République Démocratique du Congo Programme Intégré de Réhabilitation de l’Agriculture Kinshasa, 28 février – 3 mars 2011.

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1 République Démocratique du Congo Programme Intégré de Réhabilitation de l’Agriculture Kinshasa, 28 février – 3 mars 2011

2  Quelles sont les responsabilités fiduciaires de l’UCP?  Quels rapport financiers sont requis? A quel moment?  Comment l’UCP procède à la sélection des auditeurs? A quelle fréquence les audits sont-ils préparés, et avant quelle date doivent-ils être soumis au FIDA?

3  L’UCP est responsable de l’utilisation de l’argent conformément à l’Accord du Financement, soit:  Utilisation seulement pour les raisons pour lesquelles le don a été octroyé  Avec un accent particulier sur l’économie, l’efficience et l’équité sociale  Qui doit jouer les rôles fiduciaires au sein de l’UGP?  Le directeur/coordonnateur du projet  Le responsable administratif et financier (RAF) du projet  Le chef comptable du projet

4  Article IX des Conditions Générales jointes à l’AF:  Année fiscale: du 1er janvier au 31 décembre  Etats financiers à soumettre au FIDA dans les trois mois suivant la fin de chaque année fiscale (soit le 31 mars)  Copie certifiée du rapport d’audit à soumettre au FIDA dans les 6 mois suivant la fin de chaque année fiscale (soit le 30 juin au plus tard).  Audit des comptes: Ne peut pas être effectué sans les états financiers (l’audit serait rejeté)  La non-transmission des audits au-delà de 180 jours peut entrainer une suspension du don.

5  Pourquoi?  Garantir le devoir de rendre compte  Vérifier l’éligibilité des dépenses  Identifier et remédier aux faiblesses du contrôle interne et du système financier  Vérifier la conformité avec les clauses du don (clauses financières de l’AF)  Recommander des actions afin d’améliorer la gestion du projet S’effectue selon les Directives du FIDA relatives aux audits des projets (à l’usage des pays)

6  Préparer les termes de références pour la sélection des auditeurs (directives du FIDA relatives aux audits des projets - Annexe VI)  Sélectionner un auditeur indépendant/externe  Nommer l’auditeur (non-objection préalable du FIDA)  Transmettre les audits au FIDA dans le délai prescrit (le 30 juin au plus tard)  Préparer un plan d’action pour mettre en œuvre les recommandations d’audit

7  Il doit contenir les avis des auditeurs sur :  Les états financiers certifiés  Les états certifiés des dépenses et le Compte Spécial ou compte désigné  La lettre de contrôle interne (Annexe VIII des directives sur les audits des projets) Opinion des Auditeurs Sans réserves Avec réserves Défavorable Refus de certifier

8  Les auditeurs Externes:  indiquent les changements à appliquer pour garantir une bonne gestion.  ne sont pas des “policiers”!  œuvrent pour une amélioration de la performance du projet

9  Manuel de procédures administratives financières et comptables  Manuel de gestion des fonds de développement à la base/manuel des opérations du projet Structure organisationnelle  Inventaire  Contrôle véhicules  Assurance actifs Gestion actifs immobilisés  Exécution du PTBA en cours  Exécution des PTBA consolidés  Appréciation taux d’exécution moyen par rapport à indicateur de performance d’exécution du PTBA Gestion du PTBA  Processus passation de marchés et contractualisation  A posteriori et PPM, fiches de suivi et registre de contrats  Tableaux de contrôle d’exécution physique et financière des contrats Gestion du PPM

10  Effectif, mouvement, évaluation du personnel  Renforcement des capacités Gestion du personnel  Performance mobilisation des fonds (registre des DRF/DPD)  Performance financière par bailleur et composante  Décaissement des fonds du don (Tableau 3C, DTS)  Reconstitution du CS ou désigné et revue des ECD  Etat fonds contrepartie et contribution des bénéficiaires  Mise en œuvre des fonds de développement à la base Gestion financière  Etats synthétiques mensuels  Fonctionnement du CS et des états de rapprochement bancaires + analyse des comptes  Tenue documents comptables et classement  Calendrier clôture annuelle comptes + élaboration audit  Revue de conformité avec AF Gestion comptable

11 Dépôt Initial (Avance)  Carence:  Dépenses non-éligibles  Dépenses de la contrepartie préfinancées par le FIDA (ex: taxes) Solde restant DRF soumise mais pas encore réapprovisionnée DRF courante Montant non- réconcilié  Surplus:  Intérêt généré sur le dépôt au Compte Spécial  Chèques pas-encore décaissées par les fournisseurs

12  Toujours préciser les sources et causes du montant non-réconcilié  Jamais mélanger les fonds du FIDA avec les fonds de la Contrepartie  Assurer la qualité et totalité des DRF soumises au FIDA pour accélérer les paiement Dépôt Initial (Avance) Solde restant DRF soumise mais pas encore réapprovisionnée DRF courante Montant non- réconcilié