Question de gestion 13 : Le document peut-il être vecteur de coopération ? Le document : - Dématérialisation des documents - Partage, mutualisation, sécurisation des documents - Gestion électronique de documents (GED), acquisition, diffusion et stockage des documents Thème 4 : Coordination / Coopération Finalités : - Justifier l'importance d'un document en tant qu’outil de communication, de coordination et de coopération; - Produire et sécuriser des documents collectifs en utilisant des fonctions de logiciels bureautiques ; - Identifier les résistances au partage des documents et proposer des solutions ; - Argumenter sur le choix d’une solution de gestion électronique des documents.

1. Le document, support indispensable à l’activité de l’organisation La notion de document Un document est l’association d’un support et d’informations contenues sur ce support. Exemples : livre, journal, revue, CD-Rom, DVD, page Internet, film, vidéo… Un document peut être lu par l’homme ou par la machine (traitement automatique)

1. Le document, support indispensable à l’activité de l’organisation - suite lac.gc.ca/fra/services/ges tion-ressources- documentaires- gouvernement/gestion- information/Pages/gestio n-information-cycle-vie- documents/introduction. aspx La durée de vie d’un document dépend de l’intérêt de l’information et des contraintes légales

1. Le document, support indispensable à l’activité de l’organisation - suite Un document a trois fonctions, c’est un outil de : – communication : mettre en relation ; – coordination : répartir les tâches ; – coopération : participer ensemble à un projet commun.

2. La dématérialisation du document, source de coopération La dématérialisation des documents La dématérialisation est la transformation d’un document papier (matériel) en un document numérique (immatériel). – les documents papiers sont numérisés grâce à un scanner ; – les nouveaux documents sont créés directement sur support informatique et disponibles donc au format électronique.

2. La dématérialisation du document, source de coopération - suite Quels sont les avantages de la dématérialisation ? Accès à l’information facilité Pas de perte de temps pour retrouver les documents Meilleure gestion de place (besoin de locaux moins grands pour archiver) Argent économisé (moins de perte de documents et donc potentiellement de clients) Gains de productivité

2. La dématérialisation du document, source de coopération - suite Quels sont les risques liés à la dématérialisation ? Limites financières : Coûts liés à la nécessité d’investir dans du matériel adapté et de rémunérer un prestataire extérieur en cas d’externalisation des opérations de dématérialisation. Limites humaines : nécessité de former le personnel. Limites techniques : nécessité de sécuriser les documents dématérialisés Limites liées à la sécurisation des postes informatiques: risques humains, matériels liés à l’utilisation des informations numériques

3. Les solutions bureautiques de sécurisation des documents Risques d’utilisation du réseau informatique pour le partage des documents :  piratage des données par des personnes mal intentionnées (accès aux données sensibles)  attaques par des programmes malveillants (virus, ver, programmes espions ou spyware…)  détérioration involontaire du contenu par une manipulation erronée ou un dysfonctionnement du système informatique Conséquences : - Des erreurs préjudiciables pour la bonne gestion de l’organisation - Détérioration de l’image - Perte de chiffre d’affaires

3. Les solutions bureautiques de sécurisation des documents - suite Sécurisation informatique : Ensemble des techniques qui assurent que les ressources du système d'information (matérielles ou logicielles) d'une organisation sont utilisées uniquement dans le cadre où il est prévu qu'elles le soient. Objectifs de la politique de sécurité La confidentialité par accès limité L’intégrité des informations La disponibilité des ressources La traçabilité des modifications

3. Les solutions bureautiques de sécurisation des documents - suite Solutions de sécurisation : – Limitation d’accès au document aux seules personnes autorisées – Attribution des droits spécifiques (en lecture ou en écriture) en fonction de la contribution souhaitée – Protection du document par un mot de passe – Contrôle de différentes version du document – Gel des modifications grâce à un format spécifique (pdf) – Chiffrement (cryptage) rendant illisible le document par des tierces personnes

4. La GED, l’optimisation de la dématérialisation La gestion électronique des documents (GED) : C’est un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents à partir d’applications informatiques.

4. La GED, l’optimisation de la dématérialisation - suite Les étapes de la GED : Acquisition des documents : constitution d’une base documentaire sur un serveur (interne ou distant) accessible via le réseau informatique Stockage et archivage : Mise à disposition des documents dans un espace sécurisé Diffusion : Communication des documents, consultation simple ou modification (enrichissement) Indexation : indication concernant le contenu et la nature du document dans une structure préétablie

4. La GED, l’optimisation de la dématérialisation - suite Les avantages de la GED La GED permet de : – Faciliter le travail d’équipe en valorisant le partage et la mutualisation des documents – Ne plus perdre de temps en recherches inutiles – Faciliter l’archivage et réduire l’emplacement des archives – Assurer des échanges plus efficaces et fluides entre les salariés mais aussi avec les partenaires extérieurs – Réduire les coûts de traitement des documents

4. La GED, l’optimisation de la dématérialisation - suite La GED en tant qu’outil de coopération au sein de l’organisation : Elle nécessite la mise en place de règles communes de classement, de diffusion et de partage des documents. Elle rend opérationnels l’échange et le travail commun sur le même dossier Elle augmente les performance de l’équipe grâce à une utilisation des ressources plus facile et plus rapide.