Notes d'allocution pour les échanges avec les employés sur la manière dont Postes Canada entend devenir plus écologique– Août 2008 Les enjeux Postes Canada.

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1 Notes d'allocution pour les échanges avec les employés sur la manière dont Postes Canada entend devenir plus écologique– Août 2008 Les enjeux Postes Canada doit mettre à niveau son aménagement actuel d’imprimantes qui comprend : Une imprimante avec un coefficient d’utilisation de 1,7 sur 1 en moyenne 98 différents modèles dont certains remontent à 7 ans et pour lesquels les pièces de rechange ne sont pas disponibles. Les volumes des imprimantes en couleur qui sont deux fois plus importants que les normes de l’industrie. Quelque 75 % sont des imprimantes personnelles ou servant à de petits groupes. Environ 9 000 problèmes liés à l’impression sont signalés chaque année. Les utilisateurs ne savent pas comment diriger des travaux d’impression à volume élevé vers des dispositifs d’impression dont le coût est moindre. Des coûts élevés associés au papier et aux fournitures.

2 Notes d'allocution pour les échanges avec les employés sur la manière dont Postes Canada entend devenir plus écologique– Août 2008  Les facteurs environnementaux qui comprennent : Une consommation élevée d’énergie D’anciens appareils qui n’ont pas de mode « éco » (c’est-à-dire qu’ils sont toujours en fonctionnement) Des cartouches et des produits non durables qui sont mis à la poubelle Des fournitures non durables achetées en vrac même si la durée utile prévue de l’appareil est courte  Les facteurs de coûts qui comprennent : Un coût annuel total qui s’élève à plus de 6 millions de dollars en produits non durables, c’est-à-dire les toners/cartouches, les frais de photocopieurs, les coûts de soutien, le papier, la consommation électrique et l’utilisation d’espace L’achat de plus de 5 700 dispositifs d’impression au cours des cinq dernières années qui s’élèvent aussi à 6 millions de dollars Les enjeux (suite)

3 Notes d'allocution pour les échanges avec les employés sur la manière dont Postes Canada entend devenir plus écologique– Août 2008 La solution  Une nouvelle solution de dispositifs multifonctionnels fera partie intégrante des services réguliers de la TI qui sont fournis aux utilisateurs et sera gérée par le modèle de gouvernance de la TI  Le coefficient des imprimantes par employé sera rajusté pour réaliser des économies  Postes Canada examinera différents moyens de réduire le coût de ce service tels que : l’exclusion des majorations de prix traditionnellement appliquées par les fournisseurs pour la composante copier l’introduction d’un modèle de paiement à l’acte selon la quantité d’impressions

4 Notes d'allocution pour les échanges avec les employés sur la manière dont Postes Canada entend devenir plus écologique– Août 2008 De plus grandes capacités d’intégration avec les ordinateurs de bureau, l’impression de réseau et le scannage Des pratiques écologiques seront mises en œuvre, notamment : l’impression recto verso (impression des deux côtés du papier); une densité réduite de toner (copies plus pâles); impression par défaut en noir et blanc (nécessitant de prendre une décision d’imprimer en couleur) l’élimination des feuilles de couverture (plus grande utilisation des caractéristiques d’en-tête et de bas de page) L’authentification de l’identité sera introduite (carte par glissement ou NIP) pour permettre la sécurité de l’impression dans le cas des documents confidentiels La solution (suite)

5 Notes d'allocution pour les échanges avec les employés sur la manière dont Postes Canada entend devenir plus écologique– Août 2008 Avantages Économies additionnelles : Convertir les volumes actuels en une plateforme d’impression plus économique Retirer les dispositifs autonomes et diriger les charges de travail vers des dispositifs plus productifs Réduire la nécessité d’avoir recours aux services d’un imprimeur commercial Assurer le suivi de l’usage des dispositifs Diminuer d’au moins 50 % la consommation d’énergie Les améliorations de la productivité des utilisateurs comprennent : La gestion des produits non durables, la remise en service et d’autres difficultés d’impression confiées au fournisseur de services

6 Notes d'allocution pour les échanges avec les employés sur la manière dont Postes Canada entend devenir plus écologique– Août 2008 Avantages Les améliorations de la productivité des utilisateurs comprennent (suite) : La capacité de balayer des documents et de les transmettre par courrier électronique aux personnes pertinentes pour examen ou classement, plutôt que de les imprimer La capacité de balayer les documents à un dépôt central, améliorant ainsi les capacités de gestion et de recherche des dossiers Les avantages écologiques comprennent : La diminution des rebuts (moins de dispositifs qui seront retournés éventuellement au fabricant, moins de produits non durables, p. ex. cartouches et emballages) Un meilleur contrôle et une plus grande influence sur l’impression recto verso Une consommation réduite d’énergie Moins de surface de bureau requise pour les dispositifs d’impression

7 Notes d'allocution pour les échanges avec les employés sur la manière dont Postes Canada entend devenir plus écologique– Août 2008 Ce que vous pouvez faire Les mesures suivantes appuieront la préparation de l’intégration des dispositifs au cours de l’automne :  Ne faites pas de demande d’imprimantes additionnelles puisqu’elles ne seront pas autorisées  Examinez la possibilité de réduire la quantité de dispositifs d’imprimantes dans votre secteur de travail  Pensez vert en éliminant l’impression inutile ou en couleur  Utilisez des en-têtes pour présenter des documents plutôt que des pages de couverture  Examinez les questions et réponses ci-jointes et assurez-vous de suivre les pratiques actuelles pour disposer des produits non durables

8 Notes d'allocution pour les échanges avec les employés sur la manière dont Postes Canada entend devenir plus écologique– Août 2008 Questions et réponses 1. Quels sont les avantages de la mise en œuvre de dispositifs multifonctionnels? Coût réduit Moins grand nombre de dispositifs différents Fonctionnalité améliorée Meilleures pratiques environnementales 2. Qu’est-ce qu’un modèle de gouvernance de la TI? Il s’agit d’un cadre permettant de déterminer les services de la TI, d’en assurer la prestation, de les mesurer et de les améliorer. Pour de plus amples renseignements sur la gouvernance de la TI de Postes Canada, rendez-vous au site Web TI en direct.site Web TI en direct. 3. Qu’est-ce que l’impression recto verso? L’impression recto verso désigne l’impression des deux côtés d’une page. Remarque : Afin d’accéder aux liens, assurez-vous que le mode présentation est affiché.

9 Notes d'allocution pour les échanges avec les employés sur la manière dont Postes Canada entend devenir plus écologique– Août 2008 Questions et réponses 4. Présentement, mon imprimante n’imprime pas recto verso. Que dois-je faire? Il n’est pas nécessaire que vous preniez des mesures puisque ce projet vous fournira une nouvelle imprimante qui est dotée de cette fonctionnalité. 5. Mon imprimante est dotée de la capacité d’impression recto verso, mais je n’y ai pas accès selon mes options d’impression. Que dois-je faire? Communiquez avec le service d’assistance informatique au 1 877 411-8585. Remarque : Afin d’accéder aux liens, assurez-vous que le mode présentation est affiché.

10 Notes d'allocution pour les échanges avec les employés sur la manière dont Postes Canada entend devenir plus écologique– Août 2008 Questions et réponses 6. Comment pouvons-nous disposer de nos cartouches d’encre/de toner adéquatement? Afin de recycler les cartouches, retournez-les au distributeur dans leur emballage original. Des étiquettes de retour sont incluses avec chaque nouvelle cartouche. Pour obtenir de plus amples renseignements, rendez-vous au site Web TI en direct.site Web TI en direct 7. Qu’est-ce que l’authentification de l’identité et pourquoi sera-t-elle utilisée? Il est parfois nécessaire d’imprimer des documents confidentiels. Grâce à l’authentification de l’identité, les utilisateurs pourront envoyer un document à l’imprimante à partir de leur ordinateur et activer l’impression une fois que leur carte d’identité aura été balayée/lue à l’imprimante. 8. Comment pouvons-nous réduire la nécessité d’avoir recours aux services d’un imprimeur commercial? Le balayage supplémentaire et la fonctionnalité de courriel ainsi que le meilleur rendement des imprimantes feront en sorte qu’il ne sera plus aussi nécessaire d’imprimer des documents et réduiront ainsi la nécessité d’avoir recours aux services d’un imprimeur commercial. Remarque : Afin d’accéder aux liens, assurez-vous que le mode présentation est affiché.

11 Notes d'allocution pour les échanges avec les employés sur la manière dont Postes Canada entend devenir plus écologique– Août 2008 Questions et réponses 9. Quelles seront les répercussions sur le rendement une fois que les dispositifs multifonctionnels auront été mis en œuvre? Le rendement devrait s’améliorer grâce à une fonctionnalité accrue, notamment des capacités accrues de courrier électronique et de balayage. Notre conscientisation constante afin de devenir une société « plus verte » contribuera à l’utilisation de la technologie comme solution de rechange pour le papier. 10. Où puis-je obtenir de plus amples renseignements sur l’impression? Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’impression, rendez-vous à Services d’impression sur le site Web TI en direct.Services d’impression site Web TI en direct. 11. Comment puis-je aborder une question ou une préoccupation? Pour toute question ou sujet qui vous préoccupe, faites parvenir un courriel directement à : Information Technology/Technologie de l'informationInformation Technology/Technologie de l'information Remarque : Afin d’accéder aux liens, assurez-vous que le mode présentation est affiché.