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ESUP DAY – 3 juillet 2013 E-candidat Dématérialisation des.

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1 ESUP DAY – 3 juillet 2013 E-candidat Dématérialisation des dossiers de candidature 1

2 2 Sommaire 2 Le projet Le fonctionnement de lapplication Bilan chiffré de la première campagne Audit des candidats Audit des enseignants (jury) Questions

3 La sélection à lUniversité Paris Dauphine Mise en place dun outil de gestion des sélections Dématérialisation complète des dossiers de candidature 125 formations, 60 gestionnaires, 160 enseignants-chercheurs 3 EnseignementsDemande de la Présidence : 2 L1 : 800 étudiants 90 masters 2 : étudiants étudiants

4 4 Projet de développement 4 Ressources humaines Un étudiant développeur en Licence 3 MIAGE en alternance : Salahddine ABERKAN Durée 1 an de développement, 6 mois dexploitation Techno JAVA/ JSP Ajout de 4 tables à la base de données Contrainte : ne pas modifier e-candidat 4 modules pour e-candidat

5 Dossiers électroniques Module de dépôt 5

6 6 Spécifications fonctionnelles 6 Identification par numéro de dossier Les dates douverture et de fermeture par formation La liste des pièces justificatives demandées Les formations choisies par le candidat (un dossier complet par formation) Toutes ces données sont récupérées du paramétrage e-candidat

7 7 Règles de gestion des fichiers 7 Pouvoir ajouter, modifier, supprimer des fichiers (Voir les fichiers) Les envoyer par un (ou plusieurs à la fois) Fichiers demandés au format PDF ou XLS => abandon de la conversion PDF => Ouverture dune rubrique « boite à outils » Taille maximum des fichiers autorisée : 5 Mo

8 Accueil E-candidat 8

9 Dépôt pour chaque formation 9

10 Formulaire de dépôt par type de pièce justificative 10

11 Application E-jury Module de consultation 11

12 12 Droits daccès aux dossiers des candidats 12 Membres du jury : consultation des dossiers Président de jury : +saisie des avis Gestionnaire : +envoi des avis Tous les membres de jury doivent être enregistrés dans e-candidat pour accéder aux dossiers électroniques Identification CAS (et schibboleth)

13 Interface de consultation 13

14 Visualisation des pièces justificatives 14

15 15 Zone de filtres 15 Afficher les dossiers des candidats : Traité ou non traité Provenance du dernier diplôme (Dauphine, établissement français, établissement étranger,)

16 16 Choix des colonnes à afficher ou masquer 16 On peut choisir les pièces justificatives que lon veut consulter Réduit la taille du tableau et la difficulté de lecture

17 17 Aide-mémoire 17 Possibilité dannoter le dossier pour chaque examinateur (attention il ne sagit pas du résultat final, mais dobservations personnelles) Saisir létat de traitement du dossier Saisir une observation

18 Garantir la confidentialité du courrier Module de dépôt des lettres de recommandation 18

19 19 Principe 19 Le candidat fournit l'adresse électronique d'un ou plusieurs référents le référent reçoit un message qui l'invite à remplir un formulaire en ligne avec ses coordonnées. Il dépose ensuite la lettre de recommandation au format PDF. Le candidat est averti lorsque la recommandation est déposée => à limiter aux formations qui le demandent référents sollicités, courriers déposés

20 En cours de développement Module de calcul de létat du dossier 20

21 21 Dès la fermeture 21 Un menu permettra à la gestionnaire de lancer le calcul de létat du dossier après la fermeture des dépôts Enregistré / non déposé Pièces manquantes parmi les pièces obligatoires Nécessite de modifier e-candidat Ajout dune notion de « pièce obligatoire »

22 Bilan chiffré de la première campagne 22

23 23 Les candidats candidats enregistrés candidats ayant déposé leur dossier => 50 % de taux de « transformation » candidatures avec dossier Une moyenne de 1,5 candidatures par candidat =>légère augmentation par rapport à lannée précédente

24 24 Nombre de fichiers fichiers 85 Go de données PAPIER Si on compte trois pages par fichier pages ramettes de papier 200 cartons de papier

25 25 Création de la candidature 25

26 26 Dépôt de fichiers par jour 26 Fermeture des candidatures en master 2

27 27 Le 24 avril fichiers en 24h Moyenne de 20 fichiers par minute, avec un maximum à 23h52 de 125 fichiers Supervision, tests de charge, rajout de mémoire et de CPU, tuning Tomcat et MySQL Merci aux experts de léquipe système !

28 1 000 réponses au questionnaire (50% de taux de réponse) Audit des candidats 28

29 29 Comment avez-vous numérisé vos pièces justificatives? 29

30 30 La numérisation a-t-elle été? 30

31 31 Les documents administratifs vous sont- ils délivrés au format électronique ? 31

32 32 Avez-vous rencontré des problèmes techniques lors du dépôt ? 32

33 33 Quels sont les avantages du dépôt de votre dossier au format électronique ? 33 OrdreAvantage 1La constitution et l'envoi du dossier sont plus rapides 2La constitution et l'envoi du dossier reviennent moins cher 3La constitution et l'envoi du dossier sont plus simples 4C'est plus moderne 5C'est plus écologique

34 34 Quels sont les inconvénients du dépôt de votre dossier au format électronique ? 34 OrdreInconvénient 1Risque de problèmes techniques 2Cela nécessite de disposer de matériel : ordinateur, réseau, scanner...

35 35 Quelle est votre impression générale ? 35

36 27 réponses (15% de taux de réponse) Audit des jurys 36

37 37 Utilisation des outils 37 NombreOutil 24Ont consulté en ligne 16Ont utilisé les filtres 16Ont téléchargé les CV et les mémoires 13Ont utilisé le masquage des colonnes 12Ont utilisé les téléchargement des dossiers complets 12Ont utilisé les moteur de recherche 11Ont imprimé (plutôt les CV) 11Ont saisi les décisions

38 38 Quels sont, pour vous, les avantages du dossier électronique ? 38 NombreAvantage 21Gain de place pour le stockage des dossiers (cartons dans les couloirs…) 21Simplification des accès aux dossiers (de partout, pour tous en même temps) 18Simplification de l'archivage et de la destruction des dossiers 10Gain en autonomie (plus de dépouillement préalable) 10Obtention de statistiques rapidement

39 39 Quels sont, pour vous, les inconvénients du dossier électronique ? 39 NombreInconvénient 18La lecture à lécran est difficile 17Risques de problèmes techniques 14Cela nous donne plus de travail – Perte de temps 13Il manque des critères de tri 7Lobligation davoir du matériel : ordinateur, connexion réseau

40 Votre impression globale 40

41 41 Conclusion 41 Globalement, lexpérience est considérée comme une réussite Améliorer lergonomie de la consultation Pour tester : Des questions ?


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