion de suivi et ses finalités Le suivi-évaluation : définition, critères et place dans le cycle du programme Système de suivi-évaluation : définition, composantes et outils Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

6 La notion de suivi Définition : Le suivi est :
« un processus continu de collecte et de traitement systématique d’informations fournissant aux gestionnaires de programmes des éléments pour juger des progrès réalisés, des objectifs atteints et de l’utilisation des ressources allouées selon des indicateurs choisis », (Comité d’aide au développement de l’OCDE) Le suivi de la performance est un instrument d’information et de décision budgétaire. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

7 La description et les objectifs de suivi
Description du suivi Objectifs du suivi Mettre en évidence : les écarts éventuels observés par rapport aux objectifs, et les mesures correctives à envisager si besoin est, en cours d’exercice en vue de réaliser les objectifs et d’atteindre les résultats escomptés. Faciliter l’évaluation ex-post est une activité de gestion systématique compare l’évolution d’un programme par rapport aux prévisions afin d’identifier des mesures correctives si nécessaire intervient à tous les niveaux de la mise en œuvre du programme (administrative, financière et opérationnelle) utilise des rapports formels met l’accent sur les ressources, les intrants, les activités et les résultats. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

8 Conception - Programmation
Démarche de suivi Cycle du programme Démarche de suivi Conception - Programmation Mise en œuvre Clôture Définition du programme et de la stratégie retenue Mise en place du dispositif Conception d’outils Définition d’indicateurs Collecte de l’information (quantitative et qualitative) Analyse interne Traitement des données. Réadaptation et révision des outils Définition de nouveaux indicateurs si nécessaire. Conclusion: Le suivi est : une démarche un dispositif basé sur des outils un outil de gestion au quotidien ou fréquent Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

9 Suivi Le suivi fournit des données nécessaires pour l’auto-évaluation permanente. Mécanismes formels : le relevé d’indicateurs sélectionnés et la collecte de données sur des critères de performance ; Mécanismes informels : le recueil et l’échange d’impressions issus d’entretiens avec les acteurs et d’observations sur le terrain. Le suivi est centré sur la collecte régulière d’informations et la vérification à intervalles rapprochés des progrès réalisés sur le court-terme, complétés par l’analyse des implications de ces progrès pour le programme. Source: Guide pratique du suivi-évaluation des projets de développement rural, FIDA, 2007. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

10 Exemple de suivi Aide financières aux étudiants de l’enseignement supérieur Indicateur nombre de boursiers Cible: 1500 boursiers pour l’année 2010 Suivi en cours d’année: à la fin du premier trimestre 900 boursiers (écart de 600) Prise de décision: rappel aux boursiers retardataires A la fin du deuxième trimestre: 1250 (écart de 250) Le suivi est important et permettra d’alimenter le RAP. Les écarts doivent être analysés, expliqués et documentés ; Le suivi est très souvent associé à l’évaluation. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

11 Rôle du suivi de la performance
18/04/2017 Au centre de la gestion d’un programme Elaboration de la stratégie propre au programme ; Pilotage du programme ; Redevabilité (compte-rendu et responsabilisation). Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

12 Contenu du module 02 La notion de suivi et ses finalités
18/04/2017 La notion de suivi et ses finalités Le suivi-évaluation : définition, critères et place dans le cycle du programme Système de suivi-évaluation : définition, composantes et outils Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

13 Phase du suivi-évaluation
Le suivi-évaluation Phase du suivi-évaluation Correspond aux activités à réaliser qui fourniront les instruments permettant d’assurer un suivi rigoureux et régulier des progrès concernant : la mise en œuvre des programmes, et l’exécution budgétaire au travers des DPPD-PAP et des indicateurs de performance Rappel: Le suivi « est un processus continu de collecte et de traitement systématique d’informations fournissant aux gestionnaires de programmes des éléments pour juger des progrès réalisés, des objectifs atteints et de l’utilisation des ressources allouées » EVALUATION: Cela est valable aussi pour le suivi du DPPD PAP à travers l’exécution budgétaire suite à une bonne programmation budgétaire des programmes et au respect des enveloppes budgétaires allouées par le MEF. L’évaluation s’intéresse à l’analyse des résultats et aux leçons d’expérience. Elle se concentre entre les différentes phases du programme : Conception / mise en œuvre / résultats / Effets (qui sont tous interdépendants) Par rapport au suivi, l’évaluation: Est un processus complet d’analyse et elle sert à apprécier ponctuellement les objectifs fixés et la stratégie choisie et confirme ou infirme les hypothèses utilise les instruments mis en place pour le suivi des résultats, des effets et de l’impact vise à réorienter les activités si des mesures correctives sont nécessaires se base sur le cadre logique du programme est une photo à un moment donné un diagnostic, une appréciation une aide à la décision L’évaluation « est une appréciation systématique et objective d’un programme : de sa conception, de sa mise en œuvre et de ses résultats ». Elle permet de tirer les leçons de l’expérience. Source: Europact, Véronique Verrière, septembre 2002 et OCDE, 2002 Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

14 Définition de l’évaluation
18/04/2017 « Une mesure, aussi systématique et objective que possible, des résultats d'un projet, d'un programme ou d'une politique publique, en vue de déterminer sa pertinence, et sa cohérence, l'efficience de sa mise en œuvre, son efficacité et son impact ainsi que la pérennité des effets obtenus » Intervient seulement après un certain délai et demande des investigations plus approfondies Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

15 Les critères du suivi-évaluation
5 critères du CAD - OCDE Pertinence Efficacité Efficience Impact Durabilité + Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

16 La pertinence 18/04/2017 Pertinence Dans quelle mesure le programme apporte-t-il une réponse adéquate au problème central qui a motivé sa mise en œuvre ? Vérifie a posteriori si: Le programme est en cohérence avec la politique du gouvernement (niveau national et/ou sectoriel) Le programme répond aux besoins prioritaires des bénéficiaires. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

17 L’efficacité : Définition :
18/04/2017 Définition : Mesure dans laquelle une organisation ou un programme atteint les objectifs en produisant les résultats obtenus ; Plus précisément, mesure du rapport entre les résultats obtenus et mesurés ; Ces résultats peuvent être des extrants, des effets ou des impacts ; L’efficacité se situe à chacun de ces niveaux. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

18 L’efficacité Objectif global Objectif spécifique + Hypothèses
Analyse concernant la question: « dans quelle mesure la réalisation des résultats du programme a-t-elle contribué à la réalisation de l’objectif spécifique » ? Y-a-t-il des indications claires concernant des changements et des améliorations au bénéfice des groupes-cible ? Ces améliorations sont-elles en ligne avec ce qui était prévu dans les IOV ? Objectif global Objectif spécifique + Hypothèses Efficacité Résultats + Hypothèses Activités du programmes + hypothèses Ressources, moyens + Conditions préalables Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

19 Exemple d’efficacité Programme de mobilisation des ressources en eau :
Objectif : Production agricole irriguée à augmenter ; Cible : augmenter cette production de 10% par an ; Résultats obtenus à terme : la production augmente de 8%/an ; Le programme (donc le ministère chargé de le réaliser) a eu un taux d’efficacité de 80%. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

20 L’efficience : Définition
L’efficience est la mesure du rapport entre les ressources utilisées et les résultats obtenus ; L’efficience est un concept axé sur les ressources, les biens et services produits et le rythme selon lequel on utilise les intrants pour produire des biens services ; Ce rapport est établi en fonction de la qualité des résultats (ou des services) produits. Ce niveau de qualité fait normalement partie de l’objectif, donc de la cible et il correspond au besoin ; L'efficience indique à quel point un ministère optimise l’utilisation de ses ressources pour produire des biens et des services (extrants). Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

21 L’efficience : exemple de critères
Normes scientifiques : mises au point à partir de techniques bien établies de mesure du travail, et généralement reconnues dans le domaine. Ces normes sont souvent consacrées sur le plan international ; Données historiques du ministère : Les ratios de productivité, représentant l'efficience obtenue auparavant, peuvent servir de référence pour évaluer le niveau actuel de l'efficience ; Utilisation de la capacité de production (le personnel, le matériel, les installations, le budget comme tel etc…) constitue un indice intéressant de la capacité disponible. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

22 L’efficience Objectif global Objectifs spécifiques + hypothèses Résultats + Activités / programmes + hypothèses Moyens + Conditions préalables Efficience Analyse concernant le succès du programme dans la transformation des moyens en résultats concrets et ce à travers les activités du programme. Les activités ont-elles été pleinement réalisées avec les ressources disponibles ? Ont-elles produit les résultats attendus? Des difficultés dans la mise en œuvre ont-elles été observées? => Indique si les ressources ont été utilisées à bon escient (rapport coût-efficacité) Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

23 Programme : Mobilisation des ressources en eau
Exemple : efficience Programme : Mobilisation des ressources en eau Objectif: Production agricole irriguée augmentée; Cible: augmenter la production agricole de 10%; Résultats obtenus: la production augmente de 8%; Le taux d’efficacité est de 80% Taux d’efficience: Budget alloué = 10 millions FCFA Dépenses réelles = 10 millions FCFA Taux d’efficience en fonction des résultats: 80% au lieu de 100% (tout le budget consommé alors que le résultat n’a pas été atteint). Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

24 Exemple servant de base à l’évaluation de l’efficience
Extrant : Les étudiants ont terminé leur première année de médecine ; Effet : Les étudiants ont obtenu leur diplôme ; Impact : Les diplômés sont aptes à exercer. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

25 Exemple d’évaluation de l’efficience (suite)
Dans l’exemple de la chaîne de résultats de la diapositive précédente, l’efficience pourrait se mesurer par le ratio du coût de la formation en première année de médecine avec le nombre d’étudiants ayant terminé leur première année. Le ratio pourrait être comparé avec le coût de la formation en ingénierie ou avec les coûts de formation en médecine dans d’autres pays aux structures de coûts similaires. La comparaison des types de coûts permettrait d’évaluer le niveau des pertes de productivité. Il est possible aussi de suivre les coûts d’un tel programme sur plusieurs années et d’ évaluer l’efficience d’une année à l’autre. Dans l’exemple de la chaîne de résultats de la diapositive précédente, l’efficience pourrait se mesurer par le ratio du coût de la formation en première année de médecine avec le nombre d’étudiants ayant terminé leur première année. Le ratio pourrait être comparé avec le coût de la formation en ingénierie ou avec les coûts de formation en médecine dans d’autres pays aux structures de coûts similaires. La comparaison des types de coûts permettrait d’évaluer le niveau des pertes de productivité. Il est possible aussi de suivre les coûts d’un tel programme sur plusieurs années et d’ évaluer l’efficience d’une année à l’autre. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

26 L’impact Analyse les effets globaux du programme
Analyse la contribution de l’objectif spécifique à la réalisation de l’objectif global. Se concentre sur les changements à long terme dans l’environnement du programme. Porte une attention particulière aux changements affectant les bénéficiaires finaux du programme Il peut y avoir des impacts imprévus ou non désirés. Objectif global Impact Objectifs spécifiques + hypothèses Résultats + hypothèses Activités / programme + hypothèses Ressources, Moyens + Conditions préalables Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

27 La durabilité 18/04/2017 Durabilité Est-ce que les améliorations enregistrées sont susceptibles de se maintenir une fois le programme achevé ? Est-ce que le financement des dépenses récurrentes et de la maintenance est-il assuré ? Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

28 Hiérarchie des objectifs du cadre logique
18/04/2017 Lien entre les niveaux hiérarchique du CL et les critères clés de l’évaluation Impact Hiérarchie des objectifs du cadre logique Critères d’évaluation Objectifs globaux Résultats Activités Objectifs spécifiques Durabilité (viabilité) Efficacité Efficience Pertinence Moyens Situation initiale Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

29 Le lien entre suivi et évaluation
Continu ou épisodique Episodique ou ad hoc Objectifs du programme Objectifs du programme par rapport aux objectifs globaux du gouvernement Vérification que les indicateurs de performance définis sont appropriés Analyse de la pertinence des indicateurs définis au préalable (validation) Concentration sur les résultats attendus Comparaison des résultats attendus par rapport aux prévisions Méthode quantitative Méthodes quantitative et qualitative Collecte d’informations en interne Exploitation de sources d’information multiples Suivi du plan de mise en œuvre du programme. Regarde si les problèmes ont bien été identifiés Généralement assuré en interne Initiée par des évaluateurs externes Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

30 Positionnement du suivi et de l’évaluation dans le cycle du programme et/ou budgétaire.
Planification stratégique/ Effectuer le bilan stratégique et fixer les objectifs et priorités Programmation budgétaire/ Déterminer le cadre de dépense global et les enveloppes sectorielles Établir les programmes, sous-programmes et activités sur une base triennale/répartition des enveloppes par programmes. Budgétisation/ Effectuer la planification budgétaire triennale des programmes Exécution budgétaire & Comptabilisation/ Mise en oeuvre du DPPD et effectuer le suivi Evaluation et audit/ Évaluer la performance en mesurant l’atteinte des objectifs fixés Vérification de la cohérence Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes 30 Novembre 2013

31 Le suivi-évaluation concerne
la mise en évidence des résultats, l’analyse des écarts, et les ajustements périodiques Suivi-évaluation : passage d’un processus statique à un passage plus actif d’adaptation et de correction Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

32 Suivi-évaluation - Synthèse
adopté comme une démarche importante pour l’atteinte des résultats escomptés d’un programme, fil conducteur dans le cycle d’un programme : l’identification la programmation et la budgétisation la mise en œuvre l’évaluation qui s’appuie sur des indicateurs renseignés tout au long du programme permettant d’apprécier le degré de réussite d’un programme Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

33 A vous maintenant ! Exercice 1 : «Les critères d’évaluation » 20 mn
Travail individuel mn Retour-synthèse mn Objectif : Comprendre les critères d’évaluation. Directives : Cocher les bonnes réponses : oui ou non. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

34 A vous maintenant ! Exercice 1 : Quizz «Les critères d’évaluation »
Répondre par oui ou non : La pertinence est un critère d’évaluation permettant de vérifier la cohérence du programme gouvernemental. Oui.  Non  L’efficacité analyse les effets globaux du programme et les changements de situation. Oui  Non.  L’efficacité analyse uniquement la contribution de l’objectif spécifique à la réalisation de l’objectif global L’efficience est un concept axé, seulement, sur les ressources. Oui  Non  L’efficience Indique si les ressources ont été utilisées à bon escient L'efficience indique à quel point un ministère optimise l’utilisation de ses ressources pour produire des biens et des services. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

35 A vous maintenant ! Exercice 1 : Quizz «Les critères d’évaluation Corrigé
Répondre par oui ou non : La pertinence est un critère d’évaluation permettant de vérifier la cohérence du programme gouvernemental. Oui.  Non  L’efficacité analyse les effets globaux du programme et les changements de situation. Oui  Non.  L’efficacité analyse uniquement la contribution de l’objectif spécifique à la réalisation de l’objectif global L’efficience est un concept axé, seulement, sur les ressources. Oui  Non  L’efficience Indique si les ressources ont été utilisées à bon escient L'efficience indique à quel point un ministère optimise l’utilisation de ses ressources pour produire des biens et des services. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

36 Contenu du module 02 La notion de suivi et ses finalités
18/04/2017 La notion de suivi et ses finalités Le suivi-évaluation : définition, critères et place dans le cycle du programme Système de suivi-évaluation : définition, composantes et outils Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

37 Le système de suivi-évaluation : définition et objectifs
+ Définition l’ensemble des procédures de collecte, de traitement et d’analyse de l’information et d’établissement des rapports l’ensemble des conditions et des compétences nécessaires pour que les résultats du suivi-évaluation contribuent valablement au processus de prise de décision ,etc. Objectifs Planifier, coordonner, réaliser, suivre et évaluer les activités de production de données, d’information et d’analyse sur la mise en œuvre et les résultats obtenus par les programmes ministériels, Communiquer l’information et les résultats aux décideurs Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

38 Les composantes du système de suivi-évaluation
18/04/2017 Composantes techniques Composantes institutionnelles l’analyse de la situation économique l’analyse du cadre logique du ou des programmes (pertinence) le suivi de la mise en œuvre des programmes (résultats atteints) le suivi de l’exécution budgétaire des programmes l’analyse de la fréquence de la collecte de l’information le contrôle (a posteriori) des dépenses publiques la performance des programmes à travers la vérification et l’analyse des indicateurs d’effet (outcome) la participation de tous les acteurs, la mise en place d’un mécanisme de suivi-évaluation (système d’information, atelier de restitution, comité de pilotage, cellule de suivi CSLP, etc.) Composante institutionnelle Par participation de tous les acteurs, on comprend : les décideurs les DAF, les CPS les responsables de programmes et de sous programmes etc.… les bénéficiaires Pour le mécanisme de suivi-évaluation: système d’information cohérent au sein de chaque ministère Ateliers de restitutions pour la discussion des résultats obtenus Comité de pilotage rencontre avec les PTF Cellule de suivi CLSP Cellule de suivi des ministères Direction technique des ministères Les rapports de suivi produits Pour assurer une appropriation et un leadership national Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

39 Quelques outils pour le système de suivi-évaluation
fiches de suivi tableau de bord de gestion bulletin ou lettre d’information de terrain rapports mensuels, trimestriels, semestriels ou annuels diagnostics annuels prévisions mensuelles, trimestrielles ou annuelles Les outils doivent être légers, concertés et ciblés Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

40 Synthèse Evaluation : Suivi :
Le suivi et l'évaluation sont des démarches distinctes mais complémentaires Suivi : Mesure continue de des résultats Evaluation : Mesure les effets, la performance développementale, Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

41 Objectif spécifiques Evaluation Suivi
Suivi et évaluation, par rapport à la structure logique d'un programme. Objectif global, finalité Objectif spécifiques Résultats Activités Moyens (intrants) Impact Effets Résultats Activités Moyens (intrants) Evaluation Suivi Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

42 A quoi sert le suivi-évaluation ?
Evaluer et ajuster les stratégies et les activités ; Rendre compte des progrès au responsable de programme, au ministre, au parlement, aux contribuables, à l'opinion ; Identifier et échanger avec les autres les bonnes pratiques et les leçons apprises ; Mieux programmer les nouveaux programmes et les nouvelles actions et stratégies. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

43 Synthèse du suivi-évaluation : Principales différences et complémentarité (…)
Evaluation Objectifs Améliorer l'efficience, modifier le plan d'activité ou l'affectation des ressources ; Clarifier les objectifs et leur transformation en indicateurs de performance ; Comparer régulièrement les réalisations par rapport au plan ; Communiquer les progrès aux responsables et les alerter sur les difficultés. Examiner les relations causales conduisant des activités aux résultats, expliquer pourquoi certains résultats attendus n'ont pas été atteints ; Examiner la mise en œuvre ; Fournir des enseignements, améliorer l'efficacité, les effets, l'impact de la future programmation. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

44 Synthèse du suivi-évaluation : Principales différences et complémentarité (…)
Evaluation Principales activités Définition des indicateurs, recueil régulier d'informations, comparaison avec le plan, comptes rendus. Appréciation, mesure systématique des effets. Fréquence Périodique : journalier, hebdomadaire, mensuel, trimestriel,... selon les variables et les programmes en fin de programme, a posteriori Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

45 Synthèse du suivi-évaluation : Principales différences et complémentarité.
Evaluation Source d'information Essentiellement des informations fournies par le système de gestion ; Informations de suivi complétés par des études, des enquêtes, des analyses, des entretiens ; Effectué par L'équipe de réalisation du programme ; Evaluateurs extérieurs au programme ; Destinataire principal du rapport (pour suite à donner) Responsable de programme et équipe de réalisation du programme. Autorités ayant décidé de la réalisation du programme. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

46 Les outils du suivi (…) Le tableaux de bord a comme fonction de regrouper l’information nécessaire à la mesure et à l’appréciation de la performance des programmes (élément essentiel pour le suivi de la performance). Il permet au responsable de connaître l’état ’avancement du programme dont il a la charge et pour lequel il s’est engagé à atteindre un ou plusieurs résultats annuels. Un tableau de bord doit être concis, imagé, lisible rapidement. La production du tableau de bord doit s’effectuer selon une périodicité correspondant au rythme des événements susceptibles d’influer sur les objectifs, et à la vitesse des décisions d’ajustement à prendre (rythme trimestriel, mensuel, ou même hebdomadaire - plus la fréquence est élevée, plus le délai de production des informations est court. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

47 Les outils du suivi (…) le tableau de bord constitue un instrument d’information et d’alerte pour la direction, le service, unité de gestion etc. Au titre du dialogue de gestion, il est transmis au niveau de responsabilité supérieur, pour informer, ou pour alerter et, le cas échéant, enclencher le processus de décision permettant de faire face à un aléa défavorable. Un responsable peut être destinataire de plusieurs tableaux de bord émanant d’unités ayant des fonctions différentes, ou d’unités identiques intervenant sur des zones différentes. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

48 Les outils du suivi 1er objectif stratégique : Optimiser les moyens d'action de l’administration en matière d’information et de documentation 1er objectif opérationnel : Favoriser la mise en commun des moyens et des outils documentaires et mesurer ses effets auprès des agents de l’administration Indicateurs Type d’indicateurs Collecte des données Commentaires Evolution du nombre de notices dans le catalogue partagé Efficacité Automatique via le SIGB Indicateur correcte pour la 1ère année, ensuite le considérer comme un indicateur d’activité Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

49 A vous maintenant ! Exercice 2 : «Le suivi-évaluation » 20 mn
Travail individuel mn Retour-synthèse mn Objectif : Comprendre le suivi-évaluation. Directives : Cocher les bonnes réponses : oui ou non. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

50 A vous maintenant ! Exercice 3 : Quizz «Le suivi-évaluation»
Répondre par oui ou non : 1. Un système de suivi-évaluation est un ensemble de procédures de collecte, de traitement et d’analyse de l’information et d’établissement des rapports. Oui  Non.  Le système de suivi-évaluation communique les informations, uniquement, aux décideurs. Oui.  Non  Le système de suivi-évaluation permet la planification, la coordination, la réalisation, le suivi de la production de données et d’information. Le suivi-évaluation permet de rendre compte des progrès d’un programme au Parlement et à l'opinion publique. Le suivi-évaluation permet d’identifier les bonnes pratiques et les leçons apprises . Oui  Non  Le suivi-évaluation est un instrument d’amélioration de la gestion des programmes. La mise en place d’un système d’information est-elle au suivi et à l’évaluation de la performance des programmes. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

51 A vous maintenant ! Exercice 2 : Quizz «Le suivi-évaluation»
Répondre par oui ou non : 1. Un système de suivi-évaluation est un ensemble de procédures de collecte, de traitement et d’analyse de l’information et d’établissement des rapports. Oui  Non.  Le système de suivi-évaluation communique les informations, uniquement, aux décideurs. Oui.  Non  Le système de suivi-évaluation permet la planification, la coordination, la réalisation, le suivi de la production de données et d’information. Le suivi-évaluation permet de rendre compte des progrès d’un programme au Parlement et à l'opinion publique. Le suivi-évaluation permet d’identifier les bonnes pratiques et les leçons apprises . Oui  Non  Le suivi-évaluation est un instrument d’amélioration de la gestion des programmes. La mise en place d’un système d’information est indispensable pour le suivi et l’évaluation de la performance des programmes. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

52 Merci pour votre aimable attention !
18/04/2017 Merci pour votre aimable attention ! Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

53 Autre exercice à inclure éventuellement !
18/04/2017 Autre exercice à inclure éventuellement ! Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

54 A vous maintenant ! Exercice 3 : « Collecte de données sur la performance et rapportage » 20 mn Travail individuel mn Retour-synthèse mn Objectif : A quoi sert le suivi-évaluation ? Directives : Répondez aux questions qui vous semblent les plus pertinentes Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

55 A vous maintenant ! Question 1 :
Lequel des énoncés suivants est vrai ? Les données de base sont l'ensemble des conditions existant au commencement d'un programme/projet. Les données de base sont les données quantitatives recueillies pour créer un profil au début d'un programme. Les données recueillies au cours de votre premier cycle de mesure de la performance ne peuvent pas servir comme données de base. Les données de base sont la différence existant entre un ensemble de conditions du début d'un programme et l'ensemble des conditions de la fin du cycle de vie du programme. Question 2 : Vous savez que votre programme est sur la bonne voie lorsque... Le programme atteint ses résultats de performance annuelle tant au niveau des extrants qu'à des résultats intermédiaires. Le programme atteint ses résultats de performance annuelle au niveau des extrants. Le programme atteint ses résultats de performance annuelle au niveau des résultats intermédiaires. Le programme atteint ses résultats de performance annuelle au niveau des résultats finals. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

56 A vous maintenant ! Question 3 :
À la sélection des résultats, vous devriez tenir compte de ceci : les constatations relatives aux résultats des périodes antérieures ayant fait l'objet de rapports ; les résultats obtenus par d'autres programmes ; votre budget ; ce qui suit : la capacité interne ; les principales activités du programme ; les influences externes possibles pouvant avoir des effets sur les résultats futurs ; la capacité de surveillance continue. Question 4 : Les activités de collecte de données qui sont distinctes des rôles et des responsabilités régulières échouent souvent en raison du manque de temps et de ressources pour recueillir les données. Laquelle de ces stratégies aiderait à assurer une collecte de données de haute qualité ? Mettre au point à l'avance les instruments de la collecte des données. Déterminer des cibles réalistes de la performance. Utiliser un plus petit ensemble d'indicateurs. Intégrer, aux fins de la surveillance continue, la collecte des données dans les pratiques globales de gestion, les procédés opérationnels et les activités de la tenue des dossiers. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

57 A vous maintenant ! Question 5 :
Vous avez besoin d'information pour préparer l'échantillonnage d'une enquête. Quelle méthode de collecte des données est la plus appropriée ? Système et dossiers administratifs externes. Étude de la documentation. Système et dossiers administratifs internes. Entrevues. Question 6 : Vous voulez faire l'essai d'un nouveau site Web avant de terminer sa mise en œuvre. Une méthode convenable de collecte des données pourrait être : L'étude de la documentation. Des entrevues. Une enquête. Un groupe de discussion. Les groupes de concertation sont une méthode adéquate pour tester des idées, des services ou des produits nouveaux. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

58 A vous maintenant ! Question 7 :
Les étapes de l'analyse des données sont : Examiner si les données sont précises et cohérentes et les organiser entre les diverses populations. Regrouper et subdiviser les données. Récapituler les données à l'aide de comparaisons, de descriptions, de dénombrements ainsi que de regroupements et de subdivisions. Examiner les données pour leur précision et pour leur cohérence, puis les récapituler et les organiser à l'aide des méthodes appropriées. Question 8 : Une ébauche finale du rapport est envoyée aux intervenants. Les intervenants sont considérablement étonnés des constatations de l'évaluation. Ils disent qu'un certain nombre d'intervenants majeurs n'ont pas été interviewés et que, par conséquent, les constatations ne sont pas crédibles. Quelle grande stratégie de communication deviez-vous utiliser pour éviter cette situation ? Communiquer soigneusement l'information délicate. Mettre au point des méthodes appropriées de collecte de données. Faire participer les intervenants pendant l'évaluation. Diffuser les constatations au stade du rapport final seulement. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

59 A vous maintenant ! Corrigé
Question 1 : Lequel des énoncés suivants est vrai ? Les données de base sont l'ensemble des conditions existant au commencement d'un programme/projet. Les données de base sont les données quantitatives recueillies pour créer un profil au début d'un programme. Les données recueillies au cours de votre premier cycle de mesure de la performance ne peuvent pas servir comme données de base. Les données de base sont la différence existant entre un ensemble de conditions du début d'un programme et l'ensemble des conditions de la fin du cycle de vie du programme. Question 2 : Vous savez que votre programme est sur la bonne voie lorsque... Le programme atteint ses résultats de performance annuelles tant au niveau des extrants qu'à des résultats intermédiaires. Le programme atteint ses résultats de performance annuelle au niveau des extrants. Le programme atteint ses résultats de performance annuelle au niveau des résultats intermédiaires. Le programme atteint ses résultats de performance annuelle au niveau des résultats finals. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

60 A vous maintenant ! Question 3 :
À la sélection des résultats, vous devriez tenir compte de ceci : les constatations relatives aux résultats des périodes antérieures ayant fait l'objet de rapports ; les résultats obtenus par d'autres programmes ; votre budget ; ce qui suit : la capacité interne ; les principales activités du programme ; les influences externes possibles pouvant avoir des effets sur les résultats futurs ; la capacité de surveillance continue. Question 4 : Les activités de collecte de données qui sont distinctes des rôles et des responsabilités régulières échouent souvent en raison du manque de temps et de ressources pour recueillir les données. Laquelle de ces stratégies aiderait à assurer une collecte de données de haute qualité ? Mettre au point à l'avance les instruments de la collecte des données. Déterminer des cibles réalistes de la performance. Utiliser un plus petit ensemble d'indicateurs. Intégrer, aux fins de la surveillance continue, la collecte des données dans les pratiques globales de gestion, les procédés opérationnels et les activités de la tenue des dossiers. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

61 A vous maintenant ! Question 5 :
Vous avez besoin d'information pour préparer l'échantillonnage d'une enquête. Quelle méthode de collecte des données est la plus appropriée ? Système et dossiers administratifs externes. Étude de la documentation. Système et dossiers administratifs internes. Entrevues. Question 6 : Vous voulez faire l'essai d'un nouveau site Web avant de terminer sa mise en œuvre. Une méthode convenable de collecte des données pourrait être : L'étude de la documentation. Des entrevues. Une enquête. Un groupe de discussion. Les groupes de concertation sont une méthode adéquate pour tester des idées, des services ou des produits nouveaux. Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes

62 A vous maintenant ! Question 7 :
Les étapes de l'analyse des données sont : Examiner si les données sont précises et cohérentes et les organiser entre les diverses populations. Regrouper et subdiviser les données. Récapituler les données à l'aide de comparaisons, de descriptions, de dénombrements ainsi que de regroupements et de subdivisions. Examiner les données pour leur précision et pour leur cohérence, puis les récapituler et les organiser à l'aide des méthodes appropriées. Vous devez examiner les données pour leur précision et pour leur cohérence, puis les organiser à l'aide de diverses méthodes. Question 8 : Une ébauche finale du rapport est envoyée aux intervenants. Les intervenants sont considérablement étonnés des constatations de l'évaluation. Ils disent qu'un certain nombre d'intervenants majeurs n'ont pas été interviewés et que, par conséquent, les constatations ne sont pas crédibles. Quelle grande stratégie de communication deviez-vous utiliser pour éviter cette situation ? Communiquer soigneusement l'information délicate. Mettre au point des méthodes appropriées de collecte de données. Faire participer les intervenants pendant l'évaluation. Diffuser les constatations au stade du rapport final seulement. Si vous faites participer les principaux intervenants pendant l'évaluation, vous éviterez les surprises aux stades finals de l'évaluation Novembre 2013 Le suivi de la performance (Mise en œuvre des PAP) et l’évaluation des programmes