1 Avec le Service des assurances sociales et de l’hébergement : 2016, de nouvelles pages à tourner ….. Aux Directions et services administratifs des établissements.

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1 1 Avec le Service des assurances sociales et de l’hébergement : 2016, de nouvelles pages à tourner ….. Aux Directions et services administratifs des établissements médico-sociaux, des Divisions C d'hôpitaux et des homes non médicalisés du canton de Vaud ainsi qu’à tous les acteurs concernés du monde médico-social vaudois 23 décembre 2015

2 2 L’équipe du service des assurances sociales et de l’hébergement et de l’Office vaudois de l’assurance-maladie a été ravie de travailler avec vous en 2015. Nous nous réjouissons de poursuivre nos activités ensemble en 2016 et vous souhaitons une année à venir pleine de succès et de réussites. Avec nos vœux les meilleurs.

3 3 Page 4Gestion administrative avec le SASH – long-séjour Page 5Gestion administrative avec le SASH – court-séjour Page 6CAT Centres d’accueil temporaire Page 7Montants AVS, AI, API, PC AVS/AI dès le 1 er janvier 2016 Page 8, 9IMPORTANT - Montants pour dépenses personnelles en 2016 Page 10Les garanties particulières LAPRAMS – nouveautés Page 11Facturation en cas d’absence pour hospitalisation temporaire- rappel Page 12Moyens auxiliaires de mobilité en EMS Page 13Financement des frais socio-hôteliers 2016 Page 14Convention relative aux tarifs pour 2016 Page 15Financement des soins en 2016 Page 16Financement résiduel - Acomptes 2016 Page 17Communications au sujet du bénéficiaire (CSB) Page 18Facturation du matériel LIMA Page 19Directive concernant les exigences de dotation minimale (…) Page 20Remboursement des médicaments par la LAMal Page 21Permis de séjour B et hébergement médico-social Page 22Hébergement extra-cantonal Page 23La Caisse cantonale vaudoise de compensation déménage Page 24Changement au Bureau HH (hébergement et hospitalisation) Page 25Les assistantes sociales du SASH Page 26Le SASH : à votre disposition pour toute information Page 27MERCI Pages à tourner 2015

4 4 Bordereau longs-séjours de décembre 2015 : comme chaque année, nous vous remercions de nous le renvoyer rapidement, d’ici au 18 janvier 2016 au plus tard, afin que nous puissions boucler l’exercice comptable 2015. Décisions LAPRAMS longs-séjours : comme chaque année, nous ferons le maximum pour renouveler les décisions des bénéficiaires concernés (résidents sans AI/PC, ou avec complément de MDP ou avec conjoint à domicile etc.) d’ici fin janvier 2016. Seront disponibles dans votre espace de consultation du portail sécurisé IAM, en principe le 28.01.2016, les copies des décisions LAPRAMS, ainsi que les bordereaux long-séjours. Procédure d’aide pour consulter les décisions LAPRAMS LS via le portail sécurisé IAM Gestion des communications d’entrées, sorties et décès par la fiche 7721 : nous prions tous les établissements qui utilisent encore le papier de bien vouloir passer en mode électronique en remplissant le présent formulaire.formulaire Tous renseignements auprès de M. Christophe Jaggi christophe.jaggi@vd.ch 021 316.44.91christophe.jaggi@vd.ch Gestion administrative avec le SASH – long-séjour

5 5 Gestion administrative avec le SASH – court-séjour Bordereau courts-séjours de décembre 2015 : comme chaque année, nous vous remercions de nous le renvoyer rapidement, d’ici au 18 janvier 2016 au plus tard; nous vous rappelons qu’il doit contenir toutes les journées courts-séjours de décembre 2015, y compris celles des séjours non terminés au 31.12.2015. Subside incitatif courts-séjours pour les lits dédiés: nous établirons les décomptes annuels 2015, dans la seconde moitié de février 2016, une fois enregistrées toutes les factures de séjours 2015. Participation du résident en 2016 : CHF 60.- par jour, sans changement. Pour les bénéficiaires de PC AVS/AI, le montant de CHF 30.- leur est remboursé comme les années précédentes. Transmission des factures par voie électronique : nous remercions tous les établissements qui pratiquent le court-séjour et qui, jusqu’ici, ne nous adressaient que les factures papier, de bien vouloir passer au transfert par voie électronique prévu par leur fournisseur informatique, ce qui nous épargne des re-saisies et permet l’accélération du traitement. Tous renseignements auprès de Mme Anne-Marie Balmat, gestionnaire de dossiers chargée des court-séjours anne-marie.balmat@vd.ch tél. 021 316. 51.62 anne-marie.balmat@vd.ch

6 6 CAT Centres d’accueil temporaire L’année 2016 s’inscrit en continuité des trois précédentes années: les tarifs des modules d’accompagnement, des repas et des transports restent inchangés. Nous vous informons de l’entrée en vigueur au 1 er janvier 2016 de la « directive relative aux modalités administratives de création, d’autorisation et d’exploitation des centres d’accueil temporaires, à la facturation des prestations aux usagers, au contrôle et au versement de la subvention » (directive CAT). L’ancienne directive UAT du 1 er mai 2006 est abrogée. En particulier, nous vous rappelons que: –Les soins ne doivent pas être facturés à l’usager du CAT. En effet, le coût des soins en CAT est couvert d’une part par l’assurance obligatoire des soins et le financement résiduel versé par l’Etat. –Seul le profil de dépendance P 1-2-3 peut être facturé lorsque l’usager est en attente d’évaluation. Une fois l’évaluation établie, veillez à renseigner la date d’évaluation avant de facturer les prestations. Vous trouverez toutes les informations nécessaires sur les pages CAT de notre site InternetCAT

7 7 Pas de modification des montants Les résidents en EMS recevront une PC AVS/AI leur permettant de financer 366 jours de pension en 2016. Nous rappelons que, comme l’an passé, pour tous les bénéficiaires de PC AVS/AI, présents dans un établissement médico-social au 01.01.2016, les franchises et quotes-parts LAMal (FRQP) seront remboursées forfaitairement de la manière suivante : lors du paiement des prestations du mois de janvier 2016 : CHF 600.-; lors du paiement des prestations du mois de février 2016 : CHF 200.-; lors du paiement des prestations du mois de mars 2016 : CHF 200.-. Pour les résidents concernés, ces montants doivent servir à payer les décomptes LAMal établis par l’assureur maladie. Et il n’est donc plus nécessaire de transmettre les décomptes LAMal pour remboursement aux prestations complémentaires PC/RFM. Les établissements qui encaissent les montants PC AVS/AI doivent transférer ces montants dans le compte distinct « Dépenses personnelles » afin de permettre le paiement des décomptes de FRQP (franchise et quotes-parts) Montants AVS, AI, API, PC AVS/AI dès le 1 er janvier 2016

8 8 Montants des MDP Conformément à la modification de la loi cantonale sur les prestations complémentaires (PC AVS/AI), adoptée par le Grand Conseil en date du 23.09.2014, les montants pour dépenses personnelles avaient été relevés de la manière suivante : Quel MDP dans quel établissement ? La liste ci-contre indique les MDP 2016 correspondant à chaque home au sens des PC AVS/AI Liste MDP 2016 par home IMPORTANT - Montants pour dépenses personnelles en 2016 En 2015En 2016 EMS à mission psychiatrique ou handicapCHF 320.-CHF 400.- EMS à mission gériatrique ou psychiatrie de l’âge avancéCHF 275.-Sans changement

9 9 Gestion du MDP par l’établissement Le MDP fait partie de la PC AVS/AI. Nous rappelons les règles suivantes, selon le mode de gestion : lorsque l’EMS reçoit les rentes ou une avance pour frais privés  au sens de l’article 49 du Règlement LAPRAMS (Loi d'aide aux personnes recourant à l'action médico-sociale) et du chiffre 5.4.2 du contrat-type d’hébergement, il doit tenir deux comptes distincts : un compte de pension et un compte « MDP ». A chaque comptabilisation de rente, il crédite le MDP de CHF 275.- ou CHF 400.- sur le compte « MDP » de son résident, il y débite les dépenses engagées par celui-ci. Il fournit régulièrement un relevé de ce compte au bénéficiaire ou à son répondant. lorsque le résident ou son répondant reçoit les rentes  il lui appartient de gérer le MDP et d’en communiquer le solde au SASH en cas de demande de garantie particulière. Au moyen de son MDP, il paie le montant des prestations personnelles qui est porté de manière détaillé sur la facture de pension mensuelle. Le répondant et l’EMS peuvent convenir de modalités particulières. Les directives sont disponible sur notre site à l’adresse http://www.vd.ch/themes/social/ems/professionnels/reporting-des-comptes-bdfa/ IMPORTANT - MDP en 2016 (suite)

10 10 L’augmentation des montants de MDP au 01.01.2015 – et pour une part au 01.01.2016 - génèrent les modifications suivantes : COMPLEMENT AU MONTANT POUR DEPENSES PERSONNELLES dans les EMS à mission psychiatrique ou handicap Les directions des établissements concernés ont été informés par notre lettre-circulaire de novembre 2015 et les bénéficiaires concernés par une garantie particulière LAPRAMS sous forme d’un complément mensuel de MDP ont reçu un courrier daté du 07.12.2015 les informant de la réduction ou de la suppression de leur complément, ensuite du passage de CHF 320.- à CHF 400.- du MDP au 01.01.2016. CERTAINES GARANTIES PARTICULIERES NE SONT PLUS PRISES EN CHARGE Dans tous les EMS : - les primes annuelles de RC privées et d’assurance ECA, - les frais de documents officiels et papiers administratifs. Dans les EMS à mission psychiatrique ou handicap : - les frais d’habillement, - les dépenses de loisirs et culture CONDITIONS D’OCTROI D’UNE GARANTIE PARTICULIERE LAPRAMS Nous les rappelons, telles qu’elles figurent dans toutes nos décisions. Les garanties particulières LAPRAMS - nouveautés Nous vous rappelons que le montant pour dépenses personnelles (MDP) de CHF 275.-/mois (EMS mission gériatrique ou psychiatrie de l’âge avancé) ou CHF 400.- (EMS à mission psychiatrique ou handicap), garanti par les régimes sociaux, est destiné à couvrir des frais non compris dans le tarif journalier de l'établissement (coiffeur, lunettes etc.) Une garantie particulière LAPRAMS ne peut être accordée que dans la mesure où le solde MDP est insuffisant et la fortune nette inférieure à CHF 4'000.- (personne seule) ou CHF 8'000.- (couple). Le SASH se réserve le droit de demander la restitution des aides indûment obtenues.

11 11 Facturation en cas d’absence pour hospitalisation temporaire- rappel Nous rappelons qu’en cas d’hospitalisation temporaire, au sens de l’article 22 de la Convention Socio-hôtelièrel, l’établissement : facture : la participation du résident aux frais journaliers de pension (forfait journalier pris en compte par les PC AVS/AI ou participation à charge du résident après aide LAPRAMS) sous déduction des CHF 15.- correspondant à la contribution aux frais de séjours hospitalier facturée par l'assureur AVS/AI; l’allocation pour impotent (API) si l’absence ne concerne pas un mois civil entier (du 1er au 30 ou 31 du mois); les PSAC (prestations supplémentaires à choix) et les POS (prestations ordinaires supplémentaires) durables et régulières faisant l’objet d’un contrat (supplément pour chambre à 1 lit, location d’un téléphone etc.); ne facture pas : le forfait « soins » à l’assureur maladie; la participation aux frais de soins du résident (CHF 10.80); l’allocation pour impotent (API) si l’absence concerne un mois civil entier (du 1er au 30 ou 31 du mois); les PSAC (prestations supplémentaires à choix) et les POS (prestations ordinaires supplémentaires) occasionnelles (par ex. frais de cafeteria).

12 12 Moyens auxiliaires de mobilité en EMS Une nouvelle Directive administrative relative à la facturation aux résidents par les établissements médico- sociaux des frais d’achat et d’entretien des fauteuils roulants et moyens auxiliaires de mobilité et aux critères d’intervention de l’aide individuelle LAPRAMS entre en vigueur au 01.01.2016. Elle détaille : quels sont les moyens auxiliaires de mobilité standards que l’EMS met à disposition du résident sans facturation; respectivement, quel matériel particulier ou adapté est à la charge du résident; ce qu’il en est lorsque le résident fournit son propre matériel; sous quelles conditions l’aide LAPRAMS peut intervenir pour la prise en charge des montants facturables au résident. Moyens auxiliaires facilitant l’autonomie du résident

13 13 Les directions d’établissements ont reçu les informations nécessaires dans le courrier SASH du 4 décembre 2015. Vous pouvez retrouver ce courrier ainsi que la documentation concernant l’outil soho et la procédure tarifaire sur la page www.vd.ch/soho Les tarifs d’hébergement complets (tarif soho + entretien immobilier + équipements + participation au coût des soins) ont été communiqués à la CCAVS pour le calcul des prestations complémentaires 2016. La liste des tarifs reconnus par les PC se trouve sur la page www.vd.ch/soho ainsi que sur la page destinée au public :www.vd.ch/soho www.vd.ch/themes/social/ems/payer-lems/couts-socio-hoteliers/ Fonds apprentis La documentation concernant le Fonds apprentis est disponible dans le courrier du 26 juin 2015 et l’agenda des paiements par le Fonds apprentis est joint au courrier du 4 décembre. Vous retrouvez ces informations sur notre page www.vd.ch/sohowww.vd.ch/soho Financement des frais socio-hôteliers 2016

14 14 Convention relative aux tarifs pour 2016 La convention socio-hôtelière 2016 est sous toit. Par rapport à 2016, elle ne comporte que quelques adaptations mineures et une nouveauté : Articles 13 et 13 bis : mise à jour des montants concernant les contributions aux fonds conventionnels et les cotisations aux réseaux; Article 29 ajout du Fonds « apprentis » créé en 2015 par les associations faîtières et le DSAS. La version finale de la Convention et ses annexes sera le moment venu accessible sur notre page Internet www.vd.ch/sohowww.vd.ch/soho

15 15 Financement des soins en 2016 Les tarifs par classe à charge de l’assurance obligatoire des soins ainsi que la participation des résidents au coût des soins sont inchangés en 2016. Comme les années précédentes, l’Etat finance seul l’augmentation du coût liée aux mécanismes salariaux et à l’amélioration du niveau de qualification. En 2016, l’Etat consacrera 3.2 millions à ces domaines. Ils contribueront à financer l’annuité à hauteur de 0.68 %, taux appliqué aux services de l’administration cantonale pour le financement des annuités, ainsi qu’à soutenir l’amélioration de qualifications prévues pour 2016 et les années à venir. Les tarifs du financement résiduel sont ainsi augmentés de CHF 1.35 par jour en moyenne. Les tarifs 2016 complets sont disponibles sur notre site Internet à l’adresse habituelle : http://www.vd.ch/themes/social/ems/professionnels/financement-residuel/

16 16 Financement résiduel - Acomptes 2016 Les établissements ont reçu un formulaire avec le montant des acomptes 2016. Ils sont calculés comme prévu par la directive du 15 mars 2011 (art. 7), avec : - les tarifs 2016 - le nombre de résidents par niveau de soins requis selon les derniers extrants PLAISIR disponibles, soit ceux du 31 mai 2015. Les acomptes peuvent être adaptés en cours d’année en cas de modification du nombre de lit ou si la répartition des résidents par niveau de soins ne correspond plus aux derniers extrants (écart supérieur à 5%, voir directive du 15 mars 2011)

17 17 Communications au sujet du bénéficiaire (CSB) L’Etat et les partenaires EMS ont mis en place en 2012 avec la CEESV un système d’avance de trésorerie, dit « accord CSB ». Ce système s’applique toujours en 2016 pour les assureurs qui ne payent pas les factures avec CSB et contre lesquels les établissements ouvrent une procédure en justice. Plusieurs assureurs ont conclu avec le Canton de Vaud un accord transactionnel qui met fin au conflit de facturation. En 2016, les assureurs signataires sont Helsana, CPT, Assura, Supra, Sanitas, Galenos, Visana, EGK, Agrisano et Groupe Mutuel. Les pertes pour les établissements consécutives à cet accord sont compensées par le financement résiduel de l’Etat. Plus d’information sur : www.isesuisse.ch > CT Plaisir > Informationswww.isesuisse.ch S’agissant des CSB concernant des résidents non-vaudois hébergés dans des EMS vaudois, consulter notre page http://www.vd.ch/themes/social/ems/professionnels/communication-csb/ http://www.vd.ch/themes/social/ems/professionnels/communication-csb/

18 18 Facturation du matériel LIMA Le DSAS constate l’échec des négociations entre les partenaires au sujet de cette facturation. Le DSAS ne souhaite pas un vide juridique dans l’attente d’un éventuel accord transitoire entre les parties, des détermination du Département fédéral de l’Intérieur (ou de l’Office fédéral de la santé publique) ou d’une jurisprudence du Tribunal fédéral. Dans l’attente qu’une solution nationale émerge, le DSAS va proposer au Conseil d’Etat de régler la situation par la voie d’un arrêté de durée limitée qui vise simplement à garantir les prestations aux résidents selon les mêmes modalités qu’actuellement. Il s’agit d’assurer le statu quo jusqu'à droit connu.

19 19 Entrée en vigueur de la directive concernant les exigences de dotation minimale en personnel d’accompagnement dans les établissements médico-sociaux de gériatrie et de psychiatrie de l’âge avancé et les divisions C d’hôpitaux La nouvelle directive « dotation » entre en vigueur le 1er janvier 2016, à l'exception de l'art. 4.3 let b qui entre en vigueur au 1er juillet 2015 (renforcement des veilles pour établissements de 31 à 39 lits). Vous trouverez la directive, ses annexes et la feuille de calcul à jour dans la section «Directive dotation accompagnement (gériatrie et psychiatrie de l'âge avancé) »: http://www.vd.ch/themes/social/ems/bases-legales/ La procédure concernant le financement du renforcement des veilles pour les établissements de 31 à 39 lits se trouve sur la page : http://www.vd.ch/themes/social/ems/professionnels/renforcement-des-veilles/

20 20 Remboursement des médicaments par la LAMal La quote-part qu’une personne assurée doit payer lorsqu’elle se procure un médicament s’élève en principe à 10%. Une quote-part différenciée de 20% s’applique aux médicaments dont le prix maximal dépasse de plus de 20% la moyenne des prix maximaux (…). Nous rendons attentifs les directions d’établissement, afin qu’elles veillent à ce que leur pharmacie ne délivrent pas des médicaments induisant pour le résident un surplus de quote-part, surplus qui ne sera pas remboursé par les régimes sociaux (PC AVS/AI ou LAPRAMS). Voir lien sur correspondance OFSP

21 21 Permis de séjour B et hébergement médico-social ATTENTION – IMPORTANT Suite à l’application d’une jurisprudence fédérale et dans la mesure où le droit fédéral sera prochainement adapté dans ce sens : une personne en provenance d'un pays de l'UE/AELE au bénéfice d'un permis de séjour de type B sans activité lucrative, en situation de rentier/ère, qui ne peut pas financer son hébergement par ses propres ressources ou celles de ses proches, ne devrait plus requérir les PC AVS/AI, sous peine de perdre – immédiatement ou à terme – son permis de séjour. Il importe donc que les personnes concernées soient rendues attentives, dès que possible, à ce qui précède et en particulier au fait qu’elles devront financer leur hébergement par leurs propres ressources ou celles de leurs proches. Tous les détails

22 22 Hébergement extra-cantonal Les motifs poussant des personnes à vouloir être hébergées dans un autre canton que leur canton de domicile ne sont pas rares : par exemple pour se rapprocher des membres de leur famille ou pour retourner dans leur canton d’origine etc. L’hébergement extra-cantonal peut toutefois poser des problèmes au niveau financier : c’est le dernier canton de domicile qui est compétent pour verser les Prestations complémentaires PC AVS/AI, ainsi que le financement résiduel des soins à l’EMS d’hébergement (selon modification de la LAMal devant prochainement entrer en vigueur); la Loi fédérale sur les PC donne compétence aux cantons pour fixer ou non un plafond au prix journalier de home pris en charge dans le calcul du droit à la PC : le canton de Vaud n’en fixe pas, mais d’autres cantons romands le font; Le financement résiduel des soins est versé par le canton de domicile sur la base de sa propre tabelle et non pas sur celle du canton de l’EMS. Il peut en résulter des insuffisances de financement qui peuvent empêcher une personne ayant besoin d’aide financière d’être hébergée dans le canton de son choix. D’où l’importance de bien se renseigner au préalable. Pour tout complément

23 23 La Caisse cantonale vaudoise de compensation déménage

24 24 Changement au Bureau HH (hébergement et hospitalisation) Après presque un quart de siècle au service du SASH et responsable du Bureau HH, Luc CHAPUIS, adjoint administratif, a souhaité prendre sa retraite. Tout au long de ces années, il s’est engagé sans faille pour le service public, les prestations aux résidents et l’appui aux institutions comme à leurs collaboratrices et collaborateurs : nous lui devons notamment les MEMENTOS. Nous savons que l’action médico-sociale vaudoise lui doit beaucoup. C’est pourquoi le SASH le remercie chaleureusement pour tout ce qu’il a apporté au réseau médico- social vaudois et aux citoyens et usagers. Dès le 3 janvier 2016, c’est Madame Filomena AMARANTIDIS, adjointe administrative, qui lui succèdera. Mme Amarantidis a pu bénéficier d’une période d’immersion avec l’appui de M. Chapuis. Elle dispose d’ores et déjà d’une bonne connaissance du domaine. La responsabilité du Bureau HH est donc en de bonnes mains. Nous nous réjouissons de sa pleine entrée en fonction l’an prochain.

25 25 Les assistantes sociales du SASH Nous rappelons que les trois assistantes sociales du SASH sont à disposition des professionnels du domaine, ainsi que des résidents, de leur famille ou de leurs proches pour répondre à toute question ou besoin d’appui en matière d’hébergement médico-social. La permanence téléphonique, qui permettait de les joindre certains jours et heures de la semaine, a été supprimée. Il a été jugé plus efficient de proposer le numéro central du SASH : 021 316 51 51 accessible du lundi au vendredi de 8h à 12 h et de 14h à 17h. Le secrétariat transmettra les appels à l’assistante sociale présente ou prendra les messages à son intention, afin qu’elle rappelle le demandeur. info.sash@vd.ch info.sash@vd.ch vous permet également de contacter les assistantes sociales

26 26 Le SASH : à votre disposition pour toute information Les collaboratrices et collaborateurs du SASH sont à votre disposition, chacune et chacun dans leur domaine de compétence, pour répondre à vos questions et demandes de renseignements. Le numéro principal du SASH 021 316 51 51 répond aux heures de bureau (dès le 04.01.2016) à toutes les questions pour lesquelles, vous, professionnels, avez besoin d’une réponse. info.sash@vd.chinfo.sash@vd.ch vous permet également de nous contacter.

27 27 Merci Nous vous remercions d’avoir pris le temps de tourner ces pages d’informations à votre intention. Nous vous réitérons nos meilleurs vœux pour les 366 pages restant à écrire en 2016. Avec les meilleures salutations de toute l’équipe du SASH. Sont notamment informés de ces pages : Liste directions d'EMS+Hôpitaux div C+HNM, Collaborateurs et collaboratrices des établissements ayant accès au portail de l’Etat de Vaud et au formulaire électronique E-7721, Liste copie aux faîtières, Liste BRIOS et Réseaux de soins, Liste CMS, Liste Service social CHUV, Liste des fournisseurs informatiques, CHUV (Administration), AVASAD (Consultante assistante sociale), Caisse cantonale vaudoise de compensation (adresse générale), ACAS Lausanne, OCTP - Office des curatelles et tutelles professionnelles, OCTP (Bureau aide et conseil aux tuteurs), Chambre vaudoise des tutelles, Centraines.com, Pro Senectute Vaud, CEESV (Centrale d'encaissement des établissements sanitaires vaudois), Fidugems, Locasser SA, Multifiduciaire Léman SA, Mediation Sante, Christine Jaques/ACI/admin-VD; Thierry Wolfrath/SSP/admin-VD, Marc Weber/SG-DSAS/admin-VD, Pierre Hirt/SSP/admin-VD, Guillaume Rais/SPAS/admin-VD, Elvira Boffa/SPAS/admin-VD, Rachel Giannarelli/SPAS/admin-VD, Isabel Goncalves/SPAS/admin-VD, Carole Schenk/SPAS/admin-VD, huguette@sunrise.ch, info@evam.ch, Maxime.Despont@fidinter.ch, Ludovic.Gothuey@fidinter.ch, Julien.Dagon@fidinter.ch,claire.neuvillekopp@rsnb.ch, jocelyne.paschoud@vd.ch, Collaborateurs et collaboratrices des établissements ayant accès au portail de l’Etat de Vaud et au formulaire électronique E-7721