Module 3 : Conversation RECAP – Résumé des résultats et des comportements RECAP Version Directeur CMP…Une approche Sysco One AGREE.ACHIEVE.RECAP.

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1 Module 3 : Conversation RECAP – Résumé des résultats et des comportements RECAP Version Directeur CMP…Une approche Sysco One AGREE.ACHIEVE.RECAP

2 Règles fondamentales Mobilisation Participation Cellulaires en mode silencieux ou éteints Questions en suspens | 2| 2

3 Au programme Se préparer à une conversation à l’étape RECAP Attribuer et équilibrer les cotes de rendement et à l’égard du SBO Décider de l’augmentation au mérite et du pourcentage du versement au titre du SBO Avoir une conversation à l’étape RECAP et sur la rémunération au rendement | 3| 3

4 Objectifs de la séance de formation sur l’étape RECAP Comprendre le processus de documentation des résultats de fin d’année Apporter des conseils sur la rédaction d’un résumé efficace à l’étape RECAP Comprendre la démarche d’attribution d’une cote annuelle en fonction du rendement par rapport aux objectifs et aux compétences Comprendre le raisonnement derrière l’augmentation au mérite Comprendre le processus de détermination du pourcentage du versement au titre du SBO Offrir des conseils sur la tenue d’une conversation à l’étape RECAP | 4| 4

5 Aperçu de la procédure CMP Restez connecté : bonnes conversations Les conversations doivent être fréquentes et souvent informelles. AGREE : Établisse ment des objectifs ACHIEVE : Bilan au T2 ACHIEVE : Bilan au T3 Étape RECAP : Résultats et comporte ments CMP... Une approche One Sysco AGREE. ACHIEVE. Étape RECAP Évaluer les progrès en fonction des objectifs et des comportements; apporter des modifications, au besoin. Convenir des objectifs, des comportements et d’une définition du succès. Vérifier le rendement pour assurer la réussite. Examiner le rendement pendant toute l’année par rapport aux objectifs et aux comportements. Fixer la cote de rendement. La procédure CMP consiste à maintenir un lien par l’intermédiaire de conversations. Elle compte trois étapes clés. AGREE : Établissement des objectifs ACHIEVE : Bilans trimestriels Résumé des résultats et des comportements à l’étape RECAP | 5| 5

6 Étape RECAP : En quatre volets Se préparer à une conversation à l’étape RECAP Attribuer et équilibrer les cotes de rendement – CMP et SBO Décider de l’augmentati on au mérite et du pourcentage du versement au titre du SBO Avoir une conversation à l’étape RECAP et sur la rémunération au rendement JuinJuillet Août | 6| 6

7 Volet 1 : Se préparer à une conversation à l’étape RECAP Se préparer à une conversation à l’étape RECAP Attribuer et équilibrer les cotes de rendement – CMP et SBO Décider de l’augmentati on au mérite et du pourcentage du versement au titre du SBO Avoir une conversation à l’étape RECAP et sur la rémunération au rendement | 7| 7

8 Avant la conversation à l’étape RECAP, un auto-examen Qu’est-ce qu’un auto-examen? Un document écrit produit par l’employé exposant son rendement par rapport à chacun de ses objectifs. Pourquoi demander aux employés de faire un auto-examen? Ils peuvent ainsi réfléchir au rendement qu’ils ont affiché tout au long de l’année. Ils ont l’occasion de rapporter des faits nouveaux du directeur. Ils exposent au directeur leur opinion quant à leur rendement et à leurs comportements. Ils présentent au directeur la cote qu’ils s’attribuent pour chaque groupe d’objectifs. | 8| 8

9 Employé : Documenter les résultats de fin d’année Procédure : Remplissez la section ACHIEVE du formulaire CMP. Pour chaque objectif, rédigez un commentaire reflétant l’ensemble de l’année. Décrivez vos résultats de façon simple et brève. Concentrez-vous sur certains résultats (QUOI) et comportements (COMMENT). Commentaires de l’employé : Résumez votre année dans cet espace. Inscrivez les cotes CMP et SBO globales que vous vous attribuez après l’auto-examen de vos objectifs et comportements. Envoyez le formulaire au directeur. Vérifiez qu’une rencontre est bien fixée. Auto-évaluation de Jorge (marketing) | 9| 9 Cote pour l’objectif Commentaires de l’employé quant à l’objectif Cotes CMP/SBO finales Commentaires généraux de l’employé

10 Directeur : Documenter les résultats de fin d’année Procédure : Remplissez la section ACHIEVE du formulaire CMP. Pour chaque objectif, rédigez un commentaire reflétant l’ensemble de l’année. Passez en revue les résultats et comportements indiqués par l’employé. Concentrez-vous sur certains résultats (QUOI) et comportements (COMMENT). Résumez l’année écoulée dans cet espace. Attribuez une cote CMP annuelle pour le rendement. La cote SBO dépend de l’analyse de l’ensemble des comportements (CL) et des objectifs. Rencontrez le chef pour équilibrer les cotes. Planifiez une rencontre avec l’employé à l’étape RECAP. Étape RECAP de l’évaluation de Jorge (marketing) par le directeur | 10 C o m m e n t a ir e s Commentaires généraux du directeur Cote pour l’objectif Commentaires du directeur quant à l’objectif Cotes CMP/SBO finales

11 Conseils pour les directeurs : Rédiger un résumé efficace à l’étape RECAP Documentez les résultats de fin d’année en établissant clairement le lien entre les commentaires écrits et les résultats réels. Fondez-vous sur des faits et des données et soyez précis (pas d’opinions). Donnez une rétroaction équilibrée. Évitez les surprises, mais fournissez des explications quant aux comportements, s’il y a lieu. Écrivez votre rétroaction, puis relisez-la. Concentrez-vous sur deux ou trois comportements qui auront une incidence (aux fins de renforcement et de recentrage). | 11

12 Conseils pour les directeurs : Rédiger un résumé efficace à l’étape RECAP Ne vous fiez pas uniquement à l’auto-examen de l’employé; obtenez plusieurs points de vue pour réaliser une réelle évaluation globale. Rédigez vous-même l’évaluation. Reportez-vous aux bilans trimestriels à l’étape ACHIEVE. Écrivez la rétroaction à la troisième personne (utilisez le nom de l’employé plutôt que le pronom « vous »). Décrivez les résultats (quoi) et les comportements (comment) démontrés dans la section réservée aux résultats de fin d’année et aux commentaires. | 12

13 Conseils pour les directeurs : Rédiger un résumé efficace à l’étape RECAP Vers quelles autres sources de rétroaction pouvez-vous vous tourner pour être en mesure de rédiger votre résumé à l’étape RECAP? Demandez de la rétroaction aux directeurs, aux chefs de fonction ou aux gestionnaires de projet en personne, par courriel ou par l’intermédiaire du formulaire de gestion du rendement. Questions possibles : – Quels résultats (QUOI) ont été atteints? – Quels comportements (COMMENT) ont été démontrés? – Quelles mesures ou initiatives précises prises par cet employé ont mené à ces résultats? – Y a-t-il des responsabilités ou des objectifs importants qui n’ont pas été remplis? – Selon vous, qu’aurait pu faire cet employé pour améliorer ou renforcer son rendement, le cas échéant? | 13

14 Faux pas à éviter par les directeurs : Rédiger un résumé efficace à l’étape RECAP Vous concentrer uniquement sur la partie de l’année la plus fraîche à votre mémoire; votre évaluation doit porter sur toute l’année. Modifier les attentes en cours de route. Faire de l’évaluation un exercice de rédaction créative; il faut préférer les énoncés brefs, factuels et sous forme de liste. Utiliser les mots « mais » et « cependant » dans votre rétroaction. Mal s’approprier la rétroaction des autres plutôt que de prendre la responsabilité de l’exercice. | 14

15 Volet 2 : Attribuer et équilibre les cotes de rendement et quant au SBO Se préparer à une conversation à l’étape RECAP Attribuer et équilibrer les cotes de rendement – CMP et SBO Décider de l’augmentation au mérite et du pourcentage du versement au titre du SBO Avoir une conversation à l’étape RECAP et sur la rémunération au rendement | 15

16 Attribuer et équilibrer les cotes de rendement et SBO 1.Attribuez une cote préliminaire selon : – l’échelle des cotes One Sysco CMP; – la documentation CMP; – la feuille de travail sur le cadre de leadership. 2.Équilibrez les cotes CMP et SBO. 3.Déterminez la cote finale après l’équilibrage. | 16

17 Échelle des cotes de rendement et quant au SBO SAC Sensiblement au-dessus de la cible Dépasse systématiquement les attentes liées au poste AC Au-dessus de la cible Répond toujours aux attentes liées au poste, voire les dépasse souvent CCConforme à la cible Répond régulièrement à toutes les attentes liées au poste ECEn dessous de la cible Répond à certaines des attentes liées au poste SECSensiblement en dessous de la cible Ne répond jamais aux attentes liées au poste * Remarque : La feuille de travail sur le cadre de leadership vous sert de guide. | 17

18 Attribuer les cotes de rendement et SBO Prenez en considération à la fois les résultats (QUOI) et les comportements (COMMENT) pour chaque objectif. Établissez les cotes en fonction du rendement pendant toute l’année. Attribuez une cote cohérente avec le rendement documenté. Utilisez des lettres, et non pas des chiffres. N’ajoutez pas un signe « + » ou « - » (c.-à-d. pas de AC+ ni de CC-). Évitez la subjectivité : – Effet de halo – Indulgence – Tendance centrale – Effet de récence | 18

19 Feuille de travail sur le cadre de leadership Échelle de cotes Sensiblement en dessous de la cible En dessous de la cible Conforme à la cible Au-dessus de la cible Sensiblement au-dessus de la cible Feuille de travail sur les comportements selon le cadre de leadership CONTRIBUTEUR INDIVIDUEL | 19 Version Compétence Comportements Échelle à cinq cotes

20 Activité : Cotes de rendement Matériel de référence 1)Feuille de travail sur le cadre de leadership 2)Document à distribuer pour l’activité sur les cotes de rendement Instructions Lisez chaque scénario avec les membres de votre équipe à votre table. Attribuez une cote à chaque employé en fonction des données fournies. Chaque scénario sera analysé avec l’ensemble du groupe pendant le compte rendu. Un délégué à votre table fera voir le carré de couleur associé à la cote attribuée à l’employé dans le scénario en question. Durée : Vous disposez de 15 minutes pour discuter et vous entendre sur la cote. | 20

21 Faux pas à éviter relativement aux cotes de rendement Attribuer une cote de rendement sans avoir obtenu la rétroaction ou les documents nécessaires. Donner une cote de rendement sans disposer de la rétroaction écrite requise. Appliquer l’échelle des cotes de façon incohérente. Baser l’évaluation sur des commentaires de type « est aimé », « travaille fort », « fait de longues heures » ou « activités » plutôt que sur les résultats réels. Reprendre la cote de l’an dernier simplement par peur de démotiver l’employé. Gonfler une cote seulement pour éviter une conversation ardue. Généraliser le rendement sur la foi d’un seul exemple ou comportement; il faut se fonder sur le rendement pendant toute l’année. Se laisser influencer par les cotes antérieures. | 21

22 Qu’est-ce que l’équilibrage? L’exercice vise à harmoniser toutes les cotes CMP et SBO ainsi qu’à en assurer la cohésion à l’échelle de l’équipe, de l’unité fonctionnelle ou de l’entreprise. Nous équilibrons pour deux raisons : 1) Cohérence des cotes; 2) Différenciation appropriée des cotes. | 22

23 Attribuer et équilibrer les cotes de rendement et SBO 1. Lors de la rencontre d’équilibrage, assurez-vous d’avoir sous la main : – l’échelle des cotes One Sysco CMP; – la documentation CMP qui comprend la cote préliminaire; – la feuille de travail sur le cadre de leadership. 2.Équilibrez les cotes CMP et SBO. 3.Déterminez la cote finale après l’équilibrage. | 23

24 Équilibrage des cotes À prendre en considération – Passez en revue le rendement de chaque employé et l’ensemble des cotes proposées. – Comparez et opposez les cotes en vous basant sur les définitions du CL. – Les cotes doivent être conséquentes, justes et objectives. – Modifiez les cotes au besoin. | 24

25 Activité : Cote de rendement et équilibrage Instructions Partie I – Travail individuel – Attribuez une cote annuelle globale et finale à trois employés. – Équilibrez les cotes à l’aide de la feuille de travail sur le cadre de leadership et de l’échelle des cotes de rendement. Vous disposez de 10 minutes pour réaliser cette activité. Partie II Exercice en équipe, à votre table – Avec les autres directeurs de votre équipe, discutez de l’équilibrage et convenez d’une cote finale pour les trois employés. – Utilisez la feuille de travail sur le cadre de leadership et l’échelle des cotes pour justifier l’équilibrage. – Reportez-vous aux questions ci-dessous pour alimenter votre discussion. Questions aux fins de la discussion sur l’équilibrage – Quelle cote avez-vous attribuée à Joe? Jorge? Triniece? – Pourquoi avez-vous opté pour une telle cote? – Quels commentaires recueillis vous ont amené à choisir cette cote? – Donnez des exemples pour appuyer les cotes très élevées ou très basses. Vous disposez de 20 minutes pour réaliser cette activité. | 25

26 Volet 3 : Décider de l’augmentation au mérite et du pourcentage du versement au titre du SBO O Se préparer à une conversation à l’étape RECAP Attribuer et équilibrer les cotes de rendement – CMP et SBO Décider de l’augmentati on au mérite et du pourcentage du versement au titre du SBO Avoir une conversation à l’étape RECAP et sur la rémunération au rendement | 26

27 | 27 Décider de l’augmentation au mérite et du pourcentage du versement au titre du SBO Évaluation et pourcentage du versement au titre du SBO Permet de déterminer l’augmentation au mérite. L’augmentation au mérite dépend du rendement de l’employé et de sa fourchette salariale. Des lignes directrices sur l’utilisation de la matrice d’augmentation au mérite seront communiquées à l’approche du début du processus. Matrice d’augmentation au mérite Afin de déterminer le pourcentage du versement. Des lignes directrices sur l’établissement du pourcentage du versement au titre du SBO seront communiquées à l’approche du début du processus.

28 Matrice d’augmentation au mérite en image | 28

29 Exemple de matrice d’augmentation au mérite | 29

30 Exemple de matrice d’augmentation au mérite | 30 Évaluation d’ordre financier Rendement réel sur le plan financier établi en fonction de mesures précises. Le versement est déterminé en comparant le rendement sur le plan financier aux objectifs. Évaluation d’ordre financier Rendement réel sur le plan financier établi en fonction de mesures précises. Le versement est déterminé en comparant le rendement sur le plan financier aux objectifs. Évaluation du SBO Les réalisations globales à l’égard du SBO seront évaluées au moyen d’une échelle à cinq cotes semblable à celle utilisée pour la CMP. Cette évaluation repose sur ce qui a été accompli et sur la façon utilisée pour y parvenir. L’évaluation quant au SBO se fonde sur les résultats globaux (c.-à-d. l’ensemble des résultats pour tous les SBO d’un employé). SBO – échelle de rendement global Résultats Pourcentage du versement au titre du SBO Sensiblement au-dessus de la cibleDe 130 % à 150 % Au-dessus de la cibleDe 115 % à 125 % Conforme à la cibleDe 90 % à 110 % En dessous de la cibleDe 50 % à 85 % Sensiblement en dessous de la cible0 %

31 Volet 4 : Avoir une conversation à l’étape RECAP et sur la rémunération totale Se préparer à une conversation à l’étape RECAP Attribuer et équilibrer les cotes de rendement – CMP et SBO Décider de l’augmentation au mérite et du pourcentage du versement au titre du SBO Avoir une conversation à l’étape RECAP et sur la rémunération au rendement | 31

32 Visées de la conversation à l’étape RECAP et sur la rémunération au rendement Rencontre avec l’employé pour revoir son rendement au cours de la dernière année : – QUOI – Résultats tout au long de l’année par rapport aux objectifs à atteindre. – COMMENT – Comportements adoptés afin d’atteindre les objectifs. Il doit y avoir un véritable échange entre le directeur et l’employé. Vérification de la cote finale pour l’année. Présentation de l’augmentation au mérite et du pourcentage du versement au titre du SBO (le cas échéant). « Tu ne peux pas tout enseigner à un homme; tu peux seulement l’aider à le trouver en lui. » - Galilée | 32

33 Déroulement de la conversation à l’étape RECAP DuréeSujet Instructions 5 minObjet de la rencontre Ayez deux exemplaires du formulaire CMP. Expliquez le but de la rencontre. De 15 à 30 min Rendement Utilisez le formulaire CMP rempli à tire de guide. Discutez de chaque objectif, en vous attardant au plus important. Parlez du rendement supérieur aux attentes et de celui inférieur aux attentes et vérifiez la bonne compréhension de l’employé. Prenez note des questions ou préoccupations de l’employé et répondez-y. 15 minCote Faites un résumé du rendement général par rapport aux objectifs (quoi et comment) et annoncez la cote globale de rendement. Prenez note des questions ou préoccupations de l’employé et répondez-y. 5 minRésumé Récapitulez la conversation, Demandez à l’employé d’apposer sa signature. 5 min Lettres sur l’augmentation au mérite et le pourcentage du versement au titre du SBO (le cas échéant) Faites le lien entre le résumé des réalisations (résultats et comportement) et la rémunération au rendement. Vérifiez la compréhension de l’employé. | 33

34 Conseils pour les directeurs : Avoir une conversation efficace à l’étape RECAP Tenez la rencontre dans un endroit où règne le calme, à l’écart des distractions. Revoyez chacun des objectifs (CMP et SBO*) et expliquez en quoi les résultats et les comportements avaient des répercussions et étaient importants. Donnez une rétroaction constructive qui aidera l’employé à s’améliorer. L’issue de la conversation ne devrait pas être une surprise pour l’employé. La conversation doit avoir lieu avant qu’entrent en vigueur les changements à la paie par voie électronique. * Le cas échéant seulement. | 34

35 Méthode GROW : Donner de la rétroaction ciblée Goal (objectif) Reality (réalité) Options Wrap-up (conclusion) Assurez-vous que la rétroaction est : – constructive; – adaptée; – appuyée par des exemples. La rétroaction : – doit être objective; – doit avoir un lien avec les difficultés de l’employé; – ne doit pas être formulée de façon négative. | 35

36 Faux pas à éviter par les directeurs : Avoir une conversation efficace à l’étape RECAP Faire des comparaisons avec d’autres personnes; il faut axer la discussion sur l’employé et sur les faits (aucune opinion). Délivrer des messages différents de ceux sur le formulaire CMP. Divulguer la cote et l’augmentation ou prendre un engagement à propos de celles-ci avant l’équilibrage et l’approbation. Ne pas prendre la responsabilité de la cote et de la décision quant à l’augmentation au mérite. – « Je voulais t’attribuer la cote AC, mais ils ont dit non... » | 36

37 Conversations à l’étape RECAP : Mise en pratique des compétences Mise en pratique des compétences – En équipe de trois – Trois conversations de 10 min chacune – Directeur, employé et observateur à tour de rôle Directeur Faites preuve d’ouverture. Discutez d’un objectif non atteint ou pour lequel les attentes ont été dépassées, selon la méthode GROW. Énoncez des commentaires généraux et la cote finale. Employé Soyez réceptif à la rétroaction Posez des questions pour obtenir des éclaircissements. Fournissez tout renseignement supplémentaire pertinent. Observateur Donnez de la rétroaction sur la conversation. Vous disposez de 30 minutes pour mettre en pratique vos compétences. | 37

38 Compte rendu : Mise en pratique des compétences Directeur – Qu’est-ce qui s’est bien passé? – Que feriez-vous différemment la prochaine fois? Employé – Qu’est-ce qui s’est bien passé? – Que feriez-vous différemment la prochaine fois? Observateur – Quels sont les aspects positifs que vous avez observés? – Quelles sont les difficultés que vous avez observées? | 38

39 Conversations ardues « Où avez-vous obtenu cette rétroaction? Qui l’a donnée? » « Mes objectifs étaient top ambitieux. » « Je n’ai pas réussi à accomplir mes objectifs à cause d’une autre personne. » « Je ne suis pas d’accord avec ma cote. » « Qu’aurais-je pu faire pour obtenir une meilleure cote? » « J’ai perdu de vue mes objectifs en raison du nombre trop élevé d’initiatives introduites pendant l’année. » | 39

40 Conversations ardues 1)« Mon travail n’est pas reconnu à sa juste valeur. » 2) « Je ne signerai pas le formulaire. » 3) « L’an dernier, j’ai obtenu une excellente cote. Cette année, vous m’attribuez une cote Conforme à la cible. Pourtant, je n’ai rien changé à ma façon de faire. » 4) Comment avez-vous établi le pourcentage du versement au titre du SBO? 5) Autres? | 40

41 Processus 2015 applicable à l’étape RECAP et à la rémunération au rendement Se préparer à une conversation à l’étape RECAP L’employé procède à son auto-examen au moyen du formulaire CMP. Le chef recueille des exemples concrets de progrès quant aux objectifs et compétences. Le chef convient d’un moment avec les employés pour tenir les conversations à l’étape RECAP. Attribuer et équilibrer les cotes de rendement – CMP et SBO Déterminer la rémunération au rendement Avoir une conversation efficace à l’étape RECAP JuinJuillet Août Le directeur fixe l’augmentation au mérite en se fondant sur la matrice applicable. Employés avec SBO : Le directeur détermine le pourcentage du versement au titre du SBO en utilisant les lignes directrices à cet effet. Le directeur communique les feuilles de travail sur la cote et la rémunération au rendement dument remplies (cote, augmentation au mérite et pourcentage du versement au titre du SBO) à son partenaire d’affaires ressources humaines (paie). Le directeur tient une conversation avec l’employé à l’étape RECAP. Le directeur revoit les cotes CMP et SBO (le cas échéant) finales. Le directeur et l’employé passent en revue les commentaires et signent le formulaire CMP. Le directeur annonce l’augmentation au mérite et le pourcentage du versement au titre du SBO (le cas échéant) à l’employé et s’assure de la compréhension de ce dernier. Le directeur envoie les formulaires CMP remplis au partenaire d’affaires ressources humaines. Le chef rédige l’embauche des évaluations et attribue des cotes. Le chef envoie les formulaires CMP remplis à son supérieur. Les cotes (CMP et SBO), les augmentations au mérite et les pourcentages au titre du SBO sont établis et équilibrés (à l’occasion d’une rencontre individuelle ou en groupe). Le directeur formule ses messages clés en vue de la conversation à l’étape RECAP. | 41

42 Résultats de la séance de formation sur l’étape RECAP Comprendre le processus de documentation des résultats de fin d’année Recevoir des conseils sur la rédaction d’un résumé efficace à l’étape RECAP Comprendre la démarche d’attribution d’une cote annuelle en fonction du rendement par rapport aux objectifs et aux compétences Comprendre le raisonnement derrière l’augmentation au mérite Comprendre le processus de détermination du pourcentage du versement au titre du SBO Découvrir des conseils sur la tenue d’une conversation à l’étape RECAP | 42

43 Merci! | 43