BUDGETS, PRINCIPE, SUIVI

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2 BUDGETS, PRINCIPE, SUIVI
Budgets alloués aux délégués pour leurs actions commerciales Budget calculé selon le pourcentage des objectifs des délégués (calcul au prorata). Principe 2014 Mettre à votre disposition des moyens matériels et financiers pour développer « intelligemment » le portefeuille de vos courtiers-partenaires à travers des Actions Commerciales Pour cela, vous disposez de 2 types d’actions : STANDARD : documents commerciaux (dépliants, affiches…), objets publicitaires et P.L.V. Traitement de la commande dans les 5 jours ouvrés. SUR MESURE : participations commerciales, chèques cadeaux, documents sur mesure… Traitement de la commande dans les 15/20 j ouvrés Suivi des budgets Les budgets consommés sont suivis mensuellement au service PDV et communiqués à Patrick Audely. Un état des budgets complet lui est fourni à la fin de chaque semestre. si 40 % du budget non consommé/délégué en T2 (fin juin) =>Delta du % de la conso du budget réintégré au budget PAC 13 Délais de traitement rallongés si manque de justificatifs en « refacturation » Validation automatique uniquement en « Standard » pour les montants < 500 € et en « Sur mesure » pour les commandes < 200 €, mais blocage du traitement si multi-commandes pour un même courtier Suivi par PDV plus strict Délais de traitement des commandes à J + 3 semaines à réception de la commande sésame ACOR par la PDV Fin des commandes ACOR au 10/12/14 sur les commandes spécifiques (sur mesure)

3 FORFAITS : FICHIERS ACTION MARKETING
Location de fichier prospection : OPERATION DE TRACTAGE, PROSPECTION MAILING, PROSPECTION ING Le service promotion des ventes met à disposition des fichiers "prospects" pour réaliser les actions avec vos courtiers. Les fichiers peuvent être des informations liées à des entreprises et des particuliers avec critères âges, csp, zone géographique etc… L'utilisation du fichier est soumis à une législation qui nous interdit de diffuser l'ensemble des critères à nos courtiers (transmission des fichiers sans adresses possible : nom, tel, ville uniquement). Nous appliquons un forfait de "location" pour l'utilisation de ces fichiers afin d'éviter les demandes non justifiés et d'impliquer le courtier dans ses actions.

4 PROCEDURE Chaque délégué a pour mission de :
Pour la bonne mise en œuvre des actions commerciales, il est indispensable de suivre la procédure suivante : Chaque délégué a pour mission de : Cadrer les besoins du courtier proposer les outils/supports existants mis à disposition par le service promotion des ventes et exposés dans le GACOL Pour chaque commande, saisissez là sur sésame selon la nature de l’action. Pour chaque commande sur mesure spécifique la commande sésame doit être complétée correctement (a compléter obligatoirement :coordonnées du cabinet, mentions légales, nature de la prestation, information concernant impression et routage.) Faire un retour de suivi et de résultats sur les actions via sésame ou alors ou me les communiquant par mail. Chaque RR a pour mission de : Valider la commande Sésame STANDARD pour montant > 500 € et valider toute demande SUR MESURE > 200 € Apporter son soutien pour la mise en place d’actions complexes Répartir les budgets entre les actions des délégués selon les objectifs et opportunités de développement Etre vigilant sur les budgets des délégations, et ne pas valider une commande quand le solde de la délégation est déficitaire. Le service Promotion des Ventes s’engage à : Réaliser et transmettre les documents selon un planning pré-défini Traiter et suivre la validation sur l’outil Sésame Gérer les commandes et suivre les factures des prestations pour chacune des 2 régions.. Réaliser un bilan complet en fin d’année de l’ensemble des actions réalisées et des budgets consommés.

5 PROCEDURE suite VALIDATION ET TRAITEMENT DES COMMANDES
1) TRAITEMENT DES ‘REFACTURATIONS’ (participations budgétaires) Pour gérer rapidement et suivre ces demandes de refacturations : Pensez à accompagner votre facture du document de refacturation que vous trouverez sur sésame en cliquant sur l’icône « document ». Vous pouvez consultez le statut de votre commande sur Sésame (en attente validation RR, en attente validation PDV, validée PDV (en cours de traitement), traitée PDV . En moyenne, une demande de participation budgétaire est traitée en 2/3 semaines à réception des documents de Refacturation par la PDV. Si pas de justificatifs => pas de paiement. Nouvelle procédure de refacturation dans le cadre de « geste commercial» ADHERENT : Les demandes de refacturation concernant les gestes commerciaux auprès des adhérents ne doivent plus être avancées par Le courtier et seront dorénavant  hors budget ACOR. Ces « gestes cciaux » seront pris en charge sur les budgets de gestion et un chèque sera établi et envoyé directement à l’adhérent (demande à faire auprès de Christine Trauet).

6 PROCEDURE suite VALIDATION ET TRAITEMENT DES COMMANDES
26/04/2017 PROCEDURE suite VALIDATION ET TRAITEMENT DES COMMANDES La répartition de votre budget 2014 doit respecter la répartition suivante: Maximum 30% en refacturation Maximum 30% en chèques cadeaux Minimum 30% en actions commerciales sur mesure (mailing, tractage, vitrophanie, annonce presse etc…) Minimum 10% pour vos commandes en documents standards Traitement des challenges ( par chèques cadeaux) Pour toute commande de Chèques-cadeaux : les commandes de chèques-cadeaux ne doivent pas dépasser 30 % du budget ACOR de chaque délégué. De plus, la mise en place de challenge / chèques cadeaux fait désormais l’objet de conditions d’acceptations spécifiques : 1. Le courtier ne peut bénéficier de chèques-cadeaux ACOR, si il est déjà inscrit au challenge Cap’ Cadeaux, que si il met en place un challenge hors santé. 2. Une action doit être mise en place pour en bénéficier : Opération de challenge avec courtier : formalisation d’un acte challenge avec support dédié. Opération de challenge pour la cible finale. Accélérateur des ventes : formalisation du challenge avec supports types affiches, flyer, dépliants etc… Imprimer et faire signer le document remise de chèques cadeaux.  Document a retourner au service P.D.V (Chloé Taquet). Si non réception de ce document un mois après réception des chèques en délégation, blocage des futures commandes.

7 Le service Promotion des Ventes
Objectifs Vous accompagner au quotidien dans votre développement commercial Moyens L’équipe PDV Des outils d’accompagnement et de suivi Sésame Espace Pro Guide d’Animation Commerciale On Line (GACOL)

8 METHODOLOGIE En préparation de l’entretien avec l’apporteur
Définir des besoins de l’apporteur Cible Produit Type d’action Choisir les supports ou actions existantes et adaptées STANDARD : les articles sont disponibles sur Sésame et les visuels sur le GACOL SUR MESURE : compléter sur sésame les infos permettant la personnalisation du support (mentions légales, coordonnées, etc..) En cas de ‘SUR MESURE’ sur des actions « complexes » Prendre contact avec Chloé Taquet pour définir des besoins et de la construction d’un brief détaillé. Retour d’un budget et d’un planning par Chloé Taquet Présentation à l’apporteur

9 Types de commande ACOR sur mesure
Possibilité de réaliser un large panel d’actions : Opération de prospection : tract, flyer, courrier avec achat de fichier selon critères spécifiques : métier, entreprise, commune etc.. Opération de street marketing : distribution flyer par des hotesses près du cabinet + concours gain à la clé? Communication : radio, annonce presse, affichage, sponsoring. Opération de Publicité sur lieu de vente : vitrophanie, kakemono, habillage vitrine, stand PLV …

10 GACOL : Guide d’Animation Commerciale On Line
Utilisateur : assistants (es) commerciales et délégués commerciaux Public : apporteurs Missions : Argumentation : un discours sur visuel pour convaincre davantage le courtier Présentation ALPTIS Gammes produits Bibliothèque types d’actions réalisables par les partenaires PLV Docs Argumentaire Concurrence : Comparatifs Infos diverses Documents divers de la concurrence

11 METHODOLOGIE Après étude et demande de l’apporteur
Saisir une commande sur Sésame inclure les docs en pièce joint si besoin : Facture=> refacturation, doc challenge=> chèques cadeaux Création de la commande en statut provisionnel (possibilité de personnaliser le budget : budget de la délégation, budget du RR, budget du partenaire) Transmission de la commande pour une validation RR, transmission automatique au service PDV (sauf exception, voir étape 3 ci-dessous). ( Etape uniquement pour les chèques cadeaux : Après validation RR, la commande revient à la main de la délégation, qui peut conserver la commande jusqu’au souhait de débloquer les chèques cadeaux (= étape provisionnelle bis). Possibilité de changer le montant à la baisse si besoin. Puis transmettez la demande à la PDV. Le service PDV pourra alors traiter la commande. Réaliser le suivi de l’action avec l’apporteur pour l’atteinte des objectifs. Retour sur sésame dans l’onglet : Résultat + Retour également auprès de la P.D.V pour débriefing de l’opération et améliorations si nécessaires, ainsi que suivi des résultats en terme d’adhésions

12 Processus Sesame d’une commande ACOR
Création de commande Délégation RR Budget > 500 € (standard) >200 € (sur mesure) PDV Validation RR Budget < 500 € (standard) <200 € (sur mesure) Etape pour commande chèques cadeaux uniquement. Autres commandes Nouveau Validation Délégation Validation PDV Commandes de Mailing, Tractage et PLV Autres commandes Envoi PAO Nouveau Résultats Validation PAO par la délégation Commande Clôturée A saisir

13 Sesame : Création de Commande
3 choix d’adresses de livraison : Délégation : adresse du bureau correspondant Partenaire : à l’adresse d’une implantation du partenaire (à sélectionner dans la popup apparaissant) Autre : saisie libre

14 Sesame : Ajout de produits (Standard)
Sélectionnez le produit Saisissez la quantité et validez Utilisez la loupe pour modifier un produit et sa quantité Validez pour insérer vos produits à la commande 1 2 3 4

15 Sesame : Création de commande (Sur Mesure)
Pour les commandes Sur Mesure 3 budgets sont à saisir : Le Budget Total de la commande Le Budget RR (obligation de la validation du RR pour toute commande). Le Budget Partenaire Le Budget Délégation est calculé automatiquement : Budget Délégation = Budget Total – RR – Partenaire Nouveau 1 2 4 3

16 Sesame : Formulaire ACOR (Sur Mesure)
Nouveau Sesame : Formulaire ACOR (Sur Mesure) Des informations supplémentaires sont à renseigner dans l’onglet « Détails Sur Mesure pour les supports suivants : Mailing Tractage Publicité PLV Le formulaire ACOR est pré-rempli avec les informations du nouvel onglet et est téléchargeable depuis la commande.

17 Sesame : Validation RR Standard > 200 € / Sur Mesure > 500 €
Transmettez la commande pour validation à votre RR. Une fois validée par le RR, la commande parvient au service PDV pour traitement SAUF pour les commandes de chèques cadeaux où une nouvelle étape a été rajoutée : La commande de chèques cadeaux revient à la main de la délégation, pour conserver la commande en provisionnelle (jusqu’au moment du déblocage des chèques). Pour info, Le budget total peut être diminué (et uniquement diminué) ex : objectifs du challenge partiellement atteints. Les informations complémentaires sont modifiables. L’adresse de livraison est modifiable. Transmission de la commande au service PDV à la date souhaitée. Nouveau

18 Sesame : Validation PDV
Une fois la commande transmise par la délégation ou RR à la PDV, celle-ci est traitée. Après la création PAO, une validation délégation sera demandée pour les commandes Sur Mesure suivantes : Mailing Tractage PLV Les commandes à valider sont affichées sur la page d’accueil Sesame.

19 Sesame : Documents pré-remplis
Vous trouverez pour les commandes ACOR des documents pré-remplis : Commande ACOR (Ancien Excel Formulaire ACOR). ACOR courrier de refacturation. ACOR courrier challenge. Cliquez sur le bouton pour ouvrir les documents. N’hésitez pas à joindre des documents aux commandes : Logo du Partenaire pour un mailing…

20 Sesame : Résultats d’une Commande
Nouveau Pour saisir les retombées et résultats d’une commandes : Cliquez sur l’action « Résultat ». Une popup apparait. Remplissez la et validez. Les résultats sont mis à jour et consultables dans l’onglet « Résultat » de la commande.