LA GI ET L’EMPLOYÉ QUI QUITTE SON POSTE

Vos responsabilités lorsque vous quittez votre poste (au sein d’un ministère ou de la fonction publique fédérale).

EST-CE QUE LE PRÉSENT MODULE S’APPLIQUE À VOUS? Dans les présents modules d’auto-apprentissage, un « employé » signifie une personne embauchée sur une base temporaire ou permanente par la fonction publique fédérale (y compris les entrepreneurs). Est-ce que vous quittez votre poste de façon permanente? (contrat terminé, retraite) Est-ce que vous quittez votre poste de façon semi-permanente? (congé prolongé, congé parental, formation) Même si vous ne faites que changer de poste au sein du Ministère – il se pourrait que ce module s’applique à vous.

VOUS APPRENDREZ : quelles sont vos options pour assurer l’accessibilité de votre information en votre absence; quelles sont vos responsabilités en matière de gestion de l’information lorsque vous quittez la fonction publique fédérale ou que vous changez de poste au sein d’un ministère.

CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR! L’identification, l’organisation et le transfert de vos documents officiels (à d’autres employés ou au Centre des dossiers) constituent trois de vos responsabilités très importantes en matière de GI lorsque vous quittez votre poste. L’identification et la suppression des documents éphémères sont deux autres aspects très importants de vos responsabilités lorsque vous quittez votre poste. Ces mesures peuvent demander du temps – commencez donc à les planifier dès que vous prévoyez quitter votre poste.

ABSENCE TEMPORAIRE Lorsque vous vous absentez de façon temporaire (p. ex., congé parental, détachement ou formation), assurez-vous qu’un autre employé du Ministère a accès à l’information que vous recueillez et que vous sauvegardez.

CONTINUITÉ DES OPÉRATIONS Vous et votre gestionnaire devez adopter un plan pour veiller à ce que l’information officielle dont vous assurez la gestion soit accessible pendant votre absence. Cette mesure permettra au Ministère de continuer d’offrir des services et évitera à vos collègues de travail d’avoir à refaire ce que vous avez déjà fait.

ENVISAGEZ LES OPTIONS SUIVANTES : Sauvegardez vos documents électroniques et vos messages électroniques se rapportant au travail dans un répertoire partagé du réseau ou un dépôt commun de documents électroniques comme un SGDDI. Déléguez à une autre personne l’accès à votre courriel au moyen de la fonction appropriée de MS Outlook. Ne communiquez pas votre mot de passe. Réacheminez automatiquement vos courriels à un autre employé du Ministère; ne réacheminez jamais vos courriels directement par Internet.

ENVISAGEZ LES OPTIONS SUIVANTES : Demandez à votre administrateur de réseau d’offrir l’accès sans restriction à votre courriel ou à vos documents électroniques à la personne que vous désignez. (Désactivez d’abord la fonction d’envoi et ne communiquez pas votre mot de passe.) Confiez la responsabilité de votre courriel et de vos documents électroniques à une autre personne en lui faisant bien comprendre qu’elle ne doit supprimer aucun de vos documents. Demandez à votre gestionnaire de vous formuler des recommandations à cet égard.

DÉPART Lorsque vous prenez votre retraite, que vous partez pour de bon, que vous changez de ministère, que vous changez de poste au sein du Ministère ou que vous terminez un contrat, vous devez vous assurer que l’information que vous avez créée, recueillie et entreposée dans l’exercice de vos fonctions soit épurée, organisée et transférée aux personnes appropriées en vue du stockage ou de l’utilisation par vos collègues de travail.

L’ENJEU Chaque année, des employés quittent leur organisation (et terminent leurs affectations temporaires/contrats) et laissent derrière eux des tonnes de documents sur support papier et sur support électronique que d’autres personnes doivent trier. Peu de gens comprennent aussi bien que vous en quoi consistent vos documents officiels et quelle information est purement éphémère. Dans la plupart des ministères, il y a peu ou pas assez d’employés pour faire le ménage de ces documents « abandonnés ».

LE RÉSULTAT : Les documents abandonnés s’empilent Les documents officiels sont « perdus » parce qu’ils sont essentiellement inaccessibles L’exactitude des réponses aux demandes d’AIPRP est compromise Vos collègues sont incapables de trouver l’information dont ils ont besoin pour accomplir leur travail.

DÉFINITION D’UN DOCUMENT ÉPHÉMÈRE Un document éphémère est une source d’information requise pendant une période restreinte, pour effectuer une opération courante ou pour établir un dossier subséquent. Vous devriez éliminer ou supprimer les documents éphémères une fois qu’ils ont été utilisés. Pour plus de détails à propos des documents, voir le module intitulé La gestion des documents et vous!

DOCUMENTS ÉPHÉMÈRES Si vous ne l’avez pas déjà fait, éliminez les documents éphémères qui ne sont plus requis par vos collègues de travail. Examinez donc : –vos documents sur papier; –vos courriels; –les documents électroniques sur le disque dur de votre ordinateur, dans les unités de votre ordinateur personnel et à d’autres endroits comme le SGDDI. Il convient de signaler que les documents éphémères requis pour donner suite à une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP), réelle ou prévue, ou en cas de litige ou d’enquête officielle doivent être conservés et remis au gestionnaire approprié.

MAIS - en cas de doute quant à la nature d’un document… sauvegardez-le!

DÉFINITION D’UN DOCUMENT OFFICIEL Un document officiel sert de compte rendu ou de preuve documentaire des activités d’un ministère. Vous devez sauvegarder tous vos documents officiels. Pour plus de détails à propos des documents, voir le module intitulé La gestion des documents et vous!

DOCUMENTS OFFICIELS : GÉNÉRALITÉS Communiquez avec votre Bureau des documents dès que possible à propos de la gestion de vos documents officiels. Il vous offrira l’orientation nécessaire avant votre départ. Transférez les documents officiels utiles/actifs aux personnes appropriées au sein de votre groupe de travail.

DOCUMENTS OFFICIELS SUR SUPPORT PAPIER La plupart des organisations ont des lignes directrices détaillées pour la préparation de documents sur papier transférés au Bureau des documents. Ces lignes directrices portent généralement sur le type de boîtes à utiliser et sur les méthodes d’identification du contenu de vos boîtes. Veuillez communiquer avec votre Bureau des documents pour obtenir tous les renseignements dont vous avez besoin.

DOCUMENTS OFFICIELS SUR SUPPORT ÉLECTRONIQUE Au moment du « nettoyage », assurez-vous d’éliminer tous les documents électroniques : –dans votre boîte aux lettres; –sur votre disque dur; –dans vos répertoires personnels; –sur vos disquettes ou CD; –dans vos ordinateurs portables; –dans vos BlackBerry; –dans vos ordinateurs personnels à la maison; –dans les supports amovibles comme les clés UBS.

DOCUMENTS OFFICIELS SUR SUPPORT ÉLECTRONIQUE Tous les documents électroniques qui sont considérés comme des « documents officiels » doivent être sauvegardés à un endroit où ils peuvent être consultés par d’autres personnes, c’est-à-dire : –un dépôt central de documents, notamment un système de gestion électronique de documents et de dossiers (SGEDD, SGDDI, etc.); –des répertoires de réseaux partagés. Adressez-vous à votre Bureau des documents pour obtenir des conseils quant au transfert du « droit de propriété » de documents électroniques au besoin. N’oubliez pas que votre situation en tant que « détenteur » des documents peut vous conférer des droits qui devront être transférés à une autre personne.

DOCUMENTS DE NATURE DÉLICATE Les documents « de nature délicate », c’est-à-dire les documents dont le niveau de classification est Protégé B ou C, Confidentiel, Secret ou Très secret, doivent être traités différemment de tout autre document. Documents éphémères de nature délicate : –les documents sur support électronique devant être détruits (disquettes, CD, etc.) doivent être confiés à la Sécurité de la TI; –les documents sur support papier devant être détruits devraient être déposés dans les rebuts classifiés, déchiquetés ou remis au Bureau des documents pour fins de destruction.

DOCUMENTS DE NATURE DÉLICATE En tant que « détenteur » de documents officiels de nature délicate, vous devriez : –a) examiner le matériel pour déterminer s’il y a lieu de le déclassifier ou de réduire le niveau de classification; –b) transférer le droit de propriété ou la responsabilité de ces documents (sur support papier et sur support électronique) à votre gestionnaire ou à votre remplaçant (adressez-vous d’abord à votre gestionnaire et à votre Bureau des documents). Votre Bureau local des documents ou Service de la sécurité peut vous aider – communiquez avec eux! Pour plus de détails à propos de la manutention des documents de nature délicate, voir le module intitulé La sécurité de l’information.

DOSSIERS DU BUREAU DES DOCUMENTS N’oubliez pas de retourner tous les documents officiels que vous avez empruntés auprès de votre Bureau des documents. Si les documents empruntés doivent être confiés à un autre employé, avisez le Bureau des documents.

PUBLICATIONS Retournez les publications ministérielles à la bibliothèque. Demandez à un employé de la bibliothèque ministérielle s’il est intéressé à obtenir les publications et rapports gouvernementaux en votre possession.

SI VOUS VOULEZ APPORTER DE L’INFORMATION AVEC VOUS Consultez votre gestionnaire si vous voulez apporter des copies de documents sur support papier ou sur support électronique en votre possession. Citons, à titre d’exemple de documents que vous pourriez vouloir copier : –un échantillon de votre contribution à l’élaboration d’une politique donnée. N’oubliez pas que ces documents appartiennent au Ministère et pas à vous.

RÉCAPITULATION… L’identification, l’organisation et le transfert de vos documents officiels (à d’autres employés ou au Bureau des documents) constituent des aspects très importants de vos responsabilités en matière de GI lorsque vous quittez votre poste. L’identification et la suppression des documents éphémères constituent deux autres aspects très importants de vos responsabilités lorsque vous quittez votre poste. Ces mesures peuvent demander du temps – commencez donc à les planifier dès que vous prévoyez quitter votre poste.

FÉLICITATIONS! Vous venez de terminer le module d’auto-apprentissage de la GI intitulé La GI et l’employé qui quitte son poste. Vous pouvez maintenant : –vérifier vos connaissances en répondant aux questions ci- après –examiner d’autres modules d’auto-apprentissage de la série : Introduction à la gestion de l’information La gestion efficace du courriel La sécurité de l’information La gestion des documents et vous! La protection des renseignements personnels – Ce à quoi les Canadiens s’attendent La GI au sein de la fonction publique fédérale