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1 Module budgétaire BudgPersPZautom FR.xls Présentation du Module version 2013 Ecole de Police 101 Rue Cockerill 4100 Seraing 04 237 35 25

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1 1 Module budgétaire BudgPersPZautom FR.xls Présentation du Module version 2013 Ecole de Police 101 Rue Cockerill 4100 Seraing

2 2 Formateur: Piet Van Hoylandt SSGPI/Coord/Rapporten Contact : Téléphone direct : 02/ Déroulement de la formation : Récupérer les fichiers dalimentation par les processus/protocoles SSGPI (Nouveau) Chargement du module et lecture des fichiers - Contenu des onglets - Accès à et utilisation des procédures intégrées - Effectuer soi-même les manipulations/interventions (apprendre comment le faire) Objectif : - Comprendre le contenu des onglets - Connaître et savoir utiliser les procédures Output : - DRH - créer et modifier des graphiques et statistiques - Comptable (receveur) + création feuilles de contrôle - ZP Report démo application Access

3 3 Déroulement de la formation I.Les processus SSGPI Télécharger des fichiers en 22 étapes II.Le module BudgOersPZAutomFR.xls11 où trouver une info supplémentaire III.Sauvegarder le module12 IV.Le menu V.Accès aux onglets16 VI.Attribution n° ZP & chargement des fichiers VII.ParaN Consultation de & contenue www.plan.be VIII.Procédure : traitement des données25 IX.Contrôle « total « & « total X-1 » X.Eléments barémiques XI.Suppléments33 XII.Ops & Calog XIII.« total « & « total X-1 » XIV.« total_code « & « total_code X-1 » XV.Interventions 1. Erreur dans la feuille total Le regime de travail49 3. Promotion Supprimer un membre du personnel54 5. Ajouter un membre du personnel XVI.Vastleggen van een meerjarenplan XVII.DHR : création macro scinder par Cadre-Niveau59 XVIII.DépPers Export – Tutelle 1 / Tutelle XIX.Consutations Themis et LCD65 XX.Page Form – Formules66 XXI.Hlpform ou Formulaire daide67 XXII.Bar O Bar C Bar R68 XXIII.Zones69 XXIV.OpsFiltM & CALog FiltM Points important72 Presentation TH_RPRT

4 4 I. Les processus SSGPI Il faut 2 fichiers pour nourrir le module : - les éléments barémiques - les suppléments Auparavant, un flash vous informait quand vous pouviez télécharger les fichiers via Vera. Les fichiers sont maintenant mis à disposition de la zone via Portal/Themis. Via les Traitements SSGPI vous pouvez cliquer sur le processus Module budgétaire local. De cette manière, vous pouvez créer vous-même les deux fichiers. Les fichiers sont créés sur base de la situation connue venant de Themis. Vous obtenez comme résultat : - une extraction journalière avec les éléments barémiques - un extrait annuel avec les suppléments avec les données des 12 derniers mois.

5 5 Processus SSGPI – les 22 étapes à suivre étape 1. Cherchez la valeur existante étape 2. Complétez par votre N° de zone ou % et cliquez =>si déjà créé dans un passé récent, deux écrans successifs sont possibles : étape 3. Pour ajouter une nouvelle valeur : a. Le numéro de votre zone après Contrôle dexécution: b. Ensuite, vous cliquez sur c. Pour demander le processus, il y a lieu dintroduire une seconde fois le n° de zone sous Entité d. Confirmez par à coté de Console de traitements e. La demande est acceptée et le message clignotant saffiche

6 6 étape 4. Cochez les deux fichiers et cliquez ensuite sur OK étape 5. Les numéros de processus sont attribués : sous console de traitements => étape 6. Les processus sont en cours et vous pouvez, en cliquant sur consulter létat de distribution. étape 7. Selon la taille de la zone, cela peut prendre quelques minutes avant qu apparaissent les statuts Succès et Transféré. étape 8. En cliquant sur vous pouvez suivre lavancement du traitement.

7 7 étape 9. Le fichiers Barémique et Suppléments ne sont pas disponibles en même temps; le fichier PB_BM_BAR ou le fichier Eléments barémiques nest pas disponible lorsque File att et S/O apparaissent derrière le nom. étape 10. On peut chercher/télécharger le fichier quand Succès et Transféré saffichent. Pour ouvrir le fichier, cliquez ensuite sur lécran Détails traitement qui saffiche : En cliquant sur Afficher journal/trace lécran suivant souvrira

8 8 étape 11. Lécran Affichage journal/trace. Plusieurs informations sont communiquées quand le fichier est mis à disposition. étape 12. Pour télécharger le fichier concerné, cliquez dans la liste des fichiers sur le nom => dans ce cas cest :

9 9 étape 13. Une fenêtre souvrira avec la question si vous désirez sauvegarder le ficher : étape 14. Cliquez sur Sauvegarder (Save) étape 15. Sauvegardez dans un dossier déjà créé /ou à créer. Conservez de préférence le nom du fichier. La date et lheure de lextraction apparaissent également dans le nom du fichier. 16. La confirmation du téléchargement suivra, fermez la fenêtre portal le cas échéant

10 10 étape 17. Dans lécran Themis, retournez vers du fichier qui vient dêtre sauvegardé. étape18. Pour retourner aux écrans précédents cliquez sur étape 19. Dans lécran cliquez sur ou pour retourner dans la liste traitements. étape 20. Dans lécran demande, le cas échéant, lactualisation en cliquant sur. étape 21. Répétez maintenant les étapes 9 à 16 pour également disposer des Suppléments dans le fichier créé. étape 22. Ensuite, fermez Themis.

11 11 II. Le module BudgPersPZAutomFR.xls & PowerPoint : manuel temporaire & directives Le module vierge est disponible en permanence sur le site du SSGPI Le mieux cest de télécharger les 3 items : - module budgétaire. - Inflation prévisions 2012 – Présentation en PowerPoint sur le module Attention : le manuel va être complètement retravaillé.

12 12 III. Sauvegarder le Module Le Module est mis à disposition sous forme dun fichier zip. Important! Après le téléchargement il est unzipped ou extract. Il est recommandé de faire une copie du Module avec un préfixe propre – ou numéro de version. => Ne jamais faire Save as ou Enregistrer sous. <= La version backup (avec lextension -xlk) sert de backup. Il est préférable de sauvegarder le module dans le même dossier que les fichiers provenant de Themis.

13 13 IV. Le menu A.Menu principal Au démarrage, le menu « Budget du Personnel de la zone» entre «Fenêtre» et «Aide». B.Si ce nest pas le cas, les procédures (ou macros) ne peuvent pas être activées. C.Protection Lorsque ce menu apparaît vous pourriez recevoir lavertissement suivant : D.En tant quutilisateur, vous devez modifier la protection macro. 1° Choisissez dans le menu standard: Outils Macro Protection 2° Cochez le niveau le plus bas ou le niveau moyen 3° Fermez Excel. 4° Démarrez Excel et ouvrez le Module via l«Explorateur»

14 14 D.Menu principal adapté Lorsque la protection macro est correcte, un menu principal avec 8 points apparaît. Le menu peut être utilisé de deux manières. 1. Navigation dans le classeur Les points: Première page, Feuilles de travail modifiables, Consultations des Barèmes, Comptable Spécial (CS) et DRH donnent accès via les sous-menus aux feuilles ou « sheets » 2. Appeler les Procédures Les points: Chargement des fichiers Themis et Encodage des données (Nouveau) En cliquant sur le point, lutilisateur active les procédures expliquées ci-dessous. E.Les sous-menus En cliquant sur les sous-menus souvrent. Via le sous-menu, les macros peuvent également être activées ou lutilisateur peut consulter une feuille.

15 15 F.Aperçu du Menu « Budget du Personnel de la zone et ses sous-menus »

16 /0816 V. Accès aux feuilles Option 1: Via le menu ou le sous-menu Option 2. Affichage via Outils - Options Affichage – Onglets de classeurs Option 3. Après activation de dans le menu les données seront traitées, et toutes les feuilles seront consultables même si pas toujours visibles. Par un clic droit sur la souris à gauche sous les boutons curseurs lutilisateur peut naviguer sur les feuilles de travail qui ne sont pas (toujours) visibles.

17 17 1.Ouvrez le module à partir dExcel ou de lExplorer 2.Encodez sur la première page dans la seule case à compléter le numéro de la zone: 3.Dès que le numéro est introduit, la composition de la zone apparaît: 4.Ensuite, via le Menu ZP-Budget du personnel la procédure de lecture démarre en cliquant sur Charger les fichiers Themis 5.La lecture se déroule toujours en deux étapes. Ceci est indiqué dans un premier message. Confirmez en cliquant sur OK VI. Attribution n° ZP & Chargement des fichiers

18 18 VI. Attribution n° ZP & Chargement des fichiers 6.Etape 1: Chargez les éléments barémiques et confirmez en cliquant sur OK 7.Vous êtes renvoyés à Explorer où vous allez ouvrir le dossier contenant les données 8.Cliquez dabord sur le fichier éléments barémiques et cliquez ensuite sur OK ou faites un double clic sur ce fichier 9.Apparaît alors le 3 ième & 4 ième message de la procédure avec en fond la feuille des éléments barémiques de votre zone. Continuez en cliquant chaque fois sur OK. Le comptable et le secrétaire sont dorénavant repris dans le fichier. 10.LExplorer est à nouveau ouvert: Double cliquez sur le fichier avec les suppléments ou cliquez sur le nom et 11.Le chargement de la procédure est terminé. 12.La première feuille apparaît sans aucun message.

19 19 VII. ParaN(1) 1.Contrôle via Internet : Bureau fédéral du plan

20 20 VII. Feuille ParaN(2) Ces index ou coefficients daugmentation sont recherchés dans le tableau TbIndN =VLOOKUP($C$1;TbIndN;2;0) Trois groupes dindex de base régissent le module: Traitement:IndexW - IndW_N1 & IndW_N (Ligne 4) Allocations/Indemnités:IndexT - IndT_N1 & IndT_N (Ligne 5) Composition: Index W(T) sont utilisés pour ceux qui sont payés anticipativement Cest la moyenne prévue pour (AA24->AD24) 2013– 1, , ,6084 Cellule AB 24=1,6084=> =(IndR23*0+IndR24*12)/12 OU (1,5769*0+1,6084*12)/12 Cellule AD 24=1,6084 => =(IndR23*0+IndR24*11)/11 OU ((1,5769*0+1,6084*11)/11 2.Les index ou les coefficients daugmentation (1) La date de calcul «ANNEE» régit le module Uniquement lannée est complétée(Cel C1) Quatre groupes dindex sont nécessaires: Groupe 1 & 2 : Traitement et Allocations 1 INDEX pour le traitement/alloc anticipatifs 2 INDEX pour les termes échus dont IndTN1 (décembre x-1) est également utilisé pour les Alloc & Indemn liées aux prestations

21 21 VII. Feuille ParaN(3) Groupe 3 : Période dextraction Contient lindex de la période extraction suppléments ou IndRef (Cellule C10) Cette donnée comprend lindex moyen de la période de lextraction. Les coefficients daugmentation 1,4859 dapplication sur les allocations et le indemnités jusquen septembre 2010 et 1,5157 à partir doctobre 2010, ce qui donne un index moyen pour la période de référence de 1,5008 Les formules sont données dans le module I10 –K14. En cliquant (macro) elles adaptent les cellules B10:D10 Groupe 4 : les coefficients daugmentation IndDiff, IndDiffDec& IndDiffNab (Cel C6-D6) Ils recalculent les montants payés mentionnés sur la feuille suppléments 2.Les index ou les coefficients daugmentation(2)

22 22 VII. Feuille ParaN (4) 3.Montants indexés La plupart des montants de ParaN sont indexés automatiquement après modification de lannée. Cest le cas pour toutes les allocations et indemnités utilisées =>voir IX.G. 4.Plafond Cotisations patronales On obtient le plafond de la cotisation patronale en remplissant dans B13 le montant trimestriel Le montant annuel non indexé qui apparaît dans la cellule C13. Le montant annuel indexé apparaît sur la feuille Total Cel G46. nest PAS scindé pour x-1! 5.Pourcentages cotisations patronales et sociales Allocation 2 Les pourcentages pour les Statutaires, les Contractuels et Gesco et contrat 4/5 relatifs à la pension et à lassurance maladie et le recalcul individuel de lAllocation Sociale II est repris ici. Les retenues à charge de lemployeur pour le Service social et les accidents de travail sont également mentionnées Assurances 3 catégories : => intervention pour Ops => Employé Ops sans int et CALog => Niv D = Ouvrier New: avec («yes»)/sans patronales « » ! Modifier 1,70 % pour tous

23 23 VII. ParaN (5) 6.Pourcentage et montants Pécule de vacances. Depuis 2011 Ops et CALog reçoivent 92% du traitement de mars (dans le module du traitement moyen) Allocation de fin dannée: quatre parties 1) Montant fixe 2) Modifiable 2,5% Traitement octobre 3) 7,5 % mais Min et Max 4) Part patronale Péc. Vac. et Alloc. Fin dannée sont liées aux prestations => Colonne U Foyer/Résidence pas de calcul montants intermédiaires Comptable Secrétaire => intervention éventuelle ! également dans longlet Ops si Statutaire voir ci-après ! Données pension (p.m.)

24 24 VII. ParaN (deel 6) 7.Indemnités et allocations Par allocation ou indemnité, une référence légale, une dénomination, le cadre/niveau, la période, le montant à 100%, 3 montants indexés, ainsi que le code Supan et le code salarial Themis sont prévus.

25 25 VIII. Procédure : Encodage des données 1.La procédure d Encodage des données sera lancée Via le menu principal, cliquez sur Après avoir cliqué, une communication apparaît avec en arrière-plan la feuille total_Code X-1 2.Les membres du personnel de la zone sont classés par ordre de code fonctionnel, par échelle et par ordre alphabétique 3.Les onglets sont maintenant visibles à cette étape. 4.Ensuite, cliquez sur ok dans la communication 5.La première page est à nouveau activée. Cest à partir dici que commencent les premiers contrôles.

26 26 IX. Contrôle Total & Total X-1(1) 1.Si pas d« erreur » après le traitement des données, il y a le Cntl => sauver/enregistrer 2.Contrôle = ZONE vert clair Des membres du personnel signalés # Ops et CALog du traitement (pas) correctes Feuille Total est toujours contrôlée avant dêtre enregistrée. Lemplacement du message derreur sur la feuille Total indique où il faut corriger. Ici feuille CALog dans la rubrique traitement c.-à d. Echelle/sauvegarde/date déb. calcul Rem : Total X-1 => pas de message derreur dans le traitement quand anticipatif => cependant bien un message pour les prestations spéciales vu que le traitement horaire de base ne peut pas être déterminé.

27 /0827 IX. Contrôle Total &Total X-1(2) 3.Filtre sur feuille Ops ou Calog a)Recherchez # Ref ou #N/A dans la rubrique Calog sur la feuille Total => Feuille contrôle Calog => Eventuellement activation du filtre b)En sélectionnant la ligne 14 de la feuille Calog ou la ligne 16 de la feuille Ops c)via menu Excel standard =>Data=>Filter =>Autofilter Nouveau Activation via la flèche et la macro sous-jacente exclut des erreurs Filtre Ops = Sélectionnez la ligne 17 feuille Ops + Activez le Filtre Exit = Désactivez le filtre

28 / Total SAUVEGARDER & CONTENU Lors du contrôle de la feuille Total en Total X-1 tous les messages derreurs disparaissent dès que les erreurs ont été corrigées via Calog ou Ops. Cette feuille contient presque tous les éléments de calcul nécessaires à la composition du budget. A ce stade, nous disposons de résultats temporaires. Sur cette feuille, on ne modifie JAMAIS un montant ou un titre. On peut uniquement cacher les colonnes ou les lignes. Il faut encore effectuer quelques interventions. IX. Contrôle Total &Total X-1(3)

29 29 X. Feuille Budget éléments barémiques(1) A. Accès via le menu B. Rubriques (1) Ops/CALog : les opérationnels et les membres du cadre administratif et logistique, sont attribués lors du chargement sur base du Code statut lors de la lecture C(2)/S(1):1= Statutaire, 2= Contractuel, 3 = A.P.E. et 4 = contrat de remplacement 4/5 => ce code déterminera la charge patronale à prendre en considération Anticipativement (1) ou à terme échu (2) nécessaire pour la scission 2010/2011 Numéro didentification Nom et Prénom, date de naissance = Numéro National Code fonctionnel: &33099 sont également repris. Code statut : Celui-ci est déterminant pour loctroi ou la suppression de droits ex WE, Nuit… & pour le calcul de la cotisation patronale => explication de la codification

30 /0830 X. Budget éléments barémiques (2) B. suite Rubriques (2) Echelle de traitement (I) et date dAncienneté (J): déterminent les 100% en fonction de la date du Module B en 2012 (-2006) => 3 * ,44 (échelon 5) + 9 * ,50 (échelon 6) En moyenne ,74 (colonne AV Ops-CALog) Colonne K : Date Augmentation suivante – échelon de traitement =>NOUVEAU depuis 2011 <= Propose léchelle suivante & date deffet suivant comme reprise dans Themis. Dans les colonnes L & M sont mentionnées léchelle et la date dancienneté pécuniaire de la sauvegarde. Les deux éléments sont nécessaires pour le deuxième calcul GD.WMDL in 2012(-1997) => 8 * ,56 (échelon 14) + 4 * ,75 (échelon 15) en moyenne ,62 (nest pas visible en AV quand la moyenne est inférieure à léchelle effective) Colonne N : cest le type de sauvegarde comme dans Themis (Pro Memorie).

31 31 X. Budget éléments barémiques(3) B. Rubriques (3) Contrat: est imputé dans la ligne ascendante 0 est le premier contrat ou Relation demploi ex: contractuel mi-temps comme employé D1A 1 est le deuxième contrat statutaire mi-temps dans autre commune/ zone comme employé CC1 La contrat est également modifié lors dune mobilité = autre employeur. Code Traitement: H00W1 = Emploi temps plein H40W1 = Emploi temps partiel de 30H40 par semaine le pourcentage de traitement est lu sous forme de 6 chiffres = horaire différent temps partiel/temps plein (6 chiffres) ! La semaine volontaire de quatre jours est reprise à 100% Themis fonctionne avec des absences! => voir ci- après pour lecture en colonne U Foyer ou résidence: Droits des fonctionnaires sur base de leur situation familiale et revenus 1= Foyer- 2 Résidence

32 32 X. Eléments barémiques(4) 1. Le filtre comme contrôle 2. Il nest plus possible de démarrer la procédure macro à partir de longlet Eléments Barémiques. 3. Trier est optionnel car se fait automatiquement quand la procédure Encodage des données est lancée à partir du menu Budget du personnel…. =>le tri se fait sur cette page sur base : 1) du code fonctionnel 2) du code statut 3) de lordre alphabétique Que fait la procédure => copier les données dans les feuilles Ops et Calog => activer le lien avec les prestations de la feuille suppléments => copier les calculs ligne17 dans Ops et ligne15 dans Calog =>Ventilation Total Code& Total_Code X-1 et lien permanent avec la feuille Total & Totaal X-1 C. FILTRE – TRIER

33 33 XI. Suppléments Les procédures « filtre » & « trier » sont possibles Numéros de colonnes Code économique avec fonds de différentes couleurs Dénomination Code salarial ou Code salarial M => donne le nombre => +M montant annuel payé Numéro didentification + NOM Tous les suppléments de la période dextraction Pour les repas, le nombre est repris dans la colonne en question par type de repas. Le bilinguisme est repris par niveau de connaissance Suppléments na que quelques lignes principales. Il est complété à la deuxième étape. Cest également une zone de recherche ou domaine pour les feuilles Ops et Calog.

34 34 1.Les feuilles sont accessibles via le menu : 2.La feuille Ops pour les opérationnels et la feuille CALog pour les membres du personnel du cadre administratif et logistique sont divisées en 3 parties: A.La totalisation et les moyennes (ligne 1-8) B.Les en-têtes ligne 9 à 16 (à 14 sur la feuille CALog) C.Les données à partir de la ligne 17 (Ops) ot 15(CALog) 3.Au démarrage du module, ces onglets de feuilles ne sont pas complétés. Lors de la procédure Encodage des données ils reçoivent les données venant des éléments barémiques Ils contiennent de manière standard sur la ligne 15 (CALog) ou la ligne 17(Ops) les modèles de formule qui rendent toutes les recherches et les calculs possibles. XII. Feuilles « Ops » et « Calog »(1)

35 35 XII. Ops & Calog (2) 4.Les deux onglets de feuille ont le même contenu de colonne jusquà la colonne BG incluse. 5.La feuille Ops contient sur les lignes 14 et 15, un calcul standard. Pour le comptable et le secrétaire, le calcul est dérivé du mandat du chef de corps. Les deux onglets de feuilles ne possèdent que quelques boutons de processus et peuvent recevoir un titre propre pour lextraction.

36 36 XII. Ops & Calog (3) 7.Par lactivation de la procédure Encodage des données les éléments barémiques ont été transférés dans les colonnes D à S. 8.De la ligne 9 à la ligne13 il est possible par colonne de mettre un titre et/ou une explication ou une indication, un code économique et toujours, le numéro de colonne à la ligne Lors du transfert des données, les formules des colonnes A, D et de T à GE (Ops) sont copiées de la ligne 17 pour chaque membre du personnel opérationnel. 10.Sur la feuille CALog, ceci se fait de la ligne 15 pour les colonnes A, D et de T à FG. Ex dune formule

37 37 8.Plusieurs éléments sont calculés: Interprétation de la conversion des éléments barémiques tels que la détermination du cadre/niveau, lhoraire, anticipatif-terme échu, prise en considération de la date davancement etc.… Calcul correct dun traitement moyen (colonne AA à AV) avec entre autres détermination de léchelle la plus favorable, échelon de traitement pour chaque échelle. Calcul des éléments issus des deux précédents Traitement indexé, pécule de vacances, allocation de foyer et de résidence etc. pour lannée budgétaire actuelle et lexercice précédent Reprendre les suppléments - indemnités - allocations les deux fixes et variables Elles sont mentionnées dans une colonne jaune, verte ou ocre. Calcul des suppléments sur base des droits téléchargés & et des éléments barémiques traduits XII. Ops & Calog (4)

38 38 XII. Ops & Calog (5) Pour chaque ligne, les charges patronales sont également calculées et le total individuel. Pour les calculs des charges patronales, de lallocation sociale 2 et pour les contrôles, des sous-totaux sont créés dans FK à FS Le tarif Horaire des heures prestées est également calculé par membre

39 39 XII. Ops & Calog (6) 10.De la plupart des colonnes, un total général et une moyenne sont calculés (lignes 1 & 2). De la ligne 3 à 8, la ligne total, la moyenne, etc… sont calculés pour les filtres actualisés. =>lignes 1 et 3 & 2 et 4 sont semblables quand aucun filtre est activé. 9.Dans les cellules I-S3, I4-S4 et I5-S5 on peut remplir trois lignes de titre lors de lexport via une procédure. 9.Les deux feuilles donnent quelques modifications dans les cellules: D1 => total des membres du personnel de la feuille concernée D8 => le nombre des membres du personnel qui répondent au filtre F1-2 => le numéro de zone F4-F5 : Flèche pour lactivation dun export vers une feuille dexport correspondante

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41 41 XIII. Total & Total X-1 ( partie 1) Pour lannée X à budgéter (Total) et lannée X-1 (Total X-1) on a: 1.par Catégorie du personnel (Comptable& Secr, CALog & A.P.E et Ops) 2.pour chaque Code économique avec suffixe. Quand le droit ne peut être attribué, la case correspondante est en gris. 3.Les totaux des feuilles « OPS » et « CALog » sont repris 4.Le nombre de membres du personnel est mentionné par catégorie de personnel. 5.Le TOTAL général par Code économique avec suffixe est visible (colonne G)

42 42 6.Par colonne ou par Catégorie de personnel, un (sous-) total est fait. 7.LAllocation sociale 2 est calculée par année sur base des données qui ont été recherchées pour les CALog et les Opérationnels et le montant est encodé dans la feuille ParaN. 8.La somme des montants recherchés séparément par code économique est comparée à la dernière ligne avec le total général totalisé des feuilles Ops et Calog XIII. Total & Total X-1 ( partie 2)

43 43 9.Dans la ZONE DE CONTRÔLE en vert, on contrôle sil y a une différence entre la feuille Total ou Total_code de lannée concernée. 10.Sur la feuille Total, il est indiqué dans les colonnes N, O, P, R & T: - quels points sont soumis à quelle charge patronale ou - quels éléments sont pris en compte pour lallocation sociale 2 => Le résultat total calculé mentionné dans les colonnes signalées par le sigma apparaît dans la ligne correspondante. XIII. Total( partie 3)

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45 45 XV. Total_Code & Total_Code X-1(1) Ils contiennent chacun 3 volets (horizontaux) 1.Titres Codes économiques Chiffres de référence (lignes 2 & 3 cachées) Dénomination de lélément salarial 2.4 Groupes Comptable spécial et secr. (lignes 6 & 7) Membres opérationnels (repris de la feuille Ops) Membres CALog (est filtré de la feuille Calog) Les A.P.E (est filtré de la feuille Calog) Il y a toujours deux lignes vides entre le dernier membre et le sous-total. Dans les lignes grises après total par cadre, le contrôle se trouve sur <> # 3.C. Totaux Regroupement des totaux. Ces totaux sont comparés dans la zone de contrôle de la feuille Total aux totaux (ligne 1) des feuilles Calog et Ops.

46 46 Col A: Compteur Col B : Code fonctionnel Col C: Cadre Col D: Fonction ou nom Col E à AY: Totaux annuels individuels par sous- code économique. Arrière-plan gris (pas de droit possible). Col AZ: premier sous-total des colonnes E à AY (arrière-plan gris). Col BZ-BO : Totaux annuels individuels regroupés par code économique effectif Col BP: Total des colonnes BZ à BO (arrière-plan gris) Col BQ: Base individuelle Allocation de fin dannée nécessaire pour la cotisation patronale. Col BR : Contrôle par ligne des différences entre les deux totaux finaux AR et BE. XV. Total_Code & Total_code X-1(2)

47 47 XXI. INTERVENTIONS (1) – 1. Erreur dans la feuille total A.Léchelle ou la date dancienneté ne sont pas connues -> les colonnes F et G ont donné un message derreur dans Total! B.Activer le filtre dans Ops dans la colonne AV filtre adapté paramètre égal à : #REF ! lerreur recherchée. # N/B (lorsquun membre du personnel a été engagé dans lannée concernée) léchelle non connue est normalement disponible dans la zone (danciennes versions sur support papier dans le dossier ou retrouver cette échelle dans la feuille BarR) ex: Colonne W 1)Dans la dernière colonne IV de la feuille « BarO» pour Ops (BarC pour Calog) la colonne trouvée est copiée =>sélection de la colonne => & Sinon compléter les montants à partir de lannée 0 2)Après correction, le calcul se fait sur la feuille Ops: C.Intervention sur BarR et BarO

48 48 XXI. INTERVENTIONS (2) D.Résultat de lintervention en détails E.Le calcul du traitement le plus avantageux se fait automatiquement dans les colonnes AC à AU. Pour 2 échelles– léchelle réelle ET léchelle de sauvegarde ou davancement lancienneté est déterminée le nombre de mois pour chaque échelon ou100% F.De ce fait naît un droit de maximum 3 périodes sur base annuelle G.Le résultat se trouve dans AV et est la base de tous les calculs ou le traitement annuel théorique à 100%.

49 49 XXI. Intervention (3) - 2. le régime de travail Dans la colonne R(18) des feuilles Ops ou Calog, le régime de travail est donné/exprimé en Code. Dans la colonne U(21) ceci est traduit en %. Ce pourcentage détermine la partie de traitement, le pécule de vacances, lallocation de fin dannée et tous les éléments salariaux fixes. La colonne U (21) peut être modifiée en fonction des prévisions. Le contrat Themis indiqué dans la colonne R(18) peut également être modifié si cette donnée est différente pour lannée à budgétiser. Sil y avait pendant la période dabsence dans lannée à budgétiser, des fluctuations dans le régime de travail, la formule dans la colonne U peut être modifiée: Ex. Vous savez que lintéressé va travailler jusquau 31/3/12 à 50 % et pour le reste de lannée à 80 % =>Vous transférez la cellule dans la colonne avec la formule suivante indépendamment de la formule dorigine. =(0,5*3/12+0,8*9/12)

50 /0850 XXI. Intervention (3) - 3. Promotions A.Dans ce cadre, il doit encore y avoir quelques modifications dans la DB Themis et les interventions seront moins nécessaires. B.Dans la colonne M, sont reprises léchelle suivante et la date de laugmentation. C.Dans la colonne T, la date est lue au moyen dune formule quand elle tombe dans lannée à budgétiser. D.Ce nest que si T mentionne une date, que laugmentation sera reprise dans le calcul AA à AV pour déterminer la moyenne annuelle.

51 /0851 XXI. Intervention (3) - 3. Promotions(2) A. Résultat via le filtre appliqué/enregistrer dans la feuille OpsFiltM 1)Dans le titre du filtre (cellules I3 àI5) on introduit le texte dindication Cel D1 => le nombre dOps(CALog) de la zone Cel D8 => le nombre de personnes sélectionnées par le (ou plusieurs filtres). 2)Cel F3-4=>Cliquer sur la flèche pour activer la macro sur la feuille TotOpsFiltM les valeurs de la colonne B sont collées et passées vers C. => ,46 ligne 62 de TotOpsFiltM est la somme de ,52 (2011) colonne FI ligne ,93 (2010) colonne FJ ligne 3 les deux sont la somme des totaux individuels du filtre.

52 /0852 2)Dans le titre du filtre (cellules I3 à I5) lindication est modifiée. 3)Les formules relatives aux promotions sont temporairement supprimées dans la cellule T(Clear Contents) 4)=>Cliquez sur la flèche pour activer la macro (à nouveau rédaction des données) B. Préparer le deuxième résultat et enregistrer dans la feuille OpsFiltM XXI. Intervention (3) - 3. Promotions(2)

53 /0853 1)Dans la première colonne vide E on fait le calcul de la différence 2)Ensuite, on copie cette formule 3)La mise en page du résultat est adaptée à la demande Copier la colonne modèle Editer ET coller format spécial XXI. Intervention (3) - 3. Promotions(3) C. Calculer le coût de la différence dans OpsFiltM Remarque: La colonne M contient un lien permanent avec la feuille dorigine Ops ou Calog Et ne peut jamais être effacée.

54 /0854 XXIII. Supprimer un membre du personnel 1.Lorsquune ligne est supprimée sur la feuille Ops ou Calog, la numérotation va disparaître après la ligne supprimée. =>La numérotation est restaurée en copiant vers le bas la dernière cellule avec la formule correcte (avec numéro). Sans cette correction, la feuille Total va afficher # N/A dans la zone de contrôle après chaque code économique; ceci vaut également pour chaque règle après la ligne effacée et le total de la feuille Total_Code. La numérotation ne peut cependant pas être lue tant que la restauration na pas été effectuée. 3.Même si cette erreur a été corrigée et sans ajout dun remplaçant ou dun nouveau membre du personnel en-dessous, la feuille Ops ou Calog mentionnera la catégorie correspondante #N/A dans Total_Code. =>Il suffit de supprimer cette ligne ou deffacer le contenu. Nombres 233 sont égaux Feuille Total Contrôle pas de message derreur = Sauvegarder!

55 55 XXIV. Ajout dun membre du personnel (1) Lajout sur les feuilles Ops ou Calog se fait de préférence à partir dune ligne modèle. Ce choix se fait en fonction des allocations et des indemnités octroyées. Les éléments barémiques sont écrasés par les données de lintéressé. Le numéro didentification reste. Recherche des allocations et des indemnités. Le pourcentage de la colonne [U(21)] peut être imposé. Ex: un membre du personnel qui est engagé à 80% à partir du 1er mars: =0,8 *10/12

56 /0856 XXIV. Ajout dun membre du personnel (2) Après cette intervention, la feuille Total va faire apparaître le code erroné dans la ZONE DE CONTROLE pour chaque sujet ou droit différent de 0. Le nombre de personnes de la feuille Total-Code doit être égal au nombre de personnes sur la feuille Ops/Calog. Indication : un message derreur: et des totaux différents nombre Ops comptés (227) et le nombre de membres recherchés: la dernière ligne (226). Pour corriger cette erreur, on ajoute une ligne après le dernier membre du personnel, ensuite vous copiez la ligne de ce dernier membre du personnel et vous copiez cette ligne dans la zone de la ligne vide ajoutée. Le numéro de série est adapté automatiquement et correspond au nombre total de la catégorie. Autre méthode : Après copie de la ligne => Insérer les cellules copiés est moins complexe Ces différentes étapes sont reproduites ci-dessous. ATTENTION! : Pour le personnel CALog – lorsquun A.P.E fait partie de la zone- vous devez vérifier que le numéro du membre ajouté a été adapté dans la rubrique concernée des feuilles Total_code &(X-1). Le cas échéant, il faut adapter quelques numéros.

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59 59 XXV. DRH: création dune macro scission par cadre/niveau Dans le menu DRH il existe la possibilité de créer 2 graphiques camembert : 1 Ops + 1 Calog Toujours introduire un autre que Ops ou Calog : aussi bien pour Ops que Calog 4 colonnes sont créées par filtre. Les graphiques camembert sont placés sur une feuille séparée ! menu budget.. disparaît temporairement. Les graphiques peuvent être complétés avec des pourcentages/et des valeurs. Brève démo! Après introduction des OPTIONS DE GESTION et ou avancements, on peut déterminer de manière simple le coût par cadre (Ops) et/ou le niveau en activant à nouveau la macro dans le menu DRH. Ensuite, les différences sont calculées en faisant le calcul de la différence entre la cellule correspondante des officiers/niv A dans la colonne 11. Ensuite recopiez la cellule la bonne colonne=> copiez 3 colonnes à droite pour obtenir la différence par cadre/niveau pour chaque élément salarial. La capture dautres situations se fait en cliquant sur la flèche sous le numéro de zone sur la feuille Calog. Noubliez pas de modifier vos titres. Dautres extractions sont toujours possible via longlet TotOpsFiltM OU Ops (idem CALog):

60 60 XIX DépPers Export - Tutelle1 – Tutelle2 (1) 1.Trois feuilles tutelles sont incluses dans le module. 2.La feuille «DépPers Export» a un lien permanent avec les feuilles «Total_Code» et «Total_Code X-1». 3.Avec les touches + ou lactivation de les feuilles «Tutelle 1» et «Tutelle 2» sont complétées. Remarque: cette procédure automatique est valable pour les zones qui utilisent seulement les 2 codes fonctionnels & pour Ops et Calog

61 61 XIX DépPers Export - Tutelle1 – Tutelle2 (2) 5.Cette procédure active les filtres successifs sur le code statut et le code fonctionnel dans « Total_Code X » et « Total_Code X-1 » suivi par la copie des lignes de total dans la feuille Tutelle 1. 6.En même temps, «Tutelle 2» comporte un résumé. 7.Lors de la fermeture de la procédure, «Tutelle 2» est activé avec le message sur les lignes 51 et 52. => Les totaux par année de service sont également mentionnés. => En déroulant, il est possible de lire par code dimputation fonctionnel la totalité du budget pour chacune des deux années mentionnées 7.Tutelle 1 donne aussi un message de contrôle

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65 65 XIX. Consultation Themis et codes salariaux 1.Via Consultations, on retrouve dans la feuille Themis, lexplication de quelques codes utilisés dans les éléments barémiques. 2.Via Consultations, on peut également retrouver les codes salariaux utilisés dans Themis

66 66 XX. Feuille Form – Formules Contient les formules pour rétablir les cellules des colonnes correspondantes des feuilles de travail Ops, Calog et Total_Code & Total-Code X-1. Procédure: Dans la feuille Ops (Calog ou Total) : Détermination de la formule modifiée (erreur) ou disparue dans une ou plusieurs cellules dune même ligne => Notez ladresse de la première cellule ex BB18 Ouvrez la feuille Formules : Sélectionnez une cellule ou des cellules successives BB18:BD18 (avec les formules)=> Copy (Ctrl +C). Sélection dans une ligne avec le même champ (avec erreur) ou cliquer sur la première cellule de la feuille Ops [Calog ou Total (X-1))] =>Paste/Coller (Ctrl+V). Désactivez éventuellement le filtre dabord. Copiez la ligne corrigée vers le haut/vers le bas.

67 67 XXI. FormAide ou Formulaire daide La feuille formulaire daide contient les codes économiques avec suffixe (tels que repris dans PLP ou KB). Cest la base de données pour la feuille Total_Code (X & X- 1). La rubrique /99 reprend les données telles que calculées dans Themis pour Ops et Calog. Seule la ligne /99 reste disponible pour choisir un titre librement. La rubrique avec les données provenant de L096 vient dêtre ajouté dans le Module.

68 /0868 XXII. Bar O, C et R 3 feuilles avec les barèmes ou les échelles de traitement sont traitées dans le module par échelle de traitement : 1.Dénomination PS/Acerta sur la ligne 1 pour les nouvelles échelles, dénomination sans préfixe a) Pour les anciennes échelles, toujours la lettre : V (Flandres) W (Wallonie) et B (Bruxelles) F (fédérale) échelles utilisées b) suivie de:. Un point pour Ops ou _ underscore pour Calog 2. La dénomination SCDF à la ligne A la ligne 3: statut foyer - ligne 4: Ops/Calog - ligne 5: Cadre/Niveau - Ligne 6- 7: info 8. Cette ligne contient le numéro de colonne dans la feuille (Utilisé dans le RECHERCHE VERTICALE de Ops et Calog) Lignes restantes 0-59 =>Lévolution des traitements totale de 0 année à 50

69 69 XXIII. Zones 1.Cette feuille nest pas reprise dans le Menu. 2.Dans cette feuille « zones» le numéro de la zone, la province et le composition de la zone sont repris. 3.Cette feuille est le fichier source pour la dénomination qui est complétée sur la première page dès que le numéro de zone y est encodé. 4.Pour chaque zone, la catégorie est mentionnée, ainsi que la reconnaissance en tant que zone bilingue ou zone avec commune à facilités. La cellule I1 = « Bil » 5.Aussi bien la catégorie que loctroi du bilinguisme sont déterminants pour loctroi des montants pour les membres dune zone de police.

70 /0870 Dans la colonne A: les éléments salariaux regroupés pour les Ops ou Calog Dans la colonne B: Une connexion permanente avec les lignes de totaux et les totaux des Filtres Sous-totaux/pourcentages pour la sélection effectuée pour une exploitation ultérieure. Activer la macro =>copier les « valeurs » de la colonne B dans la colonne adjacente C. A chaque clic sur la flèche de procédure, toutes les autres colonnes éventuellement créées glissent également vers la droite. XXIV. OpsFiltM & CALog FiltM (1)

71 /0871 XXIV. OpsFiltM & CALog FiltM (2) Le coût total et le détail par élément salarial de lavancement des cadres de base dune zone. Ici calculé dans la colonne E (C4-D4) donne le résultat final pour cet exercice =2 059,61

72 72 Points importants Lors de la mise à disposition des deux fichiers, le Module est adapté dans la feuille Para (période de référence et Index bureau du Plan) => Télécharge le Module et les fichiers en même temps. Ne pas renommer les fichiers obtenus par le Processus SSGPI ! Donner un nom compréhensible et retrouvable au module : ex: 5314 PZAUTOM version 1 via Explorer NE JAMAIS FAIRE Save as dans EXCEL Vérifier si le Mod9bis a été mis à temps à disposition. La liste des avancements doit être disponible, ainsi que la liste avec les incidents de carrière (planifiés) en terme demploi. Avoir les données fixes à disposition: Plafond cotisations patronales (montant trimestriel) Raccourcis: Crtrl + +M => faire apparaître le menu Ctrl +T => créer/mettre à jour la feuille contrôle.


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