1 Gestion du système d’information Diplôme d’université Assistant des bibliothèques et de la documentation

2 Préalable - Quand ? Calendrier du cours : 10h lundi 21 septembre après-midi : 2h 14h-16h lundi 9 novembre après-midi : 2h 13h30-15h30 lundi 23 novembre, le matin : 2h 13h30-15h30 Lundi 4 janvier, après-midi : 14h-18h Où ? Salle : BU H3 206 pour chaque cours

3 Préalable - Le contexte : Dématérialisation de l’information Dématérialisation de l’information Besoin des professionnels de gagner du temps dans le traitement documentaire Besoin des professionnels de gagner du temps dans le traitement documentaire Développement des usages d’internet notamment des usagers mobiles par les professionnels des bibliothèques et de la documentation Développement des usages d’internet notamment des usagers mobiles par les professionnels des bibliothèques et de la documentation Développement des logicies libres Développement des logicies libresMais… Impossible de former à un outil Nécessité de prendre en compte les différents types d’établissements (Bibliothèques numicipales, universitaires, BDP, CDI…)

4 Préalable Quoi ? Objectifs du cours : - Appréhender la notion de système d’information documentaire - Connaître les principales catégories de logiciels documentaires - Acquérir les compétences de base nécessaires à la maîtrise des principals fonctionnalités des outils documentaires - Comprendre les enjeux liés à leur évolution notamment dans un contexte en pleine mutation

5 Préalable - Quoi ? Plan du cours : Définition de la notion de SIGB, état du marché, structure du SIGB (exemples) Formats Alimentation de la base (monographies, périodiques, récupération de données externes…) Gestion des autorités Gestion des acquisitions Système de prêt Edition de statistiques Recherche documentaire en gestion DSI Produits documentaires Récolement Administration du logiciel et outils de maintenance Opac et portail documentaire Migration de données (en fonction du temps restant)

6 Préalable - Evaluation Dossier commun dans le cadre de l’UE “Gestion et recherche et recherché d’information”

7 Préalable - Quelques précisions sur les outils employés : L’objectif du cours n’est pas de vous former à un logiciel en particulier mais nous utiliserons pour les TP certains outils disponibles en ligne afin d’illustrer notre propos. - PMB : La base de démo : login : duab mdp : duab Koha : Base de démo de Biblibre login et mot de passe : test - Waterbear : - Waterbear : Login : Mdp : stagedoc Login : Mdp : - Open Flora : login et mot de passe : gest

8 Le SIGB au coeur du système d’information documentaire

9 Le système d’information documentaire - Définition de l’ADBS : - Définition de l’ADBS : « Système d'information assurant la gestion et la communication aux usagers des informations utiles contenues dans des documents. Cette gestion implique le repérage et la validation des sources et ressources d'information, la collecte, le traitement, le stockage, la diffusion, ainsi que les moyens de classement et de récupération des documents porteurs d'information en utilisant des outils classiques ou informatisés. » > le SID fait référence aux différentes étapes la chaîne documentaire et s’inscrit dans cette logique - - > il est un outil pour sa mise en oeuvre

10 Le système d’information documentaire

11 Le système d’information documentaire ► ► Le SIGB au cœur du SID ► ► C’est un des éléments du système d’information documentaire. On parle de Système Intégré de Gestion de Bibliothèque (SIGB) quand toutes les fonctionnalités de gestion et de recherche des documents sont assurées par l'informatique ► ► Le SIGB (système intégré de gestion de bibliothèque). Progiciel assurant les fonctions de base de gestion du fonds (acquisition, catalogage, recherche, fournisseurs) et de gestion de l'emprunt des documents (utilisateurs, prêt). Fréquemment, un module de gestion des commandes (acquisitions) et livraisons des périodiques (bulletinage) et un module web (opac) complètent ce type de logiciel. ► ► La maîtrise d’un ou plusieurs SIGB est indispensable chez les professionnels de la documentation Voir sur le site biblioemploi :

12 Le système d’information documentaire ► ► Les SIGB en Ille-et-Vilaine Plus de 70 bibliothèques non informatisées en 2012 ► ► Principaux éditeurs représentés : - Decalog (qui a racheté Agate) : diffuse Paprika, Carthame, e- Paprika - C3rb Informatique : gamme Orphee - PMB : - AFI : Et vous ?

13 SIGB : définition L’exemple de PMB et de ses onglets renvoyant aux différentes étapes de la chaîne documentaire

14 SIGB : définition L’exemple de Koha

15 SIGB : définition L’exemple de Waterbear

16 Apports de l’informatique - la saisie unique : lors de toutes les opérations effectuées dans le système, il est possible de réutiliser une donnée stockée en mémoire, ce qui minimise le risque d'erreur - contrôle de cohérence des données lors de la saisie (par exemple, respect des normes de catalogage) - traitement rapide de grandes quantités d'informations : peut contenir plusieurs dizaines de milliers de notices (description bibliographique d’un document)

17 Apports de l’informatique - Les SIGB s’appuient sur un système de base de données relationnelle (SGBD) : ensemble d’informations stockées sous formes d’enregistrements dans une table. La base de données comporte un ensemble de tables reliées entre-elles - Le modèle relationnel permet de gérer plusieurs relations connexes. N’importe quelle donnée peut être retrouvée grâce au nom de la table, cela permet d’éviter la redondance (ex : je ne saisis pas chaque fois l’auteur mais je vais le chercher dans la table des auteurs). - Tous les SIGB utilisent des bases de données relationnelles : Mysql…

18 Apports de l’informatique - Exemple de PMB utilisant un SGBD :

19 Apports de l’informatique - Rappelle la structure des catalogues papier :

20 Les différents modèles techniques ► Les SIGB sont des logiciels plus ou moins lourds en fonction des structures qui les utilisent et du nombre de documents à traiter : - Grosses structures : Universités, bibliothèques de grandes villes souvent multisites - Structures moyennes : bibliothèques de villes moyennes, établissements scolaires… - Petites structures : bibliothèques de petites communes, bibiothèques associatives, petits centres de ressources

21 Les différents modèles techniques ► Techniquement, on peut distinguer deux types de SIGB : - le modèle client-serveur - le modèle full web

22 Le modèle client-serveur ► Il s'agit d'un type d'architecture informatique qui prend en compte la puissance des clients, logiciels installés en local sur les machines des professionnels (les micros). Ceux-ci sont capables, de prendre en charge une partie des procédures de traitement pour alléger le travail du serveur. Ce modèle nécessite l’installation d’un logiciel sur le poste du gestionnaire

23 Le modèle client serveur

24 Le modèle client serveur L’exemple de BCDI

25 Le modèle modèle full web ► L’application est hébergée sur un serveur local en intranet ou sur serveur distant ► L’accès à l’application se fait via un simple navigateur à l’aide d’un login et d’un mot de passe. La communication se passe via le réseau de la bibliothèque ou le réseau internet. ► Il est inutile d’installer un client sur les machines. > ce modèle se généralise au niveau de l’offre commerciale des éditeurs de SIGB

26 Le modèle modèle full web Exemple : Koha, PMB, Open flora, Waterbear

27 SIGB : les tendances du marché ► ► Forte progression des base de données open source (code source ouvert) ► ► Généralisation du full web (logiciel géré par un navigateur) ► ► Nouveau modèle économique : le mode SaaS (Software as a service) avec une tendance à proposer une offre globale (abonnement à un service) ► ► Concentration du marché sur quelques fournisseurs ► ► Enrichissement de l'offre de modules complémentaires : gestionnaire de bibliothèque numérique... ► ► Prise en compte des nouveaux modèles de catalogage ► ► Développement de modules de prêt de livres numériques dans le cadre du projet PNB ► ► Plus d’informations : enquête Tosca 2015 Articles Livres Hebdo bibliothques bibliothques

28 SIGB : les différentes fonctionnalités

29 SIGB : Module catalogage ► Module principal qui permet de cataloguer les documents présent dans le fonds documentaire, de créer les exemplaires correspondants. ► Le catalogage consiste à décrire un document à l’aide de notices catalographiques comprenant sa description bibliographique et également les points d’accès à celui-ci. ► On compte trois fichiers principaux : - celui des notices bibliographiques, - celui des notices d'exemplaires, - celui des notices d'autorité, ► + le fichier des index

30 Module catalogage : fichiers bibliographiques ► Fichier des notices bibliographiques : Il doit respecter strictement un format de structuration des données ► Fichier des exemplaires : A une notice bibliographique peuvent correspondre plusieurs notices d'exemplaires. Ce fichier permet d'identifier chaque document (avec le numéro d'inventaire, le code-barres, la cote) et de connaître leur situation précise à tout moment.

31 Module catalogage : fichiers bibliographiques ► Les fichiers d'index : Il en existe autant que de types de points d'accès (titres, auteurs, sujets, éditeurs commerciaux, ISBN, ISSN, titres de collections, etc...). Chaque clé d'index (alphabétique ou numérique) renvoie par le biais du numéro de la notice concernée, aux informations contenues dans le fichier bibliographique. ► Les fichiers d'autorité : Outils d’aide à la saisie et/ou de contrôle. Il s'agit des fichiers d'autorités auteurs (personnes physiques et collectivités), matières, titres uniformes, collections. Leur présence assure une normalisation de la saisie et des accès aux descriptions bibliographiques contenues dans le catalogue.

32 Les formats de catalogage : MARC - UNIMARC ► Le format MARC (Machine Readable Cataloguing) : modèle de catalogage pour une exploitation informatique, date de 1965 et a été élaboré par la Bibliothèque du Congrès aux Etats-Unis. Il a servi de modèle à d'autres formats développés pour s'adapter aux différentes pratiques bibliographiques nationales (Intermarc en France, Canmarc au Canada, IberMarc en Espagne, etc...). Le but d'UNIMARC, élaboré dans le cadre de l'IFLA en 1976, est l'échange d'information bibliographique entre formats Marc. ► Caractéristiques du format MARC On compte 10 blocs fonctionnels, dans lesquels on trouve un certain nombre de champs (ou zones), qui se composent d'une étiquette à 3 chiffres, 2 indicateurs servant à introduire des précisions, et des sous-zones introduits par le caractère $.

33 UNIMARC (1977)‏

34 Manipulons un peu TP Open Flora : du-sigb.html Accéder à la démonstration et cliquer sur « Catalogage », « saisie », « catalogue » et choisir « Monographies – Grille minimale » puis valider. La grille permet d’utiliser la base relationnelle (ex : champ auteur) et de voir la notice au format Marc. Afficher ensuite la notice en utilisant les différentes vue (isbd, Unimarc, marc..)

35 Manipulons un peu TP Koha : Id : test Mdp : test Accéder à la démonstration et cliquer sur « Catalogage », « Nouvelle notice », « Ajout rapide» et renseigner les différents champs puis enregistrer. La grille permet d’utiliser la base relationnelle (ex : champ auteur) et de voir la notice au format Marc. Afficher ensuite la notice en utilisant les différentes vues (isbd..)

36 Les formats de catalogage : MARC - UNIMARC ► Beaucoup d’interfaces de saisie “cachent” les grilles Marc et celle-ci est transparente pour le professionnel.

37 Les formats de catalogage : MARC - UNIMARC ► TP saisie Saisir dans PMB une bande dessinée issue d’une série (champ “Partie de”). Catalogue > Documents > Nouvelle notice > Saisir le code barre ou l’ISBN et renseigner ensuite les principaux champs) Attention, les champs sur fond blanc permettent une saisie directe. Les champs sur fond vert nécessitent par contre de faire appel aux valeurs de la table liée (partie de, auteur…). Si cette valeur n’existe pas, il faut la créer et ensuite la récupérer dans le champ en cliquant dessus.

38 Les formats de catalogage : MARC - UNIMARC ► TP saisie Saisir dans PMB une bande dessinée issue d’une série (champ partie de). Correction TP saisie bande dessinée : voir recherche prédéfinie Bandes dessinées récentes

39 Les formats de catalogage : MARC - UNIMARC ► TP saisie : les grilles adaptatives Elles permettent en fonction du type de document à saisir (livre, DVD…) d’avoir un grille de saisie adaptée. Saisir un DVD dans Koha Login et mot de passe : test Catalogue > Documents > Nouvelle notice > Saisir le code barre ou l’ISBN et renseigner ensuite les principaux champs)