NOM DU PROJET 2015 DATE - 1LAB TENDANCENOMAD. NOM DU PROJET 2015 DATE - 2LAB TENDANCENOMAD Projet DESTINATION OMAN Projet d’événement à Oman en 2015 PROJET.

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1 NOM DU PROJET 2015 DATE - 1LAB TENDANCENOMAD

2 NOM DU PROJET 2015 DATE - 2LAB TENDANCENOMAD Projet DESTINATION OMAN Projet d’événement à Oman en 2015 PROJET – MOIS 2015

3 NOM DU PROJET 2015 DATE - 3LAB TENDANCENOMAD PROJET CONTEXTE HILIGHTS de votre projet CONGRÈS PROFESSIONNEL REUNISSANT LES ACTEURS MAJEURS

4 NOM DU PROJET 2015 DATE - 4LAB TENDANCENOMAD POINT 1 POINT 2 POINT 3 RAPPEL DEMANDE Le brief doit être exprimé ici Privilégier une destination moins lointaine afin d’avoir des temps de trajets plus courts. Continent Européen ou Américain. Pas de destination à connotation balnéaire ou tourisme de masse. Destinations déjà effectuées : Maroc – Egypte – Nouvelle Orleans – Portugal – Israel/Jordanie – Cuba – Chine – Brésil – Singapour – Inde – Dubaï – New York – Hong Kong/Macao; Dates : 4 nuits entre le jour date 2015 et le jour date 2015 Indiquez ici les différentes possibilités de dates

5 NOM DU PROJET 2015 DATE - 5LAB TENDANCENOMAD XXX Congressistes XX accompagnants conference XXX pax RAPPEL DEMANDE Nombre de participants : minimum XXX participants et XX accompagnants pouvant aller jusqu’à XXX personnes Salles de conférence : prévoir une salle de conférences pour 200 personnes en style classe avec équipement technique et cabine de traduction durant 2,5 jours. Une salle de 100 personnes mitoyenne également en style classe avec équipement technique et cabine de traduction. Soirées et animations : 3 soirées et une soirée de gala le dimanche soir. Programme accompagnants à prévoir. Possibilité d’ajouter une extension en fin de symposium

6 NOM DU PROJET 2015 DATE - 6LAB TENDANCENOMAD destination OMAN “LA BEAUTé a une adresse” Authenticité & qualité Depaysement & securité PROJET 2015 MOIS 2015VOTRE SOCIETE

7 NOM DU PROJET 2015 DATE - 7LAB TENDANCENOMAD AUTHENTICITé Respect environnement Sécurité Qualité des prestations Diversité POURQUOI OMAN ? Le sultanat d’Oman est une destination à part. Récente sur le marché du tourisme d’affaire, réussi le pari d’offrir une réelle authenticité, une approche très respectueuse de l’environnement et des infrastructures de grandes qualité. Ce n’est donc pas un hasard si Oman est devenue l’une des destinations MICE les plus demandées. Encore peu connue, elle permet à un grand nombre de participants une vraie découverte, la beauté des paysages, l’accueil, le raffinement concourent à une grande satisfaction et alimente le bouche-à-oreille. Dans un monde agité Oman a su rester à l’écart des agitations, et est reconnue comme l’une des destinations les plus sures au monde. Nul doute que le choix d’Oman sera un atout dans la réussite de votre opération

8 NOM DU PROJET 2015 DATE - 8LAB TENDANCENOMAD MASCAT Accessible en vol direct depuis l’Europe, Mascat, capitale du Sultanat d’Oman est l’étape le point d’entrée du pays, mais aussi une destination qui saura ravir vos participants. Disposant de très belles infrastructures, Mascat offre un large éventail de possibilités, tant pour l’organisation des séances de travail, que pour les dîners, les soirées de gala, et bien entendu une offre hôtelière variée de de grande qualité.

9 NOM DU PROJET 2015 DATE - 9LAB TENDANCENOMAD OMAN PRATIQUE ‣ CLIMAT IDEAL ‣ 2H A 3H DÉCALAGE HORAIRE Climat : Le d’Oman est idéal d’octobre à avril. Il est possible d’aller toute l’année à Oman, certaines régions restent très agréables, même en période chaude. Décalage horaire : Il y a 2 heures à 3 heures de décalage horaire, selon l’heure d’été. Lorsqu’il est 12h00 en France il est 14h00 à Oman. Monnaie : La monnaie est le Les cartes de crédits sont acceptées dans de nombreux magasins.

10 NOM DU PROJET 2015 DATE - 10LAB TENDANCENOMAD formalités VISA Formalités administratives : Pour les ressortissants français un passeport valable 6 mois après la date de retour est obligatoire, ainsi qu’un VISA D’ENTREE qui est facilement obtenu à l’arrivée.

11 NOM DU PROJET 2015 DATE - 11LAB TENDANCENOMAD PLAN DE VOL OMAN

12 VOL ALLER PARIS - MASCATVOL RETOUR MASCAT- PARIS DATEJEUDI XX MAI 2016LUNDI X JUIN 2016 DÉPART10h20 - PARIS CDG 2E16h30 – MASCAT ARRIVÉE15h25 – MASCAT17h55 - PARIS CDG 2E TEMPS DE VOL3H15 COMPAGNIE NOMBRE DE PLACES60 SIEGES POSSIBLES SUR CE VOL EN GROUPE LIMITE OPTIONAUCUNE OPTION – VOL NON PROGRAMMÉ À CE JOUR PARIS OMAN OPTION 1 OMAN PARIS

13 NOM DU PROJET 2015 DATE - 13LAB TENDANCENOMAD HOSPITALITÉ OMAN HÉBERGEMENT SALLES DE RÉUNION PROJET 2015 VOTRE SOCIETEMOIS 2015

14 NOM DU PROJET 2015 DATE - 14LAB TENDANCENOMAD HÔTEL HILTON SALALAH PROJET 2015 MOIS 2015VOTRE SOCIETE Experience a truly unique Omani holiday at Hilton Salalah Resort, a relaxed beach front hotel on the shores of the Indian Ocean in the city of Salalah. This Oman hotel offers stylish guest rooms, a range of recreational facilities and outstanding hospitality in the perfume capital of Arabia. A top choice among diplomats and leisure travelers, Hilton Salalah Resort is a 15- minute drive to Salalah International Airport, via the hotel’s shuttle service

15 NOM DU PROJET 2015 DATE - 15LAB TENDANCENOMAD HILTON SALALAH hotel With a ballroom and three meeting rooms, this stylish resort in Salalah is the ideal venue for celebrations, meetings, weddings and conferences for up to 300 guests. Allow the events team to help plan the details and take advantage of the professional services in the business center to stay connected throughout each stay. OPTION pour 150 chambres VOTRE SOCIETE PROJET 2015

16 NOM DU PROJET 2015 DATE - 16LAB TENDANCENOMAD Salles de reunion PROJET 2015 MOIS 2015VOTRE SOCIETE

17 NOM DU PROJET 2015 DATE - 17LAB TENDANCENOMAD programme PROJET 2015 MOIS 2015VOTRE SOCIETE

18 NOM DU PROJET 2015 DATE - 18LAB TENDANCENOMAD DESERT DECOUVERTE PROGRAMME OMAN Et licet quocumque oculos flexeris feminas adfatim multas spectare cirratas, quibus, si nupsissent, per aetatem ter iam nixus poterat suppetere liberorum, ad usque taedium pedibus pavimenta tergentes iactari volucriter gyris, dum exprimunt innumera simulacra, quae finxere fabulae theatrales. Quo cognito Constantius ultra mortalem modum exarsit ac nequo casu idem Gallus de futuris incertus agitare quaedam conducentia saluti suae per itinera conaretur, remoti sunt omnes de industria milites agentes in civitatibus perviis. Iam in altera philosophiae parte. quae est quaerendi ac disserendi, quae logikh dicitur, iste vester plane, ut mihi quidem videtur, inermis ac nudus est. tollit definitiones, nihil de dividendo ac partiendo docet, non quo modo efficiatur concludaturque ratio tradit, non qua via captiosa solvantur ambigua distinguantur ostendit; iudicia rerum in sensibus ponit, quibus si semel aliquid falsi pro vero probatum sit, sublatum esse omne iudicium veri et falsi putat.

19 NOM DU PROJET 2015 DATE - 19LAB TENDANCENOMAD PROGRAMME OMAN 5 Jours 4 Nuits JEUDI 29 MAI VENDREDI 30 MAI SAMEDI 31 MAI DIMANCHE 1 JUIN LUNDI 2 JUIN MATIN Envol vers Oman Ouverture du SymposiumCongressistes : Symposium Accompagnants : Atelier Congressistes : Symposium Accompagnants : activité Transfert à l’aéroport de Mascat et envol vers Paris MIDI En vol Congressistes : au restaurant de l’hôtel Accompagnants : Activité Déjeuner au restaurant XXXX pour l’ensemble des participants Congressistes : au restaurant de l’hôtel APRÈS MIDI Accueil et transfert en autocar vers XXXX Congressistes : Symposium Accompagnants : Visite de XXX Visite au cœur de la ville Mascat par petits groupe de 15 personnes. Congressistes : Symposium Accompagnants : Retour à l’hôtel en milieu d’après-midi DINER Soirée : Dîner Omanais au restaurant XXX Animation par XXX Diner cocktailVisite privée de XXX Soirée au restaurant SOIREE DE GALA OMANAIS au XXXX Animations musicales NUIT Nuit à l’hôtel

20 NOM DU PROJET 2015 DATE - 20LAB TENDANCENOMAD Matin Symposium Petit-déjeuner servi à l’hôtel. Matinée consacrée au SYMPOSIUM Réservation de la salle la veille pour le montage technique et l’installation. Une pause-café est prévue durant la matinée. Transfert en autocar vers le quartier de XXX où les congressistes retrouveront les accompagnants : Temps de transfert : 20 mn PROGRAMME

21 NOM DU PROJET 2015 DATE - 21LAB TENDANCENOMAD VOTRE SOCIETE organisation GENERALE Gestion logistiQUE, RSE, GARANTIES ET ASSURANCES, L’AGENCE MOIS 2015VOTRE SOCIETE PROJET 2015

22 NOM DU PROJET 2015 DATE - 22LAB TENDANCENOMAD Gestion logistique MOIS 2015VOTRE SOCIETE PROJET 2015 WALK WITH US

23 NOM DU PROJET 2015 DATE - 23LAB TENDANCENOMAD organisation inscriptions Modalité de déroulement des inscriptions : PROJET nous fournit un listing des congressistes, avec leur adresse Email Nous envoyons un Email avec une invitation au PROJET, et une demande de connexion au site web du symposium. VOTRE SOCIETE affecte un login et mot de passe pour chaque participant, et lui adresse avec son Email Si PROJET a des process internes différents, nous pouvons adapter nos modalités d’envoi d’EMAIL, par exemple, nous pouvons fournir à PROJET la liste des Login et mots de passe, et le Emailing est organisé en interne par PROJET.

24 NOM DU PROJET 2015 DATE - 24LAB TENDANCENOMAD Site symposium PROJET Une intégration à votre site internet Nous vous proposons un service composé de 2 parties Partie « PARTICIPANTS » Cette partie est un lien sur votre site, et permet de proposer aux participants : > Des informations pratiques sur le programme et le symposium, le déplacent,… Ces pages web, seront réalisées en collaboration avec vous > Un formulaire d’inscription, qui permet au participant de s’inscrire, et de payer son voyage Nous disposons de tous les moyens de paiement en ligne sécurisé pour carte bancaire > Un lien, qui permet au participant de retourner et suivre son dossier Partie « Gestion PROJET » Il s’agit d’une interface qui vous permet de suivre en temps réel les inscriptions, de rentrer dans chaque dossier d’un participants, pour voir les détails, et de recevoir directement des reporting sous format Excel

25 NOM DU PROJET 2015 DATE - 25LAB TENDANCENOMAD Gestion sur place MOIS 2015VOTRE SOCIETE PROJET 2015

26 NOM DU PROJET 2015 DATE - 26LAB TENDANCENOMAD Equipe encadrement Nous vous proposons un service composé de 2 parties Les missions des accompagnateurs : Accueillir, orienter, renseigner vos invités, vérifier la mise en place des prestations, intervenir en appelant le Chef de Projet en cas de problème, et ainsi, s’assurer du bon déroulement du programme. Réunion de Briefing, pré-opération Environ une semaine avant l’opération, une réunion de briefing est organisée à l’agence, avec l’ensemble des Tours Leaders engagés sur le dossier. Les Chefs de Projet remettent alors à chacun un « Ordre de Route » dont la lecture est faite pendant la réunion, et comprend le déroulé minuté du programme, et les actions des uns et des autres. Afin que les participants puissent les visualiser très rapidement, une tenue « jour » et « soirée » peut être demandée aux Tours Leaders en fonction de vos souhaits, et un accessoire vestimentaire remis (écharpes d’une même couleur vive, par exemple) Communication sur place : Réunions de débriefing/briefing sur place Tous les soirs, l’équipe d’accompagnateurs se réunit autour du Chef de Projet pour un débriefing de la journée ainsi qu’une relecture du programme du lendemain. Moyens de communication Un téléphone portable (ou talkie) est remis à chaque tour leader pour la durée du séjour.

27 NOM DU PROJET 2015 DATE - 27LAB TENDANCENOMAD Remis aeroport LE JOUR DU DÉPART REMIS À L’AÉROPORT UNE POCHETTE DE VOYAGE CONTENANT -Le billet d’avion, impression E-Ticket -Les étiquettes de bagages personnalisées, -Le sac plastique « liquide » pour avion, -Le Carnet de voyage PROJET

28 NOM DU PROJET 2015 DATE - 28LAB TENDANCENOMAD SIGNALETIQUE PROJET Une signalétique personnalisée nécessaire à une bonne organisation sera réalisé pour le PROJET : Panneaux Accueil à l’aéroport et à l’hôte, Panneaux sur les autocars assurant les transferts de vos congressistes Panneaux, reprenant le programme journalier, dans le hall de l’hôtel Panneaux directionnels dans l’hôtel vers les salles de réunion Affichage des salles de réunion avec liste des conférences et timing

29 NOM DU PROJET 2015 DATE - 29LAB TENDANCENOMAD DESK HOTEL PROJET Un desk PROJET sera mis en place dans le hall de l’hôtel chaque jour. Une permanence sera effectuée chaque jour durant la journée. Les tours leaders se relaieront.

30 NOM DU PROJET 2015 DATE - 30LAB TENDANCENOMAD DÉVELOPPEMENT DURABLE & RSE MOIS 2015VOTRE SOCIETE PROJET 2015

31 NOM DU PROJET 2015 DATE - 31LAB TENDANCENOMAD Propositions RSE VOTRE SOCIETE s’inscrit dans une démarche RSE à plusieurs niveaux : 1 - Pour les collaborateurs de VOTRE SOCIETE : Démarche RSE pour les propres activités de l’entreprise selon des recommandations internes 2 – Pour les projets événementiels, comme le symposium PROJET, les collaborateurs de VOTRE SOCIETE intervienne : > En appliquant les conseils définis selon les fiches techniques www.eco-evenement.orgwww.eco-evenement.org > En collaboration avec les prestataires : critère de choix des prestataires, et demandes spécifiques. label « imprim vert » pour les impressions,… > En proposant un bilan carbone et une compensation, dans le cadre du séminaire Roche > un système de management environnemental et sociétal pour l’événementiel, en développant plus loin la démarche, avec un programme mis au point avec un partenaire référencé de VOTRE SOCIETE : Le geste environnemental. Ce programme est développé ci après (option non budgétée)

32 NOM DU PROJET 2015 DATE - 32LAB TENDANCENOMAD management environemental et societal La Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) est l’application des principes du développement durable à leur échelle. Il s’agit d’une démarche volontaire qui se traduit par le souhait de l’entreprise d’assumer la responsabilité des impacts de ses décisions et activités sur la société et l’environnement, et d’en rendre compte. Toutes les activités économiques s’insèrent au sein d’un tissu social et génèrent des impacts sur son environnement. C’est pourquoi nous proposons un système de management environnemental et sociétal pour l’événementiel toutes les parties prenantes liées à l’événement dans l’application de la RSE : > Collaborateurs > Clients > Fournisseurs & prestataires

33 NOM DU PROJET 2015 DATE - 33LAB TENDANCENOMAD >> Le périmètre - Traitement du personnel - Choix du lieu - Choix de l’hébergement - Choix de restauration - Choix des activités - Choix des transports - Choix des matériaux - Gestion de l’énergie - Gestion de l’eau - Gestion des déchets >> L’articulation Entretiens et analyses avant et après l’événement pour des résultats avant / après

34 NOM DU PROJET 2015 DATE - 34LAB TENDANCENOMAD Garanties & assurances MOIS 2015VOTRE SOCIETE PROJET 2015

35 NOM DU PROJET 2015 DATE - 35LAB TENDANCENOMAD Garanties professionnelles Garanties obligatoires : Responsabilité Civile Professionnelle (RCP) Obligatoire, celle de VOTRE SOCIETE est prise auprès de SOCIETE DE GARANTIE pour un montant de XX M€ Garantie APST (OU AUTRE) Obligatoire pour les agences exerçant une activité de voyage et immatriculée Immatriculation Voyage N° IM00000000 Affiliations professionnelles : SNAV : Syndicat national des agences de voyage ANAé : Association des agences de communication événementielle

36 NOM DU PROJET 2015 DATE - 36LAB TENDANCENOMAD assurances voyage VOTRE SOCIETE propose les assurances suivantes : Assurance « risque d’opération » Cette assurance est systématiquement proposée pour des opérations événementielles, elle est inclus dans nos contrats, et le client a la possibilité de la refuser. Cette assurance est une assurance « tout sauf » qui garantie la majorité des risques pouvant remettre en cause tout ou partie d’une opération : risque de grève des transport, risque météo, défaillance d’un prestataire, … VOTRE SOCIETE recommande fortement l’adhésion à cette assurance Assurance « rapatriement participant » Cette assurance est systématiquement souscrite, elle assure les passagers en cas de maladie, rapatriement,… Assurance « annulation participant » Cette assurance est proposée en option, pour en bénéficier l’annulation doit correspondre à des critères précis

37 VOTRE AGENCE COM’ ÉVÉNEMENTIELLE ÉVÉNEMENTS VOYAGES INCENTIVES, CONGRÈS

38 NOM DU PROJET 2015 DATE - 38LAB TENDANCENOMAD CONTACTS AGENCE Le suivi du PROJET sera assuré par l’équipe : Nom Prénom Fonction Email : Ligne directe : Portable : Nom Prénom Fonction Email : Ligne directe : Portable : Nom Prénom Fonction Email : Ligne directe : Portable : AGENCE Adresse Telephone Télécopie Site Web :

39 NOM DU PROJET 2015 DATE - 39LAB TENDANCENOMAD merci de votre attention