CORONA Le rapprochement du compte Société Générale sous CORONA.

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1 CORONA Le rapprochement du compte Société Générale sous CORONA

2 2 SOMMAIRE I - Fonctionnalités de Corona I.1. - Qu ’est que Corona? I.2. - Le principe de rapprochement du compte Société Générale I.3. - Description du rapprochement sous Corona II - La méthode de rapprochement sous Corona II.1. - Effectuer les étapes préalables au rapprochement II.2. - Lancer le rapprochement du compte en automatique II.3. - Contrôler et valider les groupes d ’écritures proposé et mis en suspens par Corona II.4. - Rapprocher en manuel certaines écritures classées en non rapprochées par Corona III - Le suivi des suspens III.1. - Le suivi quotidien des suspens III.2. - La réalisation des états fin de mois

3 3 I - Fonctionnalités de CORONA I.1 - Qu’est-ce que Corona ? : CORONA reçoit des informations d’extraits (MT950) provenant de banques ou d’institutions financières dans lesquelles FBF détient des comptes (informations transmises via SWIFT ) et effectue un rapprochement avec les comptes de correspondants FBF (Comptes miroirs). Au cours du traitement de réconciliation, CORONA essaie de créer autant de rapprochement de compte que possible en comparant les références, les pseudo références, les montants et les dates de valeur des écritures correspondantes selon des conditions et règles préétablies.

4 4 I - Fonctionnalités de CORONA I.2 - Le principe de rapprochement du compte Société Générale : Le rapprochement du compte Société Générale consiste à apurer les opérations du même montant, même date de valeur comptabilisées par notre correspondant Société Générale sur ses extraits par rapport aux écritures comptabilisées de nos livres (N° cpt nostro :00078801420 et cpt miroir : 000001069219). L ’opération va consiter, sous Corona, à rapprocher des écritures d ’origine « leur » (extraction en provenance de la Société Générale), d ’écritures d ’origine « notre » (comptabilité FBF, compte interne). Exemple : Compta FBFExtraction SGN

5 5 I - Fonctionnalités de CORONA I.3 - Description du rapprochement sous CORONA : Réconciliation automatique de compte financier (1) Rapprocher Proposer Laisser en suspens Non approcher Classement des écritures par Corona (2) Validation des groupes d ’écritures proposées et rapprochement manuel des écritures non rapprochées Fait en automatique par Corona à l ’initiative de l ’utilisateur Fait en manuel par l ’utilisateur

6 6 I - Fonctionnalités de CORONA (1) Durant la réconciliation, Corona groupe automatiquement les écritures selon les règles et les méthodes de rapprochement telles que définies dans l ’ensemble de rapprochement respectif. Corona essaie de créer et de rapprocher des groupes tout d ’abord sur références, puis sur montant et date de valeur. (2) Après avoir comparé toutes les écritures, Corona classe tous les groupes d ’écritures soit en rapprochés, en proposés ou en laissés en suspens. Les classes de rapprochement sont traitées selon les priorités suivantes : - RAPPROCHER : L ’application essaie de rapprocher autant d ’écritures que possible tout en contrôlant tous les champs conformément aux critères spécifiés (les critères : même date de valeur, même montant, libellé similaire, et un débit face à un crédit). Les écritures conformes aux conditions de rapprochement respectives et dont la classe de rapprochement a été définie « Rapprocher automatiquement », sont automatiquement réconciliées par Corona.

7 7 I - Fonctionnalités de CORONA - PROPOSER : les écritures conformes aux critères de rapprochement spécifiés, mais dont la classe de rapprochement a été définie « Faire une proposition » sont groupées avec d ’autres écritures dans une proposition de rapprochement (Les critères : même montant, libellé similaire, un débit face à un crédit). Cette dernière sera confirmée plus tard par l ’utilisateur. - LAISSER EN SUSPENS : Les écritures ne pouvant être ni rapprochées ni proposées pour certaines raisons (montant limite dépassé, différence entre la date de valeur, etc.) sont groupées avec leurs écritures correspondantes. Corona ne groupe les écritures en suspens que lorsque cette option est activée dans l ’ensemble des rapprochements respectif. Ces groupes d ’écritures seront étudiés plus tard par l ’utilisateur. - NON RAPPROCHER : Les écritures ne pouvant être rapprochées en automatique par corona, ni proposées et ni groupées. Ces écritures seront gérées manuellement par l ’utilisateur. Ici l ’utilisateur traitera les annulations d ’écritures ne pouvant pas toujours détectées par Corona

8 8 II - Méthodes de rapprochement (sous CORONA) En résumé, voici les actions à mener pour établir le rapprochement du compte Société Générale sous Corona : 1) Effectuer les étapes préalables au rapprochement : => Mise à jour de la date de rapprochement => Vérification de traitement correct des extraits provenant de la Société Générale 2) Lancer le rapprochement du compte « en automatique » 3) Contrôler et valider les groupes d ’écritures proposées et mises « en suspens » par Corona 4) Rapprocher en manuel certaines écritures classées en « non rapprochées » par Corona

9 9 II - Méthodes de rapprochement (sous CORONA) II.1 - Effectuer les étapes préalables au rapprochement : Mise à jour de la date de rapprochement : Cette étape permet de mettre à jour la date de rapprochement sous Corona. Pour chaque journée de rapprochement faire : Options (Menu) / Présentation en-tête / actualiser la date du jour à J-1 ouvré souhaitée.

10 10 II - Méthodes de rapprochement (sous CORONA) Vérification du traitement correct des extraits provenant de la Société Générale : Faire : Sélectionner / Extrait … - Cocher statut : « incorrect » - Choisir le code banque : SOGEFRPPXXX - Choisir le compte physique : 0497000001069219 Si un extrait se présente dans la fenêtre qui s ’ouvre, sélectionner l ’extrait et analyser l ’erreur qui s ’est produite. Si erreur liée au date ou au n° de l ’extrait, « accepter l ’extrait ». Faire cliquer droit et choisir « accepter l ’extrait ». Pour plus d ’information contacter le service « Contrôle interne et comptable » des Moyens de paiements.

11 11 II - Méthodes de rapprochement (sous CORONA) II.2. - Lancer le rapprochement du compte en automatique Cette étape permet de rapprocher automatiquement les écritures présentant des similitudes. Les comptes sont rapprochés automatiquement grâce aux 3 critères de rapprochements : même date de valeur, même montant, libellé similaire et un débit face à un crédit. Pour chaque journée comptable procéder au rapprochement automatique du compte financier Société Générale (00001069219) de la manière suivante : Faire : sélectionner / comptes financiers /… Devise : sélectionner EUR. Compte : à remplir pour rapprocher un compte spécifique, sinon ne rien mettre tous les comptes apparaîtront afin de permettre une sélection. NB : l’ensemble des autres critères doit rester vide

12 12 II - Méthodes de rapprochement (sous CORONA) Sélectionner le compte « Société Générale Paris », cliquer et choisir « Rapprocher les comptes financiers ». Cliquer oui pour valider le message de confirmation puis OK. => Le compte a été rapproché. ATTENTION: Il est possible que le compte ait déjà été rapproché en automatique par le service « Contrôle Interne et Comptable » des Moyens de Paiements Dans ce cas là, la date de rapprochement est déjà à la date du jour. => Le rapprochement étant déjà effectué ne rien faire et passer à l ’étape suivante (le rapprochement des groupes proposés).

13 13 II - Méthodes de rapprochement (sous CORONA) II.3. - Contrôler et valider les groupes d ’écritures proposés et mis en suspens par Corona : Cette troisième étape permet le rapprochement d ’écritures n ’étant pas pointées en automatique mais pour lesquelles Corona détecte certains points communs. Les groupes d ’écritures proposés Corona propose de rapprocher des écritures lorsque : les montants de deux écritures sont identiques – et que le sens (débit/crédit) des écritures est cohérent pour les rapprocher – et/ou que la première partie du libellé est identique dans les deux écritures. Pour chaque journée comptable procéder à la mise en œuvre des écritures proposées de la manière suivantes : Faire : Sélectionner / groupes d ’écritures

14 14 II - Méthodes de rapprochement (sous CORONA) => tous les groupes d ’écritures proposés par CORONA pour le compte de la Société Générale apparaissent dans la fenêtre principale. Choisir « tous proposés » dans le menu déroulant. Choisir le Compte « Société Générale PARIS » dans le menu déroulant. => valider en cliquant sur « OK »

15 15 II - Méthodes de rapprochement (sous CORONA) Pour avoir le détail des groupes d ’écritures proposés, sélectionner une ligne, cliquer droit et choisir « Ecritures associées ». => Une nouvelle fenêtre s ’ouvre avec le détail de la ligne.

16 16 II - Méthodes de rapprochement (sous CORONA) Pour avoir une meilleure visibilité entre les groupes d ’écritures proposés et leur détail, cliquer sur la punaise, puis sur l ’icône de réorganisation des fenêtres. Réorganisation des fenêtres Punaise

17 17 II - Méthodes de rapprochement (sous CORONA) Vérifier la cohérence des groupes d ’écritures proposés par le logiciel, si les écritures ne pas associées, le groupe ne doit pas être rapproché.

18 18 II - Méthodes de rapprochement (sous CORONA) Après vérification de chaque écriture : 1 ère étape : Annulation des groupes incohérents 2 ème étape : Validation des groupes cohérents 1 ère étape : Si non-concordance Cliquer droit sur la ligne du groupe et sélectionner « annuler le groupe » et cliquer « OUI » pour valider le message de confirmation. 2 ème étape : Si concordance - Si un groupe : Cliquer droit sur la ligne du groupe et sélectionner « confirmation groupe ». Ensuite cliquer « oui » pour valider le message de confirmation. - Si plusieurs groupes : Sélectionner toutes les lignes des groupes à rapprocher, cliquer droit sur la sélection et sélectionner «confirmation globale ». Ensuite cliquer « oui » pour valider le message de confirmation. NB : L ’étape finie, il ne doit rester aucun groupe d ’écritures dans la fenêtre « tous proposés groupes d ’écritures ».

19 19 II - Méthodes de rapprochement (sous CORONA) Les groupes d ’écritures en suspens groupés : Les groupes d ’écritures en suspens groupés sont constitués d ’écritures ni rapprochées, ni proposées, pour certaines raisons (montant limite dépassé, différence entre la date de valeur, etc.). Pour chaque journée comptable procéder à la mise en œuvre des écritures en suspens groupées de la manière suivantes : Faire : Sélectionner / Groupes d ’écritures

20 20 II - Méthodes de rapprochement (sous CORONA) => tous les groupes d ’écritures en suspens sur le compte de la Société Générale apparaissent dans la fenêtre principale. Il est possible qu ’aucune écriture ne soit en suspens groupés, dans ce cas là, passez à l ’étape suivante (le rapprochement manuel). Choisir « En suspens » dans le menu déroulant. Choisir le compte « Société Générale » dans le menu déroulant.

21 21 II - Méthodes de rapprochement (sous CORONA) Pour obtenir le détail des lignes procéder de la même manière que dans le rapprochement des groupes d ’écritures « tous proposés ». Vérifier la cohérence des groupes d ’écritures en suspens proposés par le logiciel, si le montant, le libellé ou les références ne correspondent pas, le groupe ne doit pas être rapprochés. Après vérification de chaque écriture : 1 ère étape : Annulation des groupes incohérents 2 ème étape : Validation des groupes cohérents 1 ère étape : Si non-concordance Cliquer droit sur la ligne du groupe et sélectionner « annuler le groupe » et cliquer « OUI » pour valider le message de confirmation.

22 22 II - Méthodes de rapprochement ((sous CORONA) 2 ème étape : Si concordance - Si un groupe : Cliquer droit sur la ligne du groupe et sélectionner « confirmation groupe ». Ensuite cliquer « oui » pour valider le message de confirmation. - Si plusieurs groupes : Sélectionner toutes les lignes des groupes à rapprocher, cliquer droit sur la sélection et sélectionner «confirmation globale ». Ensuite cliquer « oui » pour valider le message de confirmation. NB : L ’étape finie, il ne doit rester aucun groupe d ’écritures dans la fenêtre « en suspens groupés groupes d ’écritures ».

23 23 II - Méthodes de rapprochement (sous CORONA) II.4. - Rapprocher en manuel certaines écritures classées en « Non rapprochées » par Corona : Des écritures, qui doivent être rapprochées, peuvent ne pas être rapprochées en automatique par Corona pour plusieurs raisons : - les montants ont un écart de quelques centimes ; - pour un débit ou un crédit correspond une somme d ’écritures de débit ou de crédit (les montants ne peuvent donc être rapprochés automatiquement par égalité de montant au débit et au crédit). - les libellés ne coïncident pas. Pour chaque journée comptable, il est ainsi important de consulter les écritures non rapprochées pour savoir si certains rapprochements doivent être fait manuellement.

24 24 II - Méthodes de rapprochement (sous CORONA) Pour rapprocher manuellement procéder de la manière suivante : => faire : Sélectionner / écritures Il s ’agit ici de sélectionner les écritures non rapprochées du compte de la Société Générale. Source : « Base de données actives » Statut : choisir dans le menu déroulant la statut « Non rapproché ». Compte : Choisir dans le menu déroulant le compte « Société Générale Paris ». Devise : EUR => cliquer sur OK. NB: ne pas toucher aux autres sélections

25 25 II - Méthodes de rapprochement (sous CORONA) Le rapprochement manuel se fait en deux étapes : 1 ère étape : détection des écritures à rapprocher 2 ème étape : Rapprochements des écritures détectées

26 26 II - Méthodes de rapprochement (sous CORONA) 1 ère étape : détection des écritures à rapprocher Pour rapprocher les écritures, consulter les écritures et regarder si certaines écritures ont les mêmes événements (date/ libellé/ montant/ référence). Pour faciliter la recherche, il peut être intéressant de trier soit par montant, soit par date de valeur, soit par origine. Pour faire le tri, cliquer droit sur la colonne sur laquelle on veut faire un tri, choisir « Trier par… ».

27 27 II - Méthodes de rapprochement (sous CORONA) 2 ème étape : Rapprochements des écritures détectées Se positionner sur une écriture, cliquer droit et choisir « Rassemblement rapide ». A présent cliquer sur les lignes que l ’on souhaite rapprochées ensemble, ces lignes, une fois sélectionnées, changent de couleur. Elles deviennent rouges.

28 28 II - Méthodes de rapprochement (sous CORONA) Le logiciel Corona permet de vérifier que le rapprochement est équilibré. Vérifier, en bas à gauche de l ’écran que la calculette du logiciel est à 0,00 (Débit = Crédit). Si le rapprochement équilibré cliquer sur l ’icône rouge  en haut à gauche de la barre d ’outils.

29 29 II - Méthodes de rapprochement (sous CORONA) La fenêtre s ’ouvre, elle permet de faire un deuxième contrôle sur l ’équilibre du rapprochement. Vérifier qu ’il n ’y ait pas de différence entre les montants. La zone différence montant doit être à 0,00. Si oui, cliquer sur ok. Si non, cliquer sur annuler, et dépointer les lignes sélectionnées en cliquant dessus. => renouveler cette étape pour toutes les écritures manuelles. Les écritures sont à présent rapprochées et apparaissent dans la liste des écritures rapprochées. Elles disparaissent de la liste des écritures non rapprochées en cliquant sur l ’icône de mise en jour en haut dans la barre d ’outils. Une fois tous les rapprochements manuels effectués, arrêté la fonction « Rassemblement rapide » en cliquant droit sur une écritures et ensuite dépointer « Rassemblement rapide » en cliquant dessus.

30 30 III - Le suivi des suspens Le suivi des suspens s ’établit en plusieurs étapes. - Le suivi quotidien des suspens : Il est effectué : pour connaître l ’état des suspens en cours sur le compte de la Société Générale et pour pouvoir intervenir auprès des différents services concernés afin de régulariser les gros suspens en cours. - La réalisation des états de fin de mois : Cet état est transmis au responsable du Back Office Comptable et au responsable des Back Offices pour contrôle, puis présenté au Directeur de la Comptabilité pour contrôle et validation.

31 31 III - Le suivi des suspens III.1. - Le suivi quotidien des suspens : Extraire les écritures en suspens du compte Société générale du logiciel Corona dans un fichier Excel de suivi. Détail des données extraites : - Date de valeur - Montant - Sens (débit/crédit) - Origine (leur/notre) - Date comptable - Notre référence 1 - Leur référence 1 - Commentaires - Libellé comptable 1 - Libellé comptable 2 - Statut (en suspens/rapproché) - Rapproché par (utilisateur)

32 32 III - Le suivi des suspens Dans CORONA : Pour extraire : Sélectionner / Ecritures => Idem « Rapprochement manuel » (étape 4) Sélectionner les écritures non rapprochées du compte Société Générale : Choisir : Source « Base de données actives » Statut « Non rapprochées » Compte « Société Générale Paris » Devise « EUR » => cliquer sur OK. Sélectionner toutes les écritures en suspens en se positionnant sur la première ligne et en tapant simultanément sur le clavier : « Schift » et « Fin ».Ensuite dans la barre de menu, aller dans Editions et choisir « Copier ».

33 33 III - Le suivi des suspens Dans le fichier Excel: Chemin : 01 comptabilité\ C_généraux\ SG « date » => Ouvrir le fichier et modifier le nom en le mettant la date du rapprochement. Effacer les données de la feuille « brouillon » et coller les données extraites. Faire un tri : Sélectionner toutes les données / cliquer sur « données » dans la barre de menu et choisir « trier » / faire le premier tri sur l ’origine, ensuite sur le sens, puis sur la date de valeur. => Faire des copier/coller pour remplir les colonnes du tableau de l ’onglet du mois concerné (les données existantes doivent être écrasées).

34 34 III - Le suivi des suspens

35 35 III - Le suivi des suspens III.2.- La réalisation des états fin de mois : Le tableau de suivi quotidien des suspens doit être arrêté à chaque fin de mois et doit donc faire l ’objet d ’un onglet dans le dossier Excel SG. Une fois terminé cet état permet de relancer les différents services sur les suspens en cours détectés. Cette relance se fait soit par mail soit par téléphone. Par ailleurs, l ’utilisateur peut être amené à demander plus d ’information à son correspondant si le suspens à pour origine la Société Générale. Ensuite cet état est imprimer et transmis pour contrôle et validation. 1er niveau de contrôle : Responsable du BOC 2ème niveau de contrôle : Responsable des BO 3ème niveau de contrôle : Directeur de la Comptabilité