Gestion d’une association

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1 Gestion d’une association
Gestion Administrative Gestion financière Mustapha BOUHADDOU

2 Gestion opérationnelle des projets
Au programme Gestion opérationnelle des projets De 9h à 13h De 14h à 17h 30mn 23 nov 2015 : gestion des contenus Rappel des principaux éléments d’un projet Elaboration des plans d’action Organisation du travail Suivi, documentation et communication (fiches, rapports,..) Gestion administrative 24 nov 2015 : gestion financière Cadrage et codification budgétaire Ecritures comptable et journal Procédures de gestion Procédures de gestion (suite) Rapports financiers Mustapha BOUHADDOU

3 La chaîne des résultats
Mustapha BOUHADDOU

4 Cycle de vie d’un projet Aspects programmatiques Aspects opérationnels
Définition Planification Exécution Clôture 1. Objectifs; 2. Spécifications; 3. Tâches; 4. Responsabilités 1. Calendriers 2. Budgets 3. Ressources; 4. Risques; 5. Affectation du personnel 1. Rapports sur l’état d’avancement des travaux; 2. Modifications 3. Qualité 4. Prévisions Formation du client; Transfère des documents; Libération des ressources; Libération du personnel; Evaluation et leçons à tirer Mustapha BOUHADDOU

5 Modèle de chaîne des résultats Résultats
Planifier pour l’obtention des résultats logiquement liés EFFETS Intrants Activités Produits Court Terme Moyen Terme Long Terme Ressources engagées pour les activités du programme Utilisation de ressources pour créer des produits et des services Changements dans les bénéfices ou les comportements résultant des produits du projet ou programme Produits et services fournis Résultats Efficience Efficacité Institution d’exécution (Offre) Bénéfices aux utilisateurs (Demande) Mustapha BOUHADDOU

6 Chaine de résultats: Exemple
Problème: Le manque d’accès à l’eau potable (EP) et à l’infrastructure d’hygiène (H), et les mauvaises pratiques d’hygiène ont des conséquences négatives sur la productivité ainsi que sur l’état de santé de la population rurale. EFFETS Intrants Activités Produits Court Terme Moyen Terme Long Terme Personnel Equipement Budget Réhabilitation & extension de l’infra- structure d’EP & H Nombre de Kms de réseau d’EP développés Nombre de maisons connectées au réseau d’EP Augmentation de l’utilisation des services d’EP Amélioration de la productivité population rurale Campagnes de sensibilisation sur les bonnes pratiques d’hygiène Nombre de personnes informées par les campagnes de sensibilisation Nombre de personnes reconnaissant les bonnes pratiques d’hygiène Augmentation de l’utilisation des bonnes pratiques d’hygiène Amélioration de l’état de santé de la population rurale

7 Aperçu des concepts de gestion axée sur les résultats
Exemples. Identifier la séquence des résultats : intrants, activités, produits, et effets à court, moyen et long terme Exemple 1 L’information est mise à la disposition des parents sur l’importance de l’allaitement au sein Les enfants de la communauté locale sont en meilleure santé Moins d’enfants souffrent de diarrhée Les mères préfèrent allaiter au sein plutôt que d’utiliser du lait en poudre De nouveaux fonds sont offerts pour réaliser un projet afin de réduire le taux de mortalité des bébés Des campagnes d’information sont menées sur l’importance de l’allaitement au sein Exemple 2 Augmentation des la production agricole commercialisée 2. Amélioration des revenus des agriculteurs 3. Des fonds sont budgétisés pour la réhabilitation de la route 4. Réduction du coût de transport des produits agricoles 5. Réduction du taux de pauvreté 6. Route principale réhabilitée Mustapha BOUHADDOU

8 Plans d’action Mustapha BOUHADDOU

9 Objectif de développement : ……………………………………………..…………………………………
Composante 1 Composante 2 Composante 3 Objectifs ………………… …………………… Objectifs ………………………………………………. …………………………………………..…. Objectifs ………………………………………………….… ……………………..……………………………. Produits 1.1. ………………………. 1.2. ………………………. 2.1. ………………………. 2.2. ………………………. Produits 1.1. ……………………. 1.2. ……………………. 2.1. ……………………. 2.2. ……………………… Produits 1.1. ………………………. 1.2. ………………………. 2.1. ………………………. 2.2. ………………………. Groupes d’activités 1.1.1 ……………………. …………………… …………………… Groupes d’activités 1.1.1 ……………………. ……………………. ……………………. Groupes d’activités 1.1.1 …………………. ……………………. ……………………. Mustapha BOUHADDOU

10 SCHEMA DE PLANIFICATION DES ACTIVITES
Composante n°1: …………….………………………………………………………………………….…………………………………… Résultat attendu 1  :………………………. Produit 1 : ……………………… Période de planification Du 20/06 /11 au 20 /12 / 2013 N° Activités Calendrier de réalisation Responsable Moyens/Apport partenaires M1 M2 M3 M4 directe associé Mustapha BOUHADDOU

11 Organisation Equipe du projet Montage institutionnel
le pilotage (composition, attributions et fonctionnement ) L’exécution/UGP (composition, attributions et fonctionnement ) Mustapha BOUHADDOU

12 Structures de gestion Instance Composition Attributions
Mustapha BOUHADDOU

13 Gestion Administrative
Mustapha BOUHADDOU

14 Gestion du courrier DATE N° Expéditeur Objet Observations
Mustapha BOUHADDOU

15 Gestion du courrier DATE N° Destinataire Objet Observations
Mustapha BOUHADDOU

16 Gestion du courrier N° DATE Expéditeur Destinataire Objet Observations
Mustapha BOUHADDOU

17 Gestion du patrimoine N° Date d’acqui-sition Nature du matériel
(Avec références) Provenance et coût Etat Observations Mustapha BOUHADDOU

18 Fiche de suivi des projets
Date Objectifs de la mission Agents réalisant la mission Personnes contactées Activités réalisées Observations et remarques A retenir pour le suivi Mustapha BOUHADDOU

19 Pour les PV Mustapha BOUHADDOU

20 Gestion financière d’une association
Les pièces comptables ; Le registre comptable ; Les situations financières périodiques ; Les budgets de comparaison et ; Le rapprochement bancaire. Mustapha BOUHADDOU

21 Les pièces comptables Factures ; Bons ; Décharges ;
Déclarations sur l’honneur ; Reçus ; Avis de banque ; Les ordres de virement ; Relevés bancaires ; Les chèques ; Reconnaissances de dettes. Mustapha BOUHADDOU

22 Les informations des pièces comptables
La date de l’opération ; Les noms du receveur et du donateur de l’argent ; L’objet de la recette ou la dépense ; Le montant de la transaction ; La signature appuyée par le cachet de la partie qui délivre le justificatif. Mustapha BOUHADDOU

23 Exemple de procédure Pour les dépenses de plus de 500 dh, nous exigeons une facture ; Pour les dépenses de moins de 500 dhs et de plus de 200 dhs, nous acceptons les bons et les décharges ; Pour les dépenses de moins de 200 dhs, nous acceptons des déclarations sur l’honneur. Mustapha BOUHADDOU

24 Le registre comptable Date N° Chèque Description Code Recette Dépense
Avances Solde Mustapha BOUHADDOU

25 Le registre comptable Date Pièce n° N° de chèque Description Code
Date de l’opération Le numéro que l’association donne à la pièce justificative. Ce numéro doit être composé : Numéro d’ordre + l’année en cours : 25/00, 83/00 ..  En cas de paiement par chèque Dans cette partie il faut décrire en quoi la dépense à servi ou pour quoi l’association à reçu un tel ou tel montant. Le numéro permettant de faire le lien entre le montant et la ligne prévu dans le budget. Ce numéro est très utile lors de la préparation des rapports financiers. Mustapha BOUHADDOU

26 Le registre comptable Recettes Dépenses Avances Solde Le montant reçu.
Le montant reçu. Attention, les remboursements des avances ne sont pas des recettes mais des avances négatives. Le montant dépensé. En cas d’une avance , le montant. En cas de liquidation de l’avance, on met dans cette colonne le montant de la dépense en négatif ainsi que le reliquat restant en argent (voir exemple en dessous) C’est le dernier montant inscrit dans la colonne recette moins la dépense moins l’avance. Mustapha BOUHADDOU

27 Recette des droits d’adhésion
Exemple Date N° Chèque Description Code Recettes Dépense Avances Solde 25/9/15 1/10/15 - 451 Recette des droits d’adhésion Téléphone Sept 100 210 10000 900 00 9100 Mustapha BOUHADDOU

28 Exemple Date N° Chèque Description Code Recettes Dépense Avances Solde
25/9/15 1/10/15  5/10/15 - 451 452 Recette des droits d’adhésion Téléphone Sept  organisation formation 100 210 630 10000 00  00 900 00  1000 9100 8100 Mustapha BOUHADDOU

29 Liquidation de l’avance
Trois cas de figures sont envisageables : la dépense est égale l’avance ; la dépense est supérieure à l’avance ; la dépense est inférieure à l’avance. Mustapha BOUHADDOU

30 Cas où la dépense est égale l’avance
Date N° Chèque Description Code Recettes Dépenses Avances Solde 25/09/2015 - Recette des droits d’adhésion 10000 31/09/2015 22 Téléphone Septembre 900 9100 01/10/2015 23  avance sur l'organisation formation 1000 8100 22/10/2015 Frais transport participant 7100 D/15/15 Liquidation de l’avance datée du 1/10/15 6042 -1000 Mustapha BOUHADDOU

31 Cas où la dépense est égale l’avance
Date N° Chèque Description Code Recettes Dépenses Avances Solde 25/9/15 1/10/15  5/10/15 - D/15/15 451 452 Recette des droits d’adhésion Téléphone Sept  organisation formation Frais d’organisation formation Liquidation de l’avance datée du 1/10/00 6042  6042 10000  00 00 1000  1000 -1000 9000 8000  7000 Mustapha BOUHADDOU

32 Cas où la dépense est supérieure à l’avance
Date N° Chèque Description Code Recette Dépense Avance Solde 25/09/2015 - Recette des droits d’adhésion 10000 31/09/2015 22 Téléphone Septembre 900 9100 01/10/2015 23  avance sur l'organisation formation 1000 8100 22/10/2015 Frais transport participant 7100 D/15/15 Liquidation de l’avance datée du 1/10/15 6042 -1000 Paiement du reliquat des frais de participation à la formation en (avance du 1/10 /00) 300 7800 Mustapha BOUHADDOU

33 Cas où la dépense est inférieure à l’avance
Date N° Chèque Description Code Recette Dépense Avance Solde 25/09/2015 - Recette des droits d’adhésion 10000 31/09/2015 22 Téléphone Septembre 900 9100 01/10/2015 23  avance sur l'organisation formation 1000 8100 22/10/2015 Frais transport participant 750 7350 Liquidation de l’avance datée du 1/10/15 6042 -750 Remboursement du reliquat des frais de participation à la formation en (avance du 1/10 /15) -250 8350 Mustapha BOUHADDOU

34 LES SITUATIONS FINANCIERES PERIODIQUES
Association …………………………………………. Situation financière du projet ……………… Période du ………… au …………… Lignes budgétaires Total recettes Dépenses période Cumul dépenses Avances Solde comptable 400 – Salaires Salaire coordinatrice 420. Salaire animateurs 430. Charges sociales 500 – Equipement 510. Achat ordinateurs 520. Achat de Bureaux 600- Fonctionnement 610. Loyer 620. Eau et électricité 630. Téléphone  (A)  (B) Ancien cumul plus la dépense période (C)  (D) La recette moins le cumul dépense moins les avances. (A-C-D) TOTAL Préparé par : ……………………………………… Le …….. / ….. / …… Mustapha BOUHADDOU

35 Budget de comparaison A B C A-C A-C Projet ………………………
Projet ……………………… Lignes budgétaires Budget global Total recettes Total dépenses Balance projet % de dépenses  400 – Salaires Salaire coordinatrice 420. Salaire animateurs 430. Charges sociales 500 – Equipement 510. Achat ordinateurs 520. Achat de Bureaux 600- Fonctionnement 610. Loyer 620. Eau et électricité 630. Téléphone A B  C  A-C  A-C Total Période de ………………………………………………………………. Préparé par : ………………………… Le …… / …… / …… Mustapha BOUHADDOU

36 LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Mustapha BOUHADDOU

37 Merci pour votre attention
Mustapha BOUHADDOU