© Fujitsu Canada Solutions Lean © Fujitsu Canada CSSS de l’Énergie Démarche Lean 3P Bernard Pilote Frédéric Dionne 25 août 2011.

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1 © Fujitsu Canada Solutions Lean © Fujitsu Canada CSSS de l’Énergie Démarche Lean 3P Bernard Pilote Frédéric Dionne 25 août 2011

2 © Fujitsu Canada 2 Table des matières Fujitsu, Pratique nationale Lean Nos partenaires Notre mandat – Atelier 3 P La démarche Interfaces avec le PFT Exemples de projets

3 © Fujitsu Canada 3 Société faisant partie de Fujitsu Limited Effectif : 2 400 employés Revenus : 350 M$ CA Pratiques nationales : Gestion du territoire et géomatique Défense et sécurité publique Commerce de détail Solutions Lean Services gérés Solutions sectorielles Certifications obtenues de plusieurs acteurs clés de l’industrie Société faisant partie de Fujitsu Limited Effectif : 2 400 employés Revenus : 350 M$ CA Pratiques nationales : Gestion du territoire et géomatique Défense et sécurité publique Commerce de détail Solutions Lean Services gérés Solutions sectorielles Certifications obtenues de plusieurs acteurs clés de l’industrie Aperçu de Fujitsu Canada 3

4 © Fujitsu Canada 4 Table des matières Fujitsu, Pratique nationale Lean Nos partenaires Notre mandat – Atelier 3 P La démarche Interfaces avec le PFT Exemples de projets

5 © Fujitsu Canada 5 Nos partenaires et succès en Santé …

6 © Fujitsu Canada 6 Table des matières Fujitsu, Pratique nationale Lean Nos partenaires Notre mandat – Atelier 3 P La démarche Interfaces avec le PFT Exemples de projets

7 © Fujitsu Canada 7 Notre mandat – Atelier 3 P Mandat : Optimisation des processus de l’urgence dans le cadre du projet d’agrandissement par la mise en œuvre des concepts Lean Healthcare en utilisant la méthodologie Kaizen 3P Objectifs: Revoir et optimiser les processus à l’urgence, y compris un plan d’aménagement optimisé qui sera intégré comme requis au projet d’élaboration du PFT pour la nouvelle infrastructure de l’urgence de Shawinigan de façon à: 1.définir les besoins de services pour la nouvelle urgence; 2.définir un plan d’aménagement optimisé; 3.réduire les délais d’attente; 4.réduire les temps de réponse; 5.améliorer la qualité des services; 6.améliorer l’environnement et le climat de travail; 7.optimiser l’espace; 8.réduire les coûts d’investissement et d’exploitation.

8 © Fujitsu Canada 8 Atelier 3 P - Définition L’approche Lean 3P, Process Preparation Process, cible l’élimination des gaspillages et l’évaluation rapide des solutions possibles avant même la mise en œuvre du nouvel aménagement ou processus. Cette approche repose sur l’application des principes Lean « non négociables » par une équipe de travail multidisciplinaire du secteur concerné. Milieu + Méthodes + Matériel + Main-d’œuvre Une intervention 3P « Lean Healthcare » s’intéresse aux sept (7) flux typiques de la médecine durant l’étape de conception, soit : 1.Flux de patients 2.Flux de spécialistes 3.Flux de médicaments 4.Flux de fournitures et d’instruments 5.Flux d’information 6.Flux d’équipements 7.Flux d’idées d’amélioration Les objectifs étant de concevoir une urgence : … où les services répondent aux plus hauts standards de qualité; … pouvant accueillir le niveau d‘achalandage présent et à venir (volume); … à moindre coût; … minimisant le temps de passage des clients.

9 © Fujitsu Canada 9 Table des matières Fujitsu, Pratique nationale Lean Nos partenaires Notre mandat – Atelier 3 P La démarche Interfaces avec le PFT Exemples de projets

10 © Fujitsu Canada 10 éfinirnalyser Valider Définir la situation actuelle Définir la situation désirée Définir les objectifs Objectifs/bénéfices VOC VOE RASCI Plan d’intervention Collecter des données Comprendre le processus Déterminer les causes possibles Quantifier le problème Diagramme d’activités Diagramme flux info Analyse de capacité Mesure valeur ajoutée Statistiques usagers Analyse des files d’attente Espace à valeur ajoutée Mesures Lean: ECP, … Analyser les causes potentielles Trouver les causes fondamentales Diagramme cause-effet Matrice SLP Priorisation des 8 gaspillages (TGN) Diagramme géographique Définition du problème Conditions de base et liste des causes Causes fondamentales sélectionnées et quantifiées Sélectionner la solution Valider et simuler la solution Simuler la solution Sélectionner la solution la plus prometteuse Mettre en œuvre des moyens de contrôle Documenter le projet Simulation des 3 solutions + Aménagement détaillé et confirmation des requis Cartographie du diagramme visé Évaluation de la performance cible esurer V Outils spécifiques DMADV Concevoir des solutions possibles Évaluer les multiples solutions Principes non négociables Lean 7 alternatives – Plan directeur d’aménagement et plan détaillé Évaluation des scénarios (multicritères) Développer Design Activités Outils

11 © Fujitsu Canada 11 Méthodologie 3P – Lean Healthcare

12 © Fujitsu Canada 12 Références et intrants

13 © Fujitsu Canada 13 Profil des usagers c lientèle, volumes d’activités, profils …

14 © Fujitsu Canada 14 Profil des usagers c lientèle, volumes d’activités, profils …

15 © Fujitsu Canada 15 Heures d’arrivée et de départ des patients (2010) HCM Impact sur la salle d’attente Nombre de patients

16 © Fujitsu Canada 16 VOP – Patient ambulant sans observation Temps de passage moyen (ambulant et radio) : 7,8 heures Temps à valeur ajoutée : 50 min Efficacité du processus (PCE) : 10,7 % Efficacité en nombre d’activités: 4 activités à valeur ajoutée 25 activités au total 16 450 min 414 min 8 355 min 9 47 min 0--- 0 25 466 min 450 min ---10,7% HCM

17 © Fujitsu Canada 17 VOP – Patient ambulant sans observation 17

18 © Fujitsu Canada 18 VOE – Entrevues - HCM 18

19 © Fujitsu Canada 19 VOP – Mesure de la valeur ajoutée- HCM 19 1938 observations HCM

20 © Fujitsu Canada 20 VOP – MVA par intervenant - HCM HCM

21 © Fujitsu Canada 21 VOP - Taux d’occupation - HCM 19 Civières au permis, 41 au total HCM Attente d’un Intervenant 5%

22 © Fujitsu Canada 22 Processus devrait tendre vers… Avoir du management visuel pour minimiser le besoin de communication verbale et éviter les gaspillages Flux tiré Réduire les déplacements (clients et employés) Améliorer l’expérience des usagers (minimiser les irritants et les frustrations) Optimiser la gestion du matériel Améliorer l’efficacité de l’informatique et s’adapter à l’évolution (dossier électronique) Assurer la sécurité de l’usager (surveillance) Assurer la confidentialité et l’intimité de l’usager Définir et clarifier rôles et responsabilités Standardiser les processus et les tâches Établir des mécanismes de communication (y compris la rétroaction) Avoir un meilleur aménagement de l’urgence (plus fonctionnel) Optimiser la gestion documentaire Favoriser les partenariats

23 © Fujitsu Canada 23 Table des matières Fujitsu, Pratique nationale Lean Nos partenaires Notre mandat – Atelier 3 P La démarche Interfaces avec le PFT Exemples de projets

24 © Fujitsu Canada 24 Offre de services – Détail Activité 1 : Collecte et analyse de données et préparation de l’atelier Lean 3P 24

25 © Fujitsu Canada 25 Offre de services – Détail Activité 2 : Formation Lean Healthcare avec simulations 25

26 © Fujitsu Canada 26 Offre de services – Détail Activité 3 : Atelier 3P Activité 4 : Accompagnement lors de l’élaboration du PFT 26

27 © Fujitsu Canada 27 Interface avec le PFT

28 © Fujitsu Canada 28 Interface avec le PFT

29 © Fujitsu Canada 29 Table des matières Fujitsu, Pratique nationale Lean Nos partenaires Notre mandat – Atelier 3 P La démarche Interfaces avec le PFT Exemples de projets

30 © Fujitsu Canada 30 Atelier 3P – Urgence Coaticook Analyse des processus Diagrammes en spaghetti Diagramme de déroulement Analyse relationnelle – Méthode SLP Définition des relations prioritaires Diagramme général d’aménagement Position optimale des différents blocs 7 solutions

31 © Fujitsu Canada 31 Alternative #6 : 2 entrées dédiées (1 clinique et 1 urgence). Triage près de l’entrée et admission face à l’entrée. Poste infirmier et salles examen perpendiculaires à l’observation Salle d’attente Clinique Salle d’attente urgence Solution n o 7: 1 entrée, 2 salles d’attente distinctes, … 12 11’x13’ 3 14’x26’ 10’x12’ 19 4756 11’x17’ (1 salle seulement) 11’x13’ 10’x11’ 8 13’x15’ 9 10’x11’ 10 11’x11’ 11 12 8,5’x11’ 13 8’x12’ 14 4,8’x11’ 1517 9’x13’ 18 10’x 22’ 21 10’x11’ 222526 2 portes distinctes Ascenseur pour radiologie 272829 30 3 toilettes existantes 31 Référence si requis:

32 © Fujitsu Canada 32 Aménagement Admission (exemple)

33 © Fujitsu Canada 33 Aménagement Salle Examen (exemple)

34 © Fujitsu Canada 34 Questions ? Compréhension ? Notre intégration ? Livrables ? Prochaine étape ? 34

35 © Fujitsu Canada 35 Politique de propriété intellectuelle Le présent document est la propriété unique et exclusive de Fujitsu Conseil (Canada) inc. L’utilisation non autorisée, la divulgation ou la reproduction, sous quelque forme que ce soit, du matériel contenu dans ce document est expressément interdite. Toute utilisation non autorisée ou illégale par l’usager le rendra susceptible de faire l’objet de toute procédure légale et appropriée, à la disposition de Fujitsu Conseil (Canada) inc. © Fujitsu Conseil (Canada) inc. 2010 – Tous droits réservés

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