Systèmes d’information cas 2

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1 Systèmes d’information cas 2
Hicham SAMAD David ANCIAES Younes ZERYOUH Aurélie Gombauld

2 QUESTION1 : SYMPTÔMES RÉVÉLATEURS DE L’ÉCHEC DU PROJET SI
Projet est au point mort Le projet est rejeté par les utilisateurs et les informaticiens, avec un management qui reste à l’écart Le périmètre fonctionnel n’est pas stabilisé (plusieurs extensions par rapport à l’étude initiale) Les fonctionnalités attendues ne sont pas livrées Les fonctionnalités livrées ne sont pas utilisées Accroissement des délais : 6 mois Explosion des budgets Les risques de ne pas aboutir sont toujours présents (complexité du problème) Divergence d’appréciation de la situation entre les différents acteurs (intégrateur, consultant, utilisateurs... )

3 Question 2 Alignement entre métier et SI
Les enjeux métiers sont bien définis mais le rôle du système d’information n’est pas bien compris Le projet est considéré comme une solution technologique à des problèmes organisationnels La maturité de l’entreprise n’est pas prise en compte Il y a donc un décalage entre les objectifs métiers et le projet La valeur que rapporterait le projet est calculée de manière arbitraire Aucune stratégie de système d’information (stratégie métier mais pas de stratégie SI) Aucune vision cohérente à moyen terme pour le système d’information (système d’information décentralisée, pas de cartographie, pas d’urbanisme…)

4 Question 2 Outil vs problème d’organisation
La technologie ne peut pas résoudre les problèmes organisationnels. Ce n’est pas en installant un outil de CRM que l’entreprise devient orientée client. Un outil de Workflow ne peut permettre d’améliorer la collaboration que si, au minimum, les conditions suivantes sont satisfaites: Les acteurs humains sont motivés, capables d’utiliser un outil informatique, convaincus de l’utilité d’automatiser le flux de travail. Les rôles et les responsabilités sont bien définis, compris et partagés. Les règles sont bien définis, partagés et bien paramétrés dans l’outil. Les données sont complètes, valides et cohérentes. L’outil est ergonomique. L’outil permet de gagner en efficacité par rapport au flux de travail papier pour chaque acteur. L’entreprise possède un annuaire, centralisé, à jour avec une gestion des droits. L’outil soit capable d’implémenter les règles définis par les métiers.

5 Question 2 Stratégie SI Une stratégie Métier mais pas de stratégie de SI Pas de vision globale, pas de cohérence des choix technologiques, pas de cartographie, pas d’urbanisme SI décentralisé mais pas de sémantique partagée Aucun effort fait pour l’intégration des différents composants Recommandations Dans un premier temps garder la décentralisation du SI mais travailler sur: La définition d’une sémantique partagée et des formats d’échange de données L’intégration des différents composants à travers une plateforme d’échange de données. Engager un travail de cartographie et d’urbanisme pour limiter la diversité

6 Question 2 Rentabilité d’investissement
Projet de SI en mode « réaction », se contentant d’établir un simple ROI pour justifier les nouveaux investissements IT Gains tangibles (Impact financiers du projet) Gains non-financiers, répondant aux impératifs d’alignement stratégique (objectifs clients, objectifs de développement international…) Non prise en compte des risques inhérents au projet (risques structurels, techniques, relatifs à l’envergure du projet doivent être identifiés, mesurés et mis sous contrôle).

7 Question 2 Conduite au changement
La conduite du changement est une composante essentielle à la réussite du projet (communication, formation, accompagnement…) : Dans ce cas, il y a un manque de « mobilisation de toutes les énergies autour d'un même objectif ». L'adhésion ne s'obtient pas sans informer les salariés et leur expliquer le bien-fondé des changements.

8 Question 2 Organisation et gouvernance du projet
La gestion du projet et le pilotage opérationnelle est principalement conduite par l’intégrateur. Absence des utilisateurs et informaticiens dans l’avancement du projet, avec des rôles secondaires (réduits à des fonctions du support sans responsabilités) L’aspect métier est au second degré par rapport à la technique. Absence de management des risques Les rôles qui semblent manquer : Chef de projet MOA (afin d’avoir plus d’implication du MOA) Représentants métiers

9 Question 3 Solutions packagées vs intégration
Les solutions packagées permettent de gérer l’ensemble d’un périmètre métier (gestion de la relation client, supply chain, e-procurement). Ils gèrent un périmètre large et permettent de rationaliser les outils. Une solution packagée gère le périmètre applicatif de plusieurs solutions spécifiques. L’avantage est l’unification de la sémantique, l’outil de gestion devient le vocabulaire de l’entreprise et peut devenir une composante de la culture. L’organisation doit s’adapter à ce type d’outils structurants. Ces outils doivent être déployés de préférence au niveau global puisqu’ils ont une culture assez forte et structurante. L’effort et porté sur le paramétrage, la reprise de données, les développements spécifiques et les échanges de données avec d’autres périmètres. Une solution packagée impose une organisation et des pratiques normalisées à l’ensemble des entités de l’entreprise. Il ne faut pas cependant penser que c’est la solution pour harmoniser l’entreprise. Les éditeurs offrent un support et une maintenance. Une feuille de route. Mais on n’est jamais à l’abris d’un rachat par un autre éditeur.

10 Question 3 Solutions packagées VS Intégration
Format d’échange standard Sémantique Modalités techniques d’échange Fichiers FTP Messages XML Reprise des données Gestion des changements Implication des acteurs Formation Migration progressive / Big bang DWH commercial Solution packagée CRM Base Access Développement spécifique Progiciel / ERP Base Access Développement spécifique Progiciel / ERP Avantages Ne révolutionne pas les habitudes de travail Inconvénients Sémantique différente entre les différents acteurs, peut engendrer des incompréhensions Urbanisation laisse à désirer Complexité technique et coût de maintenance et d’exploitation Différence de pratiques qui peut engendrer des incompréhensions Avantages Urbanisation du SI Harmonisation du langage, des sémantiques, des pratiques et des règles de gestion Inconvénients Modification des habitudes, des règles de gestion qui proviennent des outils historiques et même de la culture. Reprise de données très difficile. Privilégier la migration progressive pour faciliter la gestion de changement.

11 QUESTION 4 Composants prioritaires
L’annuaire et le serveur de messagerie sont des services absolument indispensables et doivent être mis en place. Ces services ne représentent pas une grande complexité à mettre en place. Il faut faire attention à la complétude des données et leurs mise à jour régulières. Création du profile du nouvel arrivant (département RH). Exactitude des données. Des groupes d’utilisateurs peuvent être créés pour faciliter l’exploitation de l’annuaire par la suite dans le cadre de gestion de droits. Annuaire (AD) Serveur de messagerie (Exchange) DWH commercial Référentiel fournisseurs Système(s) ADV Systèmes GPAO

12 QUESTION 4 De la stratégie aux applications
Métier Améliorer la visibilité globale sur les marchés pour augmenter la réactivité commerciale (gagner de nouveaux contrats). Augmenter la visibilité des commerciaux sur les délais de production (respecter des engagements). Rationaliser les relations avec les fournisseurs afin de diminuer les coûts (diminuer les coûts). SI Cartographier le système d’information et faire un inventaire des technologies, solutions, pratiques Urbaniser le SI (progressivement ou rapidement) « Harmoniser les pratiques et outils des différentes entités » vs « Laisser une indépendance des différentes entités dans la gestion de leurs systèmes d’informations et les interconnecter » Processus Processus d’approvisionnement Choisir dans une liste de fournisseurs approuvés par le siège Négocier annuellement les tarifs avec les fournisseurs Processus de production Processus commercial Vérifier les délais d’approvisionnement, de production et de livraison avant engagement Modifier l’organisation de l’équipe commerciale Gouvernance de SI Tout projet de mise en place d’une application soit être approuvé par la comité urbanisation 1. Stratégie 2. Processus 3. Fonctionnel 4. Applicatif

13 QUESTION 4 De la stratégie aux applications
Fonctionnel Donner accès aux commerciaux aux données des systèmes ADV sur un périmètre global Donner accès aux commerciaux aux données de production Délais d’approvisionnement Délais de production Délais de livraison Centraliser les données d’approvisionnement pour avoir une meilleur visibilité sur les commandes effectuées auprès des différents fournisseurs. Permettre une meilleure négociation des tarifs avec les fournisseurs en connaissant le volume de transactions. Rationaliser le nombre de fournisseurs. Cartographier le SI Définir la sémantique des données de l’entreprise en engageant l’ensemble des entités Définir des formats d’échange de données commerciales et de production Applicatif Base commerciale interconnecté avec les différents ADV et GPAO des différentes entités. Référentiel fournisseurs interconnecté avec les différents GPAO des différentes entités Plateforme d’échanges pour gérer la complexité des liens Cartographie du SI 2. Processus 3. Fonctionnel 4. Applicatif

14 Question 5 Recommandations
Engager une réflexion partant de la stratégie métier et SI jusqu’au solutions applicatifs et techniques Prioriser les chantiers suite à cette réflexion Niveau 1: Annuaire et Messagerie Niveau 2: Définir la sémantique des données et les flux et les modalités (temps réel, échange de fichiers…) d’échange avec les différentes équipes SI de proximité et les acteurs métiers Niveau 3: Base commerciale et référentiel fournisseur et potentiellement une plateforme d’échange Niveau 4: Cartographie SI et urbanisation Supprimer certains chantiers qui ne correspondent pas au niveau de maturité de l’entreprise (portail fédérateur, automatisation de flux de travail, gestion électronique des documents et travail collaboratif)