Gouvernance d’un organisme sans but lucratif Atelier présenté par Georges Bourdages durant la Rencontre nationale 2006 ARC du Canada Le vendredi 2 juin 2006 Winnipeg, Manitoba

Sources  Guide d’implantation d’une radio communautaire, ARC du Canada  «Board Governance», Enterprise Network, Jean-Guy Vienneau, Facilitator  QV 94 Communication Marketing

Contenu  Introduction  Présentation générale des structures organisationnelles (Focus sur le CA)  ÉTUDE D’UN CAS DE GOUVERNANCE

Introduction  La gouvernance est un élément central de la réussite des organismes sans but lucratif  Il importe de bien comprendre les rôles et responsabilités de chaque structure démocratique des organismes sans but lucratifs pour connaître la réussite

Introduction  Définition d’une radio communautaire selon le CRTC

Définition d’une radio communautaire selon le CRTC  Une station communautaire est possédée et contrôlée par une organisation sans but lucratif

Définition d’une radio communautaire selon le CRTC  Dont la structure prévoie l’adhésion, la gestion, l’exploitation et la programmation principalement …

Définition d’une radio communautaire selon le CRTC  … principalement par les membres de la communauté en général.

Définition d’une radio communautaire selon le CRTC  Sa programmation doit être basée sur l’accès à la communauté

Définition d’une radio communautaire selon le CRTC  Sa programmation doit refléter les intérêts et les besoins spéciaux des auditeurs qu’elle est autorisée de servir

Définition d’une radio communautaire selon le CRTC  Ce concept de participation ne doit pas être uniquement une gestion de la constitution et des règlements de la corporation.

Définition d’une radio communautaire selon le CRTC  Ce concept de participation doit s’inscrire dans la gestion régulière de la radio.

Définition d’une radio communautaire selon le CRTC  La planification accentuera la transparence du fonctionnement et des activités et par ricochet …

Définition d’une radio communautaire selon le CRTC  et par ricochet suscitera l’adhésion, la gestion, l’exploitation et la programmation par les membres de la communauté en général.

Définition d’une radio communautaire selon le CRTC  L’absence de planification connue et partagée ne fera que maintenir la radio entre les mains de quelques dirigeant et …

Définition d’une radio communautaire selon le CRTC  et manquera le bateau de la démocratisation de la communication

Introduction  La gouvernance démocratique est donc au coeur de la définition de l’essence même d’une radio communautaire au Canada  Une attention toute particulière doit donc lui être accordée par ses dirigeants

Définitions  Gouvernance  Fonctionnement démocratique de l’organisation permettant aux membres d’exercer leur droit de diriger leur organisation en décidant …  des grandes orientations, des principes, des priorités, des politiques et procédures de fonctionnement de l’organisation  Gestion  Planifier, organiser, diriger et contrôler l’ensemble des activités en fonction des directions adoptés par les corps décisionnels

Structures de gouvernance  Membres  Ce n’est pas une structure mais bien la base d’une organisation sans but lucratif  Assemblée générale annuelle  Conseil d’administration  Bureau de direction  Direction générale

Structures de gouvernance  Régies par la constitution et les règlements généraux de votre organisme  Connaissez-vous sur le bout des doigts la constitution de votre organisme ?

Rôles Sommaire  Assemblée générale annuelle  Établit la constitution et les règlements généraux  Détermine les grandes orientations et priorités stratégiques

Rôles Sommaire  Conseil d’administration  Établit les politiques et procédures  Détermine les plans de mise en oeuvre des priorités stratégiques

Rôles Sommaire  Bureau de direction  Assure que les politiques et procédures sont appliquées  Assure que les plans sont exécutés (exécutif)

Rôles Sommaire  Direction générale  Applique les politiques et procédures  Responsable de l’atteinte des résultats et des plans  S’assurer d’une gouvernance et d’une gestion efficace

Membres  Pas de membre Pas de radio  Recrutement de membres  Un défi et une obligation à renouveler continuellement  Un exercice démocratique visant à rallier des gens autour de l’idéal commun proposé par l’organisation

Membres  Maintien des membres  Reconnaissance des membres (bénévoles)  Information aux membres  Événements pour les membres  Participation au processus démocratique de l’organisation

Membres  Droit des membres  Droit de vote à l’AGA  Droit de parole à l’AGA  Dans certains cas, droit d’avoir accès aux procès-verbaux du CA

Membres  Le renouvellement des membres  Proposer un idéal renouvelé, un nouveau projet, un nouveau défi, grâce à un exercice de planification démocratique  Positionner l’organisme au coeur du développement de la communauté, de ses nouveaux défis et attirer des leaders  Réinventer continuellement votre organisation

Assemblée générale annuelle  Autorité suprême de votre organisation  La structure permettant aux membres d’exercer leurs droits de parole et de vote  Occasion de positionner l’organisme au coeur des enjeux communautaires  L’AGA devrait être l’événement de l’année de la radio

Assemblée générale annuelle  Champs de décision (autorité)  Grandes orientations et les priorités stratégiques  Élection des administrateurs et des dirigeants  Constitution et règlements généraux  Nomination du vérificateur indépendant des comptes

Assemblée générale annuelle  Est-ce que votre AGA joue son rôle comme mécanisme essentiel de gouvernance et de décision, au sein de votre organisations ?

Conseil d’administration  Rôles et responsabilités  Principale autorité responsable de la mise en oeuvre des décisions de l’AGA  Agit en fonction du mandat que lui a confié les membres à l’AGA  Assure que l’organisme fonctionne d’une façon démocratique

Conseil d’administration  Rôles et responsabilités  Principale structure responsable de la conformité des opérations aux lois  Principale structure responsable de la poursuite de la mission et des grandes orientations

Conseil d’administration  Rôles et responsabilités  Établit les plans de mise en oeuvre des priorités et orientations de l’AGA  Établit les politiques et procédures de fonctionnement de l’organisme

Conseil d’administration  Rôles et responsabilités  Embauche, appuie et évalue la Direction générale La Direction générale est le/la seul/e employé/e sous l’autorité du Conseil d’administration  S’assure que l’organisation bénéficie de ressources humaines et financières adéquates

Conseil d’administration  Rôles et responsabilités  Établit les mécanismes de contrôles Des différentes fonctions de l’organisme  Surveille et évaluer continuellement la mise en oeuvre des plans  S’assure de la solvabilité de l’organisation et met en oeuvre un ensemble de politiques et procédures de contrôle à cet effet

Conseil d’administration  Rôles et responsabilités  AGIR COMME UNE ENTITÉ et loyale à l’organisation, ses membres et ses employés  Mettre en place des mécanismes décisionnels qui utilise le plein potentiel des administrateurs  Être ouvert à l’auto-critique et une révision régulière des directions prises

Conseil d’administration  Rôles et responsabilités  Adopte les politiques assurant un fonctionnement efficace et économique de l’organisme  Adopte les politiques et procédures de travail des employés comme des bénévoles

Conseil d’administration  Rôles et responsabilités  Responsable de son propre fonctionnement  Formation des administrateurs  Identification des attentes et descriptions de tâches des administrateurs  Évaluation annuelle de son fonctionnement  Adopte une politique régissant les conflits d’intérêt

Conseil d’administration  Responsabilités individuelles des administrateurs  Assister à toutes les réunions  Se préparer avant les réunions  Bien connaître la mission, les grandes orientations, les services, les politiques, etc.

Conseil d’administration  Responsabilités individuelles des administrateurs  Représenter d’une façon professionnelle l’organisation (informer, promouvoir) et conserver la confidentialité des délibérations du CA  Se tenir au courant sur les nouveaux développements affectant l’organisation  Appuyer le Président et les autres dirigeants dans l’exécution de leurs tâches

Conseil d’administration  Responsabilités individuelles des administrateurs  Les administrateurs n’ont aucun pouvoir individuel  Les administrateurs exercent leur pouvoir au sein du CA qui agit comme un groupe uni

Conseil d’administration  Qualités Compétences des administrateurs  Capacité d’écouter, d’analyser et de travailler en équipe  Faire un suivi efficace sur les engagements pris

Conseil d’administration  Qualités Compétences des administrateurs  LIRE, ANALYSER ET COMPRENDRE LES RAPPORTS FINANCIERS DE L’ORGANISATION  Est honnête, sensible et tolérants envers les idées divergentes  Avoir un engagement sincère envers la mission et les principes que représente l’organisation, la démocratisation des communications

Direction générale  Relations entre le CA et la Direction générale  Une relation qui est centrale à une organisation bien dirigée démocratiquement et bien gérée au jour le jour

Direction générale  Relations entre le CA et la Direction générale  DÉFINITION DE LA RELATION  Le Conseil d’administration dirige  La Direction générale gère

Direction générale  Relations entre le CA et la Direction générale  Le Conseil d’administration donne les directions  La Direction générale est responsable de la mise en oeuvre et des résultats finaux

Direction générale  Relations entre le CA et la Direction générale  Important que chaque partie comprenne bien ses responsabilités  Attentes claires du CA vis-à-vis la DG doivent être définies et évaluées régulièrement

Direction générale  Relations entre le CA et la Direction générale  La DG agit au nom du CA et de l’organisation dans son ensemble  La DG agit dans les limites de ses responsabilités pour le plus grand bénéfice de l’organisation

Direction générale Relations entre le CA et la Direction générale La DG doit guider le CA vers une gouvernance réelle et efficiente en :  Utilisant le plan stratégique pour contrôler et évaluer les résultats  Maintenant le cap sur les priorités

Direction générale  Relations entre le CA et la Direction générale  La DG doit guider le CA vers une gouvernance réelle et efficiente en :  Fournissant au CA des rapports pertinents sur chaque composante de l’organisation  S’assurant que la prise de décision s’inspire de la mission, des grandes orientations et des politiques

Direction générale  Relations entre le CA et la Direction générale  La DG doit guider le CA vers une gouvernance réelle et efficiente en :  S’assurant que le CA et l’ensemble de l’organisation (AGA) discute et tienne compte des grands enjeux externes pouvant affecter l’organisation  S’assure d’une gouvernance et d’une gestion efficace

Direction générale  Relations entre le CA et la Direction générale  La recette du succès, la mise en place d’un vrai partenariat et un vrai dialogue entre le CA et la DG combinée à une compréhension commune des rôles et responsabilités de chacun

Bureau de direction  Composition  Président  Vice-président  Trésorier  Secrétaire  Président sortant  Direction générale

Bureau de direction  Rôles et responsabilités  Principale autorité responsable de s’assurer que les décisions du CA sont appliquées  Fait le lien entre la gouvernance et la gestion au jour le jour

Bureau de direction  Rôles et responsabilités  Représentant officiel de l’organisation  Particulièrement le Président  Principal partenaire de la DG dans la gestion au jour le jour

Bureau de direction  Rôles et responsabilités  Assure le soutien à la DG dans l’exécution des décisions du CA  FAIT AVANCER LES CHOSES  Prépare avec la DG les réunions du CA

Organisations bien «gouvernées»  Statuts et règlements clairs et bien compris  Rôles et responsabilités bien définis et compris  Grandes orientations et plans stratégiques définis  Politiques et procédures (contrôles) définis  Recrutement d’administrateurs dévoués et compétents est une préoccupation de première importance  Renouvellement continu de la vision, du rêve mobilisateur

Étude d’un problème de gouvernance  Présentation du cas  Georges, membre du CA de la radio, rencontre un membre de la radio qui lui dit :  Bravo pour votre initiative de faire une soirée bénéfice pour le compte de le foyer école local comme l’avait décidé l’AGA. Bravo pour avoir commandité l’événement.

Étude d’un problème de gouvernance  Présentation du cas  Georges, membre du CA de la radio, est surpris par cette nouvelle car il y a deux mois que le CA avait décidé de ne pas allé de l’avant avec cette activité jugée trop risquée  Georges réagit sur le fait auprès du membre en lui disant qu’il n’est pas au courant et que c’est probablement une initiative des employés agissant sans mandat du CA

Étude d’un problème de gouvernance  Présentation du cas  Immédiatement après, Georges appelle, son ami, membre du Conseil municipal et aussi membre du CA, pour lui expliquer la situation et lui exprimer sa frustration que les décisions du CA ne sont pas respectées  Les deux amis membres du CA se pompent mutuellement et en parlent à leur entourage

Étude d’un problème de gouvernance  Présentation du cas  Le Maire de la municipalité a vent de l’histoire et téléphone au Président de la radio pour lui demander qu’est-ce qui se passe au sein de la radio  Le Président n’est pas au courant de l’évènement et écoute le Maire en lui promettant de vérifier sur la situation et de lui en reparler

Étude d’un problème de gouvernance  Présentation du cas  Le Président communique avec la DG pour lui expliquer la situation  La DG informe le Président qu’elle a bel bien informé le foyer école que la radio ne pouvait pas organiser une levée de fonds. Toutefois, le foyer école a décidé d’aller de l’avant quand même et d’organiser l’activité de levée de fonds seul.

Étude d’un problème de gouvernance  Présentation du cas  La DG informe le Président avoir dit au foyer école que la radio pourrait leur donner un soutien logistique dans la mesure de ses moyens  Envoi de lettres, une promotion et des interviews en onde  De plus, elle avait dit a foyer école qu’elle parlerait au CA pour un partenariat potentiel