L’optimisation du plan de formation

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1 L’optimisation du plan de formation
Chefs d’entreprise, responsables RH et formation, venez découvrir comment optimiser votre plan de formation à l’occasion d’une matinale organisée par l’UDEM, le MEDEF Bretagne et OPCALIA Bretagne. L’optimisation du plan de formation

2 Les 3 fondements de la réforme
Liberté Responsabilité Excellence Volonté : Sortie de l’obligation fiscale Simplification Clarification de l’environnement. Modifications sur 3 points principaux : Financement CPF « environnement » : OPCA/gouvernance Liberté de Former autrement (fin de l’imputabilité – précautions dans la traçabilté) La redéfinition de l’action de formation libère les possibilités d’innovation pédagogique. Le salarié a la liberté d’être acteur de sa formation La liberté d’investir pour le chef d’entreprise La formation reste de la responsabilité sociale du chef de l’entreprise  - Maintenir l’employabilité de ses salariés = obligation sociale de former Passer d’une logique de formation obligatoire et contrôlée à une logique d’investissement et de résultat. Responsabilise le salarié (entretien pro et CPF) Responsabilise les OF (qualité) La logique d’investissement appelle à l’excellence Passage d’un système administré à un process managé (tous les acteurs impliqués) Levier de performance et de compétitivité

3 La formation : UN levier de compétences art, l6312 le plan de formation
Identifier les besoins de pour mieux former ses l’entreprise salariés Quels sont les objectifs de l’entreprise? Quelle est sa stratégie? Rester concurrentielle? Accroître sa compétitivité? Se diversifier? Quelles sont ses besoins en compétences, en effectifs? Quelles sont les compétences de mes salariés? Faut-il les qualifier davantage? Les fidéliser? Recruter? Développer leur polyvalence? Organiser des mobilités externes? la compétence des salariés, en lien direct avec celui de la compétitivité de l’entreprise. La compétitivité de l’entreprise est largement tributaire de la compétence des salariés et la compétence des salariés s’acquiert certes, par l’expérience professionnelle, mais aussi par la formation tout au long de la vie. la formation et la compétence dans une entreprise, c’est un sujet central, surtout en ce moment où on vit des transformations très importantes qui vont durer des années avec la numérisation de l’économie, l’acquisition de nouvelles compétences, l’apparition de nouveaux métiers. Structurer le plan de formation pour faire monter en compétences ses salariés et accroître la compétitivité de l’entreprise.

4 Les obligations sociales de l’employeur : l’obligation de former art, l6321-1 du code du travail
1. Adapter les salariés à leur poste de travail Veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi 2. Proposer des formations qui participent au développement des compétences et à la lutte contre l’illettrisme Au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations Sanction en cas de non respect : apporter la preuve en cas de licenciement contesté par le salarié que l’employeur a fourni tous les moyens de formation adaptés pour éviter le licenciement (risque de licenciement sans cause réelle et sérieuse) 2 catégories d’action de formation La suppression de l’obligation fiscale au titre du plan de formation ne signifie pas la suppression du plan de formation, ni la fin de l’obligation de former. Une obligation de formation : adaptation à l’emploi, employabilité, sécurité... L’employeur doit assurer , si nécessaire par la formation, Entretien professionnel tous les deux ans et bilan de parcours tous les six ans. La question de l’employabilité se résume dans une disposition de la loi qui dit que l’employeur doit veiller à leur capacité, c'est-à-dire la capacité des salariés à occuper un emploi. C'est-à-dire l’obligation contractuelle n’est pas seulement d’adapter le salarié à l’emploi, ce qui est le minimum, mais c’est de lui permettre, d’éviter le risque d’obsolescence des connaissances, d’éviter le risque d’inemployabilité, donc la loi dit cela et cette obligation est liée au contrat de travail. Et elle nous vient, pas de la loi, mais elle nous vient des prud’hommes, elle nous vient de la Cour de cassation. C’est une construction jurisprudentielle qui s’est installée progressivement au fil des années. Donc c’est en réalité maintenant une obligation de formation liée au contrat de travail. Ce qui signifie que cette obligation ne pèse pas que sur l’employeur, elle pèse aussi, bien évidemment, sur le salarié qui doit faire tout ce qui est nécessaire lorsqu’on lui propose une formation pour garantir son employabilité. Le contrat de travail est un contrat à deux et les deux parties sont concernées. Entretien professionnel et CPF

5 La formation professionnelle Art. L6313-1 code du travail
Plan de formation Formation externe Formation intra entreprises Action de formation Formation obligatoire réglementaire Adaptation au poste de travail Maintien dans l’emploi Développement des compétences Période de professionnalisation Formation interne Compte personnel de formation Formation à distance MOOC La redéfinition de l’action de formation libère les possibilités d’innovation pédagogique. Les voies d’accès des salariés à la formation : Alternance (Cpro et Cappr) Formation à l’initiative de l’employeur (plan de formation) CPF CIF, VAE, bilan de compétences Fin de la 2483, suppression de l’imputabilité Congé Individuel de Formation E-learning Contrats en alternance Formation sur le temps de travail Formation hors temps de travail

6 Elaboration d’un plan de formation
Identifier et hiérarchiser les demandes de formation Piloter et organiser la mise en œuvre du plan Décret du 30 juin 2015, la qualité de la formation Réaliser le diagnostic de l’entreprise Formaliser les orientations formation Etape 1 Recueillir les besoins en compétences Répertorier les actions de formation prioritaires Etape 2 Bâtir le plan de formation Optimiser le budget formation Etape 3 Acheter une prestation de formation Déployer le plan de formation Etape 4 Evaluer les actions de formation Réaliser le bilan du plan de formation Etape 5 Le plan de formation rassemble les actions de formation définies dans le cadre de la politique de gestion des ressources humaines. Ils s’adressent à tous les salariés quels que soient leur statut ou ancienneté. Il relève de la responsabilité de l’employeur. Il peut être un outil stratégique en traduisant de façon opérationnelle les compétences individuelles et collectives nécessaires au maintien de développement de l’entreprise. Il décrit les salariés concernés par les formations, les objectifs à atteindre, les actions à mettre en œuvre…. « Le maintien des compétences et l’acquisition de compétences nouvelles, l’acquisition d’une qualification reconnue ou d’une habilitation nécessaire à l’exercice d’une activité peuvent résulter de la mise en œuvre de séquences formelles ou non-formelles de formation. » (extrait ANI du 14/12/14) Définir les orientations formation Construire son plan de formation et optimiser son budget Evaluer son plan de formation Consulter le CE ou DP

7 Le calendrier de formation

8 Etape 1: Définir les orientations formation
A. Réaliser le diagnostic de l’entreprise Définir les enjeux de la formation à partir du contexte et des projets de l’entreprise Ancrer la formation des salariés dans une logique opérationnelle de performance B. Formaliser les orientations formation Identifier les compétences à développer, Traduire la stratégie d’entreprise en orientations opérationnelles, Donner du sens à la formation en impliquant tous les acteurs de l’entreprise. 1A / identifier les éléments de l’environnement qui pourraient avoir un impact sur le fonctionnement de l’entreprise -nouvelles exigences clients, -innovation des concurrents, -évolutions technologiques et légales, -contraintes environnementales, Cadre démographique et social. -Comprendre la culture et le fonctionnement de l’entreprise -son organisation, -ses axes de développement selon les degrés d’importance et d’urgence, -ses orientations commerciales, -ses outils de production. Faire remonter les préoccupations et problématiques du terrain -les indicateurs à améliorer (satisfaction clients, taux de rebus, absentéisme….) -les besoins de polyvalence, -les montées en compétences. Lister les points à améliorer pour optimiser le fonctionnement de l’entreprise -organisation interne, -productivité technique, -rendement, -performance au travail, -informatique, -qualité, -maintenance, -hygiène et sécurité… Réaliser un diagnostic des ressources humaines -Connaître les profils des salariés de l’entreprise, anticiper les besoins de recrutement, les projets de mobilité. -S’approprier les dispositions légales et conventionnelles en matière de ressources humaines et la politique formation de l’entreprise. S’affirmer comme animateur et facilitateur du développement des compétences en direction des IRP, des managers et des salariés Conduire une analyse des projets prioritaires, afin de définir pour chacun d’eux son objectif et les moyens à mettre en place

9 Etape 2: Identifier et hiérarchiser les demandes de formation
Qu’est ce qu’un besoin en compétences? Ce n’est ni une envie, ni une demande de formation. C’est l’écart entre les compétences existantes et celles nécessaires au développement de l’entreprise. B/ Répertorier les actions de formation prioritaires dans un document martyre A/ Recueillir les besoins en compétences Vérifier la cohérence entre les besoins et les moyens mobilisés Avant de construire le plan de formation, l’employeur doit avoir une vision claire des projets de son entreprise, des compétences détenues et des besoins de formation de ses collaborateurs. D’où la nécessité d’un diagnostic préalable des besoins de formation et des compétences détenues dans l’entreprise... BON A SAVOIR : Qu’est ce qu’un besoin en compétences ? Ce n’est ni une envie, ni une demande de formation. C’est l’écart entre les compétences existantes et celles nécessaires au développement de l’entreprise. La formation venant combler cet écart. Cette notion permet de fixer les objectifs à atteindre par la formation. A) Recueillir les besoins en compétences -S’appuyer sur l’historique des formations, *Etudier les évaluations des formations passées et prévoir des mesures correctives si besoin, *Reprogrammer les actions qui n’ont finalement pas pu être organisées. *Vérifier les demandes de l’année précédente qui avaient été ajournées car non prioritaires. *Identifier les actions de formations obligatoires (sécurité….). - Trouver un bon équilibre entre la prise en compte des besoins de compétences de l’entreprise et les aspirations des salariés -Tenir compte des demandes exprimées par le CE, -Choisir sa méthode de recueil des besoins. *Méthode de recueil collective (groupe de travail) Pour identifier les besoins en compétences collectifs par rapport à un référentiel de compétences et définir l’accompagnement nécessaire et les parcours de formation. *Méthode de recueil individuelle (par l’envoi de questionnaire ou par entretien). Entretien pro B) Répertorier les actions de formation prioritaires dans un doc martyre -Lister toutes les demandes de formation qui ont été recensées lors du recueil des besoins, -Adopter une posture de « consultant interne », pour recenser toutes les sources d’information nécessaires afin d’analyser la pertinence des besoins. Pour mener à bien ce travail de réflexion, il est nécessaire de se poser les bonnes questions. Clarifier le contexte de la demande et les objectifs attendus peut être nécessaire en associant l’encadrement et le collaborateur pour identifier son degré d’importance et d’urgence. -Cerner les thèmes de formation identifiés par un grand nombre de collaborateurs Les comparer aux autres besoins exprimés au titre du développement de l’entreprise et de l’évolution technique. -Définir une grille d’analyse des facteurs à prendre en compte dans la hiérarchisation des demandes. Cette grille doit se baser sur : -la performance : Développer la performance individuelle dans l’emploi Accroitre la performance collective -Les projets : Réussir un investissement, Changer d’organisation, Favoriser l’évolution des métiers, Développer l’employabilité, -Les parcours Faciliter l’insertion des publics, Accompagner la promotion de la mobilité, Faciliter les projets individuels.

10 Les démarches de contribution sont simplifiés Suppression de la 2483
Rappel : La cotisation du 28 février 2016 pour développer l’employabilité 0,55% (entreprises moins de 10) ou 1% (entreprises 10 et plus) ou 0,80% si l’entreprise gère à l’interne le CPF Moins de 10 salariés De 10 à 49 salariés De 50 à 249 salariés A partir de 300 salariés Contribution unique 0,55% 1% Les démarches de contribution sont simplifiés Suppression de la 2483 Les OPCA deviennent également OCTA

11 Rappel du rôle de l’opca
Collecte les cotisations Finance le Compte Personnel de Formation pour les salariés Garant de la qualité des formations financées Contribue au financement des formations des salariés Informe et conseil les entreprises dans l’analyse et la définition de leurs besoins

12 Etape 3: Construire son plan de formation
Elaborer le projet de plan de formation avec 4 types d’information : Les actions de formation que l’on va mettre en place Les objectifs de formation La nature des actions de formation La durée prévisionnelle Construire le plan de formation, c’est programmer toutes les actions que l’employeur décide de mettre en place pour les salariés de l’entreprise, en fonction des orientations qu’il souhaite donner à l’entreprise. Le plan de formation peut se composer d’actions de formation, de bilan de compétences et de validation des acquis de l’expérience (VAE). Formaliser le plan de formation est une démarche utile à toute entreprise, quelle que soit sa taille. Planifier et organiser la formation Choisir les dates de départs en formation, c’est définir le calendrier le plus propice à la mise en œuvre des formations en tenant compte des différentes contraintes de l’entreprise : périodes d’activité, impératifs liés à la charge de travail, délai dans lequel les compétences acquises seront nécessaires... Il s’agit également de décider des modalités d’organisation des formations : externe ou interne, pendant ou hors temps de travail... La concertation avec les principaux acteurs de l’entreprise est vivement conseillée afin de garantir la réussite du projet. 􀁑 Vérifier la cohérence entre les besoins et les moyens mobilisés 􀁑 Méthodologie de travail recommandée 􀁑 Planifier et organiser la formation 􀁑 Etablir un budget et piloter la formation Méthodologie de travail recommandée Les actions du plan de formation peuvent être présentées : > par chronologie ; > par thématique de formation (par exemple informatique, langues, management) ; > par nature de formation (interne ou externe) ; > par type de bénéficiaire (les salariés concernés par service, par métier…) ; > par objectif pédagogique, c'est-à-dire en fonction des compétences et connaissances à acquérir... Le plan de formation est prévisionnel. En cas de situation imprévue, comme de nouvelles missions ou des commandes qui n’avaient pu être identifiées au moment de la mise au point du plan de formation, il peut être modifié en cours d’année. Bon à savoir Si l’entreprise compte plus de 50 salariés, il est obligatoire de présenter le plan de formation au Comité d’entreprise en classant les actions retenues en 2 catégories : 􀁑 actions d’adaptation au poste de travail ou liées à l’évolution ou au maintien dans l’emploi dans l’entreprise (catégorie 1) ; 􀁑 actions de développement des compétences (catégorie 2). Une précision utile avant d’effectuer le classement L’employeur a l’obligation d’assurer l’adaptation des salariés à leurs postes de travail. En cas de doute sur le choix d’une catégorie, et si la formation est programmée sur le temps de travail, il est préférable de privilégier la catégorie n°1. Avantages de la démarche pour l’entreprise : 􀁑 respecter la loi qui impose de consulter les représentants du personnel sur un plan de formation catégorisé ; 􀁑 se donner la possibilité d’organiser les formations en dehors du temps de travail, pour les actions classées en catégories 2.

13 optimiser son budget Etape 3:
Choisir les modalités pédagogiques adaptées à votre objectif et au public Identifier les dispositifs de formation Valoriser les financements de votre OPCA de branche Bénéficier de financements complémentaires OPCALIA Calculer les coûts de chaque action de formation et monter un budget prévisionnel : Prénom Nom Sexe Age CSP Intitulé Modalité Organisme pressenti Date Nombre Type de formation Coût pédagogique Salaire chargé Repas Hôtel Transport Autres frais Total coûts prévisionnels

14 Etape 3: PRESENTER son plan de formation
Communication du plan de formation définitif Contexte de l’entreprise Orientations stratégiques Objectifs à atteindre par la formation Descriptifs des actions et modalités d’organisation Calendrier prévisionnel Conditions d’évaluation Budget prévisionnel Présentation aux IRP

15 Etape 3: LE PLAN PREVISIONNEL

16 Piloter et organiser la mise en œuvre du plan
Etape 4: Piloter et organiser la mise en œuvre du plan A/ Acheter une prestation de formation Contexte Objectifs Population concernée La mise en œuvre Votre OPCA Sites internet Organismes eux mêmes Presse spécialisée Organisations et réseaux professionnels Domaine de formation et degré de spécialisation Proximité géographique Démarche qualité Connaissance du secteur de l’entreprise Modalités pédagogiques et organisationnelles Adéquation entre le programme, le contenu et les méthodes Notoriété, expérience, ancienneté et CA Traiter directement avec l’organisme Mettre les prestataires en concurrence Evaluer les propositions des prestataires Formaliser et rédiger le cahier des charges formation Présélectionner les organismes selon des critères essentiels Choisir le mode de consultation S’informer sur l’offre

17 Piloter et organiser la mise en œuvre du plan
Etape 4: Piloter et organiser la mise en œuvre du plan B/ Déployer le plan de formation Programmer les actions de formation Echelonner les actions en fonction Du rythme de la formation De la durée Des disponibilités du participant Anticiper le départ en formation pour éviter les annulations tardives Valider le planning avec le responsable hiérarchique Insister sur l’importance de la formation Gérer l’absence en réorganisant le travail Gérer la situation du collaborateur en formation Suivi de la formation avec assiduité Réintégration au poste de travail à la fin de la formation Garantir et contrôler ses dossiers formation Convention de formation Programme de formation Attestation de présence Facture de l’organisme Justificatif des frais annexes

18 4 niveaux d’évaluation:
Etape 5: Evaluer les actions de formation Décret du 30 juin 2015 4 niveaux d’évaluation: Quoi ? Qui la réalise? Quand? 1) Evaluation de fin de stage ou « évaluation à chaud » Stagiaire A la fin de la formation 2) Evaluation du prestataire de formation Personne en charge de la formation / RH A l’issue de la formation 3) Evaluation en situation de travail Responsable hiérarchique 3 à 12 mois plus tard 4) Evaluation de l’impact sur l’entreprise Direction générale Au minimum 6 mois après la formation 1) Evaluation de fin de stage Evaluer le degré de satisfaction des stagiaires Evaluer les acquis des stagiaires 2) Evaluation du prestataire de formation Evaluer la réponse du prestataire en termes de pédagogie, d’organisation et de suivi administratif Mesurer l’atteinte des objectifs préalablement fixés 3) Evaluation en situation de travail Evaluer les compétences développées par le salariés à son poste de travail Mesurer le niveau d’atteinte des objectifs professionnels 4) Evaluation de l’impact sur l’entreprise Evaluer les effets de la formation sur les résultats économiques et le fonctionnement de l’entreprise

19 Evaluer les actions de formation
Etape 5: Evaluer les actions de formation Réaliser le bilan du plan de formation Elaborer un état de la réalisation des actions du plan de formation Comparer la cohérence avec les plans de formation antérieurs Mesurer la pertinence et l’efficacité du plan de formation Elaborer un état de la réalisation des actions du plan de formation Identifier et mesurer les écarts par rapport au plan prévisionnel Analyser les écarts Apprécier l’effort de formation Comparer la cohérence avec les plans de formation antérieurs Présenter les éléments à la direction, aux représentants du personnel et aux salariés Mesurer la pertinence et l’efficacité du plan de formation En fonction de la stratégie et de la politique de l’entreprise Formations adaptées aux projets de l’entreprise? Respect du cahier des charges par les organismes de formation?

20 OPCALIA avec vous

21 Le MEDEF à votre disposition
Pour toutes questions complémentaires, vous pouvez contacter : Coralie BRICAULT, Chargée de mission Formation au MEDEF Bretagne Magalie BIBARD, Coordinatrice Régionale de la Formation Professionnelle au MEDEF Bretagne Philippe GUILLOU, Secrétaire général de l’UDEM