Inter-fonctionnalités

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1 Inter-fonctionnalités
Contenu : Détermination du prix Gestion des numéros de série Gestion des lots Unités de quantité Numéros de catalogue des partenaires Charges supplémentaires des achats ou des ventes Mise en place d‘articles pour tous les postes de dépenses (notes de frais, edf, …)

2 Inter-fonctionnalités : objectifs du chapitre
À la fin de ce chapitre, vous serez en mesure : de définir des listes de prix et des prix spéciaux ; d'utiliser des numéros de série pour gérer le stock ; d'utiliser les fonctions de gestion des lots ; d'utiliser différentes unités de quantité pour les articles ; d'utiliser les numéros de catalogue de vos partenaires ; d'indiquer des charges supplémentaires pour les achats ou les ventes. Prix spéciaux = remises, promo, modifie le prix sur une période donnée. Le fabricant met son numéro de série sur chaques pièces. Le numéro de lot est ensuite définit : gérer sur les sorties, en interne (lourd).

3 Inter-fonctionnalités : synoptique
Notions de base de SAP Business One Données de base Ventes – CC Transactions de stock Achats – CF CRM Planif. des besoins Ressources humaines Production Service Gestion des documents Inter-fonctionnalités

4 Détermination du prix : objectifs du sujet
À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : d'utiliser des listes de prix pour modéliser les prix dans SAP Business One ; de définir des prix spéciaux dans le système ; d'utiliser des barèmes à intervalles et des barèmes de quantités ; d'expliquer la logique de détermination du prix dans le document.

5 Prix Listes de prix N° article A1001 Liste de prix Liste prix d'achat 299,00 Liste prix faible volume Liste prix vol. important Liste de prix 04 Liste de prix 05 Liste de prix 06 … 499,00 599,00 799,00 299,00 Vous pouvez saisir des prix dans la fiche article ou dans les listes de prix. Chaque article est lié à chaque liste de prix dans la fiche article. Pour saisir des prix dans les listes de prix, utilisez Stock magasin -> Listes de prix et sélectionnez une ligne. La création de différentes listes de prix pour les articles facilite les propositions de prix personnalisés aux clients.

6 Détermination du prix A1001 C1001 299,00 499,00 599,00 799,00 299,00
Gestion des articles Données de base partenaire N° article A1001 C1001 Conditions de paiement Liste prix Prix d'achat 299,00 Liste prix volume important Revendeur Liste de prix 04 Liste de prix 05 Liste de prix 06 … 499,00 Liste prix Liste prix volume important 599,00 799,00 Document 299,00 Partenaire C1001 Dans le système SAP Business One, les prix sont définis pour les articles dans des listes de prix. Une liste de prix est affectée à un partenaire. Dans le document, le système propose le prix défini dans la liste de prix. La liste de prix est disponible dans Options du formulaire pour le document. Parmi les opérations préalables à l'utilisation de SAP Business One, vous devez saisir les données concernant les partenaires et les conditions de paiement, ainsi que les listes de prix pour les clients et les fournisseurs. Toutes ces données feront l'objet de révisions et de modifications au fil du temps, afin de garantir que les informations de prix utilisées pour les achats et les ventes restent toujours à jour. Plusieurs listes de prix doivent être crées dans le système pour répondre à la situation suivante : vous voulez offrir aux clients qui vous font régulièrement confiance ou commandent un article en volume important des prix plus avantageux qu'aux clients occasionnels ou achetant en faible quantité. La détermination du prix peut également être fonction de la taille de l'entreprise cliente. Naturellement, vous pouvez modifier manuellement un prix au cours d'une transaction d'achat ou de vente d'un article. Article Prix A1001 499,00

7 Gestion des listes de prix (1/2)
Le prix de vente pour les grands comptes est égal au prix d'achat multiplié par 1,5. Facilement modifiable via le filtre de fiches article (par groupe d'articles, par fournisseur, etc.) MàJ liste de prix entière Actualiser sélection # Nom liste de prix Liste prix de base Facteur Méthode d'arrondi Groupe Dernier prix d'achat 1 Prix d'achat Dernier prix d'achat 1,0 Pas d'arrondi Gr.1 2 Grands comptes Prix d'achat 1,5 / Gr.2 3 Petits clients Prix d'achat 1,6 / Gr.2 4 Double-cliquez sur le numéro de ligne pour gérer directement les prix des articles individuels (le système met à jour la fiche article). Pour ajouter de nouvelles listes de prix, sélectionnez Données -> Ajouter ligne. Pour gérer des prix dans les listes de prix, utilisez Stock -> Listes de prix et sélectionnez une ligne. Les méthodes d'arrondi suivantes peuvent être utilisées pour les prix calculés automatiquement : Arrondir au nombre entier Arrondir aux décimales Arrondir aux dizaines Grâce à l'entrée définissant le groupe, vous pouvez affecter des autorisations utilisateur pour la gestion des prix dans chaque liste de prix.

8 Gestion des listes de prix (2/2)
# Nom Liste prix Liste prix base Facteur Méthode arrondi Groupe 1 Grds comptes Liste prix d'achat 1,6 Pas d'arrondi Gr.1  2  # 4 3 1 Gestion des prix double-clic Les prix gérés ne sont PAS mis à jour automatiquement d'après le facteur. N° article Description Prix de base Facteur Prix Man. A00001 Chaise 85 € 190 € A0002 Table 800 € 1 800 € A0003 Lit 1200 € 2 400,00 € A0004 Étagère 500 € 1.000 € Le système active automatiquement le code Manuel dès que vous saisissez manuellement un prix dans la fiche article ou la fenêtre de gestion des listes de prix. Désactivez manuellement ce code si vous voulez de nouveau inclure les articles dans la mise à jour automatique.

9 Gestion des listes de prix - Mise à jour
MàJ liste de prix entière MàJ par sélection Saisissez un nouveau facteur dans la liste de prix à mettre à jour (par exemple : augmentez les prix pour les grands clients de 0,15 => 1,5 -> 1,65). Sélectionnez Mettre à jour. Le système met à jour tous les prix selon le nouveau facteur. Saisissez un nouveau facteur dans la liste de prix à mettre à jour. Sélectionnez Mettre à jour. Effectuez une sélection (par exemple, tous les articles d'un fournisseur habituel donné). Sélectionnez OK. Le système met à jour les prix des articles sélectionnés selon le nouveau facteur. Lors de cette opération, le système ne met pas à jour les prix que vous avez saisis manuellement.

10 Liste de prix Dernier prix d'achat
Lorsque vous enregistrez l'une des transactions suivantes dans le système, celui-ci met à jour le dernier prix d'achat : Liste de prix de base Mise à jour automatique seule- ment Facture fournisseur Entrées de marchandises diverses Inventaire / enregistrements quantités initiales Enregistrement sur stock suite à des écarts de stock positifs Ordre de production et calcul automatique du dernier prix d'achat de tous les composants Importation de données Dernier prix d'achat La liste de prix “Dernier prix d'achat” contient un article seulement si l'une des transactions ci-dessus a été exécutée pour l'article dans le système. Vous pouvez faire référence à la liste “Dernier prix d'achat” à partir d'autres listes de prix, selon un facteur défini. En revanche, vous ne pouvez pas modifier manuellement les prix de la liste “Dernier prix d'achat”.

11 Hiérarchies et extensions
double-clic double-clic Liste de prix Liste prix faible volume # Article Prix 1 Chaise 2 190,00 € 2 Table 2 1 800,00 € Périodes de validité 3 Lit 2 De à 4 Étagère 2 1 000,00 € Barème de quantité De à Vous pouvez utiliser cette fonction pour définir des prix spéciaux dans les listes de prix. Un prix spécial peut s'appliquer à une période définie ou à un barème de quantité. Pour ajouter de nouveaux articles à la liste, utilisez Stock magasin -> Listes de prix -> Hiérarchies et extensions Vous pouvez copier le contenu.

12 Prix spéciaux pour les partenaires
Pour un partenaire spécifique double-clic double-clic Prix spéciaux concernant certains articles pour un partenaire : Avec ou sans référence à une liste de prix Calcul de la remise Mise à jour automatique lors de la mise à jour des listes de prix Périodes de validité Du au Barème de quantité De à Les prix spéciaux vous permettent d'accorder une remise ou d'appliquer une majoration à un partenaire spécifique. Sélectionnez Stock -> Listes de prix -> Prix spéciaux -> Prix spéciaux pour les partenaires. Ils vous permettent également d'affecter une liste de prix différente à un partenaire pour certains articles sélectionnés. Vous pouvez copier des prix spéciaux pour d'autres partenaires, via Stock -> Listes de prix -> Prix spéciaux -> Copier prix spéciaux paramétrés. La copie de prix spéciaux d'un partenaire vers d'autres est régie par les règles de copie ci-après. Remplacer tous les articles : Le système copie tous les prix spéciaux et écrase les prix existants éventuels. Remplacer les articles existants uniquement : Le système remplace tous les prix spéciaux qui existent dans les fiches partenaire source et cible. Il n'ajoute pas de nouveaux prix spéciaux. Ne pas remplacer les articles : Le système ajoute les nouveaux prix spéciaux, mais ne modifie pas les prix existants.

13 Actualisation de tous les prix spéciaux
Modifier remise Modification du taux de remise ou du prix spécial. Sélection des articles affectés par la modification : Avec le code automatique Sans le code automatique Sans affectation de liste de prix Modifier prix MàJ par liste prix Vous permet de mettre à jour les prix spéciaux d'après les informations de la liste de prix actuelle pour les articles sans utiliser le code automatique. Supprimer Cette fonction permet de mettre à jour l'ensemble des prix spéciaux dans SAP Business One. Sélectionnez Stock -> Listes de prix -> Prix spéciaux -> Actualiser tous les prix spéciaux La modification d'une remise entraîne une modification absolue du taux de remise défini dans le prix spécial. Par exemple, un prix spécial réduit de 10 % a été défini pour un article d'un partenaire spécifique. Une augmentation de 5 % entraîne une remise de 15 %. Permet de supprimer les prix spéciaux.

14 Utilisation de groupes de remises
Vous pouvez affecter des groupes de remises en fonction des groupes d'articles, des propriétés des articles ou des produits des fabricants pour chaque partenaire. Les remises définies au moyen d'un groupe de remises se réfèrent à la liste de prix spécifiée dans la fiche partenaire. Si vous utilisez des groupes de remises au niveau des propriétés, SAP Business One vous permet de définir une remise pour plusieurs propriétés. Pour le calcul de la remise effectué par le système, vous pouvez définir une règle afin de décider de la remise à utiliser : remise maximale ; remise minimale ; remise moyenne ; remise totale. Pour définir des groupes de remises, sélectionnez Stock magasin -> Listes de prix -> Prix spéciaux -> Groupes de remises.

15 Détermination du prix dans SAP Business One
Document Prix Article ??? Existe-t-il un prix spécial propre au partenaire et à l'article ? NON Existe-t-il une remise de groupe propre au partenaire ? NON Existe-t-il des hiérarchies et des extensions pour la liste de prix ? NON Liste de prix Document Prix Article 479 Étant donné que vous pouvez définir plusieurs prix pour le même article, le système doit utiliser une certaine logique pour retrouver le prix en vigueur, en commençant par le prix le plus spécifique. Le système utilise la liste de priorités ci-dessus pour rechercher le prix en vigueur. Une fois le prix trouvé, il enregistre le résultat dans le document.

16 Résumé (1/2) SAP Business One propose de nombreuses options pour la définition des prix. Les prix sont regroupés en listes de prix. Vous gérez les prix d'achat et de vente dans des listes de prix. Vous définissez d'abord les listes de prix dans le menu Stock magasin. Chaque article est lié à chaque liste de prix dans la fiche article. Vous pouvez saisir des prix dans la fiche article ou dans les listes de prix.

17 Résumé (2/2) Dans un document, le système sélectionne le prix selon la liste de prix définie dans les conditions de paiement propres au partenaire. Vous pouvez modifier les prix prédéfinis dans les documents (par exemple, dans un document de vente). Il est important de distinguer les prix suivants : Listes de prix Prix spéciaux 8. Les prix définis dans les listes de prix sont des prix nets.

18 Gestion des numéros de série : objectifs du sujet
À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : d'utiliser les fonctions de gestion des numéros de série dans SAP Business One ; d'enregistrer des entrées et sorties de marchandises pour les articles gérés par numéros de série ; d'afficher les documents enregistrés et les numéros de série associés ; de rechercher des stocks avec des informations de numéro de série dans le système.

19 Gestion des numéros de série
Mobile Nokia CE0168X Numérotation Mobile Nokia Dates CE0168X Emplacement/ Description etc. : Traçabilité Date de fabrication Date d'expiration Période de garantie Emplacement dans le magasin Description Le suivi des articles repose sur leur numéro de série. Par exemple, il est possible de localiser un ordinateur d'après son numéro de série. Ce dernier fournit d'autres informations au sujet d'un article spécifique et notamment la date de fabrication, les données de garantie ou l'emplacement dans le magasin. La méthode de gestion à appliquer consiste à saisir les numéros de série au moment où vous saisissez des stocks d'articles gérés par numéros de série, puis à sélectionner les numéros de série appropriés lorsque vous créez des documents de vente ou de sortie. Lorsque vous vendez un article géré par numéros de série à un client, vous sélectionnez les numéros de série disponibles pour cet article et les affectez au client. Vous pouvez modifier les informations d'un numéro de série avant de créer le document concerné ou d'exécuter une transaction de stock. Pour un article incluant une gestion de garantie, l'opération de service débute conformément au cahier des charges type que vous avez associé à l'article. SAP Business One crée automatiquement les fiches équipement client des articles gérés par numéros de série. Vous pouvez en outre générer l'analyse Traçabilité des numéros de série pour afficher toutes les transactions exécutées pour chacun des numéros de série.

20 Gestion des numéros de série : options générales
Articles Stock Numéros de série et lots Méthode de gestion À chaque transaction / À la validation uniquement Création automatique n° série dès réception N° de série Numéro de série unique par Aucun / N° série fab. / N° de série Numéro de lot Création automatique fiche équipement client Sélectionnez Administration -> Initialisation système -> Options générales -> Onglet Stock -> Onglet Articles. Dans cet onglet, vous définissez la méthode de gestion à appliquer aux numéros de série et aux lots. Méthode de gestion : sélectionnez une règle pour l'affectation des numéros de série et de gestion des lots aux articles. À chaque transaction : l'affectation de numéros de série ou de lot est obligatoire lors de chaque transaction de stock. À la validation uniquement : l'affectation de numéros de série ou de lot est obligatoire seulement pour les transactions de sortie (livraison client, facture client, retour sur achats, avoir pour achats, sortie de marchandises, transfert de stock, prélèvement pour production). Elle est facultative pour les autres. Création automatique de numéros de série dès réception : fonctionne de la même façon que l'option À la validation uniquement mais ne permet pas de spécifier le numéro de série lors de la réception. Numéro de série unique par : sélectionnez l'une des options suivantes : N° de série fabricant N° de série Numéro de lot Création automatique fiche équipement client : cette option se rapporte au module de service. Si elle est sélectionnée, une fiche d'équipement client est créée automatiquement lors de la création d'une livraison ou d'une facture client incluant un numéro de série.

21 Gestion des numéros de série : données de base article
Généralités Numéros de série et lots Article géré par Numéros de série À chaque opération / À la validation uniquement Méthode de gestion Création automatique n° série au moment entrée Vous définissez la gestion des numéros de série pour chaque article dans l'onglet Généralités de la fiche article. Article géré par : sélectionnez une valeur dans la liste - Aucun, Numéros de série, Lots. L'entrée par défaut est Aucun. Méthode de gestion : la valeur est reprise par défaut à partir des options générales. Les deux méthodes de création des numéros de série sont les suivantes : À chaque opération : l'affectation des numéros de série ou de lot est obligatoire lors de chaque transaction de stock. À la validation uniquement : l'affectation de numéros de série ou de lot est obligatoire seulement pour les transactions de sortie (livraison client, facture client, retour sur achats, avoir pour achats, sortie de marchandises, transfert de stock, prélèvement pour production). Elle est facultative pour les autres. Création automatique de numéros de série au moment de l'entrée : fonctionne de la même façon que À la validation uniquement, mais ne vous permet pas de spécifier le numéro de série lors de l'entrée.

22 Définition de numéros de série dans les documents d'entrée de marchandises
N° article Description Quantité Prix T2047 … 2 … Ajouter clic bouton droit Ctrl + Définir numéros de série Lignes de documents N° doc. N° article MG Total besoins Total créé PD28 T2047 01 2 2 Numéros de série créés N° de série Les documents d'entrée de marchandises sont les suivants : entrée de marchandises (commande d'achat), facture fournisseur, retour sur ventes, avoir client, entrée de marchandises, transfert de stock, saisie de stock, enregistrement sur stock, entrée issue de production. La fenêtre Définir numéros de série est accessible à partir des méthodes de gestion suivantes : À chaque transaction : automatiquement lorsque vous créez le document ; en appuyant sur les touches CTRL+TAB dans la zone Quantité ; en cliquant avec le bouton droit sur la zone Quantité. À la validation uniquement et case à cocher Création automatique des numéros de série désactivée : À la validation uniquement et case à cocher Création automatique des numéros de série activée : la fenêtre Définir numéros de série ne s'affiche pas ; les numéros de série sont attribués via la gestion des numéros de série. Les informations détaillées d'une ligne de numéro de série (double-cliquez sur la ligne d'un numéro de série créé pour la sélectionner) contiennent les éléments suivants : numéro de série, numéro de lot, date d'expiration, début et fin de garantie. Vous pouvez affecter un numéro de série automatiquement à l'aide d'une chaîne de caractères. Pour créer automatiquement les numéros de série, cliquez sur Création automatique. S S Création automatique...

23 Sélection de numéros de série dans les documents de sortie de marchandises
N° article Description Quantité Prix T2047 … 2 … Ajouter clic bouton droit Ctrl + Sélectionner n° de série Lignes de documents N° article MG Quantité Total besoins Total sélect. Sens T2047 01 2 2 2 Sortie Numéros série disponibles Numéros série sélectionnés N° série N° série S Les documents de sortie de marchandises sont les suivants : livraison client, facture client, facture client et paiement, retour sur achats, avoir fournisseur, sortie de marchandises, transfert de stock, comptage avec écart négatif, stock initial négatif et sortie pour production. Lorsque vous sortez des articles avec des numéros de série, vous devez sélectionner les numéros appropriés. La fenêtre Sélectionner n° de série est accessible : automatiquement lorsque vous créez le document ; en appuyant sur les touches CTRL+TAB dans la zone Quantité ; à l'aide d'un clic avec le bouton droit sur la zone Quantité. SélectAuto. : cliquez sur ce bouton pour sélectionner automatiquement la quantité restante de numéros de série pour l'article. > < S S S SélectAuto.

24 Gestion des lots : objectifs du sujet
À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : d'utiliser les fonctions de gestion des lots dans SAP Business One ; d'enregistrer des entrées et sorties de marchandises pour les articles gérés par lots ; d'afficher les documents enregistrés et les lots associés ; de rechercher des stocks avec des informations de lot dans le système.

25 Lots MAGASIN 01 Article 4711 Article 4711 Lot 1A Lot 1B
Les lots vous permettent de diviser votre stock d'un article spécifique en plusieurs groupes présentant des critères communs. Vous pouvez décider de déployer la gestion des lots pour des raisons de flexibilité et de niveau de qualité. Dans la fiche article, vous pouvez spécifier que l'article doit être géré par lots. Un lot sert à combiner, pour en assurer la gestion et le suivi, plusieurs articles qui présentent des caractéristiques et des quantités communes - par exemple des produits pharmaceutiques. Vous devez définir la quantité d'articles propre à chaque lot et d'autres propriétés comprenant la date d'expiration, l'emplacement dans le magasin, etc. La méthode de gestion en vigueur consiste à créer des lots pour les articles concernés durant la transaction d'entrée en stock, puis à sélectionner une certaine quantité dans le lot approprié durant la transaction de sortie / de vente. Lorsque vous vendez un article géré par lots à un client, vous sélectionnez les lots disponibles pour cet article et les affectez au client. Vous pouvez modifier les informations d'un lot avant de créer le document concerné ou d'exécuter une transaction de stock. Vous pouvez en outre générer l'analyse Traçabilité des numéros de lots de façon à consulter toutes les transactions exécutées pour chacun des lots. Lot 1A Lot 1B

26 Gestion des lots : options générales
Articles Stock Numéros de série et lots Méthode de gestion À chaque opération / À la validation uniquement Numéro de lot Param. de base statut des lots Validé / Accès impossible / Bloqué Sélectionnez Administration -> Initialisation système -> Options générales -> Onglet Stock -> Onglet Articles. Dans cet onglet, vous définissez la méthode de gestion à appliquer aux numéros de série et aux lots. Méthode de gestion : sélectionnez une règle pour l'affectation des numéros de série et de gestion des lots aux articles. À chaque opération : l'affectation des numéros de série ou de lot est obligatoire lors de chaque transaction de stock. À la validation uniquement : l'affectation de numéros de série ou de lot est obligatoire seulement pour les transactions de sortie (livraison client, facture client, retour sur achats, avoir pour achats, sortie de marchandises, transfert de stock, prélèvement pour production). Elle est facultative pour les autres. Paramétrage de base du statut des lots : sélectionnez l'une des valeurs ci-après pour définir le statut par défaut des lots d'articles. Validé : permet d'exécuter des transactions pour un lot. Accès impossible : vous ne pouvez pas valider un lot dans des documents de vente ou un avoir pour achats car le statut définit les lots comme étant en cours d'utilisation dans un processus de fabrication ou un contrôle qualité. En revanche, vous pouvez valider un lot dans des documents de transfert de stock. Ce statut est utilisé principalement dans les analyses, pour effectuer une distinction entre les lots bloqués et les lots non accessibles. Bloqué : vous pouvez valider un lot bloqué dans des documents de stock uniquement. Par exemple, un transfert de stock ou une sortie de marchandises. Sachez toutefois que SAP Business One ne vous empêche pas de gérer un lot dont le statut est Accès impossible ou Bloqué et n'affiche pas non plus de message d'avertissement. Les statuts remplissent donc uniquement une fonction informative.

27 Gestion des lots : données de base article
Généralités Numéros de série et lots Article géré par Lots Méthode de gestion À chaque opération / À la validation uniquement Vous définissez la gestion des numéros de lot pour chaque article dans l'onglet Généralités de la fiche article. Article géré par : sélectionnez une valeur dans la liste - Aucun, Numéros de série, Lots. L'entrée par défaut est Aucun. Méthode de gestion : la valeur est reprise par défaut à partir des options générales. Les deux méthodes de création des lots sont les suivantes : À chaque opération : l'affectation des numéros de série ou de lot est obligatoire lors de chaque transaction de stock. À la validation uniquement : l'affectation de numéros de série ou de lot est obligatoire seulement pour les transactions de sortie (livraison client, facture client, retour sur achats, avoir pour achats, sortie de marchandises, transfert de stock, prélèvement pour production). Elle est facultative pour les autres.

28 Définition de lots dans les documents d'entrée de marchandises
N° article Description Quantité Prix T1047 … 20 … Ajouter clic bouton droit Ctrl + Définir numéros de lots Lignes de documents N° doc. N° article MG Total besoins Total créé PD25 T1047 01 20 10 Lots créés Lot Qté Les documents d'entrée de marchandises sont les suivants : entrée de marchandises (commande d'achat), facture fournisseur, retour sur ventes, avoir client, entrée de marchandises, transfert de stock, saisie de stock, enregistrement sur stock, entrée issue de production. La fenêtre Définir numéros de lots s'affiche uniquement lorsque vous sélectionnez la méthode de gestion À chaque transaction. La fenêtre Définir numéros de lots est accessible automatiquement lorsque vous créez le document ; en appuyant sur les touches CTRL+TAB dans la zone Quantité ; en cliquant avec le bouton droit sur la zone Quantité. Les informations détaillées d'une ligne de numéro de lot (double-cliquez sur une ligne de lot créé pour la sélectionner) contiennent les éléments suivants : statut du lot, repris par défaut à partir des options générales ; date de fabrication ; date d'expiration ; définition de l'emplacement du stock et détails. Vous pouvez affecter un numéro de lot manuellement ou automatiquement, à l'aide d'une chaîne de caractères. Pour créer automatiquement des numéros de lots, cliquez sur Création automatique. XYZ-1 5 XYZ-2 5 Création automatique...

29 Sélection de lots dans les documents de sortie de marchandises
N° article Description Quantité Prix T1047 … 10 … Ajouter clic bouton droit Ctrl + Sélection des numéros de lots Lignes de documents N° article MG Quantité Total besoins Total sélect. Sens T1047 01 10 10 6 Sortie Lots disponibles Lots sélectionnés Lot Qté dispo. Qté sélect. Lot Qté sélect. XZY-1 5 5 Les documents de sortie sont les suivants : livraison client, facture client, facture client et paiement, retour sur achats, avoir fournisseur, sortie de marchandises, transfert de stock, comptage avec écart négatif, stock initial négatif et prélèvement pour production. Lorsque vous prélevez des articles comportant un numéro de lot, vous devez sélectionner les numéros appropriés. La fenêtre Sélection des numéros de lots est accessible : automatiquement lorsque vous créez le document ; en appuyant sur les touches CTRL+TAB dans la zone Quantité ; à l'aide d'un clic avec le bouton droit sur la zone Quantité. Vous pouvez accéder à la fenêtre Sélection des numéros de lots et effectuer des modifications jusqu'à ce que vous créiez le document et exécutiez les transactions de stock. Sens : indique le type de transaction. Entrée – achats, Sortie – ventes. SélectAuto. : cliquez sur ce bouton pour sélectionner automatiquement la quantité restante d'unités de lot pour l'article. > < XZY-1 5 XZY-2 5 1 XZY-2 1 SélectAuto.

30 Gestion des lots dans une commande client
N° article Description Quantité Prix T1047 … 10 … clic bouton droit Ctrl + Sélection des numéros de lots Lignes de documents N° article MG Quantité Total besoins Total sélect. Sens T1047 01 10 10 6 Sortie Lots disponibles Lots sélectionnés Lot Qté dispo. Qté sélect. Lot Qté sélect. XZY-1 5 5 Vous pouvez accéder à la fenêtre Sélection des numéros de lots à partir d'une commande client : en appuyant sur les touches CTRL+TAB dans la zone Quantité ; à l'aide d'un clic avec le bouton droit sur la zone Quantité. Les conséquences de la gestion des lots dans les commandes clients sont les suivantes : le système réserve la quantité de lot sélectionnée pour la commande client et vous empêche d'utiliser ce stock pour d'autres transactions. Vous pouvez attribuer des numéros de lots tant que la ligne de commande est ouverte et qu'elle n'a pas fait l'objet d'une livraison complète. Vous pouvez affecter/mettre à jour/supprimer des numéros de lots uniquement pour les quantités/numéros de lots qui n'ont pas encore été livrés. Si vous tentez d'utiliser un numéro de lot affecté à la commande client dans une autre transaction de stock, un message d'avertissement apparaît ; si vous cliquez sur Oui dans ce message, l'affectation à la commande est supprimée. L'affectation de numéros de lots à partir de la commande client est transférée automatiquement dans le document de niveau supérieur (bon de livraison, par exemple). Seules les affectations de numéros de lots manquants doivent être effectuées dans le bon de livraison. Si vous annulez ou clôturez une commande client, les attributions de numéros de lots sont supprimées automatiquement. Dans l'état d'affectation de numéros de lots, les numéros sont affichés avec la mention Affecté et une référence à la commande client concernée. > < XZY-1 5 XZY-2 5 1 XZY-2 1 SélectAuto.

31 Traçabilité des numéros de lots
par ligne : lots et détails Transactions par ligne : transactions pour un lot Pour accéder à l'état Traçabilité des numéros de lots, sélectionnez Stock -> États de stocks -> Traçabilité des numéros de lots. Cet état propose plusieurs critères de sélection, dont le numéro article, le groupe d'articles, les propriétés des articles, les dates, le magasin et le partenaire. Il fournit une vue d'ensemble des lots d'articles gérés dans le système et des documents qui ont été enregistrés pour ces lots. Lots : la partie supérieure de l'état affiche la liste de tous les lots (un par ligne) d'un article. Vous pouvez consulter les détails de chaque lot : quantité, attributs, statut, date d'expiration ou date de fabrication. Transactions pour lot : la partie inférieure de l'état affiche la liste de tous les documents (un par ligne) utilisant le lot sélectionné dans la partie supérieure. Toutes les transactions exécutées pour un lot sont répertoriées. Vous pouvez consulter les informations détaillées concernant la transaction, telles que le numéro de document, le magasin, le partenaire et la quantité. Le sens du mouvement de stock associé aux transactions est indiqué : Entrée (en vert) pour les entrées de marchandises Sortie (en rouge) pour les sorties de marchandises Affecté (en jaune) pour les attributions de numéros de lots aux commandes client

32 Unités de quantité : objectifs du sujet
À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : d'utiliser les différentes unités de quantité de la fiche article.

33 Unité de quantité des stocks Calcul des quantités à l'aide de facteurs
Unités de quantité Unité de quantité des stocks Unité d'achat / de vente Unité d'emballage Données de base article Données Achats Données Ventes Achats Ventes Facteur Facteur Facteur Facteur Dans la fiche article, vous pouvez utiliser l'onglet Données de stock pour définir l'unité de base d'un article en tant qu'unité de quantité des stocks. Saisissez le type d'unité à utiliser pour gérer les stocks. Par exemple, pièce, boîte ou carton. Dans les pages à onglet Données Achats et Données Ventes, vous pouvez également définir d'autres unités de quantité pour les transactions concernant respectivement les achats et les ventes. Pour le processus d'approvisionnement / de vente, vous disposez des unités suivantes : Unité d'achat / de vente : spécifiez l'unité de mesure et la quantité d'article par unité d'achat / de vente. Unité d'emballage : indiquez l'unité d'emballage d'achat / de vente qui représente un multiple de l'unité de mesure. Spécifiez en outre la quantité par unité d'emballage. Facteur 1, 2, 3 et 4 Calcul des quantités à l'aide de facteurs

34 Unité d'achat / unité de vente
Gestion des articles Données Achats Unité d'achat Caisse Art. par unité d'achat 2 Commande d'achat Article Quantité Unité de quantité Uté qté base A Caisse Non En-cours commande +2 EM (commande achat) Marchandises reçues + 2 En-cours commande -2 Article Quantité Unité de quantité Uté qté base A Caisse Non Les fonctionnalités des unités de quantité propres aux transactions d'achat existent et opèrent de la même manière pour les transactions de vente dans SAP Business One. Dans la fiche article, vous définissez l'unité d'achat ainsi que le nombre d'articles par unité d'achat. Lorsque vous créez une commande d'achat, le système utilise automatiquement cette unité d'achat. Pour pouvoir utiliser l'unité de quantité de base - ou unité de quantité des stocks - pour une commande d'achat, veillez à sélectionner Oui dans la colonne Unité de quantité de base. Exemple : votre stock de produits comprend, entre autres, des T-shirts. Vous les achetez par lots de deux (un lot = deux articles). Votre unité d'achat est le lot ; elle contient deux unités. Vous commandez 10 lots à votre fournisseur. La commande d'achat indique une quantité de 10 et Non dans la colonne Unité de quantité de base. Bien que la livraison contienne la même information dans la zone quantité, le système enregistre 20 unités en stock. Le prix figurant dans la liste de prix se rapporte à l'unité de quantité de base. Vous pouvez afficher l'unité de quantité et le nombre d'articles par unité d'achat via les options de documents.

35 Unité d'emballage 10 unités 1 boîte Commande d'achat / client
Article Quantité Nombre de colis 11 2 Les fonctionnalités des unités d'emballage propres aux transactions d'achat existent et opèrent de la même manière pour les transactions de vente dans SAP Business One. Vous définissez l'unité d'emballage dans la fiche article. Pour chaque unité d'emballage, vous pouvez spécifier la quantité en unité de quantité de base. Dans le document, le système calcule automatiquement le nombre d'emballages nécessaires pour livrer la quantité requise. Exemple : dix unités peuvent être livrées dans une boîte. Vous commandez une quantité égale à 11 unités. Le système calcule alors que deux boîtes sont nécessaires. Cette information peut être très utile en zone de réception lorsque les livraisons sont reçues. Si vous gérez une unité d'achat, l'unité d'emballage se réfère à celle-ci.

36 Unité de gestion des stocks Boîte contenant 3 lots de 2
Facteurs Données de base article Données Achats Données Ventes Achats Ventes Facteur Facteur Facteur Facteur Unité de gestion des stocks Quantité = F1xF2xF3 Lot de deux Commande d'achat Fact. 1 Fact Fact. 3 Qté Valeur par défaut Facteur 1 = nombre de boîtes commandées Facteur 2 = nombre de lots par boîte Facteur 3 = nombre de bouteilles par lot Les fonctionnalités des facteurs concernant les transactions d'achat existent et opèrent de la même manière pour les transactions de vente dans SAP Business One. Les facteurs permettent de calculer automatiquement les quantités dans le document. Vous pouvez modifier chaque zone de facteur du document pour changer le multiplicateur : Par exemple, votre fournisseur vous informe qu'en raison d'une campagne spéciale, la prochaine livraison comprendra quatre lots de deux par boîte. Chaque boîte contiendra donc huit bouteilles au lieu de six. Si vous modifiez manuellement les données dans la zone de quantité, le système initialise tous les facteurs à 1. La quantité saisie remplace le calcul par facteurs. Boîte contenant 3 lots de 2

37 Numéros de catalogue des partenaires : objectifs du sujet
À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : d'utiliser les numéros de catalogue de vos partenaires pour les achats et les ventes ; d'utiliser le numéro fabricant pour les achats.

38 Numéros de catalogue des partenaires
Définir les numéros de catalogue partenaire Partenaire Articles Code S1000 N° article Description N° catalogue Options de formulaire Généralités A Gants de boxe sélectionnez Commande d'achat Fournisseur S1000 Type document Article N° catalogue Description Quantité Vous pouvez utiliser les numéros de catalogue du partenaire pour saisir des articles dans un document. Pour ce faire, vous devez saisir le numéro de catalogue article propre au partenaire (client ou fournisseur) dans le catalogue du partenaire. Sélectionnez Stock magasin -> Gestion des articles -> Numéros de catalogue du partenaire Vous pouvez définir une relation 1 à n entre un partenaire et plusieurs articles ou entre un article et plusieurs partenaires. Pour les documents, il est nécessaire d'activer la fonctionnalité de saisie des articles via le numéro de catalogue du partenaire, dans Options de formulaire – page à onglet Généralités. Sélectionnez le code Afficher n° catalogue partenaire. Vous pouvez utiliser ce numéro de catalogue dans les documents d'achat et de vente. Gants de boxe

39 Numéro de fabricant pour les achats
Données de base article N° article A1000 Données achats Options formulaire Détail colonnes Fournis. standard N° fabricant S1000 sélectionnez BG123991 Commande d'achat Fournisseur S1000 Type document Article N° article Description N° fabr. Quantité A Gants de boxe BG Vous pouvez utiliser les numéros de fabricant dans les documents d'achat, mais pas dans les documents de vente. Vous pouvez afficher les numéros de fabricant dans les documents d'achat et les imprimer dans les documents concernés. Pour cela, saisissez le numéro d'article du fournisseur standard dans la zone N° fabricant des données de base article Activez la zone N° fabricant dans la page à onglet Options de formulaire – Détail colonnes.

40 Produits et charges supplémentaires : objectifs du sujet
À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : de définir et de saisir des charges ou des produits supplémentaires dans les documents d'achat ou de vente ; d'utiliser l'assistant de création de documents pour copier des charges ou des produits supplémentaires ; de contrôler l'impact des charges supplémentaires sur le prix du stock.

41 Charges/produits supplémentaires
Activé via Options de formulaire, saisie manuelle Document de vente ou d'achat Informations générales (en-tête) Contenu Article Quantité Total Charges suppl. / Produits suppl. A1000 100 600 10 A2000 200 300 20 Charges/prod. suppl. niveau en-tête : 30 Informations générales (pied page) Charges suppl. / Produits suppl. 60 Lors de la saisie d'un document d'achat, vous pouvez indiquer des coûts supplémentaires que le système ajoute au total du document. Lors de la saisie d'un document de vente, vous pouvez indiquer des produits supplémentaires que le système ajoute au total du document. Ces charges ou produits supplémentaires peuvent être saisis au niveau du poste individuel ou de l'en-tête. Le pied de page du document contient une zone qui permet de connaître en permanence le total des charges ou des produits. Dans l'exemple présenté, un montant de 30 au niveau du poste individuel et un montant de 30 au niveau de l'en-tête se traduisent par un total de 60 affiché dans le pied de page du document. Pour pouvoir gérer des charges ou des produits supplémentaires, vous devez activer la fonctionnalité requise via Administration -> Initialisation système -> Options par documents. Sélectionnez le code Définir coûts d'acquisition. Utilisez Définir dépenses pour spécifier les catégories de charges et de produits supplémentaires dont vous avez besoin. La définition comporte les données suivantes : Nom : saisissez le nom de la catégorie de charges ou de produits supplémentaires. Compte de produits/charges : indiquez un compte de produits pour pouvoir spécifier des produits supplémentaires dans les documents de vente. Indiquez un compte de charges pour pouvoir ajouter des charges supplémentaires dans les documents d'achat. Le système utilisera ce compte pour comptabiliser les charges/produits supplémentaires. Groupe de TVA collectée/déductible : saisissez un groupe de TVA collectée pour les produits supplémentaires des documents de vente et un groupe de TVA déductible pour les charges supplémentaires des documents d'achat. Montant fixe – Produits / Montant fixe – Charges : indiquez un montant de produits ou de charges standard. Le système utilise ce montant seulement au niveau de l'en-tête. Remarque : vous pouvez créer des documents incluant des charges ou des produits supplémentaires au niveau de l'en-tête seulement et non des postes individuels. Activé et repris par défaut depuis Options par documents

42 Charges/produits en-tête
Copie de charges ou de produits supplémentaires via l'assistant de création de documents 1 2 3 Paramètres Charges/produits en-tête Postes individuels et charges/produits des postes Cours du change Selon le document de base Selon la table des cours de change Copie : Copier toutes les données Copie partielle (Configurer) Postes individuels Sélectionner postes individuels Modifier la quantité Modifier prix ou total Charges/produits des postes Modifier le total Modifier la méthode de base Charges/produits d'en-tête Sélectionner charges/produits d'en-tête Modifier le total Modifier la méthode de base Lorsque vous créez un document de vente ou d'achat sur la base d'un document existant, l'assistant de création vous aide à configurer les postes individuels et les charges/produits supplémentaires à transférer du document de base au document cible. Après avoir sélectionné le document de base, vous accédez à l'assistant de création de documents. La première étape vous permet d'indiquer si vous souhaitez utiliser le cours du change spécifié du document de base ou si le système doit rechercher le cours actuel dans la table des cours de change. Vous pouvez également choisir de copier toutes les données du document de base dans le document cible ou de n'en copier qu'une partie (à configurer). Si vous décidez de copier toutes les données, le système ferme l'assistant et transfère tous les postes individuels, ainsi que tous les produits et charges supplémentaires, du document de base au document cible. Sinon, l'assistant passe à l'étape suivante. L'étape suivante permet de sélectionner les postes individuels à transférer du document de base au document cible. Vous pouvez également modifier la quantité et le prix de chaque poste. Les charges/produits supplémentaires éventuels des postes individuels sont également affichés à ce stade. Vous pouvez modifier le total et la méthode de base. La dernière étape est affichée uniquement si le document de base contient des charges/produits supplémentaires au niveau en-tête. Elle vous permet de sélectionner les charges/produits supplémentaires à transférer du document de base au document cible. Vous pouvez également modifier le total et la méthode de base.

43 Méthode de base Document de vente ou d'achat Contenu
Quantité Total Chrges suppl. Informations générales (en-tête) xxx xxx 10 Tout Contenu xxx xxx 20 Quantité Total Chrges suppl. 100 600 10 Contenu 200 300 20 Aucun Quantité Total Chrges suppl. xxx xxx Total xxx xxx Quantité Contenu Contenu Quantité Total Chrges suppl. Quantité Total Chrges suppl. La méthode de base détermine la façon dont le système copie les charges ou les produits supplémentaires du document de base dans le document cible lorsque vous optez pour la copie partielle des postes individuels. Aucun Si vous copiez partiellement un poste individuel, le système ne transfère aucune charge / aucun produit supplémentaire vers le document cible. Si vous copiez en dernier lieu tous les postes restants, le système transfère alors les charges / produits dans leur totalité. Tout Le système transfère le montant total des charges / produits supplémentaires dès la première copie partielle d'un poste. Lorsque vous copiez ensuite les postes individuels restants, les charges / produits supplémentaires sont déjà clos et ne sont plus accessibles pour la copie. Quantité Si vous copiez partiellement un poste individuel, le système transfère les charges / produits supplémentaires proportionnellement à la quantité copiée. Lorsque vous copiez les postes restants, le système transfère les charges / produits restants. Total Si vous copiez partiellement un poste individuel, le système transfère les charges / produits supplémentaires proportionnellement au total copié. Lorsque vous copiez les postes restants, le système transfère les charges / produits restants. Les charges ou produits supplémentaires au niveau en-tête sont toujours transférés en totalité (si la méthode de base correspond à Tout, Total ou Quantité) ou pas du tout (méthode de base Aucun). Vous pouvez saisir une méthode de base par défaut dans la définition de chaque type de charges ou produits supplémentaires. xxx 150 2,5 50 xxx 5 xxx 150 10 50 xxx 5

44 Impact des charges supplémentaires sur le prix des stocks
1 2 Entrée march. (commande achat) Commande d'achat Facture fournisseur Compte stock Fournisseur 1 1200 1250 2 2 50 Compte attente charges Compte EM/EF Dans la définition des charges supplémentaires, vous pouvez décider, pour chaque type de charges, si ces dernières se répercutent sur le prix des stocks. Sélectionnez le code Stock pour que les charges supplémentaires influent sur le prix des stocks. Lorsque le système enregistre une entrée de marchandises (commande d'achat), il ajoute le montant total des charges supplémentaires à l'enregistrement sur stock de l'article, ce qui entraîne la prise en compte des charges dans le prix du stock. Il comptabilise l'écriture de contrepartie des charges supplémentaires au crédit d'un compte d'attente de charges. Vous pouvez définir le compte d'attente de charges dans la détermination des comptes généraux. Lorsque vous enregistrez la facture fournisseur, le système solde le compte EM/EF et le compte d'attente de charges. Si la facture fournisseur comporte un montant de charges supplémentaires différent de celui indiqué dans l'entrée de marchandises (commande d'achat), le système comptabilise l'écart sur le compte de stock pour ajuster la valeur du stock. Il intègre également les charges supplémentaires dans la liste Dernier prix d'achat si vous avez activé le code Dernier prix d'achat dans la définition des charges supplémentaires. Remarque : pour assurer la prise en compte d'un type de charges supplémentaires dans la valeur du stock, veillez à sélectionner Quantité comme méthode de base pour le type en question. 2 1000 1000 1 2 200 200 1

45 Méthode de répartition
20 10 Montant réparti 10 20 Contenu Aucun 10 Quantité Article Quantité Total 20 Volume A1000 100 600 A2000 200 300 Poids Charges supplémentaires niveau en-tête : 30 10 Égal à 20 Total ligne 15 La méthode de répartition sert à définir la manière dont le système distribue les charges supplémentaires entre les postes individuels. Cet aspect est particulièrement important lorsque les charges supplémentaires ont une influence sur le stock. Vous pouvez saisir les méthodes de répartition suivantes dans la définition des charges supplémentaires : Aucun Les charges ne sont pas réparties entre les postes individuels. Quantité Les charges sont réparties entre les postes individuels proportionnellement à la quantité de chaque poste. Volume Les charges sont réparties proportionnellement au volume de chaque poste. Poids Les charges sont réparties proportionnellement au poids de chaque poste. Égal à Les charges sont réparties uniformément entre les postes individuels. Total ligne Les charges sont réparties proportionnellement au montant total de ligne de chaque poste. 15

46 Avoir avec écart de charges
1 2 3 EM (cde d'achat) Facture fournisseur Avoir fournisseur Compte stock Fournisseur 1 1200 1200 3 3 1000 1200 2 Cpte imputation charges Compte attente charges Compte écart charges Un avoir fournisseur peut également inclure des charges supplémentaires. Lorsque celles-ci sont différentes de celles de la facture de base, la différence est enregistrée dans un compte d'écart de charges. La diapositive illustre l'enregistrement d'une entrée de marchandises (commande d'achat) suivie d'une facture fournisseur. Une fois la facture fournisseur enregistrée, vous constatez que les marchandises ne répondent pas à vos attentes et informez le fournisseur que vous les lui renvoyez. Le fournisseur accepte mais vous demande de payer les charges supplémentaires. Vous saisissez un avoir pour achats sur la base de la facture du fournisseur, sans inclure les charges supplémentaires. Le système enregistre le montant total au crédit du compte de stock, la valeur des marchandises au débit du compte fournisseur et impute les charges supplémentaires dans le compte d'écart de charges. Vous définissez le compte d'écart de charges dans la zone Compte d'écart du sous-onglet Généralités de l'onglet Achats sous Administration -> Définition -> Comptabilité financière -> Liens comptables. Si vous n'avez pas encore enregistré la facture fournisseur, vous pouvez renvoyer les marchandises en enregistrant un retour de marchandises. Une entrée de marchandises correspondant à une commande d'achat et comportant des charges supplémentaires est clôturée lorsque son contenu est entièrement repris d'une entrée de marchandises (y compris les charges supplémentaires au niveau de l'en-tête). Dans ce cas, vous devez créer une facture fournisseur séparée pour les dépenses supplémentaires. Lorsqu'une entrée de marchandises associée à une commande d'achat et comportant des dépenses supplémentaires est partiellement reprise d'un retour de marchandises (quantité et dépenses partielles ou quantité partielle sans dépenses supplémentaires ou quantité partielle avec toutes les dépenses), vous pouvez reprendre la quantité restante et les dépenses de l'entrée de marchandises pour la facture fournisseur. Le compte d'écart des dépenses n'est pas utilisé dans ce scénario. 2 1000 1000 1 2 200 200 1 3 200

47 Inter-fonctionnalités : résumé du chapitre
Vous êtes désormais en mesure : de définir des listes de prix et des prix spéciaux ; d'utiliser des numéros de série pour gérer le stock ; d'utiliser les fonctions de gestion des lots ; d'utiliser différentes unités de quantité pour les articles ; d'utiliser les numéros de catalogue de vos partenaires ; d'indiquer des charges supplémentaires pour les achats ou les ventes.