Module budgétaire BudgPersPZautom FR.xls

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1 Module budgétaire BudgPersPZautom FR.xls
Présentation du Module version 2013 Ecole de Police 101 Rue Cockerill Seraing

2 Formateur : Piet Van Hoylandt
SSGPI/Coord/Rapporten Contact : Téléphone direct : 02/ Déroulement de la formation : Récupérer les fichiers d’alimentation par les processus/protocoles SSGPI (Nouveau) Chargement du module et lecture des fichiers - Contenu des onglets - Accès à et utilisation des procédures intégrées - Effectuer soi-même les manipulations/interventions (apprendre comment le faire) Objectif : - Comprendre le contenu des onglets - Connaître et savoir utiliser les procédures Output : - DRH - créer et modifier des graphiques et statistiques - Comptable (receveur) + création feuilles de contrôle - ZP Report démo application Access

3 Déroulement de la formation
Les processus SSGPI Télécharger des fichiers en 22 étapes Le module BudgOersPZAutomFR.xls 11 où trouver une info supplémentaire Sauvegarder le module 12 Le menu Accès aux onglets 16 Attribution n° ZP & chargement des fichiers ParaN Consultation de & contenue Procédure : traitement des données 25 Contrôle «  total «  & «  total X-1 » Eléments barémiques Suppléments 33 Ops & Calog «  total «  & «  total X-1 » «  total_code «  & «  total_code X-1 » Interventions 1. Erreur dans la feuille total 2. Le regime de travail 49 3. Promotion 4. Supprimer un membre du personnel 54 5. Ajouter un membre du personnel Vastleggen van een meerjarenplan DHR : création macro scinder par Cadre-Niveau 59 DépPers Export – Tutelle 1 / Tutelle Consutations Themis et LCD 65 Page Form – Formules 66 Hlpform ou Formulaire d’aide 67 Bar O Bar C Bar R 68 Zones 69 OpsFiltM & CALog FiltM Points important 72 Presentation TH_RPRT

4 I. Les processus SSGPI Il faut 2 fichiers pour nourrir le module :
- les éléments barémiques - les suppléments Auparavant, un flash vous informait quand vous pouviez télécharger les fichiers via Vera. Les fichiers sont maintenant mis à disposition de la zone via Portal/Themis. Via les “Traitements SSGPI” vous pouvez cliquer sur le processus “Module budgétaire local”. De cette manière, vous pouvez créer vous-même les deux fichiers. Les fichiers sont créés sur base de la situation connue venant de Themis. Vous obtenez comme résultat : - une extraction journalière avec les éléments barémiques - un extrait annuel avec les suppléments avec les données des 12 derniers mois.

5 Processus SSGPI – les 22 étapes à suivre
étape 1. Cherchez la valeur existante étape 2. Complétez par votre N° de zone ou “ %” et cliquez =>si déjà créé dans un passé récent, deux écrans successifs sont possibles : étape 3. Pour ajouter une nouvelle valeur : a. Le numéro de votre zone après ”Contrôle d’exécution:” b. Ensuite, vous cliquez sur c. Pour demander le processus, il y a lieu d’introduire une seconde fois le n° de zone sous “Entité” d. Confirmez par à coté de “Console de traitements” e. La demande est acceptée et le message clignotant s’affiche

6 étape 4. Cochez les deux fichiers et cliquez ensuite sur “OK”
étape 5. Les numéros de processus sont attribués : sous console de traitements => étape 6. Les processus sont en cours et vous pouvez, en cliquant sur “ ” consulter l’état de distribution. étape 7. Selon la taille de la zone, cela peut prendre quelques minutes avant qu’ apparaissent les statuts “Succès” et “Transféré”. étape 8. En cliquant sur vous pouvez suivre l’avancement du traitement.

7 étape 9. Le fichiers “Barémique” et “Suppléments “ ne sont pas disponibles en même temps; le fichier PB_BM_BAR ou le fichier “ Eléments barémiques” n’est pas disponible lorsque “File att” et “S/O” apparaissent derrière le nom. étape 10. On peut chercher/télécharger le fichier quand “Succès” et “Transféré” s’affichent. Pour ouvrir le fichier, cliquez ensuite sur l’écran “Détails traitement” qui s’affiche : En cliquant sur Afficher journal/trace l’écran suivant s’ouvrira

8 étape 11. L’écran Affichage journal/trace.
Plusieurs informations sont communiquées quand le fichier est mis à disposition. étape 12. Pour télécharger le fichier concerné, cliquez dans la liste des fichiers sur le nom => dans ce cas c’est :

9 étape 13. Une fenêtre s’ouvrira avec la question si vous désirez sauvegarder le ficher :
étape 14. Cliquez sur Sauvegarder (Save) étape 15. Sauvegardez dans un dossier déjà créé /ou à créer. Conservez de préférence le nom du fichier. La date et l’heure de l’extraction apparaissent également dans le nom du fichier. 16. La confirmation du téléchargement suivra, fermez la fenêtre portal le cas échéant

10 étape 17. Dans l’écran Themis, retournez vers du fichier qui vient d’être sauvegardé.
étape18. Pour retourner aux écrans précédents cliquez sur ” étape 19. Dans l’écran cliquez sur “ ” ou “ ” pour retourner dans la liste traitements. étape 20. Dans l’écran demande, le cas échéant, l’actualisation en cliquant sur étape 21. Répétez maintenant les étapes 9 à 16 pour également disposer des “Suppléments” dans le fichier créé. étape 22. Ensuite, fermez Themis.

11 II. Le module BudgPersPZAutomFR. xls & PowerPoint :
II. Le module BudgPersPZAutomFR.xls & PowerPoint : manuel temporaire & directives Le module vierge est disponible en permanence sur le site du SSGPI Le mieux c’est de télécharger les 3 items : - module budgétaire. - Inflation prévisions 2012 – 2013 - Présentation en PowerPoint sur le module Attention : le manuel va être complètement retravaillé.

12 III. Sauvegarder le Module
Le Module est mis à disposition sous forme d’un fichier zip. Important! Après le téléchargement il est “unzipped” ou “extract”. Il est recommandé de faire une copie du Module avec un préfixe propre – ou numéro de version => Ne jamais faire “Save as” ou “Enregistrer sous”. <= La version backup (avec l’extension -xlk) sert de backup. Il est préférable de sauvegarder le module dans le même dossier que les fichiers provenant de Themis.

13 IV. Le menu Menu principal Au démarrage, le menu   « Budget du Personnel de la zone» entre «Fenêtre» et «Aide». Si ce n’est pas le cas, les procédures (ou macros) ne peuvent pas être activées. Protection Lorsque ce menu apparaît vous pourriez recevoir l’avertissement suivant : En tant qu’utilisateur, vous devez modifier la protection macro. 1° Choisissez dans le menu standard: Outils  Macro Protection 2° Cochez le niveau le plus bas ou le niveau moyen  3° Fermez Excel. 4° Démarrez Excel et ouvrez le Module via l’«Explorateur»

14 Menu principal adapté Lorsque la protection macro est correcte, un menu principal avec 8 points apparaît. Le menu peut être utilisé de deux manières. 1. Navigation dans le classeur Les points: Première page, Feuilles de travail modifiables, Consultations des Barèmes, Comptable Spécial (CS) et DRH donnent accès via les sous-menus aux feuilles ou « sheets » Appeler les Procédures Les points: Chargement des fichiers Themis et Encodage des données (Nouveau) En cliquant sur le point, l’utilisateur active les procédures expliquées ci-dessous.   Les sous-menus En cliquant sur les sous-menus s’ouvrent. Via le sous-menu, les macros peuvent également être activées ou l’utilisateur peut consulter une feuille.

15 Aperçu du Menu « Budget du Personnel de la zone et ses sous-menus »

16 V. Accès aux feuilles Option 1: Via le menu ou le sous-menu
Option 2. Affichage via Outils - Options Affichage – Onglets de classeurs Option 3. Après activation de dans le menu les données seront traitées, et toutes les feuilles seront consultables même si pas toujours visibles. Par un clic droit sur la souris à gauche sous les boutons curseurs l’utilisateur peut naviguer sur les feuilles de travail qui ne sont pas (toujours) visibles. Dans l’option 1 : pas de touches curseurs (à gauche en-dessous de l’écran Excel) et pas de vision sur plusieurs onglets simultanément Dans l’option 2 : possibilité de choisir les onglets via un clic droit sur le souris et menu onglets & More Sheets… ou directement accès aux onglets /08

17 VI. Attribution n° ZP & Chargement des fichiers
Ouvrez le module à partir d’Excel ou de l’Explorer Encodez sur la première page dans la seule case à compléter le numéro de la zone: Dès que le numéro est introduit, la composition de la zone apparaît: Ensuite, via le Menu “ZP-Budget du personnel” la procédure de lecture démarre en cliquant sur “Charger les fichiers Themis” La lecture se déroule toujours en deux étapes. Ceci est indiqué dans un premier message. Confirmez en cliquant sur OK

18 VI. Attribution n° ZP & Chargement des fichiers
Etape 1: Chargez les éléments barémiques et confirmez en cliquant sur OK Vous êtes renvoyés à Explorer où vous allez ouvrir le dossier contenant les données Cliquez d’abord sur le fichier éléments barémiques et cliquez ensuite sur OK ou faites un double clic sur ce fichier Apparaît alors le 3ième & 4ième message de la procédure avec en fond la feuille des éléments barémiques de votre zone. Continuez en cliquant chaque fois sur OK. Le comptable et le secrétaire sont dorénavant repris dans le fichier. L’Explorer est à nouveau ouvert: Double cliquez sur le fichier avec les suppléments ou cliquez sur le nom et Le chargement de la procédure est terminé. La première feuille apparaît sans aucun message.

19 VII. ParaN(1) Contrôle via Internet : Bureau fédéral du plan

20 VII. Feuille ParaN(2) Les index ou les coefficients d’augmentation (1)
La date de calcul «ANNEE» régit le module Uniquement l’année est complétée(Cel C1) Quatre groupes d’index sont nécessaires: Groupe 1 & 2 : Traitement et Allocations 1 INDEX pour le traitement/alloc anticipatifs 2 INDEX pour les termes échus dont IndTN1 (décembre x-1) est également utilisé pour les Alloc & Indemn liées aux prestations Ces index ou coefficients d’augmentation sont recherchés dans le tableau TbIndN =VLOOKUP($C$1;TbIndN;2;0) Trois groupes d’index de base régissent le module: Traitement: IndexW - IndW_N1 & IndW_N (Ligne 4) Allocations/Indemnités: IndexT - IndT_N1 & IndT_N (Ligne 5) Composition: Index W(T) sont utilisés pour ceux qui sont payés anticipativement C’est la moyenne prévue pour (AA24->AD24) 2013– 1, , ,6084 Cellule AB 24=1,6084=> =(IndR23*0+IndR24*12)/12 OU (1,5769*0+1,6084*12)/12 Cellule AD 24=1,6084 => =(IndR23*0+IndR24*11)/11 OU ((1,5769*0+1,6084*11)/11 =(1,4002*1+1,4282*4+AI6*7)/12 normalement attendu: doit éventuellement être modifié APRES LA PUBLICATION DU BUREAU DU PLAN -> le plan quinquénal peut être avancé : =>sauver la situation de départ – introduire les promotions et les perspectives/*introduire les options de management) -> à nouveau sauvegarder, modifier l’année et => sauvegarder la situation de départ - introduire les promotions et les perspectives/*introduire les options de management

21 VII. Feuille ParaN(3) Les index ou les coefficients d’augmentation(2)
Groupe 3 : Période d’extraction Contient l’index de la période extraction suppléments ou IndRef (Cellule C10) Cette donnée comprend l’index moyen de la période de l’extraction. Les coefficients d’augmentation 1,4859 d’application sur les allocations et le indemnités jusqu’en septembre 2010 et 1,5157 à partir d’octobre 2010, ce qui donne un index moyen pour la période de référence de 1,5008 Les formules sont données dans le module I10 –K14. En cliquant (macro) elles adaptent les cellules B10:D10 Groupe 4 : les coefficients d’augmentation IndDiff, IndDiffDec& IndDiffNab (Cel C6-D6) Ils recalculent les montants payés mentionnés sur la feuille suppléments

22 VII. Feuille ParaN (4) Montants indexés
La plupart des montants de ParaN sont indexés automatiquement après modification de l’année. C’est le cas pour toutes les allocations et indemnités utilisées =>voir IX.G. Plafond Cotisations patronales On obtient le plafond de la cotisation patronale en remplissant dans B13 le montant trimestriel Le montant annuel non indexé qui apparaît dans la cellule C13. Le montant annuel indexé apparaît sur la feuille Total Cel G46. n’est PAS scindé pour x-1! Pourcentages cotisations patronales et sociales Allocation 2 Les pourcentages pour les Statutaires, les Contractuels et Gesco et contrat 4/5 relatifs à la pension et à l’assurance maladie et le recalcul individuel de l’Allocation Sociale II est repris ici. Les retenues à charge de l’employeur pour le Service social et les accidents de travail sont également mentionnées Assurances 3 catégories : => intervention pour Ops => Employé Ops sans int et CALog => Niv D = Ouvrier New: avec («yes»)/sans patronales «  » ! Modifier 1,70 % pour tous Il est toujours possible d’introduire des paramètres complémentaires!!! – cfr une assurance extra complémentaire payée par la zone

23 VII. ParaN (5) Pourcentage et montants
Pécule de vacances. Depuis 2011 Ops et CALog reçoivent 92% du traitement de mars (dans le module du traitement moyen) Allocation de fin d’année: quatre parties 1) Montant fixe 2) Modifiable 2,5% Traitement octobre 3) 7,5 % mais Min et Max 4) Part patronale Péc. Vac. et Alloc. Fin d’année sont liées aux prestations => Colonne U Foyer/Résidence pas de calcul montants intermédiaires Comptable Secrétaire => intervention éventuelle ! également dans l’onglet Ops si Statutaire voir ci-après ! Données pension (p.m.)

24 VII. ParaN (deel 6) Indemnités et allocations
Par allocation ou indemnité, une référence légale, une dénomination, le cadre/niveau, la période, le montant à 100%, 3 montants indexés, ainsi que le code Supan et le code salarial Themis sont prévus. Pratiquement tous les montants prévus dans le nouveau statut sont repris et sont suivis. Quelques indemnités et allocations de l’ancien statut ne sont pas repris – mais sont donnés avec la feuille SUPPLEMENTS.

25 VIII. Procédure : Encodage des données
La procédure d’ “Encodage des données” sera lancée Via le menu principal, cliquez sur Après avoir cliqué, une communication apparaît avec en arrière-plan la feuille total_Code X-1 Les membres du personnel de la zone sont classés par ordre de code fonctionnel, par échelle et par ordre alphabétique Les onglets sont maintenant visibles à cette étape. Ensuite, cliquez sur ok dans la communication La première page est à nouveau activée. C’est à partir d’ici que commencent les premiers contrôles.

26 IX. Contrôle “Total” & ”Total X-1”(1)
Si pas d’« erreur » après le traitement des données, il y a le Cntl => sauver/enregistrer Contrôle = ZONE vert clair Des membres du personnel signalés # Ops et CALog du traitement (pas) correctes Feuille “Total” est toujours contrôlée avant d’être enregistrée. L’emplacement du message d’erreur sur la feuille “Total” indique où il faut corriger. Ici feuille “CALog” dans la rubrique traitement c.-à d. Echelle/sauvegarde/date déb. calcul Rem : Total X => pas de message d’erreur dans le traitement quand anticipatif => cependant bien un message pour les prestations spéciales vu que le traitement horaire de base ne peut pas être déterminé. ENKEL NA VERWERKING VAN DE GEGEVENS KRIJGT MEN DIT SCHERM (meestal zonder foutmelding) Toegang tot het blad Totaal via het menu Pz-Personeelbudget of Toegang na zichtbaarmaken van de « Tabbladen » via Tools /Extra – Opties /Weergave Vensteropties nooit OPSLAAN ALS/F12 Wanneer de verwerking van de bestanden via vera aangeleverd onmiddellijk gebeurd zijn minder interventies nodig => het aantal effectieven zal niet dienen te worden gewijzigd(behoudens voorzien aanwervingen niet vervangingen)

27 IX. Contrôle “Total” &”Total X-1”(2)
Filtre sur feuille “Ops” ou “Calog” Recherchez # Ref ou #N/A dans la rubrique Calog sur la feuille “Total” => Feuille contrôle “Calog “ => Eventuellement activation du filtre En sélectionnant la ligne 14 de la feuille Calog ou la ligne 16 de la feuille Ops via menu Excel standard =>Data=>Filter =>Autofilter Nouveau Activation via la flèche et la macro sous-jacente exclut des erreurs Filtre Ops = Sélectionnez la ligne 17 feuille Ops + Activez le Filtre Exit = Désactivez le filtre Filters zijn een gemakkelijk middel om bepaalde resultaten terug te vinden Standaard in Excel wordt de filter aangemaakt op lijn1 (hoofdingen op meerdere lijnen leiden hier tot opgelegde filter) Hier MOET de filter gebeuren op de aangeduide lijnen 14 of 16 Bij meervoudige filter steeds Data –filter en automatische filter afkruisen Een filter is geactiveerd (‘blauwe (moeilijk zichtbare pijlen) en blauwe rijnummers) /08

28 Total SAUVEGARDER & CONTENU
IX. Contrôle “Total” &”Total X-1”(3) Total SAUVEGARDER & CONTENU Lors du contrôle de la feuille “Total” en “Total X-1” tous les messages d’erreurs disparaissent dès que les erreurs ont été corrigées via ‘Calog’ ou ‘Ops’. Cette feuille contient presque tous les éléments de calcul nécessaires à la composition du budget. A ce stade, nous disposons de résultats temporaires. Sur cette feuille, on ne modifie JAMAIS un montant ou un titre. On peut uniquement cacher les colonnes ou les lignes. Il faut encore effectuer quelques interventions. Per economische code met zijn omschrijving/benaming lijn de getotaliseerde bedragen vermeld voor: Bijzonder Rekenplichtige en secretaris, voor de Gesco’s, Calog, Ops met een Subtotaal LET OP : Het bedrag geplafoneerde patronale bijdrage toekgekend is nog gelijk aan 0 /08

29 X. Feuille “Budget éléments barémiques”(1)
A. Accès via le menu B. Rubriques (1) Ops/CALog : les opérationnels et les membres du cadre administratif et logistique, sont attribués lors du chargement sur base du Code statut lors de la lecture C(2)/S(1):1= Statutaire, 2= Contractuel , 3 = A.P.E. et 4 = contrat de remplacement 4/5 => ce code déterminera la charge patronale à prendre en considération Anticipativement (1) ou à terme échu (2) nécessaire pour la scission 2010/2011 Numéro d’identification Nom et Prénom, date de naissance = Numéro National Code fonctionnel: &33099 sont également repris. Code statut : Celui-ci est déterminant pour l’octroi ou la suppression de droits ex WE, Nuit… & pour le calcul de la cotisation patronale => explication de la codification Codes C7 (membres du conseil), CB comptable, B1 (sans échelle et date d’ancienneté) ne sont plus lus pour le secrétaire.

30 X. Budget éléments barémiques (2)
B. suite Rubriques (2) Echelle de traitement (I) et date d’Ancienneté (J): déterminent les 100% en fonction de la date du Module B en 2012 (-2006) => 3 * ,44 (échelon 5) + 9 * ,50 (échelon 6) En moyenne ,74 (colonne AV Ops-CALog) Colonne K : Date Augmentation suivante – échelon de traitement =>NOUVEAU depuis 2011 <= Propose l’échelle suivante & date d’effet suivant comme reprise dans Themis. Dans les colonnes L & M sont mentionnées l’échelle et la date d’ancienneté pécuniaire de la sauvegarde. Les deux éléments sont nécessaires pour le deuxième calcul GD.WMDL in 2012(-1997) => 8 * ,56 (échelon 14) + 4 * ,75 (échelon 15) en moyenne ,62 (n’est pas visible en AV quand la moyenne est inférieure à l’échelle effective) Colonne N : c’est le type de sauvegarde comme dans Themis (Pro Memorie). Ces données sont transférées vers la feuille Ops ou Calog où s’effectue le calcul (ici en bleu) Les montants moyens sont indexés et servent de base pour les différents calculs: - Pécule de vacances et allocation de fin d’année - Octroi ou pas foyer ou résidence en fonction de la moyenne obtenue - base pour le calcul des différents ECA /08

31 X. “Budget éléments barémiques”(3)
B. Rubriques (3) Contrat: est imputé dans la ligne ascendante 0 est le premier contrat ou Relation d’emploi ex: contractuel mi-temps comme employé D1A 1 est le deuxième contrat statutaire mi-temps dans autre commune/ zone comme employé CC1 La contrat est également modifié lors d’une mobilité = autre employeur. Code Traitement: H00W1 = Emploi temps plein H40W1 = Emploi temps partiel de 30H40 par semaine le pourcentage de traitement est lu sous forme de 6 chiffres = horaire différent temps partiel/temps plein (6 chiffres) ! La semaine volontaire de quatre jours est reprise à 100% Themis fonctionne avec des absences! => voir ci- après pour lecture en colonne U Foyer ou résidence: Droits des fonctionnaires sur base de leur situation familiale et revenus = Foyer- 2 Résidence Pour 2001 les contrats 9 (éventuellement 8 aussi) ont été attribués à la commune (pas la zone) où l’intéressé était employé; W + trois derniers chiffres pour la zone (déterminent par exemple le téléchargement des fichiers actuels) Z de 001 à 582 ( sept communes des 589 communes n’avaient pas de corps de police)

32 X. Eléments barémiques(4)
C. FILTRE – TRIER 1. Le filtre comme contrôle 2. Il n’est plus possible de démarrer la procédure macro à partir de l’onglet Eléments Barémiques. 3. Trier est optionnel car se fait automatiquement quand la procédure Encodage des données est lancée à partir du menu Budget du personnel…. =>le tri se fait sur cette page sur base : 1) du code fonctionnel ) du code statut ) de l’ordre alphabétique Que fait la procédure => copier les données dans les feuilles “Ops” et “Calog” => activer le lien avec les prestations de la feuille suppléments => copier les calculs ligne17 dans “Ops” et ligne15 dans “Calog” =>Ventilation “Total Code”& “ Total_Code X-1” et lien permanent avec la feuille “Total” & “ Totaal X-1”

33 XI. Suppléments Suppléments n’a que quelques lignes principales.
Il est complété à la deuxième étape. C’est également une zone de recherche ou domaine pour les feuilles Ops et Calog. Les procédures « filtre » & « trier » sont possibles Numéros de colonnes Code économique avec fonds de différentes couleurs Dénomination Code salarial ou Code salarial M => donne le nombre => +M montant annuel payé Numéro d’identification + NOM Tous les suppléments de la période d’extraction Pour les repas, le nombre est repris dans la colonne en question par type de repas. Le bilinguisme est repris par niveau de connaissance Comprend toutes les zones de Belgique par Région et par Province Le numéro de zone et les communes qui forment la zone – leur catégorie et si la zone est bilingue ou pas – Modification éventuelle de Cat est repris ici Feuille suppléments Le numéro d’identification est nécessaire pour la recherche Les montants mentionnés et les nombres sont liés au numéro de matricule (pas nécessairement pour la zone prestations effectuées lors d’une mutation) Les montants seront convertis à l’IndRef

34 XII. Feuilles « Ops » et « Calog »(1)
Les feuilles sont accessibles via le menu : La feuille “Ops” pour les opérationnels et la feuille “CALog” pour les membres du personnel du cadre administratif et logistique sont divisées en 3 parties: La totalisation et les moyennes (ligne 1-8) Les en-têtes ligne 9 à 16 (à 14 sur la feuille CALog) Les données à partir de la ligne 17 (Ops) ot 15(CALog) Au démarrage du module, ces onglets de feuilles ne sont pas complétés. Lors de la procédure “Encodage des données” ils reçoivent les données venant des éléments barémiques Ils contiennent de manière standard sur la ligne 15 (CALog) ou la ligne 17(Ops) les modèles de formule qui rendent toutes les recherches et les calculs possibles.

35 XII. Ops & Calog (2) Les deux onglets de feuille ont le même contenu de colonne jusqu’à la colonne BG incluse. La feuille Ops contient sur les lignes 14 et 15, un calcul standard. Pour le comptable et le secrétaire, le calcul est dérivé du mandat du chef de corps. Les deux onglets de feuilles ne possèdent que quelques boutons de processus et peuvent recevoir un titre propre pour l’extraction.

36 XII. Ops & Calog (3) Par l’activation de la procédure “Encodage des données” les éléments barémiques ont été transférés dans les colonnes D à S. De la ligne 9 à la ligne13 il est possible par colonne de mettre un titre et/ou une explication ou une indication, un code économique et toujours, le numéro de colonne à la ligne 13. Lors du transfert des données, les formules des colonnes A, D et de T à GE (Ops) sont copiées de la ligne 17 pour chaque membre du personnel opérationnel. Sur la feuille CALog, ceci se fait de la ligne 15 pour les colonnes A, D et de T à FG. Ex d’une formule

37 XII. Ops & Calog (4) Plusieurs éléments sont calculés:
Interprétation de la conversion des éléments barémiques tels que la détermination du cadre/niveau, l’horaire, anticipatif-terme échu, prise en considération de la date d’avancement etc.… Calcul correct d’un traitement moyen (colonne AA à AV) avec entre autres détermination de l’échelle la plus favorable, échelon de traitement pour chaque échelle. Calcul des éléments issus des deux précédents Traitement indexé, pécule de vacances, allocation de foyer et de résidence etc. pour l’année budgétaire actuelle et l’exercice précédent Reprendre les suppléments - indemnités - allocations les deux fixes et variables Elles sont mentionnées dans une colonne jaune, verte ou ocre. Calcul des suppléments sur base des droits téléchargés & et des éléments barémiques traduits

38 XII. Ops & Calog (5) Pour chaque ligne, les charges patronales sont également calculées et le total individuel. Pour les calculs des charges patronales, de l’allocation sociale 2 et pour les contrôles, des sous-totaux sont créés dans FK à FS Le tarif Horaire des heures prestées est également calculé par membre

39 XII. Ops & Calog (6) Les deux feuilles donnent quelques modifications dans les cellules: D1 => total des membres du personnel de la feuille concernée D8 => le nombre des membres du personnel qui répondent au filtre F1-2 => le numéro de zone F4-F5 : Flèche pour l’activation d’un export vers une feuille d’export correspondante Dans les cellules I-S3, I4-S4 et I5-S5 on peut remplir trois lignes de titre lors de l’export via une procédure. De la plupart des colonnes, un total général et une moyenne sont calculés (lignes 1 & 2). De la ligne 3 à 8, la ligne total, la moyenne, etc… sont calculés pour les filtres actualisés. =>lignes 1 et 3 & 2 et 4 sont semblables quand aucun filtre est activé.

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41 XIII. “Total” & “Total X-1” ( partie 1)
Pour l’année X à budgéter (Total) et l’année X-1 (Total X-1) on a: par Catégorie du personnel (Comptable& Secr, CALog & A.P.E et Ops) pour chaque Code économique avec suffixe. Quand le droit ne peut être attribué, la case correspondante est en gris. Les totaux des feuilles « OPS » et « CALog » sont repris Le nombre de membres du personnel est mentionné par catégorie de personnel. Le TOTAL général par Code économique avec suffixe est visible (colonne G)

42 XIII. “Total” & “Total X-1” ( partie 2)
Par colonne ou par Catégorie de personnel, un (sous-) total est fait. L’Allocation sociale 2 est calculée par année sur base des données qui ont été recherchées pour les CALog et les Opérationnels et le montant est encodé dans la feuille ParaN. La somme des montants recherchés séparément par code économique est comparée à la dernière ligne avec le total général totalisé des feuilles “Ops” et “Calog”

43 XIII. “Total”( partie 3) Dans la ZONE DE CONTRÔLE en vert, on contrôle s’il y a une différence entre la feuille Total ou Total_code de l’année concernée. Sur la feuille Total, il est indiqué dans les colonnes N, O, P, R & T: - quels points sont soumis à quelle charge patronale ou - quels éléments sont pris en compte pour l’allocation sociale 2 => Le résultat total calculé mentionné dans les colonnes signalées par le sigma apparaît dans la ligne correspondante.

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45 XV. Total_Code & Total_Code X-1(1)
Ils contiennent chacun 3 volets (horizontaux) Titres Codes économiques Chiffres de référence (lignes 2 & 3 cachées) Dénomination de l’élément salarial 4 Groupes Comptable spécial et secr. (lignes 6 & 7) Membres opérationnels (repris de la feuille Ops) Membres CALog (est filtré de la feuille Calog) Les A.P.E (est filtré de la feuille Calog) Il y a toujours deux lignes vides entre le dernier membre et le sous-total. Dans les lignes grises après total par cadre, le contrôle se trouve sur <> # C. Totaux Regroupement des totaux. Ces totaux sont comparés dans la zone de contrôle de la feuille Total aux totaux (ligne 1) des feuilles Calog et Ops. Codes Economiques lignes 2& 3 masquées (ne pas effacer) Titres Mauve zones worden gebruikt bij de op lijn 5 verwijzen naar eventuele samenvoeging Er wordt enkel tussengekomen indien er een foutmelding is na TOEVOEGEN/VERWIJDEREN van leden op de bladen Ops of Calog De laatste rubriek Gesco’s is een opsplitsing van het blad CALog

46 XV. Total_Code & Total_code X-1(2)
les extractions sont groupées Le contrôle des deux totaux a comme résultat un champ vide ou OK Dans la cas au aucune intervention erroné a eu lieu Col A: Compteur Col B : Code fonctionnel Col C: Cadre Col D: Fonction ou nom Col E à AY: Totaux annuels individuels par sous- code économique. Arrière-plan gris (pas de droit possible). Col AZ: premier sous-total des colonnes E à AY (arrière-plan gris). Col BZ-BO : Totaux annuels individuels regroupés par code économique effectif Col BP: Total des colonnes BZ à BO (arrière-plan gris) Col BQ: Base individuelle Allocation de fin d’année nécessaire pour la cotisation patronale. Col BR : Contrôle par ligne des différences entre les deux totaux finaux AR et BE. A:Teller deze is oplopend voor alle kaders maar kan oinderbroken zijn bij aanwezigheid gesco’s D.Functie of naam (eventueel verbergen) Kolom E tot AQ individuele jaartotalen per economische code Groene achtergrond = niet van toepassing)

47 XXI. INTERVENTIONS (1) – 1. Erreur dans la feuille total
L’échelle ou la date d’ancienneté ne sont pas connues -> les colonnes F et G ont donné un message d’erreur dans Total! Activer le filtre dans Ops dans la colonne AV filtre adapté paramètre “égal à” : “#REF !” l’erreur recherchée. # N/B (lorsqu’un membre du personnel a été engagé dans l’année concernée) l’échelle non connue est normalement disponible dans la zone (d’anciennes versions sur support papier dans le dossier ou retrouver cette échelle dans la feuille “BarR”) ex: Colonne W Dans la dernière colonne IV de la feuille « BarO» pour Ops (“BarC” pour Calog) la colonne trouvée est copiée =>sélection de la colonne => <Ctrl>&<V> Sinon compléter les montants à partir de l’année 0 Après correction, le calcul se fait sur la feuille Ops: Intervention sur BarR et BarO (kopie uit vorige versie of contact met SSGPI Helpdesk) Met gebruik van de filter op lijn 14 van blad “Calog” (of lijn 16 van Blad Ops) traceren van de niet ingevoerde schalen => (Niet berekende wedden) kolom AX (50)

48 XXI. INTERVENTIONS (2) Résultat de l’intervention en détails
Le calcul du traitement le plus avantageux se fait automatiquement dans les colonnes AC à AU. Pour 2 échelles– l’échelle réelle ET l’échelle de sauvegarde ou d’avancement l’ancienneté est déterminée le nombre de mois pour chaque échelon ou100% De ce fait naît un droit de maximum 3 périodes sur base annuelle Le résultat se trouve dans AV et est la base de tous les calculs ou le traitement annuel théorique à 100%.

49 XXI. Intervention (3) - 2. le régime de travail
Dans la colonne R(18) des feuilles Ops ou Calog, le régime de travail est donné/exprimé en Code. Dans la colonne U(21) ceci est traduit en %. Ce pourcentage détermine la partie de traitement, le pécule de vacances, l’allocation de fin d’année et tous les éléments salariaux fixes. La colonne U (21) peut être modifiée en fonction des prévisions. Le contrat Themis indiqué dans la colonne R(18) peut également être modifié si cette donnée est différente pour l’année à budgétiser. S’il y avait pendant la période d’absence dans l’année à budgétiser, des fluctuations dans le régime de travail, la formule dans la colonne U peut être modifiée: Ex. Vous savez que l’intéressé va travailler jusqu’au 31/3/12 à 50 % et pour le reste de l’année à 80 % =>Vous transférez la cellule dans la colonne avec la formule suivante indépendamment de la formule d’origine. =(0,5*3/12+0,8*9/12) De filter geeft verschillende mogelijkheden waaronder Alles Top 10(hij kan lager of hoger ingesteld worden) Aangepaste filter

50 XXI. Intervention (3) - 3. Promotions
Dans ce cadre, il doit encore y avoir quelques modifications dans la DB Themis et les interventions seront moins nécessaires. Dans la colonne M, sont reprises l’échelle suivante et la date de l’augmentation. Dans la colonne T, la date est lue au moyen d’une formule quand elle tombe dans l’année à budgétiser. Ce n’est que si T mentionne une date, que l’augmentation sera reprise dans le calcul AA à AV pour déterminer la moyenne annuelle. /08

51 XXI. Intervention (3) - 3. Promotions(2)
A. Résultat via le filtre appliqué/enregistrer dans la feuille OpsFiltM Dans le titre du filtre (cellules I3 àI5) on introduit le texte d’indication Cel D1 => le nombre d’Ops(CALog) de la zone Cel D8 => le nombre de personnes sélectionnées par le (ou plusieurs filtres). Cel F3-4=> Cliquer sur la flèche pour activer la macro sur la feuille TotOpsFiltM les valeurs de la colonne B sont collées et passées vers C. => ,46 ligne 62 de TotOpsFiltM est la somme de ,52 (2011) colonne FI ligne ,93 (2010) colonne FJ ligne 3 les deux sont la somme des totaux individuels du filtre. /08

52 XXI. Intervention (3) - 3. Promotions(2)
B. Préparer le deuxième résultat et enregistrer dans la feuille OpsFiltM Dans le titre du filtre (cellules I3 à I5) l’indication est modifiée. Les formules relatives aux promotions sont temporairement supprimées dans la cellule T(Clear Contents) => Cliquez sur la flèche pour activer la macro (à nouveau rédaction des données) /08

53 XXI. Intervention (3) - 3. Promotions(3)
C. Calculer le coût de la différence dans OpsFiltM Dans la première colonne vide E on fait le calcul de la différence Ensuite, on copie cette formule La mise en page du résultat est adaptée à la demande Copier la colonne modèle Editer ET coller format spécial Remarque: La colonne M contient un lien permanent avec la feuille d’origine Ops ou Calog Et ne peut jamais être effacée. /08

54 XXIII. Supprimer un membre du personnel
Lorsqu’une ligne est supprimée sur la feuille “Ops“ ou “Calog”, la numérotation va disparaître après la ligne supprimée. => La numérotation est restaurée en copiant vers le bas la dernière cellule avec la formule correcte (avec numéro) . Sans cette correction, la feuille “Total” va afficher # N/A dans la zone de contrôle après chaque code économique; ceci vaut également pour chaque règle après la ligne effacée et le total de la feuille “Total_Code“. La numérotation ne peut cependant pas être lue tant que la restauration n’a pas été effectuée. Même si cette erreur a été corrigée et sans ajout d’un remplaçant ou d’un nouveau membre du personnel en-dessous, la feuille “Ops“ ou “Calog“ mentionnera la catégorie correspondante #N/A dans “Total_Code“. =>Il suffit de supprimer cette ligne ou d’effacer le contenu. Nombres 233 sont égaux 233 Feuille Total Contrôle pas de message d’erreur = Sauvegarder! Delte behoud van 2 tussenlijenen met corecte nummering Clear contents bijkomende lijn maar corerecte nummering /08

55 XXIV. Ajout d’un membre du personnel (1)
L’ajout sur les feuilles “Ops“ ou “Calog“ se fait de préférence à partir d’une ligne modèle. Ce choix se fait en fonction des allocations et des indemnités octroyées. Les éléments barémiques sont écrasés par les données de l’intéressé. Le numéro d’identification reste. Recherche des allocations et des indemnités. Le pourcentage de la colonne [U(21)] peut être imposé. Ex: un membre du personnel qui est engagé à 80% à partir du 1er mars: =0,8 *10/12 De naam wordt vervangen (vb door ”Nieuw Lid nabijheid 1”) en de baremische elementen worden overschreven door de gegevens van betrokkene. Meestal zijn de gegevens niet gekend doch zullen zij beantwoorden aan een op voorhand – bij de aanwervingprocedure - bepaald profiel. U zult bij voorkeur het stamnummer of identificatienummer behouden. Op dit gegeven worden immers de toelagen en vergoedingen opgezocht. Indien u dit gegeven verwijdert zal u elk aantal en elke code opnieuw moeten ingeven. Het percentage van de kolom [U(21)] kan opgelegd worden in functie van de datum van het opnemen in de zone evenals de hem toegekende werkregime. Vb: een personeelslid dat aan 80% wordt aangeworven vanaf 01 maart: =0,8 *9/12 Na deze interventie zal het blad “Totaal “ de foutcode vertonen in het CONTROLEGEBIED voor elk onderwerp of recht van betrokkene, dat verschillend is van 0.

56 XXIV. Ajout d’un membre du personnel (2)
Après cette intervention, la feuille ”Total “ va faire apparaître le code erroné dans la ZONE DE CONTROLE pour chaque sujet ou droit différent de 0. Le nombre de personnes de la feuille “Total-Code“ doit être égal au nombre de personnes sur la feuille “Ops“/”Calog”. Indication : un message d’erreur: et des totaux différents nombre Ops comptés (227) et le nombre de membres recherchés: la dernière ligne (226). Pour corriger cette erreur, on ajoute une ligne après le dernier membre du personnel, ensuite vous copiez la ligne de ce dernier membre du personnel et vous copiez cette ligne dans la zone de la ligne vide ajoutée. Le numéro de série est adapté automatiquement et correspond au nombre total de la catégorie. Autre méthode : Après copie de la ligne => Insérer les cellules copiés est moins complexe Ces différentes étapes sont reproduites ci-dessous. ATTENTION! : Pour le personnel CALog – lorsqu’un A.P.E fait partie de la zone- vous devez vérifier que le numéro du membre ajouté a été adapté dans la rubrique concernée des feuilles Total_code &(X-1). Le cas échéant, il faut adapter quelques numéros. /08

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59 XXV. DRH: création d’une macro scission par cadre/niveau
Dans le menu DRH il existe la possibilité de créer 2 graphiques camembert : 1 Ops + 1 Calog Toujours introduire un autre que Ops ou Calog : aussi bien pour Ops que Calog 4 colonnes sont créées par filtre. Les graphiques camembert sont placés sur une feuille séparée ! menu “budget..” disparaît temporairement. Les graphiques peuvent être complétés avec des pourcentages/et des valeurs. Brève démo! Après introduction des OPTIONS DE GESTION et ou avancements, on peut déterminer de manière simple le coût par cadre (Ops) et/ou le niveau en activant à nouveau la macro dans le menu DRH. Ensuite, les différences sont calculées en faisant le calcul de la différence entre la cellule correspondante des officiers/niv A dans la colonne 11. Ensuite recopiez la cellule la bonne colonne=> copiez 3 colonnes à droite pour obtenir la différence par cadre/niveau pour chaque élément salarial. La capture d’autres situations se fait en cliquant sur la flèche sous le numéro de zone sur la feuille Calog. N’oubliez pas de modifier vos titres. D’autres extractions sont toujours possible via l’onglet TotOpsFiltM OU Ops (idem CALog):

60 XIX DépPers Export - Tutelle1 – Tutelle2 (1)
Trois feuilles tutelles sont incluses dans le module. La feuille «DépPers Export» a un lien permanent avec les feuilles «Total_Code» et «Total_Code X-1». Avec les touches <Ctrl>+<T> ou l’activation de les feuilles «Tutelle 1» et «Tutelle 2» sont complétées. Remarque: cette procédure automatique est valable pour les zones qui utilisent seulement les 2 codes fonctionnels & pour Ops et Calog

61 XIX DépPers Export - Tutelle1 – Tutelle2 (2)
Cette procédure active les filtres successifs sur le code statut et le code fonctionnel dans « Total_Code X » et « Total_Code X-1 » suivi par la copie des lignes de total dans la feuille Tutelle 1. En même temps, «Tutelle 2» comporte un résumé . Lors de la fermeture de la procédure, «Tutelle 2» est activé avec le message sur les lignes 51 et 52. => Les totaux par année de service sont également mentionnés. => En déroulant, il est possible de lire par code d’imputation fonctionnel la totalité du budget pour chacune des deux années mentionnées Tutelle 1 donne aussi un message de contrôle

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65 XIX. Consultation Themis et codes salariaux
Via Consultations, on retrouve dans la feuille Themis, l’explication de quelques codes utilisés dans les éléments barémiques. Via Consultations, on peut également retrouver les codes salariaux utilisés dans Themis

66 XX. Feuille Form – Formules
Contient les formules pour rétablir les cellules des colonnes correspondantes des feuilles de travail Ops, Calog et Total_Code & Total-Code X-1. Procédure: Dans la feuille ‘Ops’ (Calog ou Total) : Détermination de la formule modifiée (erreur) ou disparue dans une ou plusieurs cellules d’une même ligne => Notez l’adresse de la première cellule ex BB18 Ouvrez la feuille ‘Formules’ : Sélectionnez une cellule ou des cellules successives BB18:BD18 (avec les formules)=> Copy (Ctrl +C). Sélection dans une ligne avec le même champ (avec erreur) ou cliquer sur la première cellule de la feuille Ops [Calog ou Total (X-1))] =>Paste/Coller (Ctrl+V). Désactivez éventuellement le filtre d’abord. Copiez la ligne corrigée vers le haut/vers le bas.

67 XXI. FormAide ou Formulaire d’aide
La feuille formulaire d’aide contient les codes économiques avec suffixe (tels que repris dans PLP ou KB). C’est la base de données pour la feuille Total_Code (X & X-1). La rubrique /99 reprend les données telles que calculées dans Themis pour Ops et Calog. Seule la ligne /99 reste disponible pour choisir un titre librement. La rubrique avec les données provenant de L096 vient d’être ajouté dans le Module. Eventuele ingrepen kunnen gebeuren Database door Kolomverwijzingen (Verborgen in de kolommen E tot J) De misdrijfanalist kan overschreven worden met wijziging op alle tabbladen (Ops/Calog totaal en totaalcode) zie hierna

68 XXII. Bar O, C et R 3 feuilles avec les barèmes ou les échelles de traitement sont traitées dans le module par échelle de traitement : Dénomination PS/Acerta sur la ligne 1 pour les nouvelles échelles, dénomination sans préfixe a) Pour les anciennes échelles, toujours la lettre : V (Flandres) W (Wallonie) et B (Bruxelles) F (fédérale) échelles utilisées b) suivie de: . Un point pour Ops ou _ underscore pour Calog La dénomination SCDF à la ligne 2 A la ligne 3: statut foyer - ligne 4: Ops/Calog - ligne 5: Cadre/Niveau - Ligne 6- 7: info Cette ligne contient le numéro de colonne dans la feuille (Utilisé dans le RECHERCHE VERTICALE de Ops et Calog) Lignes restantes 0-59 =>L’évolution des traitements totale de 0 année à 50 /08

69 XXIII. Zones Cette feuille n’est pas reprise dans le Menu.
Dans cette feuille « zones» le numéro de la zone, la province et le composition de la zone sont repris. Cette feuille est le fichier source pour la dénomination qui est complétée sur la première page dès que le numéro de zone y est encodé. Pour chaque zone, la catégorie est mentionnée, ainsi que la reconnaissance en tant que zone bilingue ou zone avec commune à facilités. La cellule I1 = « Bil » Aussi bien la catégorie que l’octroi du bilinguisme sont déterminants pour l’octroi des montants pour les membres d’une zone de police.

70 XXIV. OpsFiltM & CALog FiltM (1)
Dans la colonne A: les éléments salariaux regroupés pour les Ops ou Calog Dans la colonne B: Une connexion permanente avec les lignes de totaux et les totaux des Filtres Sous-totaux/pourcentages pour la sélection effectuée pour une exploitation ultérieure. Activer la macro =>copier les « valeurs » de la colonne B dans la colonne adjacente C. A chaque clic sur la flèche de procédure, toutes les autres colonnes éventuellement créées glissent également vers la droite. /08

71 XXIV. OpsFiltM & CALog FiltM (2)
Le coût total et le détail par élément salarial de l’avancement des cadres de base d’une zone. Ici calculé dans la colonne E (C4-D4) donne le résultat final pour cet exercice =2 059,61 € /08

72 Points importants Lors de la mise à disposition des deux fichiers, le Module est adapté dans la feuille Para (période de référence et Index bureau du Plan) => Télécharge le Module et les fichiers en même temps. Ne pas renommer les fichiers obtenus par le Processus SSGPI ! Donner un nom compréhensible et retrouvable au module : ex: 5314 PZAUTOM version 1 via Explorer NE JAMAIS FAIRE Save as dans EXCEL Vérifier si le Mod9bis a été mis à temps à disposition. La liste des avancements doit être disponible, ainsi que la liste avec les incidents de carrière (planifiés) en terme d’emploi. Avoir les données fixes à disposition: Plafond cotisations patronales (montant trimestriel) Raccourcis: Crtrl M => faire apparaître le menu Ctrl +T => créer/mettre à jour la feuille contrôle.