MISSIONS DU BUREAU ET DES COMMISSIONS ESB GYM ARTISTIQUE BRUGES www.esbrugesgym.fr.

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1 MISSIONS DU BUREAU ET DES COMMISSIONS ESB GYM ARTISTIQUE BRUGES www.esbrugesgym.fr

2  Représentant de la section au niveau de la Commune, du club omnisport, des fédérations Officielles de gymnastique toutes disciplines Confondues (FFG – UFOLEP)  Juge – arbitre au niveau des décisions du Bureau et des Commissions  Préparation AG et réunions internes  Coordonnateur de toutes les actions menées par la section  Constitution des dossiers subventions pour le conseil général/ régional/jeunesse et sport avec l’aide du comité directeur - Trésorier et Responsable techniquedu club  Participation aux réunions du CA de l’ESB – Mairie – Fédérations  Réservation des salles pour réunions ou manifestations auprès Du comité directeur  Préparation du rapport d’activité pour l’AG du comité directeur (Décembre)  Faire le point tous les mois avec les responsables par secteur technique et référents des commissions BUREAU ET COMMISSIONS Présidence www.esbrugesgym.fr

3  Enregistrement mensuel des écritures comptables et transmissions au comité directeur,  Faire le point comptable (balance) tous les trimestres au bureau et commissions (fin Décembre – Mars – Juin)  Préparation du rapport financier AG (début sept)  Suivi des cotisations (cf feuilles de présence des gym) : envoi des relances auprès des parents en nov / déc par l’intermédiaire des Entraineurs Suivi mensuel des IK entraineurs / juges / Bureau  Suivi des bulletins de salaire (Le salarié(e) et Bureau comité directeur)  Suivi « Dons aux Œuvres » (renoncements aux IK – déduction fiscale)  Suivi du budget « Transport » avec la commission Déplacements et le comité Directeur  Suivi des stocks des équipements, tenues, matériel et consommable (fin Déc – Mars – Juin)  Participation aux réunions du CA ESB et du club Trésorerie - comptabilité www.esbrugesgym.fr

4  Enregistrement des inscriptions nouveaux adhérents et saisie sur informatique,  Contrôle et point des licences (gyms, entraineurs, juges et bureau) avec l’aide de La commission sportive (listing nominatif informatique) Etablissement du calendrier des réunions du club début sept. (Bureau-Com°-technique-gala ou fête de la gym) manifestations (gouter de noël- compet interne – compétitions  Frappe de courriers divers (ext et interne) et diffusion générale par mail des informations liées au fonctionnement du club  Suivi des réponses aux divers courriers et relance si nécessaire  Envoi des ordres du jour en collaboration avec toutes les commissions (10 J avant date)  Compte rendu des réunions et suivi des actions a entreprendre par chaque commission  Participation aux réunions du CA ESB – Mairie et club Secrétariat www.esbrugesgym.fr

5  Gestion des dossiers d’inscription : vérifier si dossier complet, enregistrer les chèques, faire le point mi-octobre avec les entraineurs (en comparaison avec les feuilles de présence des gyms) et le/la trésorier pour l’envoi des relance appels de cotisations,  Envoi des différentes convocations internes (Réunions club) externes (AG, gouter de noël, compet interne, fêtes de fin d’année …), des invitations aux officiels etc..  Enregistrement des adresses e-mails de tous les adhérents mi octobre et diffusion aux autres commissions du club  Informatique PC bureau salle de gym : gestion du courrier électronique, enregistrement des fichiers courriers, tableaux, Imprimés etc …..(classement par thème)  Participation aux réunions du CA ESB et du club  Rédaction article Sud Ouest (relations avec les entraineurs pour récup infos et photos),  Mise à jour hebdo des infos sur le tableau d’affichage (interne et externe) après chaque réunion Du club. Commission Administrative www.esbrugesgym.fr

6  Achat courses pour les différentes manifestations (AG, gouter de noël, compétition interne, Compétition officielle organisée par le club, fêtes de fin d’année, réunions….),  Devis transports : appels à plusieurs sociétés de transport, et suivi des réservations et informations à la Trésorerie du club)  Devis Hébergement : hotels, restauration et confirmer réservation  Documents à diffuser aux parents 3 semaines avant la manifestation/compétition  Lister les retours d’inscriptions et de règlements à la Trésorerie du Club,  Afficher toutes les informations de la commission à l’entrée de la salle avec mise à jour,  Dynamiser la vie du club par des actions ponctuelles (calendriers, photos, tombola…)  Préparation remises des récompenses des gyms pour l’AG : tableau classement des gyms par compétition à faire compléter par les entraineurs pour fin juin  Achat des récompenses Commission Animation et Déplacements www.esbrugesgym.fr

7  Gérer et actualiser le site en lien avec toutes les autres commissions du club  Conception de Tract/Triptyques pour lancement début de saison  Rédaction et mise en page du journal le « P’tit GYM » et diffusion (photocopies et internet) tous les deux mois  Contacter tous les mois par mail les référents des commissions pour enrichir le site,  Rédaction article Sud Ouest (relations avec les entraineurs pour récup infos et photos),  Réalisation d’un presse – book  Recherche partenaires (Listing entreprises)  Envoi courriers et contacts entreprises  Présentation aux membres du Bureau et Commissions de l’utilisation des aides financières/ Commission Informatique – Communication - Partenariat/sponsors www.esbrugesgym.fr

8 Affiliation Licences FFG et UFOLEP Affiliation auprès des fédérations fin août début septembre,  Enregistrement des dossiers des adhérents pour les licencier dans les deux fédérations  Contrôle de toutes les licences auprès de chaque entraineur.  Information sur les assurances et responsabilités du club par fédération Technique (Responsables par secteur) Formation et Recyclage des juges et entraineurs : contact avec les fédérations et information régulière à tous les entraineurs et les juges en début de saison sportive, Brochure technique des fédérations et suivi des modifications pour diffusion aux entraineurs,  Contrôler le travail aux entrainements et l’utilisation du matériel (nov - janv)  Déterminer les responsabilités des entraineurs en début de saison  Assurer 2 réunions techniques minimum avec entraineurs/juges (sept et avant fin d’année)  Engagement des équipes en compétitions FFG et UFOLEP,  Diffusion du calendrier des compétitions de chaque fédération  Convoquer les parents avant fin novembre pour une réunion d’informations sur les Objectifs de la saison Remettre convocation aux gyms minimum 8 jours avant la compétition Afficher les résultats après chaque compétition Commission Sportive www.esbrugesgym.fr

9 Boutique  Commande tenues de compétition début de saison avant AG : info aux entraineurs pour diffusion auprès des gyms  Mise en vitrine des tenues et accessoires (première quinzaine de sept) et réactualisation Régulière avec des actions promotionnelles ou ventes « flash » une fois /mois  Inventaire des stocks des tenues et accessoires fin déc – mars et juin (quantité et prix) à communiquer à la Trésorerie  Prévisions des nouveaux achats à communiquer aux membres du bureau  Contact fournisseurs / suivi des commandes / archivage des copies de factures /  Information régulière des nouveautés à communiquer a la commission Informatique (mise à jour sur le site) Matériel  Contrôle du matériel dernière semaine de chaque mois et de son utilisation : compte Rendu aux réunion du club  Etude chiffrée des matériels à changer (une fois par an) en début de saison  Préparation courrier au service technique de la Maire ou de l’omnisport Commission Equipement www.esbrugesgym.fr

10  Constitution de la commission en janvier (appel volontaires)  Réunions de janvier à mi juin  Détermination des actions à entreprendre avec les personnes responsables + avec échéancier  Informations aux Bureaux et aux Entraineurs/juges à partir de février (réunions, Infos écrites, infos sur le site)  Information au Comité Directeur : réservation salle (veille et jour de la manifestation) Besoins matériels etc ….  Compte rendu de l’avancement des actions par son Référent à chaque réunion du club jusqu’à mi juin.  Communication : Affichage, invitations, Info p’tit gym etc …..  Prévisions financières des différents achats à communiquer au Bureau et à la Trésorerie Commission Gala/Fête de fin d’année www.esbrugesgym.fr

11  Se fixer des objectifs en début de chaque saison et les proposer aux membres du Bureau en réunion avant fin novembre (après l’élection du nouveau qui suit l’AG)  Nommer un « référent » par Commission,  Faire le relai entre toutes les commissions (dépendance des unes et des autres pour un bon fonctionnement)  Après validation des projets par le Bureau, chaque Commission est autonome pour leurs réalisations,  Chaque commission transmet nouvelles infos a la commission informatique pour la réactuali- Sation du site (imprimés, photos, calendrier, tableaux etc ….)  Chaque commission est chargée de mettre a jour ses infos sur le tableau d’affichage  Chaque commission transmet à la secrétaire le sujet à mettre à l’ordre du jour de la prochaine Réunion concernant ses activités ou ses projets (15 jours avant la date de la réunion)  Information régulière des nouveautés à communiquer à la commission Informatique (mise à jour sur le site) Points communs entre Bureau et Commissions du club www.esbrugesgym.fr