Strategies for Healthy Finances Don Pursley, Col Ret. USAFA, BSE, MS, DBA The speaker does not have any relevant financial relationships with any commercial.

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1 Strategies for Healthy Finances Don Pursley, Col Ret. USAFA, BSE, MS, DBA The speaker does not have any relevant financial relationships with any commercial interests Stratégies pour des finances saines L'orateur n'a pas de relations financières pertinentes avec des intérêts commerciaux

2 Stratégies pour des finances saines Dr. Don Pursley Strategies For Healthy Finances

3 Hôpital Adventiste de Blantyre Blantyre Adventist Hospital

4 Quantité correcte de personnel. Discerner d’où viennent les affaires. Ajuster les prix. Surveiller les chirurgies et le taux d’occupation. How They Did It Comment ils ont fait Right sizing the staff. Recognition of where the business comes from. Adjusting the tariffs. Watch surgeries and occupancies.

5 Différentes lois. Différentes cultures. Différentes situations. Ont toutes été utilisées dans des hôpitaux. StrategiesStratégies Different Laws. Different Cultures. Different Situations. All have been used in hospitals.

6 Respect du contrat Services spéciaux Attirer le médecin Dons Surveiller l’inflation 10 WAYS TO IMPROVE YOUR FINANCES 10 FAÇONS D’AMÉLIORER VOS FINANCES Contract Compliance Special Service Lines Lure The Physician Donations Watch Inflation

7 Bonne taille de l’organisation Avoir un personnel flexible Contrôle des heures suppl. Gérer les fournitures/les médicaments Moins pourrait être mieux Right Size The Organization Use Flex Staffing Control Overtime Manage Supplies/Medicine Fewer Might Be Better 10 WAYS TOIMPROVE YOUR FINANCES 10 FAÇONS D’AMÉLIORER VOS FINANCES

8 Stratégie 1 Respect du contrat Strategy #1 Contract Compliance

9 “Le fournisseur peut facturer à l'encontre de ce contrat les éléments suivants : (Voir annexe A pour les prix) 1: Services du docteur 2: Utilisation du lit d’hôpital 3: Médicaments donnés 4: Repas donnés au patient 5: Fournitures utilisées dans le traitement 6: Services auxiliaires” Contract Compliance Respect du contrat “The provider may bill against this contract for the following: (See appendix A for rates) 1: Physician services 2: Hospital bed usage 3: Medicines given 4: Meals given to the patient 5: Supplies used in treatment 6: Auxiliary services”

10 LA FACTURE Services du docteur ----------500 Lit d’hôpital (5 nuits) ---------250 Médicaments donnés au patient------------------------100 Repas ----------------------------25 Laboratoire -----------------------50 Total-----------------------925 Total-----------------------925 Contract Compliance Respect du contrat THE BILL Physician Services-------500 Hospital Bed (5 nights)--250 Medicines given to the Patient-------------------100 Meals-------------------------25 Laboratory ------------------50 Total----------------------925 Total----------------------925

11 Fournitures médicales ??? Medical Supplies???

12 “Le fournisseur peut facturer à l'encontre de ce contrat les éléments suivants : (Voir annexe A pour les prix) 1: Services du docteur 2: Utilisation du lit d’hôpital 3: Médicaments donnés 4: Repas donnés au patient 5: Fournitures utilisées dans le traitement 6: Services auxiliaires” Contract Compliance Respect du contrat “The provider may bill against this contract for the following: (See appendix A for rates) 1: Physician services 2: Hospital bed usage 3: Medicines given 4: Meals given to the patient 5: Supplies used in treatment 6: Auxiliary services”

13 LA FACTURE Services du docteur --500 Lit d’hôpital (5 nuits) --250 Médicaments donnés au patient-------------100 Repas --------------------25 Laboratoire --------------50 Total---------------925 Total---------------925 THE BILL Physician Services-------500 Hospital Bed (5 nights)--250 Medicines given to the Patient--------------------100 Meals-------------------------25 Laboratory ------------------50 Total---------------925 Total---------------925 Contract Compliance Respect du contrat

14 Doit énumérer le genre et la quantité de médicaments donnés. Doit énumérer le test de laboratoire spécifique donné. Le docteur doit soumettre les résumés médicaux avec la facture. Les factures doivent être soumises dans les 90 jours après le départ. Réadmission pour le même problème médical dans les 30 jours après le départ n’est pas couvert par ce contrat. Contract Compliance Respect du contrat Must list the type and quantity of medicines given. Must List the specific laboratory test given. The physician must submit with the bill the medical summaries. Bills must be submitted within 90 days of the dismissal. Readmission for the same medical problem within 30 days of dismissal is not covered by this contract.

15 Stratégie #2 Lignes de services spéciaux Strategy #2 Special Service Lines

16 Lignes de services spéciaux Special Service Lines

17 Chine Travailleur à la chaîne $11.500Architecte$28.470 Directeur Général $132.801 China Manufacturing Assembly Worker $11,500Architect$28,470 General Manager $132,801

18 Zambie Comptable$11.700 Gestionnaire des finances $48.000 Directeur national $54.000 Zambia Accountant$11,700 Finance Manager $48,000 Country Manager $54,000

19 Botswana Docteur$33.600Comptable$4.372-$88.769 Ingénieur civil $142.031 Botswana Physician$33,600Accountant$4,372-$88,769 Civil Engineer $142,031

20 Nigéria Comptable$16.000 Ingénieur mécanique $32.522PDG$165.000 Nigeria Accountant$16,000 Mechanical Engineer $32,522CEO$165,000

21  Analyse de sang  Test de stress  Colonoscopie  Examen physique général  Conseils de mode de vie  Conseils alimentaires Executive Physicals Examens médicaux administratifs  Blood Work  Stress Test  Colonoscopy  General Physical  Life Style Counseling  Diet Counseling

22 Strategy # 3 - Lure the Physician Stratégie # 3 - Attirer le médecin

23 Qui décide de l'hôpital où un patient va aller pour une procédure ? Who decides which hospital a patient will go to for a procedure?

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27 Dons aux associations à but non lucratif en 2013 $335,17 Milliards 72% est donné par des individus Strategy # 4 Donations Stratégie # 4 Dons Donations To Nonprofit Organizations In 2013 $335.17 Billion 72% Is Given By Individuals

28 “Nous sommes un hôpital dans le besoin, envoyez de l’argent, S.V.P.” DonationsDons “We are a Hospital in need please send money”

29 Information sur l’hôpital Une déclaration de cas Merci Communication continue DonationsDons Information About The Hospital A Case Statement Thank You Constant Communication

30 Tchad------------3,7%Nigéria-----------8,2%Cameroun-------2,6%Ghana----------16,5%Gabon------------5,2% Côte d’Ivoire----1,3% Strategy # 5 - Watch Inflation Stratégie # 5 - Surveiller l’inflation Chad----------------3.7%Nigeria--------------8.2%Cameroon---------2.6%Ghana------------16.5%Gabon--------------5.2% Cote d’Ivoire------1.3%

31 Angola---------------8,8%Malawi-------------21,2%Mozambique--------3,5%Zimbabwé----------5,4%Madagascar--------6,2% Afrique du Sud-----6,3% Tanzanie------------6,5%Zambie---------------8,0%Kenya-----------------5,6%Namibie--------------4,4% Strategy # 5 - Watch Inflation Stratégie # 5 - Surveiller l’inflation Angola--------8.8%Malawi-------21.2%Mozambique-3.5%Zambabwe----5.4%Madagascar--6.2% South Africa--6.3% Tanzania------6.5%Zambia--------8.0%Kenya----------5.6%Namibia--------4.4%

32 20092010201120122013 Inflation3%3%3%3% Income/Revenu105105105105105 Expenses/ Dépenses 100103106.09106,09109.27109,27112.55112,55 Profit/(loss/ perte) 52-1.09-1,09-4.27-4,27-7.55-7,55 Profit Margin / Marge de profit 4.76%4,76%1.9%1,9%-1.04%-1,04%-4.07%-4,07%-7.19%-7,19% Effects Of Inflation Over Time Effets de l’inflation avec le temps

33 Vous avez besoin de combien d’employés par service ? Strategy # 6 - Right Size The Organization Stratégie # 6 - Bonne taille de l’organisation How many staff do you need in each department?

34 WHERE ARE THE EXPENSES? OÙ VA L’ARGENT ?

35 WHAT ARE THESE CHARTS TELLING US? QU’EST-CE QUE LES GRAPHIQUES NOUS DISENT ?

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37 1. RÉFÉRENCES EXTERNES a. DONNÉES COMMERCIALES a. DONNÉES COMMERCIALES b. DIRECTIVES RÉGIONALES b. DIRECTIVES RÉGIONALES c. DIRECTIVES DE L’ÉTAT c. DIRECTIVES DE L’ÉTAT 2. RÉFÉRENCES INTERNES 2. RÉFÉRENCES INTERNES Right Size The Organization Bonne taille de l’organisation 1. EXTERNAL BENCHMARKS a. COMMERCIAL DATA a. COMMERCIAL DATA b. STATE GUIDELINES b. STATE GUIDELINES c. FEDERAL GUIDELINES c. FEDERAL GUIDELINES 2. INTERNAL BENCHMARKS 2. INTERNAL BENCHMARKS

38 L’hôpital a 20 employés de trop. Le salaire annuel moyen et les bénéfices des 20 employés est $9.000 ( $180.000). Le coût des résiliations, selon la loi, est de 3 mois de salaire et de bénéfices ($45.000). A payer au moment de la résiliation. Cost/Saving of Right Sizing Coût et économie d’une bonne taille d’organisation Hospital is over staffed by 20 employees. Average annual salary and benefits of the 20 employees is $9,000. ( $180,000) The cost to terminate by law is 3 months salary and benefits. ($45,000) Payable upon termination.

39 Dépensez $45.000 et économisez $180.000 par an. D’où tirons-nous les $45.000 ? Faites le calcul et empruntez. Cost/Saving of Right Sizing Coût et économie d’une bonne taille d’organisation Spend $45,000 save $180,000 per year. Where do we get the $45,000? Do the math and borrow the money.

40 Strategy # 7 Flex Staffing Stratégie # 7 Personnel flexible

41 Patients Patients510152025303540455055 Number of nurses Nombre Nombre d' infirmières 2234567891011 What Nursing Staff Do You Need? Besoins en infirmières ?

42 Comment résolvez-vous cela? How Do You Deal With This?

43  Renvoyez les employés chez eux.  Utilisez un système sur appel.  Utilisez une agence d’intérim.  Ayez des employés à mi-temps qui peuvent être appelés. Use Flex Staffing Utilisez un personnel flexible  Send employees home.  Use an on-call system.  Use an employee contracting agency.  Have part-time employees who can be called.

44 Environ 10% du budget de main-d'œuvre du fournisseur 63% de vos coûts sont en main-d’œuvre Pas d’heure suppl. économiserait environ 6% Pour $500.000 par an de main-d’œuvre – vous économisez $30.000 Strategy # 8 Control Overtime Stratégie # 8 Contrôle des heures suppl. About 10% of a provider’s labor budget Labor 63% of your costs No overtime would save about 6% Labor $500,000 per year-save $30,000

45 Ayez des politiques et des procédures claires Qui peut approuver des heures suppl. Se fixer des buts Suivez les heurs suppl. et comparez avec les buts Control Overtime Contrôle des heures suppl. Have clear policies and procedures Who can approve overtime Set goals Track overtime and compare with goals

46 22% des dépenses Qui décide de l’utilisation des fournitures et des médicaments ? Strategy # 9 Manage Supplies/Medicines Stratégie # 9 Gérer les fournitures/les médicaments 22% of expenses Who is making the decisions on supply and medicine usage?

47 Contrôle de l’inventaire –Vols –Obsolète –Trop et trop peu Partage des gains –Qui décide de l’utilisation ? –Donner une incitation à l'efficacité Manage Supplies/ Medicines Gérer les fournitures/les médicaments Inventory control –Stealing –Outdated –Too Much and Too Little Gain sharing –Who is making the decision on usage? –Give an incentive for efficiencies

48 1. Is your hospital’s quality down because of unmotivated and unresponsive staff? 1. Is your hospital’s quality down because of unmotivated and unresponsive staff? 2. Are the staff in the hospital rude to the patients? 3. Is the morale in the hospital down because of some disgruntled staff? 4. Are you losing money because patients and doctors do not want to use the hospital because of 1, 2, and 3 above? Strategy # 10 Fewer Might Be Better Stratégie # 10 Moins pourrait être mieux 1. Est-ce que la qualité de votre hôpital diminue à cause d’employés non motivés et insensible ? 1. Est-ce que la qualité de votre hôpital diminue à cause d’employés non motivés et insensible ? 2. Est-ce que le personnel de l’hôpital est impoli avec les patients? 3. Est-ce que le moral de l’hôpital diminue à cause d’employés mécontents ? 4. Perdez-vous de l’argent parce que les patients et les docteurs ne veulent pas utiliser l’hôpital pour les raisons 1, 2, and 3 ci-dessus ?

49 “It is far easier to allow matters in our important institutions to go in a lax, loose way than to weed out that which is offensive, which will corrupt and destroy confidence and faith. But it would be far better to have a smaller number of workers, to accomplish less, and as far as possible to have these who are engaged in the work truehearted, firm as rock in principle, loving the whole truth, obedient to all the commandments of God.” “It is far easier to allow matters in our important institutions to go in a lax, loose way than to weed out that which is offensive, which will corrupt and destroy confidence and faith. But it would be far better to have a smaller number of workers, to accomplish less, and as far as possible to have these who are engaged in the work truehearted, firm as rock in principle, loving the whole truth, obedient to all the commandments of God.” CH 264 Fewer Might Be Better Moins pourrait être mieux “Il est beaucoup plus facile d’accepter que les choses, dans nos institutions importantes, aillent d'une manière lâche, laxiste que d'éliminer ce qui est offensant, ce qui va corrompre et détruire la confiance et la foi. Mais il serait de loin préférable avoir un plus petit nombre de travailleurs, d'accomplir moins, et autant que possible d'avoir ceux qui sont engagés dans le travail, loyaux, solides comme le rock en principe, aimant toute la vérité, obéissant à tous les commandements de Dieu.” “Il est beaucoup plus facile d’accepter que les choses, dans nos institutions importantes, aillent d'une manière lâche, laxiste que d'éliminer ce qui est offensant, ce qui va corrompre et détruire la confiance et la foi. Mais il serait de loin préférable avoir un plus petit nombre de travailleurs, d'accomplir moins, et autant que possible d'avoir ceux qui sont engagés dans le travail, loyaux, solides comme le rock en principe, aimant toute la vérité, obéissant à tous les commandements de Dieu.” CH 264

50 Contract Compliance Special Service Lines Lure The Physician Donations Watch Inflation Respect du contrat Services spéciaux Attirer le médecin Dons Surveiller l’inflation 10 WAYS TO IMPROVE YOUR FINANCES 10 FAÇONS D’AMÉLIORER VOS FINANCES

51 Right Size The Organization Use Flex Staffing Control Overtime Manage Supplies/Medicines Fewer Might Be Better 10 WAYS TO IMPROVE YOUR FINANCES 10 FAÇONS D’AMÉLIORER VOS FINANCES Bonne taille de l’organisation Avoir un personnel flexible Contrôle des heures suppl. Gérer les fournitures/ les médicaments Moins pourrait être mieux

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