LA GESTION DE L’INFORMATION (GI) AU SEIN DE LA FONCTION PUBLIQUE FÉDÉRALE

LE PRÉSENT MODULE VOUS PERMETTRA : de comprendre l’importance accrue de la gestion de l’information (GI) au sein de la fonction publique fédérale de vous familiariser avec les rôles et responsabilités en matière de GI au sein de la fonction publique fédérale de vous familiariser avec les outils et ressources que le gouvernement met à votre disposition en matière de GI.

L’IMPORTANCE DE L’INFORMATION DANS VOTRE MILIEU DE TRAVAIL On peut dire que le gouvernement du Canada oeuvre dans le domaine de l’information. Les ministères et organismes produisent, gèrent et consomment de vastes quantités d’information. Tous les services offerts aux citoyens, aux entreprises et aux clients par la fonction publique fédérale sont liés à l’information d’une façon quelconque : –bon nombre de services gouvernementaux sont des services d’information; –les opérations sont également associées à l’information : le service est défini en fonction de l’information; le service permet de produire de l’information.

Puisque toutes les activités de la fonction publique fédérale sont liées à l’information… celle-ci doit être considérée comme une ressource stratégique – et gérée en conséquence.

Nous avons toujours eu de l’information. Pourquoi accorde-t-on soudainement autant d’importance à la GI? la politique sur la GIG

Il est essentiel de considérer l’information comme un ATOUT PRÉCIEUX à l’origine de la nouvelle Politique sur la gestion de l’information gouvernementale (GIG).

POLITIQUE SUR LA GESTION DE L’INFORMATION Publiée le 1 er Juillet 2007 La Politique indique aux institutions fédérales comment créer, utiliser et conserver l’information : –pour remplir leur mandat; –pour appuyer la mise en oeuvre de programmes et la prestation de services; –pour respecter des priorités stratégiques; –pour s’acquitter de leurs obligations en vertu de la loi.

assurer l’intégration de la GI dans les programmes et services ministériels; s’assurer que les décisions et les processus de prise de décisions sont documentés; s’assurer que l’information est diffusée dans les ministères et entre eux; assurer la bonne gestion de l’information pour en garantir la pertinence, l’authenticité, la qualité et la rentabilité. En vertu de la Politique, les administrateurs généraux doivent :

S’assurer que les systèmes électroniques sont les moyens privilégiés pour la création, l’utilisation et la gestion de l’information; Nommer un haut fonctionnaire qui représentera l’administrateur général; Mettre en œuvre un programme ministériel de GI, l’évaluer et en rendre des comptes; Surveiller la conformité de leur ministère à cette politique.

C’est bien beau tout ça… mais qu’est-ce que cela signifie pour moi?

EN BREF… La gestion de l’information fait maintenant partie intégrante des opérations quotidiennes!

TOUT LE MONDE DOIT COMPRENDRE CE QUI SUIT : L’information est tout aussi importante pour les opérations gouvernementales que les ressources humaines et financières. L’information fait partie intégrante de tous les intrants, processus et résultats administratifs et doit être gérée de l’étape de la planification et de l’approbation jusqu’à la mise en oeuvre, la prestation, l’évaluation et la vérification. L’information doit être gérée conformément à la législation, à la réglementation et aux politiques applicables.

QU’EST-CE QUE LA GESTION DE L’INFORMATION AU JUSTE? Il s’agit d’une discipline ayant pour objet d’orienter et d’appuyer une gestion efficace et efficiente de l’information au sein d’une organisation, de l’étape de la planification et de l’élaboration des systèmes à celle de l’élimination ou de la conservation à long terme de l’information. Source : Politique sur la gestion de l’information

UNE SAINE GESTION DE L’INFORMATION VISE À PERMETTRE : la création et la prestation d’information de qualité; l’efficience de la mise en oeuvre des programmes et de la prestation des services gouvernementaux; la consignation des décisions; l’accessibilité de l’information (saisie, organisation, mise à jour et conservation); la protection de l’information conformément aux exigences de la législation et de la politique; l’élimination de l’information conformément aux exigences de la législation et de la politique.

C’EST BIEN BEAU TOUT ÇA – MAIS LA GI NE RELÈVE-T-ELLE PAS DE QUELQU’UN D’AUTRE? Les spécialistes de l’information (bibliothécaires, préposés à la gestion des documents, etc.) oeuvrent dans le domaine de la gestion de l’information mais ils ne sont pas responsables de la gestion de toute l’information d’un ministère donné. Ce sont les employés comme vous qui sont responsables de la gestion de l’information qu’ils utilisent pour accomplir leur travail. Vous pouvez faire appel aux spécialistes de l’information pour obtenir une orientation et une aide en vue de la gestion de cette information.

DANS LA PRATIQUE, LA GESTION DE L’INFORMATION SIGNIFIE QUE Vous devez tenir compte de l’information lorsque : vous prévoyez un nouveau programme, service ou projet – vous devez déterminer l’information dont vous avez besoin, l’information que vous comptez produire, la façon de gérer cette information, la façon de protéger cette information, la façon d’éliminer cette information tout en respectant la loi, etc.; vous élaborez un nouveau système électronique – vous devez examiner le projet du point de vue de l’information – c’est-à-dire de quelle façon vous comptez entreposer, protéger, offrir, éliminer, classer, etc. l’information contenue dans ce système.

DANS LA PRATIQUE, LA GESTION DE L’INFORMATION SIGNIFIE QUE Lorsque vous créez ou que vous recueillez de l’information, vous devez connaître la façon idéale de gérer cette information : –Est-ce que l’information doit être protégée? Est-ce qu’elle est de nature délicate? –Est-ce que l’information fait état d’activités du ministère? Est- ce que le document doit être sauvegardé? –Est-ce que cette information doit être partagée? Pourrait-elle servir à une autre fin? Où devrais-je l’entreposer et de quelle façon devrais-je l’identifier pour promouvoir son utilisation et sa réutilisation?

Rôles et responsabilités en matière de GI au sein du gouvernement du Canada

EMPLOYÉS DE L’ÉTAT Tous les employés sont responsables de la gestion de l’information qu’ils recueillent, créent et utilisent des manières suivantes : –appliquer les politiques, normes, procédures, directives, lignes directrices, outils et pratiques exemplaires de leur ministère et du gouvernement du Canada en matière de gestion de l’information; –documenter leurs activités et décisions; –informer leur gestionnaire et attirer son attention sur les exigences et les enjeux en matière d’information et, au besoin, en aviser les spécialistes de la GI –traiter l’information ministérielle de manière à en faciliter l’accès tout en veillant à ce que les exigences relatives à la protection des renseignements personnels et à la sécurité soient respectées.

RESPONSABILITÉS DES SPÉCIALISTES DE L’INFORMATION Soutenir la gestion efficace de l’information ministérielle tout au long de son cycle de vie par : –la mise en œuvre de politiques, de directives et de normes pangouvernementales; –l’adoption de lignes directrices, d’outils et de pratiques exemplaires; –la mise en place d’initiatives de soutien de la gestion de l’information; –la mise en place et l’offre de séances de sensibilisation, de formation et de conseil, et de services en matière de GI; –l’appui de l’intégration des exigences en matière de GI dans les stratégies et les plans d’activités et de technologie de l’information du ministère; –la collaboration avec les gestionnaires de programme pour respecter les exigences en matière de GI dans la mise en place et l’application de processus, de systèmes, de normes et d’outils.

RESPONSABILITÉS DES GESTIONNAIRES SUPÉRIEURS CHARGÉS DE LA POLITIQUE SUR LA GIG Les gestionnaires supérieurs désignés doivent s’assurer qu’une gestion, des processus et des outils appropriés sont en place en matière de GI des manières suivantes : participer à des comités de GI du gouvernement du Canada et assurer la participation de leur ministère à l’élaboration et à la mise en œuvre d’instruments de politique dans l’ensemble du gouvernement; assurer le respect des exigences en matière de GI dans la planification stratégique ministérielle; conseiller le gestionnaire supérieur du ministère désigné en matière de TI sur les exigences et les objectifs liés à la GI; veiller à ce que les exigences en matière de GI soient traitées à l’étape de la planification et lors de la conception du système.

RESPONSABILITÉS DES CADRES SUPÉRIEURS RESPONSABLES DE LA GESTION DE L’INFORMATION S’assurer qu’il y ait en place une gouvernance et des structures de reddition de comptes appropriées. Coordonner la mise en œuvre des initiatives de GI. Identifier, déterminer et exercer un regard sur les besoins entourant la gestion de l’information ministérielle pour ce qui est de la formation. S’assurer que l’efficacité de la Politique sur la GI et de ses instruments est régulièrement évaluée en fonction des objectifs du Ministère. Adopter, au besoin, des solutions gouvernementales relatives à la GI. Aviser le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) de toute retombée potentielle des lois ou politiques nouvelles ou modifiées sur la GI du ministère.

INSTITUTIONS : LES PRINCIPAUX INTERVENANTS Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada Donner des conseils sur la Politique de gestion de l’information. Concevoir et promouvoir, en consultation avec d’autres ministères du gouvernement fédéral, un programme et un cadre pour la gestion de l’information. Promouvoir des communautés fonctionnelles en matière de gestion de l’information qui développent et appuient les pratiques et la capacité des spécialistes de la GI. Établir des normes de compétence et d’autres normes professionnelles pour les spécialistes de la GI.

INSTITUTIONS : LES PRINCIPAUX INTERVENANTS Bibliothèque et Archives Canada Dans le cadre de l’application de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, il doit notamment : –acquérir, préserver et faire connaître le patrimoine documentaire du Canada et en faciliter l’accès; –préserver le patrimoine publié du pays et du gouvernement du Canada; –fournir des directives et une aide relativement à la tenue des documents du gouvernement du Canada; –relever, choisir, acquérir et préserver les documents du gouvernement, tel qu’il est prescrit dans la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, sur tous les supports qui sont considérés comme ayant une valeur durable en tant que patrimoine documentaire; –émettre des autorisations de disposition des documents, conformément à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, pour permettre aux ministères d'exécuter leurs plans de conservation et d'élimination des documents.

INSTITUTIONS : LES PRINCIPAUX INTERVENANTS Statistique Canada Dans le cadre de l’application de la Loi sur la statistique, il doit notamment : –collaborer avec les ministères à la collecte, à la compilation, à l’analyse et à la publication de renseignements statistiques et leur offre de l’aide; –reconnaître et exploiter les occasions d’éviter la duplication de la collecte de renseignements statistiques au sein du gouvernement du Canada.

INSTITUTIONS : LES PRINCIPAUX INTERVENANTS École de la fonction publique du Canada Élaborer et offrir un programme et une stratégie d’apprentissage de base dans l’ensemble du gouvernement pour tous les fonctionnaires concernés par la gestion de l’information.

SITES WEB : GOUVERNEMENT DU CANADA Sites Web utiles : Dirigeant principal de l’information - –Offre des outils, une orientation et des ressources pour aider les ministères et organismes à adopter les stratégies du gouvernement du Canada en matière de gestion de l’information, de technologie de l’information et de transformation des services. Le portail de la gestion de l’information - –Point d’accès unique pour les ressources liées à la gestion de l’information au sein du gouvernement du Canada. S’adresse spécifiquement aux spécialistes de l’information et aux gestionnaires. Bibliothèque et Archives Canada - management/ –Site détaillé et facile à utiliser pour toutes les questions liées à la GI. Politique sur la gestion de l’information gouvernementale - sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_GIH/mgih-grdg1_f.asp Cadre de la gestion de l’information (CGI) -

FÉLICITATIONS! Vous venez de terminer le module d’auto-apprentissage de la GI intitulé La GI au sein de la fonction publique fédérale. Vous pouvez maintenant : –vérifier vos connaissances en répondant aux questions ci- après –examiner d’autres modules d’auto-apprentissage de la série, soit : Introduction à la gestion de l’information La gestion efficace du courriel La sécurité de l’information La gestion des documents et vous! La GI et l’employé qui quitte son poste La protection des renseignements personnels – Ce à quoi les Canadiens s’attendent