Agence Régionale de l’Innovation Alsace 1 Mission Europe Le Montage de Projets Européens: Quelques bonnes pratiques 1 La Mission Europe de l’ARI Alsace est financée par: UNION EUROPEENNE

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 2 Chapitre I De l’idée à la proposition : comment optimiser ses chances de succès

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 3 Prévenir vaut mieux que guérir !!! Que faire avant de lancer la machine ?

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 4 Appel à propositionsDate limiteRésultats Evaluation 2 - Positionnement / appel 3 - Préparation de la proposition 4 - Soumission Negotiation Gestion de projet Suivi 1- Idée de projet 5 - Contrat Bâtir un calendrier des actions à mener

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 5 Décrire en une page: - Quels sont les objectifs techniques et économiques ? - Quelles sont les phases du projet ? - En quoi c’est innovant ? - Pourquoi le faire au niveau européen ? - Quelles sont les expertises nécessaires et leur imbrication ? - Embryon de partenariat ? - Durée et budget indicatif

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 6 Qui contacter afin de valider son idée ?

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 7 Les acteurs régionaux Les acteurs régionaux: Réseau Europe Alsace, ARI, OSEO, Bureau Europe………. Les acteurs nationaux Les acteurs nationaux: Points contacts nationaux (PCN) Les acteurs européens: Les acteurs européens: Commission Européennes, co-financeurs

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 8

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 9 Que doit t’il en ressortir ?: On doit avoir les idées claires sur: Le type de financement ? Le type de programme européen ? La ligne d’action la plus pertinente Le type de projet ? L’ampleur à donner au projet ? Le calendrier pour la préparation ? Le partenariat type ? le rôle dans le projet: coordinateur ou partenaire ?

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 10 Chapitre II Rédiger sa proposition dans de bonnes conditions

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 11 Attention !!! Quels sont les documents à lire attentivement ?

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 12 Quels documents ? Le texte de l ’appel d ’offre Le programme De travail Le guide du proposant Contrat EU

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 13 Le texte de l ’appel d ’offre Budget et règles d’éligibilité Quels thèmes techniques doit t’on traiter ? Quelle est la date de la fin de l’appel d’offres ? Quels sont les types de projets attendus ? Montant de la subvention ? Durée ? A-t-on besoin d’un accord de consortium ? Combien d’étapes pour l’évaluation ?

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 14 Les différents « schémas de financement » Les projets collaboratifs Les réseaux d ’excellence Les actions de soutien ou coordination Les projets individuels Les actions Marie Curie La recherche dédiée à des groupes d’acteurs tels que les PME Des prêts BEI, des fonds structurels, peuvent utilement compléter le dispositif.

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 15 Le programme de travail Texte des lignes d’action: - Description des objectifs de la commission - Livrables attendus - Typologie du partenariat Un projet retenu est en adéquation parfaite avec la ligne d’action !!!!!

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 16 Le guide du proposant Comment préparer la proposition ? Quelles sont les parties à traiter et dans quel ordre? Quelles sont les activités couvertes par le financement Européen? Comment calculer son budget ? Les formulaires Description de la procédure de soumission et d’évaluation

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 17 Formulaires administratifs Formulaires budgétaires

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 18 Le Contrat ou convention de subvention + annexe: Quelles obligations ? Quelles relations avec la commission Les règles de bases de vie commune

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 19 Le contenu du projet

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 20 Constituer son partenariat

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 21 Pourquoi ? Chercher toutes les compétences nécessaires au succès du projet (Industriels, Centres de R&D) à l ’échelle Européenne Augmenter l ’impact du projet Assurer une diffusion maximale de la technologie et des résultats du projet

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 22 Les sources: Cordis : Points de contact nationaux : Plateformes technologiques : platforms/home_en.html Sur la base d’experts : Les partenaires/coordinateurs du FP7 :

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 23 Quels sont les points à traiter dans un projet européen ?: cas d’un projet ciblé du PCRDT

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 24 1) Qualité Scientifique et technique 2) Mise en œuvre 3) Impact 4) Aspects Ethiques (si nécessaire) 5) « Gender issues » 5 Chapitres:

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 25 1) Qualité Scientifique et technique - Quels objectifs ? - Quels progrès par rapport à l’état de l’art - Stratégie et plan de travail - organisation - Diagrammes de PERT / GANTT - Livrables, jalons

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 26 2) Mise en œuvre - Gérer son projet - Décrire ses partenaires - Valeur ajoutée des partenaires - Quelles ressources ?

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 27 3) Impact - Adéquation avec le contenu de l’appel à projet - Pourquoi l’échelon européen ? - Dissémination et exploitation des résultats

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 28 4) Ethique ? - Test animaux ? - Cellules souches ? - …………………………………

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 29 5) Gender issues - La place des femmes

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 30 Comment faire ? : Quelques règles de base

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 31 Objectifs et Innovation …..

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 32 Objectifs - Poser le problème -Qu’est ce que je veux faire ? - Quantifier ses objectifs !!!! Les premières pages sont cruciales !!!!!

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 33 Innovation !!!!!!! On peut définir l'Innovation comme le processus qui mène de la conception d'un nouveau produit ou procédé jusqu'à sa commercialisation réussie

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 34 Le caractère innovant de la proposition est un critère clé lors de l’évaluation du dossier. Minimum de 3/5 Il s’agit de minimum nécessaire pour que les autres points de la proposition soient évalués !!!!!!!!

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 35 Se mettre à la place de l’évaluateur !!!!! Prendre en compte le guide de l’évaluateur pour les différents instruments du PCRD Se poser la question: Est ce que je réponds aux critères que les évaluateurs doivent eux mêmes prendre en compte pour juger de la pertinence de la proposition ?

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 36 Les trois questions fondamentales à se poser: 1) Est ce que je peux montrer que : Le périmètre du projet est clairement défini et les objectifs clairement identifiés ? 2) Les objectifs du projet représentent un progrès clair par rapport à l’état de l’art ? 3) L’approche Scientifique et Technique choisie permet au projet d’atteindre ses objectifs de recherche et d’innovation ?

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 37 État de l ’art : To Les résultats Attendus: T1 Tableau comparatif Plan de travail

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 38 Les points clés d’un bon état de l’art: - Il est récent. Il faut mentionner les dernières technologies et publications dans le domaine. - Il est rédigé de manière intelligible ! Car les évaluateurs ne sont pas forcément des spécialistes du domaine (i.e. pas d’acronymes à tout bout de champs !!!!) - Il montre les limites des techniques, procédés, produits concurrents - Il permet de montrer que ce que l’on veut faire est en rupture avec l’existant: Un tableau comparatif vaut tout les discours. - Un schéma vaut mieux que du texte: privilégiez les schémas (simples à lire)

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 39 Technologies ou produits concurrents 1) Sur quoi porte l ’état de l ’art. Reprendre le problème à résoudre ? 2) Quels sont les produits et/ou technologies actuellement sur le marché ? A) Description: Principe, fonctionnement, schémas B) Positionnement ? Technologies/ Produits en développement Technologies/ Produits matures ou en déclin

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 40 Limitations ….. - Limitations techniques - Limitations économiques - Limitations réglementaires ……………….

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 41 Mise en valeur de l’innovation - Que veut-on faire: Principe, fonctionnement, schémas figures……. - Tableau comparatif : Choix de quelques critères pertinents Quantifier les gains et avantages Si avantage qualitatif, pertinence du critère. - Maîtrise des risques.

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 42 Dans les parties socio-économiques, toujours expliquer en quoi le projet est innovant en termes: 1) de respect des normes 2) de respect de textes législatifs 3) de protection de l’environnement,…. 4) Qu’apporte les innovations aux partenaires du projet (qualification des gains et exploitation des résultats).

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 43 Le Plan de travail………

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 44 Découpage du plan de travail en sous-projets, groupes de taches, tâches en fonction du type de projet Quels objectifs ? Qui fait quoi ? Avec quelles ressources ? Quels résultats ou la ronde des livrables ? Où sont les points clés ? (jalons et critères d ’évaluation) Qu’est ce qu’on fait si ça marche pas ?

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 45 Qu’est ce qu’on fait dans un projet ???? Spécifications industrielles (si nécessaires), besoins des utilisateurs,…. Recherche Développement technique => Transfert de la connaissance Benchmarking => évaluation des résultats du projet Dissémination Gestion de la connaissance / Exploitation des résultats Formation Gestion de projet

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 46 Tout résultat tangible et vérifiable du projet est un livrable. Un jalon est un moment du projet, où l’on valide qu’un des risques techniques du projet est surmonté. Un risque technique est un événement capable de compromettre l’atteinte d’un ou de plusieurs objectifs du projet.

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 47 Comment faire ? Revenir aux objectifs Des objectifs aller vers les tâches associées De chaque tâche, identifier les livrables (rapport, échantillons, prototypes…) => Une tâche doit aboutir au moins à un livrable Grouper les tâches en workpackages

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 48 Risques techniques Jalons Livrables Plan de travail

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 49 Il doit y avoir plusieurs partenaires dans un WP (workpackage) => c’est une preuve de la collaboration dans le consortium Un groupes de taches techniques ne couvrent pas toute la durée du projet et si oui expliquer pourquoi Attention aux ressources Hommes.Mois par tâche Quelques conseils:

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 50 Plan travail et gestion de projet sont liées => vérifier la cohérence Organisation: Responsables de sous-projets, WP, tâches ou livrables Rôles spécifiques: Responsable qualité, Responsable exploitation, normes… Quelques conseils:

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 51 Les outils Le PERT le diagramme projet (durée des tâches,…) OU diagramme de GANTT la matrice hommes / mois le tableau des livrables le tableau des jalons et critères d ’évaluation

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 52 Exemple de PERT WP1 : User Requirements (Partenaire 1) WP7 : Application to an industrial petroleum oil refinery WP2 : FDI/FTC in a distributed framework WP3 : Autonomous operating conditions WP4 : Communication design and management WP10 : Project assessment WP9: Exploitation strategies and dissemination WP5 : Communication design tool WP6 : Distributed software design

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 53 Exemple de GANTT

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 54 Le rôle des partenaires et du Coordonateur dans le projet

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 55 Le co-financeur: UE Coordinateur Partenaires Sous traitant Contrat Les différents protagonistes

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 56 Qui fait quoi ?: Le coordonateur et ses partenaires –Pourquoi lui ? –Partenaires clés et rôle respectif Quelles règles de base ? –Prise de décision –Gestion des flux d’information dans et hors les murs –Gestion de la propriété intellectuelle –Gérer les risques, –Gérer les cordons de la bourse,….

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 57 Budget et justification des ressources

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 58 La préparation du budget est un élément clé. Le budget doit être réaliste et couvrir l’ensemble des coûts éligibles nécessaires pour mener à bien le projet. Règles de base: - Le système comptable de chaque partenaire fait foi. - Les coûts sont des coûts réels - Savoir quel type de systèmes de coût utiliser

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 59 Attention à bien vérifier !!!!! Répartition du budget et de la subvention par pays Répartition du budget et de la subvention entre les partenaires Trop d ’équipements lourds dans le budget Trop de sous-traitants dans le projet La définition des activités de formation Le montant global du budget et de la subvention par rapport à l’argent disponible dans l’AO

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 60 Les différents types d’activités Les activités scientifiques et techniques Les activités de démonstration Les activités de formation Les activités de gestion de projet Autres activités

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 61 Activités scientifiques et techniques : Ce sont les activités destinées à générer de la connaissance. Elles constituent le cœur des projets de R&I

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 62 Démonstration: Prouver la viabilité de nouvelles technologies qui présentent des avantages économiques mais qui ne peuvent pas être commercialisées directement (par exemple le test de prototypes développés dans le cadre du programme).

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 63 Formation : Les projets intégrés sont un moyen de mettre en place des programmes de formation avancés pour des chercheurs venant d’institution publiques ou privées (en particulier les PMEs) et d’utilisateurs potentiels des connaissances développées dans le projet. Le salaire des personnes formées n’est pas un coût éligible.

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 64 Gestion de projet: - Coordination des activités techniques du projet - La gestion aux plans légal, contractuel, éthique, financier et administratif du projet - Coordination de la gestion de la connaissance - Obtenir les certificats d’audits des partenaires du projet - Mise à jour des accords de consortium - Obtention des garanties bancaires si demandées par l’UE

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 65 Autres types d’activitésAutres types d’activités –Protection de la propriété intellectuelle –Activités de dissémination –Etudes socio-économiques –Promotion de l’exploitation des résultats

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 66 On décompose le budget par partenaire et par type de coûts: Coûts de personnels (toutes charges sociales incluses) Equipements Consommables Brevets Frais généraux…… Comment bâtir un budget par activité ????

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 67 Pour chacun des partenaires: - Répartir son budget en fonction du type d’activités - Ne pas oublier de prévoir les coûts de gestion de projet par partenaire (voyages officiels, …..

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 68 ATTENTION A LA SOUS TRAITANCE !!! La CE demande des justifications quant à l’implication d’un sous-traitant dans le projet et son intégration doit suivre des règles strictes Pas de sous-traitance pour des activités de gestion de projets.

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 69 Les équipements: Trois choses à ne pas oublier : Appliquer la règle de dépréciation. Quel est le % d ’utilisation de l ’équipement dans le projet ? Date d ’achat de l ’équipement ?

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 70 Le budget: Les autres coûts, consommables,… Dans cette catégorie, on classe tous les coûts éligibles qui ne peuvent pas être classés dans les autres catégories de coûts. Exemple: Exemple: Une pompe destinée à un prototype

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 71 Quels modes de calcul pour les frais généraux ? Qui êtes vous: PME, Non PME, Association, ….. Avez vous déjà utilisé un taux de frais généraux dans le 7ème PCRD? Possédez vous une comptabilité analytique qui vous permets de le déterminer ?

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 72 Trois choix possibles: Mais ……

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 73 1)Les frais généraux = ceux de ma comptabilité 2)Frais généraux = 20% des coûts directs hors sous- traitance 3)Frais généraux = 60 % des coûts directs hors sous- traitance PME Organismes de recherche

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 74 Taux de remboursement 50 %50 % des coûts totaux pour les activités de R&I 50 %50 % pour les activités de démonstration 100%100% pour les activités de gestion de projet 100%100% pour les activités de formation (hors salaires des personnes formées). 75% pour les PME, association, centres de recherche,…..

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 75 Répartition entre les partenaires, pays, activités, sous projets,… Equipements et sous-traitance. Intégration des PMEs Justification des ressources

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 76 Chapitre III Envoyer sa proposition pour évaluation

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 77 Avant de soumettre: Si nécessaire, j’ai crée un compte sur le site de la commission européenne (EPSS sur cordis) Je fais lire la proposition par un tiers (anglophone de préférence !!!!) en utilisant la grille d’évaluation des experts (téléchargeable sur cordis). J’envoie une première version au moins une semaine avant la clôture de l’offre sur le site de la commission européenne

Agence Régionale de l’Innovation Alsace 78 Jean Jacques Bernardini Agence Régionale de l’Innovation – Mission Europe 9 Boulevard Gonthier d’Andernach Illkirch Tel: