Tutoriel d’utilisation du logiciel de gestion d’adresses

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1 Tutoriel d’utilisation du logiciel de gestion d’adresses
POST PARC Couverture Emmanuelle Dublé Septembre 2014

2 C’est principalement :
À l’origine Le Parc du Vercors est à l'origine de cette application, et son cahier des charges a été soumis aux différents parcs naturels régionaux de Rhône Alpes, afin qu'il soit au plus prêt des besoins. C’est principalement : La gestion de coordonnées Un découpage géographique Un moteur de recherche Permet de regrouper ses choix Et permet : L’importation des données en CSV et en PDF Une aide Les dernières technologies du web 2.0 La sécurisation L’introduction Post Parc

3 La gestion de coordonnées
L'objectif est la gestion des différentes coordonnées des contacts des parcs : des personnes (coordonnées personnelles, professionnelles ou extra professionnelles) ; des organismes (association, entreprise, fédération...) ; Une des caractéristiques de cette base est qu'elle permet de gérer les multiples fonctions des partenaires techniques ou politiques du Parc ainsi que leurs multiples adresses (une même personne peut être conviée à différentes réunions en tant que Maire, conseiller général, directeur ... et le choix de l'adresse d'envoi est possible parmi toutes les adresses disponibles de la personne) Postparc n'est pas qu'une simple application d'annuaire. Elle réalise des opérations : de publipostage (export d'étiquettes au format PDF) ; du mailing de masse ; la récupération des informations d'un fichier CSV (standard compatible avec n'importe quelle application de bureautique) ; Un découpage géographique Postparc permet aussi de créer son propre découpage géographique en regroupant des communes en territoires qui sont gérés en arborescence. Un moteur de recherche Un moteur de recherche complet donne la possibilité : d'une recherche rapide ; d'une recherche avancée jusqu'à sept critères ; Les résultats peuvent être enregistrés dans des listes afin de pouvoir réaliser des publipostages génériques. Pour chaque gestion des données (groupe, liste, fonction, organisme, communes, territoires, etc.) des filtres sont proposés afin de trouver plus rapidement l'information. L’introduction Post Parc

4 L’importation des données en CSV et en PDF
Une sélection Un système de "PANIER" permet de sélectionner plusieurs coordonnées de personnes afin de réaliser des opérations d'export ou encore d'ajout dans un groupe. L’importation des données en CSV et en PDF Un système d'import dans l'application permet d'envoyer un fichier CSV à la base de données. Une aide Une aide pour chaque page est personnalisable afin de permettre à chacun d'y mettre ses propres remarques. La sécurisation PostParc est une application sécurisée : chaque utilisateur doit s'identifier pour accéder au logiciel. Il existe plusieurs rôles ayant des droits d'utilisations différents, du simple lecteur sans aucune modification possible à l'administrateur qui dispose d'un accès à toutes les actions : Lecteur ; Contributeur ; Contributeur + ; Administrateur ; L’introduction Post Parc Autres informations Le principe du libre En tant qu'application libre, toute modification effectuée sur ce logiciel pourra être diffusée auprès des utilisateurs. Crédit texte :

5 Découvrir Postparc Clic Page d’accueil de l’interface
Adresse Internet : Page d’accueil de l’interface Entrer votre identifiant et votre mot de passe Vos identifiant et mot de passe seront crées et distribués. Clic Débuter avec Post Parc

6 Page d’ouverture Post parc
Nom de l’utilisateur Possibilité de recherches avancées Barre d’outils Barre de recherche Débuter avec Post Parc

7 Fonction de recherche avancée
Plusieurs possibilités pour la recherche avancée Débuter avec Post Parc N’hésitez à remplir le maximum de renseignement dans les champs

8 Il s’agit de voir à quel groupe la personne est associée
Présentation de l’annuaire : Les boutons « d’ACTIONS » Exemple avec le nom « GRZYB » Recherche dans l’annuaire et explication des boutons d’actions ZOOM sur GROUPE de personne Il s’agit de voir à quel groupe la personne est associée

9 Suite des boutons « d’ACTIONS »
ZOOM sur PANIER Une fois sélectionné vous pouvez : L’exporter; Éditer en PDF pour les étiquettes; Envoyer un ; Supprimer de la sélection. ZOOM sur INFORMATIONS Explication des boutons d’actions Sur la fiche personnelle il y a les coordonnées personnelles ( si fournies) ET Les coordonnées de l’organisme rattachée Ex : fiche M. Grzyb Coord personnelles et coord du PNRC

10 Prenons l’exemple de M. GRZYB , président du PARC,
Conseiller municipal à la mairie d’Arles, Vice-président à l’ACCM Pour les envois vous pouvez choisir l’adresse : Soit la personnelle ; Soit celle de la structure ( ex : M. Grzyb dans sa fonction au sein du Parc on choisit l’envoi à la mairie)

11 Pour faire la sélection d’une personne reliée à plusieurs fonctions
Exemple avec M. Grzyb Sans cocher la case devant le nom de la personne : faire ajouter à ma sélection dans la liste déroulante et clic sur OK

12 Vous pouvez choisir la fonction de la personne en cochant la case devant le nom et la fonction puis avec la liste déroulante « ajouter à ma sélection » ou directement à l’aide des boutons d’actions

13 Recherches des « ORGANISMES »
Pour effectuer les recherches : indiquer vos critères dans un de ces 3 champs Les organismes et les recherches Ranger par ordre alphabétique Les recherches peuvent se faire par : Intitulé (ex : Arles) Abréviation (ex : ACCM) Mise à jour par ( ex : Emmanuelle Dublé ( duble.e)

14 Recherches de « TERRITOIRE ET COMMUNE »
Barre d’outils : Permet d’aller sur les territoires et les communes déjà référencées dans la base recherches Explication des territoires et communes Ex : le Parc de Camargue appartient au territoire de la région PACA

15 Recherches des « COMMUNES »
Pour rechercher une communes il suffit des rentrer les infos dans la barre ci-dessous Page accueil COMMUNES

16 Extrait page « GESTION DES GROUPES »
Les groupes pour le Parc de Camargue commencent par «  PNR Camargue » et finit par « visages de Camargue » Boutons d’actions Arborescence « gestion des groupes » pour le PNR Camargue

17 Explication des boutons « d’ACTIONS »
Voir la liste des personnes Classer de A à Z Boutons d’actions pour les groupes de personnes Liste de sous groupes des personnes

18 Zoom sur la « LISTE DES PERSONNES »
On peut l’exporter en CSV; Voir qui sont les personnes de ce groupe et les sous groupes La personne associée à la liste « PNR Camargue «  est M. David Grzyb Pour voir la liste des personnes du groupe et sous groupe = Clic sur le bouton Ou sur «  liste personnes…. En haut à droite

19 Extrait de la « liste des personnes du groupe et sous groupe »
On aperçoit les différents acteurs qui sont associés au PNR Camargue et leur appartenance à un groupe ou à un sous groupe. À Noter : qu’ils y sont plusieurs fois pour certains car ils appartiennent à plusieurs groupes.

20 Explication des « LISTES DE RECHERCHE »
Ajouter une liste de recherche sur le même principe vu précédemment Recherches Liste de recherches On peut enregistrer les recherches récurrentes faite sur Postparc Et ainsi gagner du temps sur l’export ; l’édition d’étiquettes…

21 Explication des boutons d’ACTIONS
Modifier les critères Voir les critères de recherches Supprimer Voir les résultats Editer Les boutons : Liste de recherches

22 Suite des boutons « d’ACTIONS »
ZOOM sur « voir les critères » Il s’agit en fait des critères définit dans la recherche avancées faite auparavant ZOOM sur « liste de personne » Boutons d’actions On voit les critères de recherche et les personnes qui y répondent

23 Suite des boutons « d’ACTIONS »
ZOOM sur « modification  » Sur cet onglet : on peut ajouter, supprimer et modifier les critères de recherches pour affiner sa sélection ZOOM sur « éditer la liste » Boutons d’actions On peut changer l’intitulé de sa recherche, ajouter un commentaire si besoin Et « Mettre à jour »

24 Impression des « ÉTIQUETTES » Extrait groupe « Conseil de Parc »
Choisir le ou les groupes de votre choix; Les ajouter à la sélection; 2 1 Impression des «étiquettes »

25 Impression des « ÉTIQUETTES » Extrait groupe « Conseil de Parc »
Clic sur imprimer étiquettes; Choisir le format des étiquettes 3 4 Impression des étiquettes

26 Impression des « ÉTIQUETTES » Extrait groupe « Conseil de Parc »
Extrait de l’export en PDF pour impression d’étiquettes Impression des étiquettes Il ne vous reste plus qu’à imprimer vos étiquettes et le tour est joué!!

27 « Exporter ma selection » Comment faire?
L’ouverture de votre export se réalise comme suivant : Enregistrer son fichier Excel Ouvrir un une feuille Excel Dans la barre d’outils clic sur DONNEES À partir du texte (en haut a gauche) Sélectionner son ficher précédemment enregistrer Clic sur importer Fenêtre active: choisir délimité Origine du fichier : UNICODE UTF 8 Suivant Choisir : VIRGULE et ESPACE Terminer Pour exporter la sélection en fichier CSV/Excel

28 « Exporter ma selection » Comment faire en image
1- Enregistrer son fichier Excel dans votre espace de travail 2 - Ouvrir un une feuille Excel vierge 3 - Dans la barre d’outils clic sur DONNEES 4 - À partir du texte (en haut a gauche) Pour exporter la sélection en fichier CSV/Excel

29 « Exporter ma selection » Comment faire en image
5 - Sélectionner son ficher précédemment enregistrer 6 - Clic sur importer Pour exporter la sélection en fichier CSV/Excel Fenêtre active : assistant importation de texte

30 « Exporter ma selection » Comment faire en image
7 - Choisir : Délimité 8 - Origine du fichier : UNICODE UTF 8 Pour exporter la sélection en fichier CSV/Excel 9 - Clic sur : Suivant >

31 « Exporter ma selection » Comment faire en image
10 - Choisir : VIRGULE et ESPACE 11 - Clic sur : Suivant > Pour exporter la sélection en fichier CSV/Excel 12 - Clic sur : Terminer

32 « Exporter ma selection » Comment faire en image
Finir par : OK Résultat de l’exportation dans le fichier Excel Pour exporter la sélection en fichier CSV/Excel

33 Maintenant à vous de jouer!!!
Le tutoriel est finit. Maintenant à vous de jouer!!! Il est bien évident que cette base de données doit être alimenter par nous tous Il est donc important de réaliser les mises à jour très régulièrement et d’être rigoureux. Une circulation de l’information doit être transversale, dès que vous avez un changement d’adresse, noms, fonction, ou tout autre donnée pouvant être intéressante. Fin