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15/03/2005Communication - Organisation slide 1 Organisation Personnelle Nicolas Demange Mardi 15 Mars 2005.

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1 15/03/2005Communication - Organisation slide 1 Organisation Personnelle Nicolas Demange Mardi 15 Mars 2005

2 15/03/2005Communication - Organisation slide 2 Plan Contexte et contraintesContexte et contraintes Programme de la visiteProgramme de la visite Organisation personnelleOrganisation personnelle

3 15/03/2005Communication - Organisation slide 3 Contraintes (Sujet) Je dois accueillir un important client étranger pendant 3 jours Je suis prévenu vers 18h que le client arrive le lendemain vers 10h. La visite comprend –Laccueil du client à laéroport, –Une rencontre avec le DG au siège de la Défense, –La présentation, dans 3 usines du groupe de lentreprise (à Rennes, à Strasbourg et à Metz), des produits auxquels le client sintéresse, –Une réunion avec le directeur des ventes en fin de séjour, –Le retour à laéroport, –La prise en compte de la logistique. Cette visite va me mobiliser pleinement durant toute la période dici au départ du client.

4 15/03/2005Communication - Organisation slide 4 Contexte Moi –Lentreprise : LOréelle (Leader sur le marché des cosmétiques) Importants moyens financiers Partenariats logistiques –Mon rôle Commercial Le client –Gros client Japonais –Partenariat très important Contexte temporel –Contemporain –Prévenu un mardi soir

5 15/03/2005Communication - Organisation slide 5 Programme de la visite MercrediJeudiVendredi 10h00 : Arrivée du client Aéroport Paris Charles de Gaule 12h – 14h : Déjeuner daffaire Avec le Directeur Général 16h – 17h : Paris Rennes Aéroport Rennes Saint-Jacques 10h – 11h : Transport Aéroport Paris la Défense 15h – 16h : Transport Aéroport Paris Charles de Gaulle 20h – 22h : Restaurant 17h30 – 19h30 : Visite usine Avec directeur usine rennaise 17h – 17h30 : Transport Usine rennaise 9h – 10h : Transport Rennes Aéroport Strasbourg 10h – 11h : Transport Aéroport Usine Strasbourgeoise 11h – 13h : Visite usine Avec directeur usine Strasbourg 13h – 15h : Déjeuner 15h – 17h : Transport Strasbourg Usine Metz 17h – 19h : Visite usine Avec directeur usine Metz 20h – 22h : Restaurant 10h – 11h : Transport Aéroport Paris Charles de Gaule 12h – 14h : Déjeuner 11h – 12h : Transport Aéroport Paris la Défense 14h – 16h : Réunion Avec le Directeur des Ventes 18h : Paris Japon 16h – 17h : Transport Aéroport Paris Charles de Gaulle 8h – 9h : Transport Aéroport Strasbourg 9h – 10h : Transport Aéroport de Metz Nancy Lorraine

6 15/03/2005Communication - Organisation slide 6 Organisation personnelle Objectif –Proposer au client une visite agréable, satisfaisante, complète et sans accroc –Conclure le partenariat en fin de séjour !! Principes de mise en œuvre –Planifier à lavance et anticiper les risques (prévoir des marges si possible) –Se tenir informer et informer (rester joignable à tout moment) –Rendre transparent la gestion du programme aux yeux du client –Rapports journaliers au directeur des ventes afin « dadapter » la réunion finale

7 15/03/2005Communication - Organisation slide 7 Organisation personnelle Avant la visite (Mardi soir) –Annulation ou report des activités prévues pour les 3 jours à venir –Transfert dappel vers un poste compétent –Planifier le programme de la visite Consultation des horaires de vol et des durées de trajet Réservation des voitures de services, billets davions, chambres dhôtels, tables de restaurant Prévenir les personnes concernées –Directeurs, commerciaux des 3 usines –Directeur général –Directeur des ventes –Assistant/traducteur –Vérifier le matériel (Téléphone portable, agenda électronique…)

8 15/03/2005Communication - Organisation slide 8 Organisation personnelle Réveil à 6h –Correction des impossibilités de dernière minute Accueil du client à laéroport Paris Charles de Gaulle Renseigner le directeur général sur lheure exacte darrivée du client Déjeuner daffaire Vol pour Rennes –Sassurer de la présence dune voiture de fonction à larrivée Transport jusquà lusine –Prévenir le personnel concerné de lheure darrivée Présentation des produits de lusine Rennaise Restaurant Rapport journalier au directeur des ventes Mercredi 10h00 : Arrivée du client Aéroport Paris Charles de Gaule 12h – 14h : Déjeuner daffaire Avec le Directeur Général 16h – 17h : Paris Rennes Aéroport Rennes Saint-Jacques 10h – 11h : Transport Aéroport Paris la Défense 15h – 16h : Transport Aéroport Paris Charles de Gaulle 20h – 22h : Restaurant 17h30 – 19h30 : Visite usine Avec directeur usine rennaise 17h – 17h30 : Transport Usine rennaise

9 15/03/2005Communication - Organisation slide 9 Organisation personnelle Réveil à 6h –Corrections des impossibilités de la journée Accompagnement du client jusquà laéroport de Rennes Vol pour Strasbourg –Sassurer de la présence dune voiture de fonction à larrivée Transport jusquà lusine –Prévenir le personnel concerné de lheure darrivée Présentation des produits de lusine Strasbourgeoise Déjeuner avec le client Transport jusquà lusine de Metz –Prévenir le personnel concerné de lheure darrivée Présentation des produits de lusine Messine Restaurant Rapport journalier au directeur des ventes Jeudi 9h – 10h : Transport Rennes Aéroport Strasbourg 10h – 11h : Transport Aéroport Usine Strasbourgeoise 11h – 13h : Visite usine Avec directeur usine Strasbourg 13h – 15h : Déjeuner 15h – 17h : Transport Strasbourg Usine Metz 17h – 19h : Visite usine Avec directeur usine Metz 20h – 22h : Restaurant 8h – 9h : Transport Aéroport Strasbourg

10 15/03/2005Communication - Organisation slide 10 Organisation personnelle Réveil à 6h –Corrections des impossibilités de la journée Accompagnement du client jusquà laéroport de Metz Vol pour Paris Charles de Gaulle –Sassurer de la présence dune voiture de fonction à larrivée Transport vers un restaurant de la capitale –Prévenir le directeur des ventes de larrivée à lheure du client Déjeuner avec le client Réunion avec le directeur de ventes Accompagnement du client à laéroport Paris Charles de Gaulle Retour au siège pour une réunion générale Vendredi 10h – 11h : Transport Aéroport Paris Charles de Gaule 12h – 14h : Déjeuner 11h – 12h : Transport Aéroport Paris la Défense 14h – 16h : Réunion Avec le Directeur des Ventes 18h : Paris Japon 16h – 17h : Transport Aéroport Paris Charles de Gaulle 9h – 10h : Transport Aéroport de Metz Nancy Lorraine

11 15/03/2005Communication - Organisation slide 11 Conclusion Importance du travail de préparation –"Ne pas prévoir, c'est déjà gémir Léonard de Vinci. –Avoir toutes les cartes en mains pour maîtriser le déroulement de la visite. –Percevoir les risques et les faiblesses du programme établi. Pendant la visite –Maîtriser les imprévus. –Rassurer le client. –Avoir toujours un cran davance. Garder en tête lobjectif final –Ce nest pas une visite de courtoisie.

12 15/03/2005Communication - Organisation slide 12 Questions ?


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