Microsoft Windows SharePoint Services 18 Mars 2009 Introduction à SharePoint Kevin TRELOHAN

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1 Microsoft Windows SharePoint Services 18 Mars 2009 Introduction à SharePoint Kevin TRELOHAN ktrelohan@aubay.com

2 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 2 Présentation de l’intervenant : Kevin TRELOHAN Chef de projet Collaboratifs - Assistant MOA au sein de la société AUBAY. Certifié CMMI Formateur Microsoft SharePoint.

3 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 3 Planning du Séminaire : Horaires : 18:30-19:30 SÉMINAIRE : 1ère partie : - présentation, définition du groupware et état de l’art 2ème partie : - présentation de WSS 3ème partie : - échanges et questions réponses

4 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 Définition -logiciel qui permet à un groupe de personnes de partager des documents à distance -logiciel de travail collaboratif -Un ensemble de technologies et de méthodes de travail associées qui, par l’intermédiaire de la communication électronique, permettent le partage de l’information sur un support numérique à un groupe engagé dans un travail collaboratif 4 Le Groupware

5 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 5 Le Groupware Pour répondre à quel besoins ? -Les mises en dossiers automatisées, la communication par le courriel seul devient vite ingérable. -L’accès à l'information insuffisamment structuré. -La complexité de gestion de simples fichiers partagés -un mécanisme permettant de partager un calendrier, des listes de tâches à accomplir assorties de dates butoirs, et d'organiser de façon automatique des réunions par consultation des plages libres de chacun

6 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 6 Le Groupware Fonctionnement -Les groupes de travail peuvent être de deux types : –Ouverts : toute personne intéressée peut s'y joindre –Fermés : la liste des participants en est constituée par un ou plusieurs administrateurs et remaniée seulement par eux.

7 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 7 Le Groupware Les logiciels -Les logiciels libres : –eGroupWare –Kolab –Open-Xchange –phpGroupWare –Subversion –Zimbra –Drupal -Les logiciels propriétaires –Lotus Notes –Microsoft Exchange / SharePoint –Novell GroupWise –o3spaces - groupware OpenOffice

8 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 8 Présentation de WSS Définition -Windows SharePoint Services est un add-on gratuit de Windows serveur 2003. -C’est un moteur de groupware -Il offre, génère des portails web et des intranets -Il permet à une équipe de partager et véhiculer l’information -Il propose : –Plannings GANTT partagés –Une Gestion documentaire avec versionning et métadonnées –Une gestion des workflows basique –Centralisation de l’information dans SQL Serveur –Moteur de recherche –Accessibilité aux personnes mal voyante grâce au xml

9 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 9 Présentation de WSS Les avantages de SharePoint Faciliter le travail d’équipe en réseau Agendas, documents, liste des tâches, etc., tout est accessible via des sites Web Facilité accrue pour trouver une information ; Partage d’informations avec d’autres utilisateurs ; Suivi de l’information complet (délais, validation, etc.) ; Authenticité de l’information (dernière version du document par exemple). Partager un document via SharePoint permet de contrôler l’authenticité du document entre utilisateurs

10 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 10 Présentation de WSS

11 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 11 Présentation de WSS

12 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 12 Présentation de WSS Dans quels cas utiliser WSS ? Projet nécessitant de la gestion de documents ou de processus d'approbation (workflow) Réalisation de tous type d'application Web = SharePoint repose sur ASP.NET

13 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 13 Présentation de WSS Pré-requis Windows Serveur 2003 SQL Serveur 2005 DOT NET FRAMEWORK 2&3 IIS 6.0 WSS v3.0

14 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 14 Présentation de WSS Pré-requis Un mode d’authentification est requis WSS s’appuie notamment sur : Active directories et/ou LDAP. Une authentification par formulaire est possible via SQL Serveur

15 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 15 Présentation de WSS Fonctionnalités Mobilité et accessibilité prise en charge nativement Création libre service de site web DOT NET Design ergonomique du site via drag & drop (Web 2.0) Gestion du workflow (WPF) Gestion des versions mineur/majeur des documents Abonnement flux RSS Réception de mail dans liste SharePoint Alerte mail sur changement d’état d’une liste Listes PPT, GANTT Wiki, BLOG Workflow by design avec SharePoint Designer Business Data Catalog Excel services Infopath Forms Services Moteur de recherche Adaptation de SharePoint à la taille de l’équipe et de l’organisation Gestion des autorisations et droits au niveau du document

16 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 16 Présentation de WSS Fonctionnalités Sites projets, services, produits, R&D, équipes Sites d’équipes Publication et abonnement simplifiés Blog Apprentissage facile, liens croisés Wiki Flux RSS, RSS Viewer Agrégation de contenu Ciblage de Contenus Personnalisation Indicateur de présence omniprésent Permet l’accès direct en IM, voix, mail, etc. Intégration de la Présence

17 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 17 Présentation de WSS Fonctionnalités Mobilité et accessibilité prise en charge nativement -En effet les sites SharePoint sont entièrement basés sur DOTNET et XML. -Ainsi, les flux d’informations sont compatibles avec les outils pour non voyant de lecture de contenu ou de retranscription en braille -De plus chaque document déposé dans une bibliothèque se transforme en contenu et est traduit en xml pour une prise en charge de l’accessibilité et de la mobilité. -La navigation depuis Windows Mobile est possible et ergonomique.

18 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 18 Présentation de WSS Fonctionnalités Création libre service de site web DOT NET -SharePoint offre aux utilisateurs la possibilité de générer via une interface web simple, la création de sous-site web. -Cette fonctionnalité est basée sur la notion de modèles de sites. -L’utilisateur peut ensuite designer son site en drag & drop grâce à la technologie wysiwig incluse dans SharePoint (What you see what you get) -De plus, plusieurs thèmes sont intégrés et permettent d’appliquer des styles différents. *Il est toujours possible de personnaliser un thème via développement

19 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 19 Présentation de WSS Fonctionnalités Gestion du workflow (WPF) -Windows « presentation foundation » offre la possibilité à SharePoint de générer des flux de données -Ces flux permettent notamment de designer depuis SharePoint Designer ou Visual Studio 2008 les flux et processus Métiers de l’entreprise. -Exemple de flux simple : lorsque ma tâche est terminée, envoi d’un mail à mon supérieur. *un moteur de Workflows dans le cas de processus très complexe est à étudier. La société K2 offre cette solution !

20 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 20 Présentation de WSS Fonctionnalités Gestion des versions mineur/majeur des documents -SharePoint inclus une gestion documentaire électronique. -Dans un travail en équipe sur des documents, il peut exister plusieurs versions d’un même document. SharePoint gère ce versionning

21 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 21 Présentation de WSS Fonctionnalités Abonnement flux RSS -SharePoint inclus un moteur de Flux RSS. -L’utilisateur à la possibilité de s’abonner à ces flux : –Soit via IE7 –Soit via Outlook 2007 –Soit via un lecteur de flux RSS tiers.

22 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 22 Présentation de WSS Fonctionnalités Alerte mail sur changement d’état d’une liste -Dans toutes listes du site SharePoint, il est possible de s’abonner a des alertes mails. -Ainsi, lorsqu’un élément de type (contenu, document ou autres) est créé modifié ou supprimé, l’utilisateur ou sa liste de diffusion reçoit un mail synthétisant la modification. -Cette fonctionnalité est souvent utilisée de manière a être informé automatiquement des changements de modèles de documents ou de changements dans un projet

23 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 23 Présentation de WSS Fonctionnalités Listes, GANTT etc… SharePoint propose divers modèles de listes. On retrouve notamment : la liste GANTT qui permet le suivi des tâches dans la gestion d’un projet.

24 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 24 Présentation de WSS Fonctionnalités Bibliothèques SharePoint propose divers modèles de bibliothèques. Les bibliothèques sont des espaces de stockage On peut y stocker des documents, des images, des présentations, des pages web

25 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 25 Présentation de WSS Fonctionnalités Intégration Office Microsoft Office est intégré à SharePoint, ainsi Outlook 2007 permet la synchronisation du calendrier de l’équipe dans SharePoint. Il permet aussi de garder « hors connexion » et donc en mobilité, les documents d’un site SharePoint. Le pack Office 2007 permet également la synchronisation Dans le cadre de l’utilisation de Project Serveur, SharePoint est un atout

26 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 26  VOS CONTACTS Tél : 02 40 35 32 32 Kevin Trelohan, Assistant MOA de projets collaboratifs Aubay ktrelohan@aubay.com

27 Microsoft Windows SharePoint Services v3.0– 18 Mars 2009 27 AUBAY, une entreprise people ready !