AVRIL 2015V1.0 DOC-DEPOT La Consigne Numérique Solidaire Support Formation Responsable.

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1 AVRIL 2015V1.0 DOC-DEPOT La Consigne Numérique Solidaire Support Formation Responsable

2 Agenda  Rappels des engagements et conditions générales  Règles générales  Création du compte de responsable  Comment se connecter  Mettre à jour ses coordonnées  Création d’un compte d’acteur social  Gestion de la liste des acteurs sociaux  Modifier les coordonnées d’un acteur social  Supprimer un compte d’acteur social  Rendre un compte d’AS inactif  Récupération mot de passe ou identifiant  Autres fonctions  Annexes : Mémo et grands principes

3 Rappels des engagements de la structure  à ne créer qu’un seul compte personnel par membre sous sa responsabilité et de ne pas créer un compte pour plusieurs personnes.  à associer à chaque compte le justificatif de l’appartenance à [Nom de la structure partenaire] en déposant une copie du justificatif dans l’espace « Justificatifs » visible par l’administrateur du site.  à communiquer à ADILEOS tout changement de responsable (dans ce cas, un nouveau compte sera créé pour le nouveau responsable, et celui de l’ancien sera désactivé ou transformé en Acteur Social).  à communiquer à ADILEOS tout changement d’informations de contact (adresse, numéro de téléphone, mail).  à alerter ADILEOS si des actes frauduleux sont suspectés ou avérés.  à alerter ADILEOS si un dysfonctionnement est identifié.  à ne jamais communiquer les identifiants et codes qui leurs seront transmis.  à faire respecter cette convention et les conditions d’utilisation du site à tous les membres utilisateurs de ce site internet (salariés ou bénévoles) sous sa responsabilité. Extrait de la convention signée V1.0

4 Rappels conditions générales  Principales caractéristiques  Pas de limite de nombre de compte d’acteurs sociaux par structure  60 fichiers max par compte bénéficiaire  8Mo max par fichier avec redimensionnement image si > 3Mo  Formats acceptés : Word, PDF, JPEG, PNG, GIF et VCF (pas de vidéo)  Pour tout problème ou demande  Soit cliquer sur le lien en bas de page (« Nous contacter » ou « Signaler un bug ou demander une évolution » et remplir le formulaire)  Soit contacter Adileos par courrier : 8 rue Maurice Berteaux 92130 Issy-les-Moulineaux

5 Règles générales (1/3)  Saisie et validation  Pour valider une saisie : cliquer sur [entrée] ou  Pour valider une action : cliquer sur  Pour annuler une action ou demander une suppression : cliquer sur  Pour visualiser en clair un mot de passe : cocher la case « voir la saisie » En cas d’erreur de saisie, ne pas utiliser les boutons du navigateur « page précédente » ou « suivante ». Revenir à la page d’accueil en utilisant le logo de « doc- depot » en haut à gauche de la page.

6  Fonction filtre  Disponible pour toutes les listes (acteurs sociaux, bénéficiaires).  Saisir le critère de filtrage dans le champ à côté du symbole et valider en cliquant sur le symbole.  Tous les lignes contenant le mot utilisé pour le critère de filtrage dans l’un de ses champs sont affichées. Exemple ci-dessous : liste de tous les bénéficiaires contenant « jean ».  Pour supprimer le critère de filtre cliquer sur la croix à côté du symbole Règles générales (2/3)

7 Règles générales (3/3)  Envoi de SMS ou de mail via « doc-depot » Lors de l’affichage d’un contact, il est proposé l’envoi par « doc-depot » 1. D’un SMS (enveloppe jaune) si la personne possède un téléphone portable, 2. ou d’un mail (enveloppe bleue) si l’adresse mail est valide.  Remarques : 1. Le SMS doit être entre 10 et 220 caractères 2. Le mail doit faire plus de 10 caractères 3. On ne peut pas mettre de pièces jointes aux mails 4. Le destinataire ne pourra pas répondre 5. Les messages sont signés de votre part (nom et prénom) 6. Les bénéficiaires ne peuvent pas envoyer de SMS aux référents de confiances

8 Création du compte de responsable 1- Signature convention 2 - Envoi d’un mail au responsable avec lien pour création de compte 3 - Choix de l’identifiant et du mot de passe par le responsable 4 - Accès immédiat à la page d’accueil du compte responsable Après l’étape 3, il ne sera plus possible de modifier le nom et le prénom du responsable

9 Comment se connecter 1- Adresse internet https://www.doc-depot.com https://www.doc-depot.com 2 - Identifiant + mot de passe du compte 3 - Accès immédiat à la page d’accueil A l’étape 2, respecter les minuscules et les majuscules

10 Structure page d’accueil d’un responsable  Coordonnées professionnelles du responsable  Coordonnées de la structure  Liste des acteurs sociaux de la structure, créés par le responsable

11 Mise à jour des coordonnées 1- Mise à jour des coordonnées du responsable - Téléphone - Adresse email Visibles uniquement par les acteurs sociaux 2- Mise à jour des coordonnées de la structure - Adresse postale - Téléphone - Adresse email Visibles par les acteurs sociaux et les bénéficiaires 1 2

12 Création d’un compte d’acteur social (1/2) 1- Cliquer sur le menu « Acteur social » 2 - Saisir les nom, prénom, téléphone et adresse mail du nouvel acteur social dans les cases de la 1 ère ligne 3 - Cliquer sur le bouton « Ajouter » pour finaliser la saisie 4 - L’acteur social va recevoir un mail pour finaliser son compte Le téléphone et l’adresse mail seront visibles par tous les bénéficiaires  Eviter de saisir des données personnelles

13 Création d’un compte d’acteur social (2/2) Si l’acteur social n’a pas reçu le mail, vérifier que l’adresse mail saisie est correcte, puis cliquez sur le lien « renvoyer mail »

14 Gestion de la liste des acteurs sociaux (1/2) Pour les actions suivantes, se placer d’abord dans le menu « Acteur social » en cliquant sur le bouton « Acteur social »  Modifier les coordonnées de l’acteur social  utiliser l’icône « crayon » en fin de ligne  Supprimer un compte d’acteur social  utiliser l’icône « croix » en fin de ligne  le compte ne sera plus visible ni par le responsable ni par l’acteur social, mais les données sont conservées dans la base de donnée « doc-depot »

15 Gestion de la liste des acteurs sociaux (2/2)  Rendre un compte d’acteur social « Inactif » Utilité : en cas d’absence longue d’un acteur social il apparaît comme inactif pour les bénéficiaires dont il est référent de confiance il peut continuer à se connecter à son compte mais ne peut pas consulter les comptes des bénéficiaires dont il est référent de confiance 1 - Cliquer sur l’icône « sens interdit » en fin de ligne 2 - L’icône en début de ligne passe de à : l’acteur social est inactif. 3 - Pour rendre l’acteur social actif, cliquer sur l’icône en fin de ligne.

16 Autres fonctions (1/2)  Changer de profil Un compte « responsable » est automatiquement couplé avec un compte « acteur social » au même nom. Pour basculer entre les deux types de compte, cliquer sur la liste de choix à côté de son nom et choisir le profil.  Historique 1 - Passer la souris sur le bouton « déconnection » et cliquer sur le sous-menu « historique » 2 - Le tableau des actions réalisées apparaît.

17 Autres fonctions (2/2)  Modification du mot de passe 1 - Passer la souris sur le bouton « déconnexion » et cliquer sur le sous-menu « modification mot de passe ». 2 - Remplir le formulaire  Déconnexion 1 - Déconnexion volontaire par le bouton « Déconnexion » 2 - Déconnexion automatique après 30 minutes d’inactivité

18 Récupération mot de passe / identifiant  En cas de perte du mot de passe 1 - Adresse internet https://www.doc-depot.comhttps://www.doc-depot.com 2 - Cliquer sur le lien en bas de page 3 - Saisir son mail professionnel, son identifiant ou son téléphone professionnel dans le formulaire et valider. 4 - Envoi d’un mail avec lien de réinitialisation du mot de passe.  En cas de perte de l’identifiant 1 - Adresse internet https://www.doc-depot.comhttps://www.doc-depot.com 2 - Cliquer sur le lien « Nous contacter » en bas de page

19 ANNEXES

20 Saisir votre identifiant et votre mot de passe puis cliquer sur Go Mettre à jour vos coordonnées professionnelles Pour gérer les compte des acteur sociaux de la structure, cliquer sur « Acteur Social » Se déconnecter, quand vous avez fini. 4 Modifier votre mot de passe régulièrement Mettre à jour les coordonnées des différentes structures dont vous êtes responsable 3 Permet de supprimer le compte de l’acteur social Permet de modifier les informations professionnelles d’un acteur social Permet de désactiver le compte d’un acteur social temporairement. (Ex : vacances) Pour créer un nouvel acteur, remplir les différents champs puis cliquer sur « Ajouter » Si l’acteur social n’a pas reçu le mail pour finaliser la création de son compte, il faut : - vérifier la validité du mail (voir point (5) ) - cliquer sur « Renvoyer mail » pour qu’un nouveau mail lui soit envoyé 2 3 4 5 6 1 1 2

21 Le bénéficiaire est entièrement propriétaire de son compte. Il ne doit jamais communiquer son mot de passe même à ses référents de confiance. Il désigne seul un ou plusieurs référents de confiance de son choix. Il dépose sur son compte: Dans l’espace « administratifs », les documents scannés partagés avec les référents de confiance protégé par un code de lecture qu’il peut communiquer à son référent de confiance. Dans l’espace personnel, des documents scannés, photos et informations que personne d’autre ne peut voir. Il peut activer le dépôt par mail de document dans son espace administratif grâce à une adresse mail temporaire. Il peut à tout moment récupérer toutes ses documents, photos et informations et supprimer son compte Il a un compte personnel qui est créé ou supprimé par le responsable de la structure sociale à laquelle il appartient. Il peut ainsi accéder aux documents administratifs des bénéficiaires l’ayant déclaré comme référent de confiance (protégé par code de lecture). Il doit scanner dans son compte un justificatif confirmant son appartenance à la structure sociale. Fonctionnalités Acteur Social Acteur Social et assimilés Bénéficiaires Les grands principes