Journée des CSI 7 avril 1999 Délégation aux systèmes d'information

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1 Journée des CSI 7 avril 1999 Délégation aux systèmes d'information
Pôle du siège 1 Place Aristide Briand 92195 Meudon cedex

2 Le Nouveau Labintel

3 1. Les grands changements apportés par le Nouveau Labintel
Unicité d ’une base de données Labintel partagée par les acteurs Jusqu’à présent : – chaque unité gérait une base locale qu’elle mettait à jour soit au moment de la campagne annuelle, soit au fil de l’eau en prévision de la campagne, – une fois par an, juste après la campagne, les données étaient transmises, via la disquette de dépôt, à la base centrale Labintel, – les départements effectuaient ensuite une validation de certaines données saisies par les unités. Désormais : Le nouveau Labintel ne gère qu’une seule base partagée en mise à jour par l’unité et le département scientifique dont elle dépend. Un seul des deux types d’acteurs a le droit d’intervenir sur une donnée mais une messagerie intégrée au logiciel permet de communiquer aisément avant ou après une mise à jour si nécessaire. Unicité de responsabilité de mise à jour par groupe de données Répartition claire des responsabilités de mise à jour des données entre unité et DS sans validation à posteriori des DS = mode de travail plus souple favorisant le dialogue Mise à jour en temps réel des données et en continu sur l ’année Transformation de la campagne annuelle au profit de la saisie des données tout au long de l ’année Disponibilité immédiate et permanente de la consultation des données pour tous les acteurs autorisés permettant un contrôle qualité continu Visibilité immédiate pour tous des données fraîchement saisies avec alimentation quotidienne de Labintel consultation Utilisation de l ’interface WEB pour tous les postes de travail se traduisant par la suppression de toute diffusion et installation de logiciel sur les postes client. une simplification technique : – la suppression des disquettes et de l’installation du logiciel Labintel/2 Unité sur le poste de travail – la disparition de la procédure de dépôt avec disquette – la possibilité de voir évoluer plus rapidement le logiciel, de façon transparente – l’intégration “ en ligne ” dans le logiciel de la documentation et du dictionnaire des données de Labintel Unicité d'une base de données Labintel partagée par les acteurs (unités, DS, Délégation,...) Unicité de responsabilité de mise à jour par groupe de données (adresse, personnels, activité...) Mise à jour en temps réel des données et en continu sur toute l'année Disponibilité immédiate et permanente de la consultation des données pour tous les acteurs autorisés favorisant ainsi un contrôle qualité continu des données Utilisation de l'interface WEB pour tous les postes de travail se traduisant par la suppression de toute diffusion et installation de logiciel sur les postes client (Un contour fonctionnel stable par rapport au précédent Labintel)

4 2. Rappel des grandes finalités de Labintel
Labintel est le système d’information regroupant la description de toutes les structures du CNRS (laboratoires de recherche, unités de service, structures des moyens communs), centrée sur leur activité reliée à l’ensemble des moyens, humains, financiers ou matériels permettant de la mettre en œuvre. Son objectif est d’être un outil d’information sur l'activité scientifique et technique des laboratoires, pour l’ensemble du CNRS et pour ses partenaires, et de fournir à la direction générale de l’organisme des outils d'analyse et d'aide au pilotage de cette activité. Les données de Labintel sont donc utilisées et exploitées, à plusieurs niveaux de l’organisme, à des fins diverses dont voici des exemples significatifs :  pour les unités (transparent n°12 §7) – mémorisation de l’histoire de la vie de l’unité – exploitation des données de l’unité à l’aide d’états et d’extractions, à des fins propres ou pour répondre aux enquêtes des organismes de tutelle et des partenaires (suivi de l'activité de l'unité, suivi du personnel de toutes origines…) – aide à l’élaboration de la fiche documentaire sur l’activité des chercheurs – aide à l’élaboration du dossier de contractualisation  pour les départements scientifiques – suivi de l’ensemble des unités du département (créations, renouvellements, fusions, suppressions) – étude des propositions d’évolution (Structure et Activité) émises par les unités en renouvellement ou à mi-parcours – exploitation des données de tous les domaines par requêtes (bilans, études prospectives, recherches thématiques…) – production des annuaires des départements scientifiques – production des documents descriptifs des activités et des moyens des unités (“ rapports synthétiques ”) à destination du comité national  pour les délégations – analyse des données concernant le personnel, réajustement de celles-ci avec les directeurs de laboratoire, dans l’optique d’une gestion des ressources humaines performante et rapprochée – exploitation des données sur les contrats par les services du partenariat et de la valorisation (rapprochement avec les données de la base Protocole des contrats notifiés) – production des annuaires des délégations  pour les directions du siège – fourniture des adresses méls des unités pour le plan messagerie – analyse collective du personnel ITA par corps, métiers et emplois types par la direction des ressources humaines (DRH) – bilans des collaborations internationales par la direction des relations internationales (DRI) – études et bilans par la direction de la stratégie et des programmes (DSP) – productions d’indicateurs et statistiques par l’Unité Nationale d’Indicateurs de Politique Scientifique (UNIPS) – production d’indicateurs pour l’élaboration du budget par département, par la direction des finances et la direction de la stratégie et des programmes (DFI - DSP)  pour tous – alimentation quotidienne de Labintel consultation Web – production bisannuelle du répertoire des unités du CNRS 2. Rappel des grandes finalités de Labintel Système d’information sur les activités et les moyens des laboratoires et des services Outil d’information et d’aide au pilotage pour la direction du CNRS (logiciel Labintel - mise à jour) Outil d’information pour toutes les structures et personnels du CNRS et pour l’extérieur sur des sous-ensembles d’informations déterminés (logiciel Labintel Consultation)

5 3. L’organisation du système d’information Labintel
Alimentation quotidienne Base de données Labintel Base de données de consultation Les données Mise à jour en temps réel via le Web Accès via le Web . Logiciel « Labintel - Mise à jour » Logiciel « Labintel Consultation » Grand public Les logiciels . Tutelles Les acteurs Unités Départements scientifiques Délégations Siège

6 Architecture générale du Nouveau Labintel
POSTE CLIENT : PC, Mac, Station Unix, Terminal X, Interface banalisée Web avec un navigateur IE 4 ou Netscape 4 Laboratoires (1500) Centre serveur Trélazé Navigateur Navigateur NOTIF. ICARE états Mise à jour et Consultation Référentiel structure Serveur de Traitements Serveur de Données Base de données Nouveau Labintel Départements Scientifiques Navigateur Navigateur états Base de consultation états Siège et Délégations Consultation Serveur de secours Navigateur Navigateur états DSI Administration technique de la base et Pilotage de la logistique Navigateur états

7 4. Le contenu fonctionnel (ensemble 1 et ensemble 2)
Les domaines de l’ensemble 2 : disponibles fin septembre 1999 Production La gestion des productions du laboratoire, dont font partie les publications, se limitera à un recensement par type et par année. Les éléments de description d’une production seront rassemblés en une seule zone de description textuelle saisie directement par l’unité ou chargée à partir d’un fichier. Le rattachement aux activités et au personnel est supprimé. Equipement Le domaine Equipement décrit les “ gros équipements ” (selon un critère de coût) et les “ équipements spécifiques ” (particulièrement significatifs de l’activité de recherche de la structure du laboratoire). Le rattachement des équipements au domaine Activité est supprimé. Et encore… – Le nouveau système a pour objectif de faciliter la communication entre les différents utilisateurs d’où l’intégration d’une messagerie entre les unités et les départements scientifiques. – Dans un premier temps, le langage de requête utilisé dans Labintel/2 Unité est remplacé par un nombre important d’états prédéfinis. – La demande de moyens n'est pas reconduite directement dans Labintel mais fera l’objet d’un formulaire associé à Labintel. LES DOMAINES LES INTERFACES STRUCTURE REFERENTIEL DES UNITES Données administratives de l’unité Alimentation quotidienne des autres applications du système d’information Alimentation quotidienne du personnel permanent CNRS (ICARE) Alimentation hebdomadaire des budgets CNRS (Notification) Alimentation simplifiée des productions / publications Alimentation quotidienne du produit Labintel Consultation Web ENSEMBLE 1 PERSONNEL Personnel permanent CNRS Personnel permanent non CNRS Personnel non permanent ACTIVITE Description des activités de l’unité FINANCIER Budgets CNRS Budgets non CNRS CONTRAT Description des contrats déclarés par l’unité EDITION ENSEMBLE 2 Etats et bilans par domaine Documents pour le comité national Décisions de création/renouvellement des unités ... Annuaires DS/DR PRODUCTION Recensement des productions/publications de l’unité EQUIPEMENT Description des équipements spécifiques de l’unité La demande de moyens est traitée par un formulaire spécifique (hors Labintel)

8 5. La répartition des responsabilités de mise à jour entre acteurs
Le nouveau Labintel permet une mise à jour au fil de l’eau et une disponibilité immédiate des données saisies. L’alimentation du produit Labintel Consultation devenant quotidienne, la fraîcheur des informations saisies prend toute son importance. Diverses exploitations des données seront réalisées à des dates fixées à l’avance (bilans, annuaires,…). Un calendrier d’exploitation sera donc communiqué aux unités par leur département scientifique, afin de leur permettre d’effectuer en temps utile les mises à jour importantes. Les nouvelles responsabilités de mise à jour Globalement, la mise à jour des données respecte les deux grands principes suivants : – Les données d’origine règlementaire et propres au CNRS sont sous la responsabilité des départements scientifiques, ou des délégations (cas des données ICARE sur le personnel CNRS) – Les données décrivant l’activité et les moyens mis en œuvre notamment ceux non CNRS sont sous la responsabilité de l’unité Les responsabilités de mise à jour des données relatives à chaque domaine fonctionnel de Labintel sont les suivantes : –Structure : les départements sont les principaux responsables ; les unités mettent uniquement à jour la (ou les) adresse(s) de leur(s) implantation(s). –Personnel : Pour les permanents CNRS (chercheurs et ITA), certaines données proviennent directement de l’outil de gestion du personnel CNRS (ICARE), d’autres sont mises à jour par les unités (emplois types des ITA, adresse professionnelle de l’agent par ex.), d’autres par les départements scientifiques (DS de rattachement et position administrative des chercheurs CNRS, affectation multiple par ex.). Les changements d’affectation d’un chercheur CNRS sont gérés par le département dont il dépend ; ceux des ITA CNRS par les unités de départ et d’arrivée. Les unités sont responsables de la mise à jour des permanents non CNRS et des non permanents. Les départements sont responsables de la mise à jour des personnes se trouvant dans des structures hors CNRS. –Activité : les départements peuvent créer les activités et y rattacher des responsables au moment de la création de l’unité ; par la suite l’unité a l’entière responsabilité de la mise à jour et de l’indexation thématique de ses activités. – Proposition : les unités devant être examinées par le comité national (et elles seules) peuvent proposer des évolutions de structure et d’activité, qui sont ensuite mises à jour par les départements scientifiques en fonction des avis émis par le comité national, le conseil de département et le conseil scientifique. –Financier : les unités ont la responsabilité de la mise à jour des budgets non CNRS. Les budgets CNRS proviennent directement du système de suivi des notifications de crédits aux unités par les départements scientifiques (Notifications/Prépilab). Les unités ont l’entière responsabilité des mises à jour sur les domaines Production, Contrat et Equipement. Les possibilités de consultation dans l’outil de mise à jour Les données saisies sont immédiatement consultables dans l’outil de mise à jour. Ainsi : – une unité peut consulter toutes les informations qui la concernent. – un département scientifique peut consulter les informations sur les unités qui dépendent de lui. – une délégation peut consulter les informations sur les unités qui lui sont rattachées. 5. La répartition des responsabilités de mise à jour entre acteurs Domaines Acteurs autorisés à mettre à jour Interfaces STRUCTURE Adresse Autres données PERSONNEL Permanent CNRS Permanent non CNRS Non permanent ACTIVITE Description et rattachement des responsables à la création de l’unité Description des activités Rattachement des responsables Rattachement du personnel FINANCIER Budget CNRS Budget non CNRS PRODUCTION CONTRAT EQUIPEMENT Unités DS DS + Unités Import ICARE Unités Unités DS Unités Unités Unités Import Notif Unités Chargement publication Unités Unités Unités

9 6 . Bilan du niveau service du Nouveau Labintel pour
les laboratoires (en complément au point 1) Amélioration importantes apportées par le Nouveau Labintel Accès à la messagerie intégré au logiciel facilitant le dialogue avec les départements scientifiques et les délégations Saisie allégée sur : les publications : une publication n’est décrite que par 3 informations (au lieu de 15) : l’année, le type et une seule zone de texte pour les auteurs, le titre... possibilité de récupérer automatiquement les fichiers des publications des laboratoires en format texte les personnels CNRS alimentation automatique et journalier à partir de la base du personnel ICARE Le langage de requête permettant de construire de manière autonome des états n’est pour l’instant pas disponible (une étude est en cours sur ce point)

10 7. Labintel Consultation
Rappel de la situation actuelle : Un produit de consultation WEB mis à jour annuellement par les données provenant des unités et ajustement mensuel sur la description administrative (avec lien aux données de RETIS) Un produit sur micro pour quelques utilisateurs autorisés à accéder à l ’ensemble des données Cible : Un seul produit de consultation WEB, mis à jour quotidiennement et accessible par différents profils d ’utilisateurs : Grand public, Unités, DS, Délégation, DG, Section, Tutelle Plan de développement Spécification ensemble 1 achevée Réalisation du logiciel par la DSI en cours Mise en œuvre : 15 juillet 1999 ensemble 1 Suite des développements (ensemble 2 et accès plein texte) 2ème semestre 1999

11 Trois sous-ensembles de données consultables
Les droits d’accès en consultation Trois sous-ensembles de données consultables Sept profils d’acteurs autorisés à consulter (*) S1 Structure Personnel Activité Equipement Production S2 Sous ensemble de données proche de celui présent dans les annuaires avec restriction sur les personnels S3 Contrat Financier (*) Un acteur peut avoir plusieurs profils (Exemple : pour un DS ou une délégation)

12 8. Plan de développement et de mise en œuvre
1997 1998 1999 28/04/97 Réunions du CMO 27/06/97 29/07/97 02/10/97 22/06/98 23/10/98 29/03/99 Plan de développement (5 HM) Appel d’offres - Conception et réalisation du logiciel Prototype 08/97 Lancement de l’avis BOAMP Conception générale (25 HM, 5M) Cahier des charges de consultation Sélection candidats Choix de CAP GEMINI Mise au point et signature de marché 18/11/98 début d’exécution Conception détaillée (42 HM, 7M) Réalisation ensemble 1 (100 HM, 6 M)

13 Les actions d’accompagnement
Formation Contraintes fortes sur : les échéances : de fin avril à la mi juin. Le nombre de personnes à former : à 1500 unités - une cinquantaine de personnes dans les DS - les délégations Formations proposées Unités : 2 jours pour les débutants 1 jour pour les initiés DS: 1 jour sur les actions de mise à jour 1 jour sur l ’exploitation des données Délégation : à préciser Charges et moyens mis en oeuvre Un total de 150 jours de formation 90 jours sous traités à des formateurs 60 jours pris en charge pour moitié par la DSI et moitié par des formateurs venant d ’unités, de DS ou de délégations

14 Documentation Documentation papier légère sur « présentation générale de l’outil de mise à jour Labintel » Documentation de type plaquette « prise en main » Document spécifique à chaque acteur : un pour les unités, un pour les DS et un pour les Délégations. Documentation en ligne une aide générale accessible depuis la page d’accueil de l’application une aide contextuelle accessible à partir des écrans de l’application : écrans de recherche écrans de consultation écran de création un accès au dictionnaire de données

15 Communication Novembre 1998 Décembre 1998 Janvier 1999 Février 1999
Présentation du nouveau Labintel à la réunion des délégués du 3/11/98 Présentation du nouveau Labintel aux RSI et correspondants Labintel des délégations réunis le 6/11/98 Présentation du nouveau Labintel au comité de direction du 18/11/98 Décembre 1998 Annonce du nouveau Labintel aux directeurs d  ’unités dans un courrier de la direction générale daté du 15/12/98 ; en annexe, présentation des configurations techniques certifiées par la DSI. Janvier 1999 Présentation aux SGDS le 13/01/99 Février 1999 Article « Labintel se simplifie » - Journal du CNRS n°110 Mars 1999 Syllabe n°12 spécial nouveau Labintel (en cours de finition) Ouverture d ’un site Web d ’information sur le nouveau Labintel Présentation aux chargés de communication des DS le 4 mars Avril 1999 Sensibilisation des Délégués en vue des présentations aux directeurs d ’unités (réunion des délégués du 6 avril)

16 9. Le calendrier de démarrage du nouveau Labintel
Ensemble 1 (70% de la totalité du système) Unités examinées à la session d’automne 1999 du comité national démarrage : du 17 mai au 28 mai 1999 fin saisie : 19 juillet au plus tard Unités non examinées par le comité national à l’automne 1999 démarrage : du 30 mai au 10 juin 1999 fin saisie : fin septembre 1999 Ensemble 2 (Production, équipement et annuaire) Démarrage : fin septembre 1999 fin de saisie productions-équipements : 31/12/99 annuaire : 15/10/99 La mise en service du nouveau Labintel aura lieu entre la mi-mai 1999 et le début du mois de juin Ce démarrage s’effectuera progressivement selon un double découpage. Deux groupes d’unités, deux calendriers distincts Selon que l’unité est, ou non, examinée par le comité national à l’automne 1999, elle devra respecter une date limite différente pour la mise à jour de ses données dans Labintel : – Groupe 1 - unités examinées à la session d’automne 1999 du comité national : pour les unités examinées à la session d’automne du comité national 1999, les travaux de mise à jour des données démarreront entre le 15 mai et le 28 mai 1999 et devront être achevés au plus tard le 19 juillet 1999, ce qui permettra d’éditer les documents destinés au comité national. – Groupe 2 : unités non examinées par le comité national à l’automne 1999  pources unités, , les travaux de mise à jour des données démarreront entre le 30 mai et le 10 juin 1999 et devront être achevés au plus tard à la fin du mois de septembre 1999. Les annuaires du CNRS seront ensuite édités au mois d’octobre 1999, à partir de l’ensemble des données fraîchement saisies. Un contenu fonctionnel découpé en deux ensembles Le nouveau Labintel sera mis en service en deux étapes successives : – Un premier ensemble de fonctionnalités au démarrage Le logiciel disponible lors du démarrage comportera seulement 70% environ de la totalité du système (les publications les équipements et les annuaires ne font pas partie de ce premier ensemble). – Un second ensemble de fonctionnalités à la fin du mois de septembre 1999 Le deuxième ensemble complémentaire de fonctionnalités, comprenant essentiellement les productions – publications , les équipements et les annuaires sera disponible à la fin du mois de septembre La livraison de ce second ensemble du logiciel, désormais automatique, sera transparente pour les utilisateurs. Les données reprises dans le nouveau Labintel : l’issue de la campagne Labintel 1998 Les données initiales du nouveau Labintel seront créées à partir du contenu de la base centrale du système Labintel, tenue à jour par les départements scientifiques jusqu’au 2 avril Cette base a elle-même été alimentée par les données que vous avez fournies lors de la campagne Labintel de Mai-Juin Enfin, les données locales ou privées que vous aviez éventuellement enregistrées dans votre base Labintel/2 Unité ne seront pas reprises dans le nouveau Labintel. A partir de 1999, les données du nouveau Labintel s’enrichiront au fil de la saisie désormais réellement continue tout au long de l’année.