Rédiger des procédures efficaces

Présentation au sujet: "Rédiger des procédures efficaces"— Transcription de la présentation:

1 Rédiger des procédures efficaces
Distinguer les concepts Découvrir les démarches de rédaction d’une procédure Structurer une procédure Perfectionner la présentation d’une procédure Mise en pratique : création de deux logigrammes

2 Introduction Qu’est-ce qu’une procédure ?

3 Distinguer les concepts
Différencier les termes processus, procédure, manuel, directive et protocole Connaitre les fonctions et les qualités attendues d'une procédure

4 La procédure « Une procédure d’entreprise est une procédure qui systématise l’organisation et la politique d’une entreprise dans le but d’atteindre certains des objectifs de cette entreprise. »

5 Le processus est un concept

6 La directive est un acte administratif Le protocole est un procès-verbal

7 Les démarches de rédaction d’une procédure
Analyser les dessous de la conception d'une procédure. Explorer deux démarches de rédaction de procédure. Comprendre les points essentiels de la procédure et les éléments indispensables à sa création.

8 Création d’un logigramme
Pour construire un logigramme et être compris par tous, il doit respecter certaines règles, notamment de symboles.

9

10

11 Structurer une procédure
Préciser l'objet du texte pour faciliter la planification de la procédure. Découvrir et employer la méthode QQOQCP. Déterminer le profil des lecteurs et le contexte de l'utilisation de la procédure. Structurer et rédiger la procédure en fonction de principes éprouvés.

12 La méthode QQOQCP

13 Mettre en forme une procédure Commencez par choisir votre procédure

14 Pensez à vos lecteurs

15 Prenez en compte vos aptitudes

16 Choisissez pour votre procédure une forme abrégée ou détaillée

17 Gardez à l’esprit l’objet de votre procédure

18 Rédigez une procédure Produisez les éléments nécessaires

19 Veillez à couvrir les points majeurs de la procédure en elle-même

20 Rédigez votre procédure de manière concise et claire

21 Renseignez-vous auprès du personnel concerné

22 Insérez des diagrammes et des illustrations pour diviser votre texte

23 Veillez à inscrire une marque de modification sur chaque page

24 Assurer la précision et la réussite Testez la procédure

25 Demandez aux personnes qui appliquent la procédure de l’examiner

26 Faites examiner votre procédure par vos collaborateurs et par l’équipe concernée

27 Commencez l’application de votre procédure dès son approbation

28 PERFECTIONNER la présentation de la procédure
Systématiser sa correction Affiner et préciser le vocabulaire Placer les actions attendues en évidence à l'aide de trucs pratiques Examiner comment certains éléments graphiques peuvent accélérer la lecture de la procédure… ou la compliquer Repérer les forces et les faiblesses de véritables procédures Utiliser les notions vues pour les améliorer Découvrir les logigrammes et leurs symboles les plus fréquents

29 Les règles de la ponctuation doivent être scrupuleusement respectées
« Allons manger grand-mère » [Allons manger, grand-mère !]. « Le maire dit : “le facteur est idiot.” » [« Le maire, dit le facteur, est idiot. »] « Peu m’importe si tu m’aimes, je me fous du monde entier. » [« Peu m’importe, si tu m’aimes je me fous du monde entier. »]

30 Les verbes précis

31 Diagramme swimlanes de Rummler-Brache

32 Conclusion : utilisation des notions vues Création de deux logigrammes pour élaborer une procédure

33 Se décider sur la manière d'élaborer une procédure : se concentrer sur un processus à la fois 

34 Décomposez le processus en phases

35 Le processus est-il suffisamment simple pour ne faire l'objet que d'un texte ?

36 Pensez à construire un logigramme

37 Soyez aussi concis que possible

38 Incluez des croquis pour faciliter la compréhension du processus

39 Désignez les personnes par leur titre et non par leur nom

40 Clarifiez les liaisons entre les différents processus

41 Rédigez des documents faciles à lire et à réviser

42 Choisissez soigneusement un titre pour votre document

43 Construire un logigramme simple pour expliquer facilement des tâches élémentaires

44 Organisez le logigramme en allant de gauche à droite et du haut vers le bas de la page

45 Commencez par un cercle marqué « début »

46 Tracez un rectangle et inscrivez l'intitulé de la première phase à l'intérieur

47 Tracez une flèche vers l'action ou la question suivante

48 Passez des losanges aux autres cases en fonction des réponses aux questions

49 Construire un logigramme complexe pour des processus exécutés par plusieurs personnes ou plusieurs services. 

50 Pensez à utiliser un logiciel

51 Inscrivez chaque participant en haut d'une colonne à gauche de la page

52 Commencez par la première phase

53 Progressez avec les phases vers la droite sur la ligne adéquate

54 Familiarisez-vous avec l'emploi des cercles et des losanges

55 Soyez consistant

56 Continuez sur une deuxième page si besoin est

57 Révisez le logigramme 

58 Analyser une procédure pour améliorer le processus correspondant

59 Cherchez les redondances

60 Cherchez les mouvements superflus entre les services

61 Merci de votre attention