© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ Méthode d’organisation 5S Implantation 2 e S Présentée par : Promaintech Novaxa Février.

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1 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ Méthode d’organisation 5S Implantation 2 e S Présentée par : Promaintech Novaxa Février 2007

2 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 2  Décrire les 5S  Décrire les étapes requises de l’implantation du 2 e S  Implanter le 2 e S  Audit 5S Objectifs

3 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 3 Revue des 5S Démarche 2 e S Questions Agenda

4 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 4 Seiri Seiton Seiketsu Seiso Shitsuke Sélectionner Situer Scintiller Standardiser Suivre Outil 5S

5 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 5 Outil 5S Situer  2 e S – Situer Positionnement des items requis en fonction de la fréquence d'utilisation Exemples: Documents et classeurs identifiés et rangés Réorganisation du réseau pour faciliter l’accès aux fichiers Liste de repérage des informations Utiliser des indications claires et standards sur chaque dossier Identifier les étagères, les armoires, etc. Liste des problèmes courants (FAQ)

6 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 6 Revue des 5S Démarche 2 e S Questions Agenda

7 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 7 Démarche globale A.Stratégie B.Préparation (charte de projet) C.Sessions d’analyse en équipe D.Implantation

8 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 8 i.Définition des responsabilités ii.Définition de l’échéancier iii.Définition de la séquence des activités 2 e S iv.Validation des plans d’actions v.Lancement du projet Plan d’action

9 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 9  Espaces physiques PARTOUT! Endroits d’accumulations

10 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 10  Espaces virtuels Sur le serveur Sur les ordinateurs personnels Endroits d’accumulations

11 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 11  Lisez le formulaire d’audit 5S  Photographiez le milieu audité  Réalisez le 2 e « S » Items virtuels Items physiques  Personnalisez le formulaire d’audit 5S  Réalisez l’audit 5S Guide d’implantation

12 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 12  Items utilisés régulièrement : au poste de travail  Items utilisés quelques fois dans la semaine : à proximité du poste de travail  Items utilisés quelques fois par mois à un endroit central Recommandations

13 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 13  Physique : 30 secondes pour trouver et ranger un item  Virtuel : 10 secondes pour trouver un fichier  Pour situer : utilisez la méthode des 5 pourquoi Recommandations

14 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 14  Standardisez les postes de travail le plus possible  Faites participer les employés aux postes de travail  Kanbans pour consommables Recommandations

15 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 15 À vous le dernier mot… Questions et commentaires

16 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 16 A.Travaillez sur la copie de sûreté du serveur B.Imprimez la liste des dossiers informatiques C.Indiquez la fréquence d’utilisation  C: Continuelle  H: Chaque heure  Q: Quotidienne  S: Chaque semaine  M: Mensuelle  A: Annuelle Items virtuels

17 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 17 D.Identifiez les fichiers à accès restreint (AR) et les ressources qui y ont accès E.Créez un diagramme d’affinités pour regrouper les fichiers ? Items virtuels

18 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 18 M B AD L H I C E J G N O PK F C Écrire les thèmes sur des feuilles Diagramme des affinités

19 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 19 F.Créez une nouvelle arborescence selon la fréquence d’utilisation G.Faites approuver les changements H.Transférez tous les fichiers dans la nouvelle arborescence Guide d’implantation Items virtuels

20 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 20 A.Utilisez les listes créées au 1 er S B.Indiquez la fréquence d’utilisation  C: Continuelle  H: Chaque heure  Q: Quotidienne  S: Chaque semaine  M: Mensuelle  A: Annuelle C.Indiquez les items partagés Items physiques

21 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 21 D.Décidez de l’emplacement de tous les items physiques E.Placez tous les items physiques à leur emplacement respectif F.Étiquetez tous les emplacements Guide d’implantation Items physiques

22 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 22 Démarche 3S (Virtuel) I. Arborescence MICRO 1. Créez la nouvelle arborescence  Micro (3 e et 4 e niveaux) 2. Faites approuver les changements 3. Transférez tous les fichiers dans la nouvelle arborescence Transférer Nouvelle arborescence Ancienne arborescence Niveaux 3 et 4

23 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 23 Arborescence micro (3 e, 4 e niveau) - Procédure Définition de la nomenclature fine – points à tenir en compte  la quantité d’information (volumineux : doit-on fragmenter pour faciliter la gestion documentaire?, etc.)  la logique d’utilisation de l’information  la fréquence d’utilisation (01, 02, ….)  pas plus de 10 dossiers par niveau (2 premiers niveaux)

24 © 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 24 Arborescence micro (3 e, 4 e niveau) - Procédure Définition de la nomenclature fine – points à tenir en compte  maximum de 4 niveaux de profondeur (arborescence)  5 pour les dossiers très complexes (ne doit pas devenir la règle)  dernier niveau = le(s) fichier(s) – si beaucoup d’information, il faut avoir une nomenclature logique : numérique, alphanumérique, ordre alphabétique, autres…  le contenu des onglets doit être précis et avec des termes compris de tous – prévoir une formation pour les nouveaux et une mise à niveau de toute l’équipe.  Coller votre réalité virtuelle à celle physique.