ACCORDS D’EXECUTION EXECUTION AGREEMENTS ACUERDOS DE EJECUCIÓN Briefing AT Mai 2011

2 Agenda I – PRINCIPES GENERAUX – ETAT DES LIEUX  Origine  Principes généraux  Contexte d’application  Outils à disposition  Constat II- PRINCIPALES ETAPES: Elaboration, validation, suivi, transfert III- POINTS D’ATTENTION IV- NEXT STEPS

3 Briefing AT Mai 2011 L’origine Contexte général  Déclaration de Paris – Accra; Plan Belge H&A (Harmanizatie & Afstemming)  Evolution des PIC: du projet vers programme Cadre particulier de la CTB  3ème contrat de gestion « Pour les prestations dont la gestion financière est réalisée entièrement par le partenaire, il est de la responsabilité de la CTB de veiller au bon usage des financements ».  Autorités de contrôle belge : Pas encore d’accord sur un cadre de référence permettant d’aller vers l’Exécution Nationale L’accord d’exécution est devenu un mécanisme pouvant répondre aux nécessités opérationnelles en respectant le cadre de référence actuel

4 Briefing AT Mai 2011 Les grands principes Il s’agit d’une modalité d’exécution spécifique (accords sont prévus dans le DTF) Déléguer l’exécution d’une ou plusieurs activités ou encore d’un objectif du DTF à une institution publique Accords établis sur base de la Convention Spécifique: En REGIE: Le représentant de la CTB ou son délégué signe l’accord pour la CTB En COGESTION : Signé par l’Ordonnateur et le Coordonnateur ou leurs délégués selon les mandats précisés dans le DTF ou CS La CTB est responsable ( REGIE ) ou co-responsable ( COGESTION ) alors même que l’exécution est déléguée et que le système est souvent celui du partenaire

5 Briefing AT Mai 2011 Contexte d’application Un Accord d’exécution est un contrat de gré à gré, régi par le droit privé et exclusivement signé avec un organisme public  Ministères centraux ou déconcentrés  Institution publique ou para-publique Pas d’appel à la concurrence  Autorités locales décentralisées Attention: Les contrat signés avec des organismes privés ne peuvent pas faire l’objet de ce type d’accords : ce sont des CONTRATS régis par les lois des Marchés Publics  Sociétés privés  ONG, associations Appel à la concurrence  IMF (instituts chargés des micro-crédits)

6 Briefing AT Mai 2011 Inventaire des outils disponibles Processus disponibles sur la plateforme Processus disponibles sur la plateforme  Elaborate agreement clic clic  Adapt agreement  Administer Public Agrement  Process fund transfers clic clic Templates/canevas génériques 4 types clic Templates/canevas génériques 4 types clic clic ( annexe à l’accord non modifiable ) clic avec des conditions générales CTB ( annexe à l’accord non modifiable ) clic clic Inventaire des accords Inventaire des accords Suivi des accords inclus dans le planning opérationnel clic Suivi des accords inclus dans le planning opérationnel clic clic Les “Recommandations concernant les aspects financiers Les “Recommandations concernant les aspects financiers” (Controlling) clic clic Check list clic Check list “approbation des transferts” (Controlling) clic clic

7 Briefing AT Mai 2011 Constat = Pas assez de maîtrise  Accords signés sans connaître le partenaire (son statut juridique et ses capacités pour exécuter l’accord)  Modalités financières choisies: Transferts de fonds, paiements des factures, rapportage, audit, devises….sans cohérence globale dans les mesures prises pour réduire les risques  Le suivi de l’exécution des accords n’est pas sous contrôle (accords non répertoriés, non planifiés, pas de vision sur le suivi)

8 Briefing AT Mai 2011 Gestion d’un accord : Elaboration d’un accord Etude préalable  Etude d’opportunité opérationnelle  Détermination des activités/objectifs à mettre en œuvre (gestion axée sur les résultats)  Détermination du budget nécessaire et disponible  Etude de capacité de gestion de l’organisation co-contractante afin de déterminer les modalités à mettre en place: Connaître l’institution avec laquelle la CTB s’engage Proposition d’appliquer des checks list (Quick Scan, Global Scan si accord sup à €) (pas encore validée) Elaboration d’un draft par l’équipe pays : Initiative de la direction du projet mais appui toujours disponible et recommandé du PO, RC/MAF, OPS adviser afin d’arriver à une version complète et de qualité et ce QUEL QUE SOIT LE MONTANT :

9 Briefing AT Mai 2011 Gestion d’un accord : Validation d’un accord La validation interne de l’accord Signature de l’accord par le RR à partir de euros ANO formel HQ pour les accords supérieurs à 67,000 euros (donné par OM après avis du controller et parfois de L&A) : instruction de travail clic clic Le service juridique n’intervient plus dans la phase de révision si le template avec les conditions générales est utilisé Le Mandat Ad hoc Demande de mandat Ad hoc quand montant supérieur à euros Traitement par OPS après avis du Controller ET du service juridique (uniquement sur la forme) pour donner une assurance aux administrateurs sur la qualité du document Le mandat sera donné uniquement pour la signature de l’accord ET le premier paiement. Les transfert suivants (si supérieurs à euros) feront l’objet d’une nouvelle demande de mandat

10 Briefing AT Mai 2011 Gestion d’un accord : Suivi admin de l’accord  Chaque nouvel accord signé est sauvé sur PIT  Les tableaux d’inventairestableaux de suivi  Les tableaux d’inventaires (.) ainsi que les tableaux de suivi (dv) seront mis à jour dès qu’un évènement se produit: (.) (dv)  Un nouvel accord est signé  Un avenant est signé  Un paiement est effectué  Un accord est clôturé  Rapportage trimestriel: Projet -> Représentation ->Siège (OPS) => Nommer dans chaque projet la personne responsable de ce suivi

11 Briefing AT Mai 2011 Gestion d’un accord : Validation des transferts de paiement/ Responsabilité du RC/MAF Moment privilégié pour déceler les anomalies RR et/ou Controller valide les demandes de paiement selon le montant: => Responsabilité du RC/MAF de leur fournir une assurance raisonnable : le projet devra donc s’assurer que le rapportage demandé est disponible, devra également s’assurer de sa qualité aussi bien technique que financière. Outils disponibles / à développer: La check list des transferts clic clic Audits  Un outil de suivi spécifique et adapté?  Amélioration de FIT ?

12 Briefing AT Mai 2011 Points d’attention: La CTB est le responsable final auprès de l ’état belge  S’informer sur les capacités de l’institution: avoir une assurance raisonnable que l’institution est en mesure d’assurer une exécution de qualité (à tous les niveaux)  Bien identifier et définir les signataires des accords aussi bien en Régie qu’en Cogestion  Définir et annexer les canevas de rapports devant être fourni et tout autre information utile pour le rapportage  Adpater les modalités selon les capacités et le niveau de risque des activités  Attention les budgets doivent être définis en EUROS  Attention à la comptabilisation : un transfert = une charge et doit être enregistré sur une ligne budgétaire. Prévoir cet aspect dans la construction des budgets  Bien déterminer les règlementations en vigueur pour chaque process (loi MP, RH, Comptabilité, Système ect….)  Déterminer les règles d’éligibilité spécifique des dépenses

13 Briefing AT Mai 2011 Points d’attention: Type de paiement Prévoir l’ouverture d’un compta spécifique : Exclu des conditions générales  Transfert du montant global : Exclu des conditions générales  Transfert périodique par tranche : le risque dépend des obligations contractuelles et de la périodicité des versements  Rapports périodiques signés sont nécessaires pour la libération des tranches  Transmission des pièces justificatives  Audit et certification des rapports  Remboursement à l’institution qui pré-finance: risque limité  L’institution doit avancer les fonds -> risque de retard d’exécution  Règles d’éligibilité des dépenses doivent être très précises  Paiement direct au fournisseur par la CTB: Le moins risqué.  Pas assez souvent utilisé.  Décrire les pièces nécessaires au contrôle des factures avant paiement

14 Briefing AT Mai 2011 Next steps 2011  Définir la manière de faire les assessment: Quoi, comment, par qui  Optimiser le suivi = Maîtriser les risques  Former le personnel concerné  Développement d’un template et procédures spécifiques pour les IMF  Controlling+ OPS  OPS + Controlling+ L&A  OPS+ EST + Controlling + L&A

15 Briefing AT Mai 2011 Questions