Mise en place d’un régime « frais de santé » - AIDE A L’ELABORATION D’UNE DUE – MAJ Juin 2014 DECISION UNILATERALE DE L’EMPLOYEUR (DUE) Mise en place d’un.

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1 Mise en place d’un régime « frais de santé » - AIDE A L’ELABORATION D’UNE DUE – MAJ Juin 2014 DECISION UNILATERALE DE L’EMPLOYEUR (DUE) Mise en place d’un régime « frais de santé » AIDE A L’ELABORATION D’UNE DUE 12 février 2014

2 Mise en place d’un régime « frais de santé » - AIDE A L’ELABORATION D’UNE DUE – MAJ Juin 2014 SOMMAIRE Le décret du 9 janvier 2012 et l’arrêté du 26 mars 2012 posent de nouvelles règles concernant l’exonération des cotisations de sécurité sociale dont bénéficie le financement patronal dans le cadre des régimes de protection sociale complémentaire d’entreprise. A ce titre, le présent document relève les principaux points devant figurer dans une décision unilatérale pour la mise en place d’un régime « frais de santé ». Il est construit sous la forme d’un tableau précisant les éléments essentiels ainsi que des exemples éventuels de rédaction.

3 Mise en place d’un régime « frais de santé » - AIDE A L’ELABORATION D’UNE DUE – MAJ Juin 2014 Nous attirons votre attention sur le fait que : Le document a été construit dans le cadre de la souscription du contrat Complémentaire Santé Entreprises d’ALPTIS Assurances. Le document ne contient que des préconisations qu’il convient d’adapter en fonction de l’entreprise. Ainsi, en cas de difficulté, nous invitons l’entreprise à se rapprocher de son conseil en droit social. La preuve de la remise de la DUE aux salariés étant une condition d’exonération, l’entreprise doit conserver la preuve de cette remise (cf. page 15). La Direction de la Sécurité Sociale (DSS) a pris position à ce jour au sujet du décret sur les catégories objectives, par une circulaire du 25/09/13. L’ACOSS, en concertation avec la DSS, a également pris position par une lettre-circulaire du 04/02/14. Les recommandations de ce document intègrent ces interprétations administratives. Toutefois, face à l’imprévisibilité de l’administration, les recommandations de ce document sont susceptibles d’être modifiées à l’avenir.

4 Mise en place d’un régime « frais de santé » - AIDE A L’ELABORATION D’UNE DUE – MAJ Juin 2014 Points à faire figurer dans la DUEIllustrations  Rappel de la procédure d’information/consultation du Comité d’Entreprise (CE) La mise en place du régime doit faire l’objet d’une procédure d’information/consultation du CE. En l’absence de CE dans l’entreprise, une information préalable des salariés sera conseillée (facultatif). Décision Unilatérale de l’Employeur Mise en place d’un régime Frais de Santé Société XXX Adresse Après information et consultation du Comité d’Entreprise / information du personnel, nous avons décidé de mettre en place une couverture complémentaire en frais de santé pour l’ensemble du personnel ou …. (catégorie objective de personnel). Cette couverture permet de compléter les prestations servies par le régime général de la Sécurité sociale.  Date d’effet du régime La date d’effet doit toujours être postérieure à la remise effective de la DUE (pas de rétroactivité). Cet engagement prendra effet le XXXXXX dans les conditions d’adhésion prévues au contrat d’assurance collectif dont la gestion est confiée à ALPTIS ASSURANCES. Conformément aux modalités prévues à l’article L.912-2 du code de la sécurité sociale, cette désignation fera l’objet d’un réexamen, au plus tard, tous les cinq ans.  Désignation d’un organisme assureur ou d’un intermédiaire La désignation d’un organisme assureur ou d’un intermédiaire est facultative. Si elle a lieu, la DUE doit contenir la clause de révision prévue à l’article L.912-2 du Code de la sécurité sociale.

5 Mise en place d’un régime « frais de santé » - AIDE A L’ELABORATION D’UNE DUE – MAJ Juin 2014 Points à faire figurer dans la DUEIllustrations  Définition de la catégorie de personnel bénéficiaire du régime La catégorie de personnel visée doit être objective selon les critères définis par le décret du 9 janvier 2012. A ce titre, nous vous invitons à vous reporter sur l’Espace Pro Alptis Assurances (Assurances Collectives/ Dernières Informations Juridiques) A exclure les critères suivants : durée du travail, nature du contrat de travail, âge ou ancienneté. Toutefois, une condition d’ancienneté peut être prévue si elle est inférieure à six mois et sous réserve que la CCN applicable n’en dispose pas autrement. Le régime bénéficiera à l’ensemble du personnel ou … (une catégorie objective de personnel) ayant … mois d’ancienneté dans l’entreprise (si condition d’ancienneté).  Cas des salariés dont le contrat de travail est suspendu Le cas des salariés dont le contrat de travail est suspendu n’a pas été précisé par le décret du 9 janvier 2012. Toutefois, sous l’empire de la circulaire DSS du 30/09/09, ils devaient bénéficier d’un maintien du régime dans les mêmes conditions (garanties, participation patronale) que les autres salariés sauf si leur suspension n’ouvrait pas droit à indemnisation. A ce jour, la fiche n°7 de cette circulaire est toujours en vigueur. Toutefois, en cas de suspension du contrat de travail ne donnant pas lieu à indemnisation financée au moins en partie par l’employeur (maintien total ou partiel du salaire, ou indemnités journalières complémentaires financées au moins en partie par l’employeur) le salarié ne pourra prétendre au bénéfice du présent régime pendant toute la durée de cette suspension.  Portabilité des droits (article 14 ANI) Pour les modalités du maintien ANI, l’entreprise peut les renvoyer à une lettre d’information distincte. Au titre de l’article L.911-8 du code de la Sécurité Sociale, les salariés quittant l’entreprise et adhérant au présent régime pourront bénéficier, sous condition, d’un maintien de leurs garanties. Les modalités de ce maintien feront l’objet d’une information par ailleurs.

6 Mise en place d’un régime « frais de santé » - AIDE A L’ELABORATION D’UNE DUE – MAJ Juin 2014 Points à faire figurer dans la DUEIllustrations  Principe de l’adhésion obligatoire du régime pour tous les salariés et dispenses d’adhésion Le régime est en principe obligatoire. Par exception, les textes prévoient la possibilité d’introduire des dispenses d’adhésion : -elles doivent être expressément insérées dans l’acte pour être mises en œuvre. (Sauf article 11 Loi Evin) -elles ne sont que facultatives, l’entreprise pouvant en reprendre l’intégralité, certaines ou aucune. (Sauf article 11 Loi Evin, qui étant d’ordre public, est exerçable par le salarié même si l’employeur ne l’a pas expressément prévu) -elles doivent être utilisées avec la plus grande précaution sous peine de remettre en cause l’exonération de tout le régime. L’employeur devra être en mesure de produire le refus écrit du salarié ainsi que les justificatifs nécessaires. C’est pourquoi, il est opportun de préciser les modalités de mise en œuvre des différentes dérogations ci-dessous (demande écrite du salarié, délai pour la formuler …). L'adhésion au régime est obligatoire pour tous les salariés de la catégorie … ainsi que pour tout nouveau salarié embauché à compter du XXX [date d’effet de la DUE]

7 Mise en place d’un régime « frais de santé » - AIDE A L’ELABORATION D’UNE DUE – MAJ Juin 2014 Points à faire figurer dans la DUEIllustrations Trois types de dispenses d’adhésion sont possibles : La dispense « Article 11 loi Evin » : -Par tolérance de l’administration, cette dispense n’ a pas à figurer obligatoirement par écrit dans la DUE. -Elle ne concerne que les salariés présents lors de la mise en place (et non ceux embauchés ultérieurement), et qui participent au financement des garanties. Une prise en charge 100 % employeur n’autorise pas le salarié à exercer cette dispense. -Le salarié doit produire une demande écrite de dispense. -Pour les salariés présents et ne souhaitant pas bénéficier de la dispense, l’entreprise devra conserver la preuve de leur acceptation (émargement des salariés contre remise de la DUE) Toutefois pourront être dispensés d’intégrer le régime : 1. les salariés présents dans l’entreprise au moment de la mise en place du régime.

8 Mise en place d’un régime « frais de santé » - AIDE A L’ELABORATION D’UNE DUE – MAJ Juin 2014 Point à faire figurer dans la DUEIllustrations Les dispenses temporaires : Elles ne peuvent jouer que jusqu’à l’échéance du contrat individuel du salarié ou jusqu’au jour où ils ne bénéficient plus de l’aide concernée - sous réserve de justifier de leur situation par la production d’une attestation, les salariés, quelque soit leur date d’embauche, entrant dans l’une des situations ci après énumérées : 2. Les salariés et apprentis bénéficiaires d’un contrat de travail d’une durée au moins égale à 12 mois, à condition de justifier par écrit en produisant tous documents justifiant d’une couverture individuelle souscrite par ailleurs pour le même type de garanties, 3. les salariés et apprentis bénéficiaires d’un contrat de travail d’une durée inférieure à 12 mois, même s’ils ne bénéficient pas d’une couverture individuelle souscrite par ailleurs, 4. Les salariés à temps partiel et apprentis dont l’adhésion au régime les conduirait à s’acquitter d’une cotisation au moins égale à 10% de leur rémunération brute, 5. Les salariés bénéficiaires d’une couverture complémentaire prenant place dans le cadre de la Couverture Maladie Universelle (CMU-C), et ce jusqu’au jour où ils cessent d’en bénéficier, 6. les salariés bénéficiaires de l’aide à l’acquisition d’une complémentaire santé prévue à l’article L. 863-1 CSS, et ce jusqu’au jour où ils cessent d’en bénéficier, 7. Les salariés déjà couverts par ailleurs à titre individuel pour les frais de santé, et ce jusqu’à l’échéance du contrat individuel, Il appartiendra à chaque salarié concerné de solliciter la dispense dans les … jours suivant l’entrée en vigueur de la présente décision ou suivant son embauche, en produisant cumulativement une demande écrite de dispense et tout justificatif requis, auprès de … A défaut de respecter ces prescriptions, le salarié sera obligatoirement affilié au régime et sa part de cotisation précomptée sur son salaire.

9 Mise en place d’un régime « frais de santé » - AIDE A L’ELABORATION D’UNE DUE – MAJ Juin 2014 Point à faire figurer dans la DUEIllustrations Les dispenses permanentes : elles peuvent jouer tant que le salarié justifie de sa situation dérogatoire. =>Exiger du salarié bénéficiant d’une de ses dispenses de justifier annuellement de sa situation. - sous réserve de justifier annuellement leur situation par la production d’un justificatif, les salariés, quelque soit leur date d’embauche, entrant, à titre principal ou en tant qu’ayant droit, dans l’une des situations ci après énumérées : 8. les salariés bénéficiant d’une couverture frais de santé au titre d’un autre régime collectif et obligatoire d’entreprise remplissant les conditions mentionnées au 6 ème alinéa de l’article L.242-1 du code de la Sécurité Sociale. 9. les salariés bénéficiant d’une couverture frais de santé au titre d’un contrat d’assurance de groupe issu de la loi n°94-126 du 11 février 1994 (dispositif « loi Madelin »). 10. les salariés bénéficiant d’une couverture frais de santé au titre d’un régime de la fonction publique d’Etat ou territoriale. 11. les salariés bénéficiant d’une couverture frais de santé au titre du régime complémentaire d’assurance maladie des industries électriques et gazières. 12. les salariés bénéficiant d’une couverture frais de santé au titre du régime local d’Alsace Moselle. Il appartiendra à chaque salarié concerné de solliciter la dispense dans les … jours suivant l’entrée en vigueur de la présente décision ou suivant son embauche, en produisant cumulativement une demande écrite de dispense et tout justificatif requis, auprès de… Pour continuer de bénéficier de la dispense, le salarié devra renouveler annuellement sa demande écrite et son justificatif. A défaut de respecter ces prescriptions, le salarié sera obligatoirement affilié au régime et sa part de cotisation précomptée sur son salaire.

10 Mise en place d’un régime « frais de santé » - AIDE A L’ELABORATION D’UNE DUE – MAJ Juin 2014 Points à faire figurer dans la DUEIllustrations  Montant de la cotisation et participation patronale Il est obligatoire de mentionner la participation de l’employeur à l’égard des salariés. Si tarif uniforme A titre purement indicatif, le taux de cotisation mensuel du régime est fixé pour l’année 2014 à : … % du Plafond Mensuel de Sécurité Sociale ou … euros La cotisation servant au financement du contrat d’assurance « frais de santé» sera prise en charge par l’employeur et par les salariés dans les proportions suivantes :  Part patronale :........% de la cotisation globale.  Part salariale :........% de la cotisation globale (cette participation comprend la part de cotisation afférente aux prestations non complémentaires au régime obligatoire).

11 Mise en place d’un régime « frais de santé » - AIDE A L’ELABORATION D’UNE DUE – MAJ Juin 2014 Points à faire figurer dans la DUEIllustrations Lorsque la structure de la situation est fonction de la situation de famille du salarié, il faut s’interroger sur le sort des ayants droit, qui n’a pas été précisé par le décret du 9 janvier 2012.Toutefois des précisions ont été apportées par la circulaire du 25/09/2013. En cas d’adhésion facultative des ayants droit (cf. illustration) : La contribution de l’employeur versée au-delà du montant prévu pour la couverture du seul salarié ne bénéficie pas de l’exemption d’assiette. Il faut donc prévoir que la couverture des ayants-droit est financièrement prise en charge par le salarié seul. Si tarif isolé – famille Le salarié a l’obligation de s’acquitter de sa quote part de la cotisation « isolé » dans les conditions ci-après définies. Il pourra néanmoins décider d’étendre l’application du régime à son ou ses ayants droit, tels que définis aux conditions générales du contrat d’assurance. Dans ce cas, le salarié prend à sa charge l’intégralité de la cotisation finançant la couverture du ou des ayants droit. La participation de l’employeur se limite au financement de la couverture du salarié seul. En aucun cas l’entreprise ne finance la couverture des ayants droit. A titre purement indicatif, les taux de cotisation mensuels du régime sont fixés pour l’année 2014 à : … % du Plafond mensuel de sécurité sociale (PMSS) pour la cotisation « isolé » … % du Plafond mensuel de sécurité sociale (PMSS) pour la cotisation « famille » (salarié + ayant droit) A titre purement indicatif, le PMSS en 2014 s’élève à 3129 €.  Répartition des cotisations pour la cotisation « isolé » : - Employeur : … % ; - Salarié : … % (cette participation comprend la part de cotisation afférente aux prestations non complémentaires au régime obligatoire).  Répartition des cotisations pour la cotisation « famille » : - Employeur : … % de la cotisation (limité à … % de la cotisation « isolé ») ; - Salarié : l’intégralité non prise en charge par l’employeur (cette participation comprend la part de cotisation afférente aux prestations non complémentaires au régime obligatoire).

12 Mise en place d’un régime « frais de santé » - AIDE A L’ELABORATION D’UNE DUE – MAJ Juin 2014 Points à faire figurer dans la DUE Illustrations  En cas d’adhésion obligatoire des ayants droit (retirer dans ce cas le premier paragraphe de l’illustration du tarif isolé/famille): La totalité de la contribution de l’employeur bénéficie de l’exemption d’assiette. Ainsi l’employeur peut participer au financement de la couverture des ayants -droit. Des dispenses d’adhésion peuvent être prévues à leur profit. Comme vu précédemment, il n’est pas obligatoire de toutes les insérer dans la DUE. L’adhésion des ayants droit du salarié sera obligatoire sauf pour ceux, sous réserve de justifier chaque année par la production d’un justificatif, …  …déjà couverts par ailleurs au titre d’un régime collectif obligatoire d’entreprise au sens du 6 ème alinéa de l’article L.242-1 du Code de la Sécurité sociale ;  …déjà couverts par ailleurs au titre d’un régime de la fonction publique d’Etat ou territoriale ;  …déjà couverts par ailleurs au titre d’un contrat d’assurance groupe issu de la loi n°94-126 du 11 février 1994 (dispositif « loi Madelin ») ;  …déjà couverts par ailleurs au titre du régime complémentaire d’assurance maladie des industries électriques et gazières ;  … déjà couverts par ailleurs au titre du régime local d’Alsace Moselle ;  … bénéficiaires d’une couverture complémentaire prenant place dans le cadre de la Couverture Maladie Universelle (CMU-C), et ce jusqu’au jour où ils cessent d’en bénéficier,  … bénéficiaires de l’aide à l’acquisition d’une complémentaire santé prévue à l’article L. 863-1 CSS, et ce jusqu’au jour où ils cessent d’en bénéficier,  …déjà couverts par ailleurs à titre individuel pour les frais de santé, et ce jusqu’à l’échéance du contrat individuel.

13 Mise en place d’un régime « frais de santé » - AIDE A L’ELABORATION D’UNE DUE – MAJ Juin 2014 Points à faire figurer dans la DUE Illustrations Evolution de la cotisation Nous préconisons une clause concernant l’évolution ultérieure de la cotisation. En l’absence de dispositions spécifiques, il y a un risque que l’augmentation soit à la charge de l’employeur. La cotisation globale est susceptible d’être révisée, indépendamment de l’évolution du plafond de Sécurité Sociale, en fonction des résultats et de l’équilibre financier constatés sur le régime « frais de santé» ou en cas de changement législatif ou réglementaire. La cotisation sera indexée annuellement en fonction de l’évolution de la CMT (Consommation Médicale Totale). Toute évolution ultérieure de la cotisation sera répercutée dans les mêmes proportions que la cotisation initiale entre l'entreprise et les salariés.

14 Mise en place d’un régime « frais de santé » - AIDE A L’ELABORATION D’UNE DUE – MAJ Juin 2014 Points à faire figurer dans la DUEIllustrations  Rappel de la remise de la notice d’information Garder la preuve de la remise (émargement, accusé de réception…). A défaut, il y a un risque d’inopposabilité des limites de garanties aux salariés. Pour votre parfaite information, une notice d’information vous sera remis individuellement ainsi qu’à tout nouveau collaborateur de l’entreprise, résumant notamment les garanties et leurs modalités d’application, et nous vous informerons des modifications touchant les garanties. Nous vous précisons que ces prestations ne constituent, en aucun cas, un engagement de notre part et relèvent de la seule responsabilité de l’organisme assureur. Révision/ dénonciation: La DUE suit le régime juridique des usages d’entreprises du point de vue de sa révision et dénonciation. La présente décision pourra être modifiée ou dénoncée par l’employeur, après mise en œuvre de la procédure prévue par la jurisprudence concernant la dénonciation ou la modification des décisions unilatérales, dans les conditions suivantes: -information des institutions représentatives du personnel (CE ou à default DP), -information écrite individuelle des salariés, -respect d’un délai de prévenance suffisant.

15 Mise en place d’un régime « frais de santé » - AIDE A L’ELABORATION D’UNE DUE – MAJ Juin 2014 Points à faire figurer dans la DUE  Emargement des salariés L’entreprise doit se ménager la preuve : - de la remise de la DUE et de la notice d’information. En cas de remise concomitante de ces deux documents, un émargement « deux en un » peut être envisagé (voir ci- contre). - de l’accord du salarié pour le prélèvement de la participation salariale (article 11 loi Evin). Cette preuve pourra se faire par émargement lors de la remise en mains propres des documents (voir ci-contre) mais également selon d’autres moyens (envoi par LRAR …) Par ailleurs, en cas de salarié souhaitant bénéficier d’une dispense d’adhésion, il doit en faire la demande par écrit et fournir les justificatifs correspondants (annuellement selon les cas de dispenses).

16 Mise en place d’un régime « frais de santé » - AIDE A L’ELABORATION D’UNE DUE – MAJ Juin 2014 Merci de votre attention