MARS 2015V0.1 DOC-DEPOT La Consigne Numérique Solidaire Support Formation Acteur Social (compte bénéficiaire)

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1 MARS 2015V0.1 DOC-DEPOT La Consigne Numérique Solidaire Support Formation Acteur Social (compte bénéficiaire)

2 Agenda  Rappels des engagements et conditions générales  Comment se connecter  Structure page d’accueil  Gestion des papiers administratifs  Fonction Notes et SMS  Autres fonctions  Annexes  Memo  Les grands principes (Acteur social et Bénéficiaires)

3 Rappels des engagements de la structure  à ne créer qu’un seul compte personnel par membre sous sa responsabilité et de ne pas créer un compte pour plusieurs personnes.  à associer à chaque compte le justificatif de l’appartenance à [Nom de la structure partenaire] en déposant une copie du justificatif dans l’espace « Justificatifs » visible par l’administrateur du site.  à communiquer à ADILEOS tout changement de responsable (dans ce cas, un nouveau compte sera créé pour le nouveau responsable, et celui de l’ancien sera désactivé ou transformé en Acteur Social).  à communiquer à ADILEOS tout changement d’informations de contacts (adresse, numéro de téléphone, mail).  à alerter ADILEOS si des actes frauduleux sont suspectés ou avérés.  à alerter ADILEOS si un dysfonctionnement est identifié.  à ne jamais communiquer les identifiants et codes qui leurs seront transmis.  à faire respecter cette convention et les conditions d’utilisation du site à tous les membres utilisateurs de ce site internet (salariés ou bénévoles) sous sa responsabilité. Extrait de la convention signée V1.0

4 Rappels conditions générales  Principales caractéristiques  Pas de limite de nombre de compte d’acteurs sociaux par structure  60 fichiers max par compte bénéficiaire  8Mo max par fichier avec redimensionnement image si > 3Mo  Formats acceptés : Word, PDF, JPEG, PNG, GIF et VCF (pas de vidéo)  Pour tout problème ou demande  Soit cliquer sur le lien en bas de page (« Nous contacter » ou « Signaler un bug ou demander une évolution » et remplir le formulaire)  Soit contacter Adileos par courrier : 8 rue Maurice Berteaux 92130 Issy-les-Moulineaux  Remarque  Le bénéficiaire peut supprimer lui-même sont compte. Toutes les données relatives à ce compte seront supprimées de la base de données « doc- depot ».

5 Comment se connecter 1- Adresse internet https://www.doc-depot.com https://www.doc-depot.com 2 - Identifiant + mot de passe du compte 3 - Accès immédiat à la page d’accueil A l’étape 2, respecter les minuscules et les majuscules

6 Structure page d’accueil  Coordonnées du bénéficiaire  Liste des référents de confiance  Liste des rappels de rendez-vous  Liste des documents partagés avec les référents de confiance (Papiers administratifs)  Liste des documents visibles uniquement par le bénéficiaire (espace personnel)  Liste des notes et SMS (visible uniquement par le bénéficiaire)

7 Gestion des documents administratifs (1/2)  Gestion du code de lecture des documents  Par défaut, code de lecture = mot de passe du compte  Pour changer le code de lecture 1 - Passer la souris sur « Papiers administratifs » et cliquer sur le sous-menu « code de lecture » 2 - Valider la demande en rentrant le mot de passe du compte 3 - Remplir le formulaire avec le nouveau mot de passe souhaité Pour ne pas protéger les documents par un code de lecture, laisser les champs concernant le nouveau mot de passe vides, et valider.

8 Gestion des documents administratifs (2/2)  Constituer un dossier Pour constituer un dossier : 1 - Passer la souris sur « Papiers administratifs » et cliquer sur le sous-menu « constituer un dossier » 2 - Sélectionner les documents pour la constitution du dossier. 3 - Possibilité d’ajouter un commentaire qui sera ajouté sur la page de garde. 4 - Cliquer sur le bouton Constituer le dossier pour générer le dossier. 5 - Deux documents sont générés : + un document pdf protégé par le code de lecture + un document pdf non protégé par le code de lecture

9 Notes et SMS (compte bénéficiaire) Notes:  Simplement ajouter le texte et cliquer sur « Ajouter » SMS:  Le bénéficiaire envoie un SMS au 06.98.47.43.12 depuis le numéro de téléphone qui est enregistré sur son profil  Le texte du SMS apparaît dans la liste

10 Autres fonctions (1/2)  Historique 1 - Passer la souris sur le bouton « déconnection » et cliquer sur le sous-menu « historique » 2 - Le tableau des actions réalisées apparaît.

11 Autres fonctions (2/2)  Modification du mot de passe 1 - Passer la souris sur le bouton « déconnexion » et cliquer sur le sous-menu « modification mot de passe ». 2 - Remplir le formulaire  Déconnexion 1 - Déconnexion volontaire par le bouton « Déconnexion » 2 - Déconnexion automatique après 5 minutes d’inactivité

12 ANNEXES

13 Le bénéficiaire est entièrement propriétaire de son compte. Il ne doit jamais communiquer son mot de passe, même à ses référents de confiance. Il désigne seul un ou plusieurs référents de confiance de son choix. Il dépose sur son compte : Dans l’espace « Papiers administratifs », les documents scannés partagés avec les référents de confiance, protégés par un code de lecture qu’il peut communiquer à son référent de confiance. Dans l’espace personnel, des documents scannés, photos et informations que personne d’autre ne peut voir. Il peut activer le dépôt par mail de document dans son espace administratif grâce à une adresse mail temporaire. Il peut à tout moment récupérer touts ses documents, photos et informations et supprimer son compte. Il a un compte personnel qui est créé ou supprimé par le responsable de la structure sociale à laquelle il appartient. Il peut ainsi accéder aux documents administratifs des bénéficiaires l’ayant déclaré comme référent de confiance (protégé par code de lecture). Il doit scanner dans son compte un justificatif confirmant son appartenance à la structure sociale. Fonctionnalités Acteur Social Acteur Social et assimilés Bénéficiaires Les grands principes