Formation Microsoft® Office SharePoint® 2007

Présentation au sujet: "Formation Microsoft® Office SharePoint® 2007"— Transcription de la présentation:

1 Formation Microsoft® Office SharePoint® 2007
[Nom de votre société] présente : Formation Microsoft® Office SharePoint® 2007 Avant de commencer : Pour participer à ce cours, les participants doivent posséder des connaissances de base sur les flux de travail et comprendre leur fonctionnement, ou avoir suivi la présentation de formation en ligne « Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir ». [Notes pour l’instructeur : Pour une aide détaillée sur la personnalisation de ce modèle, voir la dernière diapositive. Lisez également le texte de leçon supplémentaire dans le volet de notes de certaines diapositives. Animations Adobe Flash : ce modèle contient des animations Flash, exécutables sous PowerPoint 2000 et toute version ultérieure. Toutefois, Pour enregistrer ce modèle dans PowerPoint 2007, sélectionnez un format de fichier PowerPoint antérieur : Présentation PowerPoint (*.ppt) ou Modèle PowerPoint (*.pot) (les types de fichiers disponibles se trouvent dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, en regard de Type de fichier). Avertissement : si vous enregistrez le modèle dans un format de fichier PowerPoint 2007, tel que Présentation PowerPoint (*.pptx) ou Modèle PowerPoint (*.potx), les animations ne sont pas conservées dans le fichier enregistré. Par ailleurs, étant donné que cette présentation contient des animations Flash, l’enregistrement du modèle peut générer un message d’avertissement relatif aux informations personnelles. Cet avertissement ne concerne pas cette présentation, sauf si vous avez ajouté des informations dans les propriétés du fichier Flash lui-même. Cliquez sur OK dans le message.] Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

2 Contenu de la formation
Vue d’ensemble : S’enregistrer Leçon : Collecter des signatures La leçon se termine par quelques questions visant à tester votre compréhension du contenu de la formation. Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

3 Vue d’ensemble : S’enregistrer
Votre organisation utilise-t-elle un site Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Vos fichiers doivent-ils être signés ? Si tel est le cas, apprenez à utiliser le flux de travail Collecte des signatures qui vous permet de réunir rapidement et facilement des signatures pour un fichier. Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

4 Objectifs du cours Comprendre l’intérêt de l’utilisation du flux de travail Collecte des signatures. Préparer un fichier pour le flux de travail Collecte des signatures. Comprendre le fonctionnement de ce flux de travail, et analyser les résultats une fois le processus terminé. Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

5 Collecter des signatures
Leçon Collecter des signatures

6 Collecter des signatures
Certains fichiers de votre entreprise doivent-ils être signés par les employés ? En général, passez- vous dans chaque bureau pour recueillir les signatures nécessaires ? Au lieu de courir d’un bureau à l’autre, utilisez le flux de travail Collecte des signatures. Il vous permet de collecter des signatures numériques pour un fichier stocké sur un site SharePoint Server Supposons que vous êtes responsable de votre service, que vous devez faire signer des formulaires de révision ou des notes de frais par les personnes concernées. Qu’est-ce qu’une signature numérique ? Lisez la page suivante pour plus d’informations. Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

7 Qu’est-ce qu’une signature numérique ?
C’est une signature écrite que vous ajoutez à un fichier. Au lieu de signer un document imprimé avec un stylo, vous signez un fichier électroniquement à l’aide du clavier. Dans cet exemple, Karina Leal, chargée de la planification des événements a créé un budget pour une prochaine conférence. Elle a signé le fichier des prévisions de dépenses, puis elle a obtenu les signatures de David et de Dan qui doivent toujours signer ses engagements de dépenses. Quelle est la valeur juridique de ces signatures ? Vous devez prendre en considération plusieurs éléments : la société qui emploie Karina doit respecter certaines règles, ou elle encourt des risques si un document est signé, mais n’est pas exécuté. Par ailleurs, certaines règlementations en vigueur déterminent la valeur juridique d’une signature. Dans notre exemple, renseignez-vous auprès de votre directeur et du service juridique de l’entreprise. Conseil : si vous disposez d’un TabletPC, vous pouvez signer à la main ou insérer une image de votre signature manuscrite. Pour plus d’informations, voir le lien Aide-mémoire, fourni à la fin de ce cours. Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

8 Caractéristiques d’une signature numérique
Une signature numérique n’est pas une simple zone contenant le nom d’une personne. En effet, un certificat numérique est joint à la signature. Une signature numérique est accompagnée d’un certificat numérique, servant de preuve d’identité. Les certificats sont émis par une autorité de certification et, tout comme le permis de conduire, ils peuvent expirer ou être retirés. Vous pouvez vérifier la validité d’une signature de plusieurs manières. Pour plus d’informations, voir le lien Aide-mémoire, fourni à la fin de ce cours. Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

9 Caractéristiques d’une signature numérique (suite)
Voici une caractéristique importante des signatures et fichiers numériques : Après une première signature, le fichier passe en lecture seule. Des signatures ultérieures peuvent être effectuées, mais aucune modification ne peut être apportée au fichier. Ceci permet à la première personne de s’assurer qu’elle signe le même document que les autres signataires. Important : les signatures numériques de Microsoft Office combinent l’aspect familier d’une signature papier, avec l’aspect pratique d’un format numérique. Bien que cette fonctionnalité permette aux utilisateurs de vérifier l’intégrité d’un document, les lois fondées sur les preuves peuvent varier suivant la juridiction. Microsoft ne peut donc pas garantir le caractère exécutoire légal d’une signature numérique. Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

10 Où obtenir un certificat numérique ?
À qui s’adresser pour obtenir un certificat numérique ? Dans la plupart des cas, le département informatique a déjà défini un certificat numérique pour vous sur votre ordinateur. Il vous suffit alors de signer le fichier, et le certificat numérique y est automatiquement associé. Toutefois, dans le cas contraire, vous devez obtenir un certificat numérique pour pouvoir signer un fichier. La suite de ce cours explique comment obtenir un certificat numérique lorsqu’aucun certificat n’a été défini au préalable. Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

11 Étapes nécessaires Les signatures décrites dans ce cours sont uniquement disponibles avec Microsoft Office® Word et Microsoft Office® Excel® 2007. Ce cours explique la procédure générale en utilisant Excel 2007, mais celle-ci s’applique également à Word Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

12 Préparer un fichier en vue de sa signature
Nous allons voir maintenant comme insérer une signature dans un fichier. Avant de recueillir les signatures, Karina doit préparer le fichier. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. [Note pour l’instructeur : pour exécuter l’animation lorsque vous visualisez le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l’animation, puis cliquez sur Lire. Après avoir lu le fichier une fois, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit), puis cliquer sur Lire. Si vous cliquez sur la diapositive pour y entrer du texte ou pour accéder à la diapositive suivante, mais que rien ne se produit, cliquez en dehors de l’animation. Il est parfois nécessaire de cliquer deux fois. Si vous rencontrez des problèmes lors de la visualisation de l’animation, reportez-vous aux notes de la dernière diapositive de cette présentation relatives à la lecture d’une animation Adobe Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit celle-ci est un duplicata de diapositive constitué d’éléments graphiques statiques. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive suivante avant de montrer la présentation.] Karina doit d’abord ajouter trois lignes de signature vides au fichier, afin de réserver l’emplacement de trois signatures : la sienne, celle de David et celle de Dan. L’animation illustre ce processus. Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

13 Préparer un fichier en vue de sa signature
Nous allons voir maintenant comme insérer une signature dans un fichier. Avant de recueillir les signatures, Karina doit préparer le fichier. Karina doit d’abord ajouter trois lignes de signature vides au fichier, afin de réserver l’emplacement de trois signatures : la sienne, celle de David et celle de Dan. [Note pour l’instructeur : cette diapositive et la suivante sont identiques à la diapositive précédente, sauf qu’elles comportent des éléments graphiques statiques à la place d’une animation. Utilisez ces deux diapositive si vous ne parvenez pas à visualiser l’animation. Supprimez la diapositive actuelle et la suivante, ou la diapositive 12 avant de montrer la présentation.] Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

14 Préparer un fichier en vue de sa signature
Karina insère le curseur dans le fichier. Elle clique sur l’onglet Insertion, puis sur Ligne de signature, comme dans la capture ci-contre. Elle tape son nom, sa fonction et son adresse électronique, puis répète l’opération pour David Galvin et Dan Park. Elle enregistre le fichier. [Note pour l’instructeur : cette diapositive et la précédente sont identique à la diapositive 12, sauf qu’elles comportent des éléments graphiques statiques à la place d’une animation. Utilisez ces deux diapositive si vous ne parvenez pas à visualiser l’animation. Supprimez la diapositive actuelle et la précédente, ou la diapositive 12 avant de montrer la présentation.] Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

15 Apposer votre signature
Karina doit encore effectuer une opération avant de démarrer le flux de travail : elle doit signer sa propre ligne de signature. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. [Note pour l’instructeur : pour exécuter l’animation lorsque vous visualisez le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l’animation, puis cliquez sur Lire. Après avoir lu le fichier une fois, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit), puis cliquer sur Lire. Si vous cliquez sur la diapositive pour y entrer du texte ou pour accéder à la diapositive suivante, mais que rien ne se produit, cliquez en dehors de l’animation. Il est parfois nécessaire de cliquer deux fois. Si vous rencontrez des problèmes lors de la visualisation de l’animation, reportez-vous aux notes de la dernière diapositive de cette présentation relatives à la lecture d’une animation Adobe Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit celle-ci est un duplicata de diapositive constitué d’éléments graphiques statiques. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive suivante avant de montrer la présentation.] Le fichier est désormais accessible en lecture seule pour tous les utilisateurs. Ceci permet de s’assurer qu’il ne sera pas modifié entre le moment où Karina le signe et celui où David et Dan le signent. Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

16 Apposer votre signature
Karina doit encore effectuer une opération avant de démarrer le flux de travail : elle doit signer sa propre ligne de signature. Le fichier est désormais accessible en lecture seule pour tous les utilisateurs. Ceci permet de s’assurer qu’il ne sera pas modifié entre le moment où Karina le signe et celui où David et Dan le signent. Pour insérer sa propre signature, Karina double-clique sur la signature qu’elle a créée, puis elle entre son nom en regard de la lettre X. Lorsqu’elle clique sur OK, la barre de titre du fichier indique qu’il est en Lecture seule, comme représenté ci-dessus. [Note pour l’instructeur : cette diapositive est identique à la diapositive précédente, sauf qu’elle comporte des éléments graphiques statiques à la place d’une animation. Utilisez cette diapositive si vous ne parvenez pas à visualiser l’animation. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive précédente avant de montrer la présentation.] Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

17 Fonctionnement Vous pouvez maintenant démarrer le flux de travail, afin de collecter les deux autres signatures. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. Voici les détails de la procédure : Karina clique sur le bouton Microsoft Office, puis sur Flux de travail. Elle clique sur le bouton Début en regard de Rassembler les signatures. David reçoit un message électronique, clique sur le lien d’accès au fichier, puis double-clique sur sa ligne de signature. Il tape son nom en regard de la lettre X, puis il clique sur OK. Dan effectue la même opération. Dans la bibliothèque de documents, la colonne Collecte des signatures indique l’état Terminé. [Note pour l’instructeur : pour exécuter l’animation lorsque vous visualisez le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l’animation, puis cliquez sur Lire. Après avoir lu le fichier une fois, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit), puis cliquer sur Lire. Si vous cliquez sur la diapositive pour y entrer du texte ou pour accéder à la diapositive suivante, mais que rien ne se produit, cliquez en dehors de l’animation. Il est parfois nécessaire de cliquer deux fois. Si vous rencontrez des problèmes lors de la visualisation de l’animation, reportez-vous aux notes de la dernière diapositive de cette présentation, relatives à la lecture d’une animation Adobe Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit celle-ci est un duplicata constitué d’éléments graphiques statiques. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive suivante avant de montrer la présentation.] Contrairement aux deux autres flux de travail que vous connaissez peut-être, celui-ci doit être démarré dans le programme que vous utilisez actuellement. Cette animation montre comment Karina lance ce flux de travail, et illustre les effets sur les utilisateurs concernés. Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

18 Fonctionnement Vous pouvez maintenant démarrer le flux de travail, afin de collecter les deux autres signatures. Contrairement aux deux autres flux de travail que vous connaissez peut-être, celui-ci doit être démarré dans le programme que vous utilisez actuellement. Cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur Flux de travail. Cliquez ensuite sur le bouton Début en regard de Rassembler les signatures. Voici ce qui se passe lorsque Karina clique sur le bouton Début : David reçoit un message électronique, clique sur le lien d’accès au fichier, puis double-clique sur sa ligne de signature. Il tape son nom en regard de la lettre X, puis il clique sur OK. Dan effectue la même opération. Dans la bibliothèque de documents, la colonne Collecte des signatures indique l’état Terminé. [Note pour l’instructeur : cette diapositive est identique à la diapositive précédente, sauf qu’elle comporte des éléments graphiques statiques à la place d’une animation. Utilisez cette diapositive si vous ne parvenez pas à visualiser l’animation. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive précédente avant de montrer la présentation.] Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

19 Certificat Lorsqu’un signataire n’a pas de certificat numérique, le message ci-contre apparaît lors de la signature du fichier. Une identification numérique est requise. Il est recommandé d’activer la première option afin d’obtenir une identification numérique auprès d’un partenaire Microsoft. Après avoir cliqué sur OK, une page Web s’ouvre et vous propose une liste de fournisseurs. L’«identification numérique » est une autre manière de désigner un certificat numérique. Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

20 Test - Question 1 Comment démarrer le flux de travail Collecte des signatures ? (Choisissez une réponse.) Comme pour les deux autres flux de travail, pointez sur le fichier dans la bibliothèque, cliquez sur la flèche, puis sur Flux de travail. Pointez sur le fichier dans l’Explorateur Windows, puis cliquez sur Démarrer le flux de travail. Ouvrez le fichier à partir de la bibliothèque, cliquez sur Insertion, puis sur Ligne de signature. Ouvrez le fichier à partir de la bibliothèque, cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur Flux de travail. Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

21 Test - Réponse à la question 1
Ouvrez le fichier à partir de la bibliothèque, cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur Flux de travail. Choisissez le flux de travail Rassembler les signatures et démarrez-le. Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

22 Test - Question 2 Qu’est-ce qu’un certificat numérique ? (Choisissez une réponse.) Votre nom complet tapé dans un fichier. Votre nom complet tapé, ou votre signature créée à l’aide d’un TabletPC. Un objet que vous avez inséré dans un fichier en cliquant sur Ligne de signature sous l’onglet Insertion. Un moyen de prouver votre identité dans une signature numérique. Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

23 Test – Réponse à la question 2
Un moyen de prouver votre identité dans une signature numérique. Un certificat numérique accompagne une signature. Les certificats sont émis par une autorité de certification et, tout comme le permis de conduire, ils peuvent expirer ou être retirés. Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

24 Test - Question 3 Que se passe-t-il si vous êtes la première personne à signer un fichier ? (Choisissez une réponse.) Le fichier est verrouillé et personne ne peut plus l’ouvrir. Le fichier passe à l’état de lecture seule afin qu’il ne puisse plus être modifié. Le fichier est toujours modifiable, pour permettre à d’autres utilisateurs de le signer. Le fichier est envoyé à l’initiateur du flux de travail sous la forme d’une pièce jointe à un courrier électronique. Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

25 Test - Réponse à la question 3
Le fichier passe à l’état de lecture seule afin qu’il ne puisse plus être modifié. Le fichier est alors en lecture seule afin que les autres signataires ne puissent pas le modifier. Ils peuvent néanmoins signer le fichier, sans y apporter de modification. Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

26 Aide-mémoire Pour afficher un résumé des tâches abordées dans ce cours, voir l’Aide-mémoire. Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier

27 UTILISATION DE CE MODÈLE
Votre organisation utilise-t-elle un site Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Vos fichiers doivent-ils être signés ? Ce modèle Microsoft Office PowerPoint® fournit des conseils sur le flux de travail Collecte des signatures qui vous permet de recueillir rapidement et facilement des signatures pour un fichier. Conçu pour être présenté à un groupe, vous pouvez le personnaliser à votre guise. Le contenu de ce modèle est adapté de la formation Microsoft Office Online « Flux de travail III : Collecte des signatures numériques pour un fichier ». Caractéristiques du modèle Diapositive du titre : la toute première diapositive comprend un texte d’espace réservé à la place duquel vous devez taper le nom de votre société. Vous pouvez également supprimer toute la zone de texte si vous ne souhaitez pas ce texte. Animations : des effets d’animations personnalisées sont appliqués tout au long de la présentation. Il s’agit des effets Insertion furtive, Étirer, Dissolution interne et Damier. Tous les effets sont compatibles avec les versions antérieures jusqu’à Microsoft PowerPoint 2000. Pour modifier les effets des animations, dans le menu Diaporama, cliquez sur Personnaliser l’animation, puis utilisez les options proposées. Si cette présentation contient une animation Adobe Flash : pour lire le fichier Flash, vous devez inscrire un contrôle Microsoft ActiveX, appelé objet Shockwave Flash, sur votre ordinateur. Pour ce faire, téléchargez la dernière version du lecteur Adobe Flash à partir du site Web Adobe. Avertissement sur l’enregistrement des animations Flash : les animations Flash sont compatibles avec les versions antérieures jusqu’à PowerPoint 2000. Toutefois, pour enregistrer ce modèle dans PowerPoint 2007, sélectionnez un format de fichier PowerPoint antérieur, tel que Présentation PowerPoint (*.ppt) ou Modèle PowerPoint (*.pot). (Les types de fichiers apparaissent dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, en regard de Type de fichier.) Si vous enregistrez le modèle dans un format de fichier PowerPoint 2007, tel que Présentation PowerPoint (*.pptx) ou Modèle PowerPoint (*.potx), les animations ne sont pas conservées dans le fichier enregistré. Transitions des diapositives : la transition Balayage vers le bas est appliquée tout au long du diaporama. Si vous souhaitez une autre transition, dans le menu Diaporama, cliquez sur Transition, puis utilisez les options proposées. Liens hypertexte vers la formation en ligne : le modèle contient un lien vers la version en ligne de cette formation, ce qui vous permet d’accéder à l’Aide-mémoire publié pour cette formation. En-têtes et pieds de page : le modèle contient un pied de page qui comprend le titre de la formation. Vous pouvez modifier ou supprimer les pieds de page à l’aide de la boîte de dialogue En-tête et pied de page (accessible à partir du menu Affichage). UTILISATION DE CE MODÈLE Reportez-vous au volet des notes ou à la page complète des notes (menu ou onglet Affichage) pour obtenir une aide détaillée sur ce modèle.