DOMUS Mise en œuvre de la migration SEPA

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Avant de commencer... 3 Afin de bien comprendre les enjeux de la mise en œuvre de SEPA dans votre logiciel DOMUS, nous vous recommandons de lire attentivement au préalable le document nommé : « Prélèvements SEPA: quels enjeux pour votre collectivité ? ». Si ce n’est déjà fait, il vous faudra au préalable mettre à niveau DOMUS en version puis et enfin en téléchargeant les versions nécessaires sur votre espace clients.

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Les étapes de votre migration SEPA Obtention de votre numéro ICS auprès du Centre des Finances Publiques Il remplace votre Numéro National Emetteur □ Mettre à jour la fiche établissement Il s’agit de renseigner les paramètres nécessaires au fonctionnement des protocoles OMRC et TP GROUPE □ Mettre à jour les coordonnées bancaires des résidents et des payeurs Il s’agit de remplacer les RIBs de vos résidents et payeurs par les coordonnées bancaires au format BIC et IBAN □ Migration des autorisations existantes Il s’agit d’attribuer une Référence Unique de Mandat à chaque résident prélevé ou payeur □ Notification migration SEPA Vous devez notifier à chaque prélevé votre migration à SEPA et sa RUM 14 jours avant le premier prélèvement SEPA □ Paramétrage Facture Il s’agit de faire apparaître l’information de prélèvement SEPA sur la facture □ Paramétrage codes produits locaux Il s’agit d’associer un code produit à chaque imputation comptable de votre facturation pour vos flux ORMC et transfert titres. □ 5

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Obtenir votre ICS L’actuel Numéro National Emetteur (NNE) de votre collectivité est remplacé par un Identifiant Créancier SEPA appelée ICS qui doit vous être fourni par votre Centre des Finances Publiques. C’est le préalable indispensable à toute migration de vos prélèvements en mode SEPA. Les remises de Prélèvements SEPA doivent indiquer pour chaque prélèvement les informations du mandat (ICS, RUM, type de paiement, date de signature,…). 7 La Banque de France ne délivre qu’un seul ICS par N° de SIREN: la collectivité (créancier) qui détiendrait plusieurs NNE devra par contre utiliser un ICS unique. Elle pourra alors utiliser le code activité libre (ZZZ) à sa convenance pour différencier ses différences activités. Ce code n’est pas vérifié dans les protocoles. Nous vous conseillons de remplacer ZZZ par HEB par exemple

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Mettre à jour la fiche établissement Le bouton Etablissement permet d’accéder au paramétrage du prélèvement en mode SEPA. Compte tenu de l’échéance SEPA (30 avril 2014), nous vous recommandons de renseigner 01/04/2014 dans Date de passage au format SEPA. A compter de cette date plus aucune saisie ne pourra être faite au format R.I.B. national, elle devra être au format IBAN/BIC. Dans la Date d’abandon des protocoles historiques, renseignez la date à laquelle vous devrez adopter le protocole ORMC en lieu et place de ROLMRE: – 01/04/2014 si vos prélèvements sont effectués via ROLMRE. – 01/01/2015 si vous utilisez le protocole TP-GROUP. Dans le cadre IBAN/BIC, sélectionnez ou créez l’agence Banque de France dont dépend votre Centre des Finances Publiques et renseignez son numéro IBAN ou votre numéro IBAN de compte de dépôt de fonds si vous êtes concernés. Renseignez ensuite l’Identifiant Créancier SEPA(ICS), nous vous recommandons de remplacer ZZZ par HEB comme Hébergement Renseignez votre SIRET. Cliquez sur Caisse Pivot pour renseigner votre FINESS. Toutes ses informations sont strictement nécessaires pour le prélèvement SEPA. 9

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Mettre à jour les coordonnées bancaires DOMUS embarque le référentiel Banque de France des codes BIC du réseau bancaire français. Pour le mettre en œuvre, dans le module Résidents, Menu Données de Base / banques cliquez sur Créer BIC puis sur OK et OK à nouveau pour accepter le référentiel proposé. A l’issu du traitement, nous vous recommandons d’éditer le détail et de corriger les banques incomplètes la cas échéant. 11

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Il s’agit maintenant de transformer les RIBs nationaux en IBAN. Pour cela, dans le module Résidents, Menu Données de Base / Tiers cliquez sur Créer IBAN puis sur OK. A l’issu du traitement, nous vous recommandons d’éditer le détail et de corriger les coordonnées incorrectes le cas échéant. Mettre à jour les coordonnées bancaires 13

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Une fois le traitement effectué, nous vous conseillons d’imprimer un état des coordonnées de vos résidents. Dans le module Résidents, Menu Résidents / Comptabilité cliquez sur Imprimer. Mettre à jour les coordonnées bancaires 15 Il n’existe pas d’édition pour les tiers payeurs, il faudra donc les visualiser un par un, si nécessaire dans le menu Données de base/Tiers

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La migration des autorisations existantes 17 Il n’est pas nécessaire de faire signer un nouveau mandat de prélèvement SEPA pour les prélèvements nationaux existants. Il est possible d’utiliser le principe de continuité pour migrer les autorisations de prélèvement existantes en mandats SEPA. Cette opération consiste à : – Convertir, collecter ou vérifier les coordonnées au format SEPA (IBAN/BIC). – Créer un mandat de prélèvement et lui attribuer une R.U.M. qu’il est recommandé de faire débuter par « ++ ». – Informer vos débiteurs prélevés existants que leurs créances seront dorénavant recouvrées au moyen du prélèvement SEPA et ce au plus tard 14 jours avant le premier prélèvement.

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La migration des autorisations existantes 19 Il s’agit d’attribuer une identification unique appelée R.U.M. (Référence Unique du Mandat) à chaque résident prélevé ou payeur. Cette référence est librement choisie par l’établissement et comporte 35 caractères au maximum. Dans DOMUS, la R.U.M. est calculée automatiquement de la manière suivante: – Une racine qui sera ++ pour un mandat migré ou 00 pour un nouveau mandat. – Une lettre attribuée arbitrairement par DOMUS : P. – 2 caractères pour le type d’activité ou hospitalisation: ZZ par défaut. – 3 caractères pour la discipline d’entrée: ZZZ par défaut. – 8 caractères pour arriver à 35 caractères: par défaut. – La date: Par exemple (25 février 2014) – L’heure au millième de seconde près: Par exemple (10:23:04 869/1000) – Un N° d’ordre séquentiel: Par exemple 01

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La migration des autorisations existantes 21 Il faut maintenant générer une Référence Unique de Mandat (RUM) pour chaque résident ou payeur en mode de règlement prélèvement. Pour cela, dans le module Résidents, Menu Données de Base / Tiers cliquez sur Créer RUM > RUM migrée puis sur OK.

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La migration des autorisations existantes 23 IMPORTANT: Si vous avez généré les RUMs avec la version 13 de DOMUS, nous vous recommandons de les corriger de la manière suivante afin de vous conformer au standard qui veut qu’une RUM migrée commence par ++. Il convient également de renseigner correctement la catégorie PES ainsi que la nature juridique PES. Pour cela, cliquez sur le bouton RUM: Dans le module Résidents, Menu Résidents / Comptabilité si le résident est payeur. S’il s’agit d’une ancienne autorisation et si la RUM commence par 00 (générée par la version 13), nous vous conseillons de cocher « Migrée » puis de cliquer sur Générer RUM et enfin d’effacer toutes les zones de « Ancienne RUM » puis Valider.

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La migration des autorisations existantes 25 De la même manière, si le résident n’est pas le payeur: et que vous avez généré les RUMs avec la version 13 de DOMUS, nous vous recommandons de les corriger de la manière suivante afin de vous conformer au standard qui veut qu’une RUM migrée commence par ++. Pour cela, cliquez sur le bouton RUM: Dans le module Facturation, Menu Préparation option payeur. S’il s’agit d’une ancienne autorisation et si la RUM commence par 00 (générée par la version 13), nous vous conseillons de cocher « Migrée » puis de cliquer sur Générer RUM et enfin d’effacer toutes les zones de « Ancienne RUM » puis Valider.

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La notification d’un prélèvement SEPA. Concernant la migration SEPA des prélèvements existants, le courrier de notification doit parvenir au débiteur au moins 14 jours calendaires avant l’échéance du prélèvement (sauf accord spécifique). Ce courrier doit contenir les informations suivantes: – Les informations relatives au débiteur. – L’identifiant ICS de la collectivité. – L’objet du prélèvement. – La Référence Unique du Mandat. – Les contacts en cas : De modification ou révocation de mandat. De réclamation relative au prélèvement. DOMUS ne prévoit pas l’impression de ce document. Nous vous fournissons un modèle Word qu’il vous appartiendra de personnaliser. Vous pouvez vous servir de l’impression prévue dans Dossiers / Comptabilité pour obtenir une liste des RUMs de vos résidents. 27

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Paramétrage de la facture Nous vous conseillons de paramétrer le pied de page de votre facture afin qu’elle serve également de notification SEPA. Dans le module Facturation, Menu Paramétrage, Option Facture, Onglet Pied de page: Nous vous recommandons de cocher les cases comme ci-dessous et d’utiliser le talon pour notifier le prélèvement SEPA. 29

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La gestion des codes produits Les codes produits doivent figurer sur chacune des lignes de vos titres de recettes mais également sur le protocole ORMC qui va remplacer ROLMRE. Il convient donc de compléter cette information sur chacune des imputations intervenant sur votre facturation. Dans le module Facturation, Menu Données de base, Option Imputations comptables, il faut modifier chaque imputation et indiquer le code produit local PES 72. En cas de doute, vous pouvez consulter votre Centre des Finances Publiques.

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Génération d’un flux ORMC 33 Si vous pratiquiez le prélèvement via le protocole ROLMRE, vous devrez utiliser le protocole ORMC à partir du 30 avril et pour cela il faut que vous soyez en production PES. Dans le module Facturation, Menu Transferts Option Perception, si votre période de facturation est postérieure à la date d’abandon des protocoles historiques dans la fiche établissement, l’écran se présente ainsi: – Renseignez l’année et le N° de rôle. – Le Numéro codique de votre trésorier sur 6 positions. – La date de prélèvement en respectant le délai de notification de 14 jours avant le prélèvement effectif en accord avec votre Centre des Finances Publiques. – Renseignez votre Code établissement et votre Code budget comptable (vous pouvez les trouver sur la fiche budget dans votre logiciel comptabilité) – Cliquez enfin sur le bouton Parcourir pour stocker le flux dans C:\DGFIP. En fait, DOMUS génère successivement 2 fichiers: un nommé ROLMREPLUS intermédiaire et le flux ORMC dénommé de la manière suivante: ORMC-SIRET-CODIQUE-DATEHEURE.xml. C’est ce dernier fichier qu’il vous faudra déposer sur le portail DGFIP.

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Génération d’un flux ORMC 35 Il vous reste à déposer votre flux ORMC que aurez stocké dans C:\DGFIP sur le portail DGFIP comme habituellement en remplaçant le code GHEL500 par GHELPES2 pour indiquer qu’il s’agit d’un flux ORMC. Vous pourrez quelques temps plus tard revenir dans le menu Réception de fichiers afin de télécharger le fichier Ack mis à votre disposition par Hélios puis l’ouvrir pour voir si votre flux ORMC a été accepté ou rejeté par Hélios.

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Génération d’un flux TP GROUPE SEPA 37 Le protocole TP GROUPE a été adapté à SEPA, Il permet de prélever au format SEPA sans passage imposé par la production PES du moins jusqu’au 1 janvier Dans le Module Facturation, Menu Transferts Option Banque / Génération des ordres: – Renseignez l’année et le N° de Rôle – La date de règlement et la date de remise en accord avec votre Centre des Finances Publiques. – Cliquer sur Parcourir pour stocker le (les) flux générés dans C:\DGFIP. – Renseignez le nom de votre Centre des Finances Publiques. – Votre Numéro National d’Emetteur – Votre Code Application: O pour Collectivité Locale ou D si vous avez un compte de dépôts de fonds au trésor. – Le Numéro codique de votre trésorier (commence par 022) – Le Code flux financier (53 si votre code application est O, 54 si votre code application est D) – Si vous êtes en régie, cocher la case « Est Régie de recette » – Renseignez les Coordonnées bancaires de votre Centre des Finances Publiques.

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Génération d’un flux TP GROUPE SEPA 39 Dans le Module Facturation, Menu Transferts Option Banque, vous disposez de diverses éditions pour contrôler votre flux. Vous pouvez remettre le bordereau de remise à votre Centre des Finances Publiques. La DDFIP recommande de scanner le bordereau de remise et de le faire parvenir par mail aux adresses suivantes: si votre code application est « D » si votre code application est « O » Avec un message d’accompagnement du type: « Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint le bordereau récapitulatif concernant le flux de prélèvement TP GROUPE SEPA de (Poste comptable N° CODIQUE) du 99/99/2014 pour un montant de € que je vous ai transmis via le portail de gestion publique »

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Génération d’un flux TP GROUPE 41 Attention, contrairement à ORMC les séquences de présentation FIRST et RECCURENT ne peuvent figurer sur le même flux. Cela veut dire que vous aurez éventuellement 2 flux à transmettre. Vous pourrez déposez ces flux sur le portail (Il faut pour cela que le Centre des Finances Publiques fasse l’habilitation nécessaire) en renseignant N dans Destinataire et dans Application: – Pour Banque de France (Code application O) TPGC T XD2 s’il s’agit de déposer un flux Test. TPGCPXD2 s’il s’agit de déposer un flux Réél. – Pour Compte de Dépôt (Code application D) TPDD T XD2 s’il s’agit de déposer un flux Test TPGDPXD2 s’il s’agit de déposer un flux Réel.. Puis vous cliquerez sur Parcourir pour aller chercher chacun de vos flux à déposer dans C:\DGFIP.

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Annulation d’un flux 43 Les flux au format SEPA (ORMC comme TP-GROUP) contiennent un information concernant la séquence de présentation. Cette séquence est dite FIRST (codifiée 02) pour une première présentation à la banque et RECCURENTE (codifiée 03) pour les présentations suivantes. Pour annuler un flux, il faut dans le menu Transferts / Maintenance, Annuler le dernier transfert afin de repasser en séquence FIRST. Si vous devez émettre un flux test pour votre trésorerie, n’oubliez pas de l’annuler ensuite afin que votre premier flux réel soit bien créé avec une séquence de présentation « FIRST ».

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Une équipe de 6 personnes à votre service Contacter le support au Centre de Gestion: – Téléphone: – Mél: – Fax: – Site: (retrouvez nos supports ici: N’oubliez pas d’indiquer : – La nature de votre problème, le message d’erreur, éventuellement joignez une copie d’écran. – Nom de la personne à recontacter, horaires. – N° de téléphone (direct) ou mail (Pensez à l’associer à votre signature mél) 45

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